Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Übertragen von Excel-Daten in Access-Desktopdatenbanken

Inhalt

• Vorbereiten des Excel-Arbeitsblatts für den Import oder die Verknüpfung

• Vorbereiten der Access-Zieldatenbank für den Import

• Importieren der Daten

• Erstellen eines Links zu Daten in Excel

  • Starten des Assistenten zum Verknüpfen von Kalkulationstabellen

    • Öffnen der Excel-Arbeitsmappe in Access

    • Verwenden des Dialogfelds "Externe Daten abrufen – Excel-Kalkulationstabelle"

  • Verwenden des Assistenten zum Verknüpfen von Kalkulationstabellen zum Erstellen eines Links zu Excel-Daten

Vorbereiten des Excel Arbeitsblatts für den Import oder die Verknüpfung

Bevor Sie Daten aus einem Excel Arbeitsblatt in Access übertragen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Arbeitsblatt zu überprüfen und zu entscheiden, wie Daten daraus importiert werden sollen.

• Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Teil davon verknüpfen oder importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts in Access bringen möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, die Sie verwenden möchten. Anweisungen finden Sie unter Verwenden einer Sprachausgabe zum Benennen einer Zelle oder eines Datenbereichs in Excel.

• Stellen Sie sicher, dass das Excel Arbeitsblatt im Flatfileformat vorliegt, damit der Assistent die darin enthaltenen Daten problemlos verarbeiten kann. Beheben Sie beispielsweise mögliche Fehlerwerte, entfernen Sie unnötige leere Spalten und Zeilen, und überprüfen Sie, ob jede Spalte denselben Datentyp in jeder Zeile enthält. Ausführlichere Informationen zur Vorbereitung auf den Import oder das Verknüpfen finden Sie in den Abschnitten "Vorbereiten des Arbeitsblatts", "Vorbereiten der Excel-Daten" und "Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten" unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Vorbereiten der Zieldatenbank Access für den Import

Bevor Sie Daten aus einem Excel Arbeitsblatt importieren, überprüfen Sie kurz, ob das Ziel Access Datenbank für den Import bereit ist, und entscheiden Sie, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen.

• Stellen Sie sicher, dass das Ziel Access Datenbank nicht schreibgeschützt ist und Sie über Berechtigungen zum Vornehmen von Änderungen an der Datenbank verfügen.

• Entscheiden Sie, ob Sie die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle speichern möchten:

  • Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, überschreibt Access den Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten.

  • Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten, werden die Zeilen im Excel Arbeitsblatts an die angegebene Tabelle angefügt.

• Wenn Sie die Excel Daten an eine vorhandene Access Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass die Struktur- und Feldeinstellungen in den Quelldaten in Excel mit denen in der Zieltabelle in Access übereinstimmen. Um die Access Tabelle in der Entwurfsansicht zur Überprüfung zu öffnen, drücken Sie ALT+H, W, D. Überprüfen Sie die Tabelle anhand der Prüfliste im Abschnitt "Vorbereiten der Zieldatenbank", Schritt 2, unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Importieren der Daten

Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne die Quelle Excel Arbeitsblatts zu ändern.

1. Wenn die Quell- Excel Arbeitsmappe geöffnet ist, schließen Sie sie.

2. Öffnen Sie das Ziel Access Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden.

   Tipp: Wenn Sie eine neue, leere Datenbank erstellen möchten, drücken Sie ALT+F, N, L.

3. Um das Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel-Kalkulationstabelle zu öffnen, führen Sie je nach verwendeter Access Version eine der folgenden Aktionen aus:

   • Drücken Sie in der Microsoft 365 Abonnementversion oder Access 2019 ALT+X, N, 1, dann F und X.

   • Drücken Sie in Access 2016 ALT+X, um zur Registerkarte Externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Gruppe Import & Link erreicht haben, drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis Sie "Excel " hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

4. Das Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel-Kalkulationstabelle wird geöffnet. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die Excel Datei anzugeben, die die daten enthält, die Sie importieren möchten:

   • Um den Fokus auf das Textfeld Dateiname zu verschieben, drücken Sie F, und fügen Sie dann den Pfad zur Excel Datei ein, oder geben Sie ihn ein.

   • Drücken Sie R, um nach der Datei zu suchen. Das Dialogfeld Datei öffnen wird geöffnet. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei, und drücken Sie die EINGABETASTE, um sie auszuwählen.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um anzugeben, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen:

   • Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, drücken Sie I, um zu zu wechseln, und wählen Sie die Option Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren aus. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.

   • Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, drücken Sie A, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Kopie der Datensätze an die Tabelle anfügen aus. Um die Tabelle auszuwählen, drücken Sie einmal die TAB-TASTE. Der Fokus wird auf die Tabellenliste verschoben. Drücken Sie ALT+NACH-UNTEN,um die Liste zu erweitern, drücken Sie die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie die gewünschte Tabelle hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um sie auszuwählen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen hat.

6. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Schaltfläche OK erreicht haben, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Der Assistent zum Importieren von Kalkulationstabellen wird gestartet.

   Tipp: Wenn die Sprachausgabe die Assistentenfenster nicht automatisch liest, drücken Sie SR+W.

7. Wenn die Quelle Excel Arbeitsmappe nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche enthält, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um das zu importierende Arbeitsblatt oder den zu importierenden Bereich auszuwählen:

   • Um ein Arbeitsblatt auszuwählen, drücken Sie ALT+W, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie das gewünschte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um es auszuwählen.

   • Um einen benannten Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT+R, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den gewünschten Bereich hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.

8. Das nächste Assistentenfenster wird geöffnet. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Quellbereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus auf das nächste Assistentenfenster zu verschieben. Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen, können Sie mit Schritt 12 fortfahren.

9. Im neuen Assistentenfenster können Sie bei Bedarf Informationen zu jedem zu importierenden Feld angeben. Das erste Feld im Arbeitsblatt oder Bereich ist ausgewählt. Sie haben folgende Möglichkeiten:

   • Um den Namen des aktuellen Felds zu ändern, drücken Sie ALT+M, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

   • Um den Datentyp des Felds zu ändern, drücken Sie ALT+T. Der Fokus wird auf die Liste Datentyp verschoben. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die TAB-TASTE.

   • Um zu ändern, ob das Feld indiziert ist oder nicht, drücken Sie ALT+I. Sie hören den aktuellen Wert. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die TAB-TASTE.

   • Wenn Sie das aktuelle Feld nicht importieren möchten, drücken Sie ALT+S, um zu zu wechseln, und wählen Sie die Option Feld nicht importieren aus.

10. Um ein anderes Feld auszuwählen, drücken Sie F6, bis Sie "Bereich" hören, und bitten Sie dann einen Kollegen, Ihnen bei der Auswahl des gewünschten Felds zu helfen. Ändern Sie die Felder wie in Schritt 9 beschrieben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die EINGABETASTE, um zum nächsten Assistentenfenster zu wechseln.

11. Fügen Sie einen Primärschlüssel für die neue Tabelle hinzu. Der Primärschlüssel identifiziert die Datensätze in Ihrer Tabelle, sodass Sie Daten schneller abrufen können. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Drücken Sie A, damit Access die Primärtaste hinzufügen.

    • Drücken Sie C, um Ihre eigene Primärtaste auszuwählen. Um die zu verwendende Taste zu definieren, drücken Sie einmal die TAB-TASTE. Der Fokus wird auf die Schlüsselliste verschoben. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie die gewünschte Taste hören.

    • Wenn Sie keine Primärtasten verwenden möchten, drücken Sie O.

    Drücken Sie die EINGABETASTE, um zum letzten Assistentenfenster zu wechseln.

12. Das letzte Fenster des Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld In Tabelle importieren , und Sie hören den aktuellen Namen der Zieltabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Namen ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um den Import abzuschließen.

    Hinweis: Wenn Sie eine Warnung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und Sie die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschreiben möchten, drücken Sie Y. Wenn Sie die Tabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie ALT+I, um den Fokus zurück in das Feld In Tabelle importieren zu verschieben, geben Sie einen anderen Tabellennamen ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

13. Wenn der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, zeigt Access den Importstatus an. Access fordert Sie außerdem auf, die Importschritte zu speichern, um sie ohne den Import-Assistenten schnell zu wiederholen. Drücken Sie ALT+V, um diese Option auszuwählen. Um die Importschritte zu benennen, drücken Sie ALT+A, und geben Sie dann einen Namen für den Importvorgang ein. Drücken Sie ALT+S, um die Importschritte zu speichern. Wenn der Import fehlschlägt, hören Sie "Fehler beim Versuch, die Datei zu importieren", gefolgt vom Dateinamen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Warnmeldung zu beenden.

Erstellen einer Verknüpfung mit Daten in Excel

Verwenden Sie den Assistenten zum Verknüpfen von Kalkulationstabellen , um einen Link aus einer Access-Datenbank zu Daten in Excel zu erstellen, sodass Sie die Abfrage- und Berichterstellungstools in Access verwenden können, ohne eine Kopie der Excel Daten in Ihrer Datenbank verwalten zu müssen.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel in der verknüpften Tabelle in Access angezeigt werden. Sie können jedoch den Inhalt der entsprechenden Tabelle in Access nicht bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatei Excel vornehmen.

Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.

Siehe auch

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen von Tabellen in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen einer Abfrage in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen eines Formulars in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Exportieren einer Access-Tabelle in eine Textdatei

Tastenkombinationen für Access

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