Hinweis: Microsoft Access unterstützt das Importieren von Excel-Daten mit einer angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnung nicht. Als Problemumgehung können Sie die Bezeichnung vor dem Importieren entfernen und die Bezeichnung nach dem Importieren erneut anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Mails in Office.
Es gibt viele Möglichkeiten, Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe in Access-Datenbanken zu übertragen. Sie können Daten in einem geöffneten Arbeitsblatt kopieren und in ein Access-Datenblatt einfügen, ein Arbeitsblatt in eine neue oder vorhandene Tabelle importieren oder in einer Access-Datenbank eine Verknüpfung mit einem Arbeitsblatt herstellen.
In diesem Thema wird ausführlich erläutert, wie Daten aus Access-Desktopdatenbanken nach Excel importiert oder mit Excel verknüpft werden.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zum Importieren von Daten aus Excel
Falls Sie einige oder alle Daten aus einem oder mehreren Excel-Arbeitsblättern in Access speichern möchten, empfiehlt es sich, den Inhalt des Arbeitsblatts in eine neue oder vorhandene Access-Datenbank zu importieren. Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne dass das Excel-Quellarbeitsblatt geändert wird.
Häufige Szenarien beim Importieren von Excel-Daten nach Access
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Sie verwenden Excel schon seit längerer Zeit, würden es jedoch mittlerweile vorziehen, die Daten in Access zu bearbeiten. Sie möchten die Daten in Ihren Excel-Arbeitsblättern in eine oder mehrere neue Access-Datenbanken verschieben.
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Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Sie erhalten gelegentlich Daten im Excel-Format, die mit Ihren Access-Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel-Arbeitsblätter nach Erhalt in Ihre Datenbank importieren.
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Sie verwenden Access, um Ihre Daten zu verwalten, aber die wöchentlichen Berichte, die Sie vom Rest Ihres Teams erhalten, sind Excel-Arbeitsmappen. Sie möchten den Importvorgang optimieren, um sicherzustellen, dass Daten jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihre Datenbank importiert werden.
Vorgehensweise beim erstmaligen Importieren von Daten aus Excel
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Eine Excel-Arbeitsmappe kann nicht als Access-Datenbank gespeichert werden. Excel enthält keine Funktionalität zum Erstellen einer Access-Datenbank mit Excel-Daten.
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Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld Datei öffnen das Listenfeld Dateityp in die Option Microsoft Office Excel-Dateien, und wählen Sie die gewünschte Datei aus), erstellt Access eine Verknüpfung mit der Arbeitmappe, anstatt die Daten zu importieren. Das Verknüpfen mit einer Arbeitsmappe unterscheidet sich grundsätzlich vom Importieren eines Arbeitsblatts in eine Datenbank. Weitere Informationen zum Verknüpfen finden Sie im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel weiter unten in diesem Artikel.
Importieren von Daten aus Excel
In den Schritten in diesem Abschnitt wird erklärt, wie ein Import vorbereitet und durchgeführt wird, und wie die Importeinstellungen als Spezifikation für die spätere Wiederverwendung gespeichert werden. Beachten Sie, dass Sie Daten nur aus jeweils einem Arbeitsblatt importieren können. Sie können nicht alle Daten aus einer vollständigen Arbeitsmappe gleichzeitig importieren.
Vorbereiten des Arbeitsblatts
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Suchen Sie die Quelldatei, und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das die Daten enthält, die nach Access importiert werden sollen. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts importieren möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die zu importierenden Zellen einschließt.Definieren eines benannten Bereichs (optional)
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Wechseln Sie zu Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt, auf dem sich die Daten befinden, die Sie importieren möchten.
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Markieren Sie den Zellenbereich, der die zu importierenden Daten enthält.
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Klicken Sie im markierten Bereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie auf Bereich benennen oder Namen definieren.
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Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name einen Namen für den Bereich in das Feld Name ein, und klicken Sie auf OK.
Denken Sie daran, dass in einem Importvorgang jeweils nur ein Arbeitsblatt importiert werden kann. Wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt, wenn Sie Daten aus mehreren Arbeitsblättern importieren möchten.
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Überprüfen Sie die Quelldaten, und führen Sie die in der folgenden Tabelle beschriebenen Aktionen aus.
Element
Beschreibung
Spaltenanzahl
Die Anzahl der zu importierenden Quellspalten darf 255 nicht überschreiten, da Access maximal 255 Felder in einer Tabelle unterstützt.
Überspringen von Spalten und Zeilen
Es ist sinnvoll, nur die Zeilen und Spalten einzuschließen, die Sie im Quellarbeitsblatt oder benannten Bereich importieren möchten.
Zeilen Sie können Zeilen während des Importvorgangs nicht filtern oder überspringen.
Spalten Sie können Spalten während des Importvorgangs nicht überspringen, wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen.
Tabellarisches Format
Stellen Sie sicher, dass die Zellen ein tabellarisches Format besitzen. Wenn das Arbeitsblatt oder der benannte Bereich verbundene Zellen enthält, wird der Inhalt der Zelle in dem Feld eingefügt, der der äußeren linken Spalte entspricht, und die restlichen Felder bleiben leer.
Leere Spalten, Zeilen und Zellen
Löschen Sie alle überflüssigen leeren Spalten und Zeilen im Arbeitsblatt oder Bereich. Wenn das Arbeitsblatt oder der Bereich leere Zellen enthält, versuchen Sie die fehlenden Daten hinzuzufügen. Wenn Sie die Datensätze einer vorhanden Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass das entsprechende Feld in der Tabelle Nullwerte (fehlende oder unbekannte Werte) akzeptiert. Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn seine Erforderlich-Feldeigenschaft auf Nein festgelegt ist und seine Gültigkeitsregel-Eigenschaft Nullwerte zulässt.
Fehlerwerte
Wenn eine oder mehrere Zellen im Arbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte wie #ZAHL oder #DIV enthalten, korrigieren Sie die Werte vor dem Starten des Importvorgangs. Falls ein Quellarbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte enthält, trägt Access einen Nullwert in die entsprechenden Felder in der Tabelle ein. Weitere Informationen über Möglichkeiten zum Beheben dieser Fehler finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten weiter unten in diesem Artikel.
Datentyp
Stellen Sie sicher, dass jede Quellspalte Daten desselben Typs in den einzelnen Zeilen enthält, um Fehler beim Import zu vermeiden. Access überprüft die ersten acht Quellzeilen, um den Datentyp der Felder in der Tabelle zu ermitteln. Es wird dringend empfohlen, dass die ersten acht Quellzeilen keine Werte mit gemischten Datentypen in einer der Spalten enthalten. Andernfalls kann es passieren, dass Access der jeweiligen Spalte nicht den richtigen Datentyp zuweist.
Es empfiehlt sich außerdem, vor dem Starten des Importvorgangs jede Quellspalte in Excel zu formatieren und den einzelnen Spalten ein bestimmtes Datenformat zuzuweisen. Das Formatieren wird insbesondere empfohlen, wenn eine Spalte Werte mit unterschiedlichen Datentypen enthält. Beispielsweise kann eine Flugnummernspalte in einem Arbeitsblatt numerische und Textwerte enthalten, wie 871, AA90 und 171. Gehen Sie folgendermaßen vor, um fehlende oder falsche Werte zu vermeiden:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie auf Zellen formatieren.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorie ein Format aus. Für die Flugnummernspalte würden Sie vermutlich Text auswählen.
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Klicken Sie auf OK.
Wenn die Quellspalten formatiert sind, jedoch in den Zeilen nach den acht Zeilen noch immer gemischte Werte enthalten sind, werden beim Import möglicherweise weiterhin Werte übersprungen oder falsch konvertiert. Informationen zur Problembehandlung finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten.
Erste Zeile
Wenn die erste Zeile im Arbeitsblatt oder im benannten Bereich die Namen der Spalten enthält, können Sie angeben, dass Access die Daten in der ersten Zeile während des Importvorgangs als Feldnamen behandelt. Wenn ihr Quellarbeitsblatt oder -bereich die Namen nicht enthält, empfiehlt es sich, sie der Quelle hinzuzufügen, bevor Sie den Importvorgang starten.
Hinweis: Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass der Name der einzelnen Spalten genau mit dem Namen des entsprechenden Felds übereinstimmt. Unterscheidet sich der Name einer Spalte vom Namen des entsprechenden Felds in der Tabelle, schlägt der Importvorgang fehl. Öffnen Sie die Tabelle in Access in der Entwurfsansicht, um die Namen der Felder zu sehen.
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Schließen Sie die Quellarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist. Wenn die Quelldatei geöffnet bleibt, können beim Importvorgang Datenkonvertierungsfehler auftreten.
Vorbereiten der Zieldatenbank
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Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Ändern der Datenbank besitzen.
-Oder-
Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Daten in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten. Verfahren Sie hierzu wie folgt:
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, auf Neu und dann auf Leere Datenbank.
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Entscheiden Sie vor dem Starten des Importvorgangs, ob Sie die Daten in einer neuen oder einer vorhandenen Tabelle speichern möchten.
Erstellen einer neuen Tabelle Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Ist bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden, wird der Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten überschrieben.
Anfügen an eine vorhandene Tabelle Wenn Sie wählen, dass die Daten zu einer vorhandenen Tabelle hinzugefügt werden sollen, werden die Zeilen aus dem Excel-Arbeitsblatt an die angegebenen Tabelle angefügt.
Beachten Sie, dass die meisten Fehler bei Anfügevorgängen darauf basieren, dass die Quelldaten nicht mit der Struktur und den Feldeinstellungen der Zieltabelle übereinstimmen. Öffnen Sie die Zieltabelle in der Entwurfsansicht, und gehen Sie folgendermaßen vor, um dieses Problem zu vermeiden:
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Erste Zeile Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des benannten Bereichs keine Spaltenüberschriften enthält, stellen Sie sicher, dass die Position und der Datentyp der einzelnen Spalten im Quellarbeitsblatt mit der Position und dem Datentyp des entsprechenden Felds in der Tabelle übereinstimmen. Enthält die erste Zeile Spaltenüberschriften, muss die Reihenfolge der Spalten und Felder nicht übereinstimmen, Name und Datentyp der einzelnen Spalten müssen jedoch genau mit denen des entsprechenden Felds übereinstimmen.
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Fehlende oder zusätzliche Felder Sind ein oder mehrere Felder im Quellarbeitsblatt nicht in der Zieltabelle enthalten, fügen Sie sie vor dem Starten des Importvorgangs hinzu. Enthält die Tabelle jedoch Felder, die in der Quelle nicht vorhanden sind, müssen Sie diese Felder nicht aus der Tabelle löschen, wenn sie Nullwerte akzeptieren.
Tipp: Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn seine Erforderlich-Eigenschaft auf Nein festgelegt ist und seine Gültigkeitsregel-Eigenschaft Nullwerte zulässt.
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Primärschlüssel Wenn die Tabelle ein Primärschlüsselfeld enthält, muss das Quellarbeitsblatt oder der Bereich eine Spalte besitzen, deren Werte mit dem Primärschlüsselfeld kompatibel sind, und die importierten Schlüsselwerte müssen eindeutig sein. Enthält ein importierter Datensatz einen Primärschlüsselwert, der bereits in der Zieltabelle vorhanden ist, wird beim Importvorgang eine Fehlermeldung angezeigt.
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Indizierte Felder Wenn die Indiziert-Eigenschaft eines Felds in der Tabelle auf Ja (ohne Duplikate) festgelegt ist, muss die entsprechende Spalte im Quellarbeitsblatt oder Bereich eindeutige Werte enthalten.
Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um den Importvorgang durchzuführen.
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Starten Sie den Importvorgang.
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Der Zugriff auf den Import-/Verknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:
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Wenn Sie die neueste Version der Microsoft 365, Access 2021 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren & Link auf Neue Datenquelle > Aus Datei > Excel.
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Wenn Sie Access 2016 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf Excel.
Hinweis: Die Registerkarte Externe Daten ist nur bei einer geöffneten Datenbank verfügbar.
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Geben Sie im Dialogfeld Externe Daten - Excel-Tabelle in das Feld Dateiname den Namen der Excel-Datei ein, die die zu importierenden Daten enthält.
-Oder-
Klicken Sie auf Durchsuchen, und suchen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Datei, die Sie importieren möchten.
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Geben Sie an, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen.
Wählen Sie Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus, um die Daten in einer neuen Tabelle zu speichern. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.
Wählen Sie Fügen Sie eine Kopie der Datensätze an die Tabelle an aus, und wählen Sie eine Tabelle in der Dropdownliste aus, um die Daten an eine vorhandene Tabelle anzufügen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen hat.
Informationen zum Herstellen einer Verknüpfung mit der Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle finden Sie im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel weiter unten in diesem Artikel.
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Klicken Sie auf OK.
Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet und führt Sie durch den Importvorgang. Fahren Sie mit der nächsten Gruppe von Schritten fort.
Verwenden des Import-Assistenten für Kalkulationstabellen
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Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten das Arbeitsblatt aus, das die zu importierenden Daten enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten entweder auf Arbeitsblätter anzeigen oder auf Benannte Bereiche anzeigen, wählen Sie entweder das zu importierende Arbeitsblatt oder den zu importierenden benannten Bereich aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Bereichs die Feldnamen enthält, wählen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
Wenn Sie Daten in eine neue Tabelle importieren, verwendet Access diese Spaltenüberschriften zum Benennen der Felder in der Tabelle. Sie können diese Namen während des Importvorgangs oder danach ändern. Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, vergewissern Sie sich, dass die Spaltenüberschriften im Quellarbeitsblatt exakt mit den Namen der Felder in der Zieltabelle übereinstimmen.
Wenn Sie einer vorhandenen Tabelle Daten anfügen, fahren Sie mit Schritt 6 fort. Wenn Sie Daten einer neuen Tabelle hinzufügen, führen Sie die übrigen Schritte durch.
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Sie werden vom Assistenten zum Überprüfen der Feldeigenschaften aufgefordert. Klicken Sie auf eine Spalte in der unteren Hälfte der Seite, um die Eigenschaften des entsprechenden Felds anzuzeigen. Führen Sie optional Folgendes durch:
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Überprüfen und ändern Sie ggf. den Namen und den Datentyp des Zielfelds.
Access überprüft die ersten acht Zeilen in jeder Spalte, um den Datentyp für das entsprechende Feld vorzuschlagen. Wenn die Spalte im Arbeitsblatt in den ersten acht Zeilen einer Spalte unterschiedliche Wertetypen enthält, z. B. Text und Zahlen, schlägt der Assistent einen Datentyp vor, der mit allen Werten in der Spalte kompatibel ist – meistens der Textdatentyp. Obwohl Sie einen anderen Datentyp auswählen können, denken Sie daran, dass Werte, die mit dem ausgewählten Datentyp nicht kompatibel sind, während des Importvorgangs entweder ignoriert oder falsch konvertiert werden. Weitere Informationen zum Korrigieren fehlender oder falscher Werte finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten weiter unten in diesem Artikel.
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Legen Sie Indiziert auf Ja fest, um einen Index für das Feld zu erstellen.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen), um eine Quellspalte vollständig zu überspringen.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Optionen ausgewählt haben.
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Geben Sie im nächsten Fenster einen Primärschlüssel für die Tabelle an. Wenn Sie Primärschlüssel automatisch hinzufügen auswählen, fügt Access ein AutoWert-Feld als erstes Feld in der Zieltabelle hinzu und trägt automatisch bei 1 beginnende, eindeutige ID-Werte ein. Klicken Sie auf Weiter.
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Geben Sie im letzten Fenster des Assistenten einen Namen für die Zieltabelle an. Geben Sie in das Feld Importieren in Tabelle einen Namen für die Tabelle ein. Ist die Tabelle bereits vorhanden, werden Sie gefragt, ob der vorhandene Inhalt der Tabelle überschrieben werden soll. Klicken Sie auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen, oder auf Nein, um einen anderen Namen für die Zieltabelle anzugeben, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Daten zu importieren.
Wenn Access einige oder alle Daten importieren konnte, zeigt der Assistent eine Seite mit dem Status des Importvorgangs an. Sie können außerdem die Details des Importvorgangs für eine spätere Verwendung als Spezifikation speichern. Falls der Vorgang jedoch vollständig fehlschlug, wird folgende Meldung in Access angezeigt: Während versucht wurde, die Datei 'Dateiname' zu importieren, ist ein Fehler aufgetreten.
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Klicken Sie auf Ja, um die Details des Vorgangs zur späteren Verwendung zu speichern. Wenn Sie die Details speichern, können Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, ohne die Schritte im Assistenten erneut ausführen zu müssen.
Informationen zum Speichern Ihrer Spezifikationsdetails finden Sie unter Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
Informationen zum Ausführen der gespeicherten Import- oder Verknüpfungsspezifikationen finden Sie unter Ausführen einer gespeicherten Import- oder Exportspezifikation.
Informationen zum Planen von Import- und Verknüpfungsaufgaben für die Ausführung zu bestimmten Zeiten finden Sie unter Planen einer Import- oder Exportspezifikation.
Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten
Wenn die Meldung Während versucht wurde, die Datei 'Dateiname' zu importieren, ist ein Fehler aufgetreten angezeigt wird, ist der Importvorgang vollständig fehlgeschlagen. Wird hingegen ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die Details des Vorgangs zu speichern, konnten einige oder alle Daten importiert werden. Die Statusmeldung gibt auch den Namen der Fehlertabelle an, die die Beschreibung der möglicherweise beim Importvorgang aufgetretenen Fehler enthält.
Wichtig: Selbst wenn die Statusmeldung einen vollständig erfolgreichen Vorgang angibt, sollten Sie den Inhalt und die Struktur der Tabelle überprüfen und sich vergewissern, dass alles korrekt ist, und die Tabelle erst dann verwenden.
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Öffnen Sie die Zieltabelle in der Datenblattansicht, und stellen Sie fest, ob der Tabelle alle Daten hinzugefügt wurden.
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Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, um den Datentyp und andere Eigenschafteneinstellungen der Felder zu überprüfen.
In der folgenden Tabelle werden die Schritte beschrieben, die Sie zum Korrigieren fehlender oder falscher Werte ausführen können.
Tipp: Falls Sie bei der Problembehandlung der Ergebnisse feststellen, dass nur wenige Werte fehlen, können Sie die Werte manuell in der Tabelle hinzufügen. Wenn Sie hingegen feststellen, dass ganze Spalten oder eine Vielzahl von Werten fehlen oder nicht ordnungsgemäß importiert wurden, beheben Sie das Problem in der Quelldatei. Wiederholen Sie den Importvorgang, nachdem Sie alle bekannten Probleme behoben haben.
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Problem |
Lösung |
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Grafische Elemente |
Grafische Elemente, wie z. B. Logos, Diagramme oder Bilder, können nicht importiert werden. Fügen Sie die Elemente nach Abschluss des Importvorgangs manuell hinzu. |
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Berechnete Werte |
Die Ergebnisse berechneter Spalten oder Zellen werden importiert, jedoch nicht die zugrunde liegende Formel. Beim Importvorgang können Sie einen Datentyp angeben, der mit den Formelergebnissen kompatibel ist, z. B. Zahl. |
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Werte WAHR oder FALSCH und -1 oder 0. |
Wenn das Quellarbeitsblatt oder der Bereich eine Spalte einschließt, die ausschließlich die Werte WAHR oder FALSCH enthält, erstellt Access ein Ja/Nein-Feld für die Spalte und fügt die Werte -1 oder 0 in das Feld ein. Wenn das Quellarbeitsblatt oder der Bereich jedoch eine Spalte einschließt, die ausschließlich die Werte -1 oder 0 enthält, erstellt Access standardmäßig ein numerisches Feld für die Spalte. Sie können den Datentyp des Felds beim Importvorgang in "Ja/Nein" ändern, um dieses Problem zu vermeiden. |
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Mehrfachwertfelder |
Wenn Sie Daten in eine neue Tabelle importieren oder Daten in einer vorhandenen Tabelle anfügen, wird in Access auch dann keine Unterstützung für mehrere Werte in einem Feld aktiviert, wenn die Quellspalte eine Liste mit Werten enthält, die mit Semikolon ( ;) getrennt werden. Die Werte der Liste werden als einzelner Wert behandelt und in ein Textfeld platziert. |
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Abgeschnittene Daten |
Wenn Daten in einer Spalte in der Access-Tabelle abgeschnitten sind, versuchen Sie, die Breite der Spalte in der Datenblattansicht zu vergrößern. Wird das Problem dadurch nicht behoben, sind die Daten in einer numerischen Spalte in Excel zu groß für die Feldgröße des Zielfelds in Access. Für das Zielfeld in einer Access-Datenbank ist die Feldgröße-Eigenschaft möglicherweise auf Byte festgelegt, während die Quelldaten einen Wert größer als 255 enthalten. Korrigieren Sie die Werte in der Quelldatei, und wiederholen Sie den Importvorgang. |
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Anzeigeformat |
Möglicherweise müssen Sie die Format-Eigenschaft bestimmter Felder in der Entwurfsansicht festlegen, um sicherzustellen, dass die Werte in der Datenblattansicht ordnungsgemäß angezeigt werden. Beispiel:
Hinweis: Wenn das Quellarbeitsblatt eine Rich-Text-Formatierung enthält, z. B. fett, unterstrichen oder kursiv, wird der Text importiert, die Formatierung geht jedoch verloren. |
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Doppelte Werte (Fehler wegen Schlüsselverletzung) |
Importierte Datensätze enthalten möglicherweise doppelte Werte, die nicht im Primärschlüsselfeld der Zieltabelle oder in einem Feld gespeichert werden, bei dem die Indiziert-Eigenschaft auf Ja (ohne Duplikate) festgelegt ist. Entfernen Sie die doppelten Werte in der Quelldatei, und wiederholen Sie den Importvorgang. |
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Um 4 Jahre verschobene Datumswerte |
Die Datumsfelder, die aus einem Excel-Arbeitsblatt importiert werden, sind möglicherweise um vier Jahre deaktiviert. Excel für Windows kann zwei Datumssysteme verwenden:
Sie können das Datumssystem unter Excel-Optionen festlegen: Datei- >-Optionen > Erweiterte > Verwenden des Datumssystems 1904. Hinweis Wenn Sie aus einer XLSB-Arbeitsmappe importieren, wird unabhängig von der Einstellung "Datumssystem" immer das Datumssystem 1900 verwendet. Korrigieren Sie die Datumsangaben, indem Sie vor dem Importieren der Daten das Datumssystem für die Excel-Arbeitsmappe ändern. Sie können auch nach dem Anfügen der Daten eine Aktualisierungsabfrage ausführen, die den Ausdruck [Name des Datumsfelds] + 1462 enthält. Excel für macintosh verwendet nur das Datumssystem 1904. |
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Nullwerte |
Möglicherweise wird am Ende des Importvorgangs eine Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass Daten bei dem Vorgang gelöscht wurden oder verloren gingen, oder Sie sehen einige leere Feldwerte beim Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht. Wenn die Quellspalten in Excel nicht formatiert sind oder die ersten acht Quellzeilen Werte mit unterschiedlichen Datentypen enthalten, öffnen Sie das Quellarbeitsblatt, und führen Sie folgende Aktionen aus:
Die vorherigen Schritte können das Auftreten von Nullwerten minimieren. In der folgenden Tabelle werden Fälle aufgeführt, bei denen Sie dennoch Nullwerte sehen:
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Datumswerte wurden durch numerische Werte ersetzt |
In den folgenden Fällen werden anscheinend willkürliche fünfstellige Zahlen statt der tatsächlichen Datumswerte angezeigt:
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Numerische Werte werden durch Datumswerte ersetzt |
In den folgenden Fällen werden anscheinend willkürliche Datumswerte statt der tatsächlichen numerischen Werte angezeigt:
Ersetzen Sie die numerischen Werte in der Quellspalte durch Datumswerte, um dieses Problem zu vermeiden. Wiederholen Sie dann den Importvorgang. |
Darüber hinaus können Sie die Fehlerprotokolltabelle (auf der letzten Seite des Assistenten erwähnt) in der Datenblattansicht überprüfen. Die Tabelle besitzt drei Felder: Fehler, Feld und Zeile. Jede Zeile enthält Informationen zu einem bestimmten Fehler. Der Inhalt des Felds „Fehler“ hilft Ihnen beim Behandeln des Problems.
Fehlerzeichenfolgen und Hinweise zur Problembehandlung
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Fehler |
Beschreibung |
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Feld abgeschnitten |
Ein Wert in der Datei ist zu groß für die Einstellung der Feldgröße-Eigenschaft für dieses Feld. |
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Fehler bei Typumwandlung |
Ein Wert im Arbeitsblatt besitzt den falschen Datentyp für dieses Feld. Der Wert fehlt möglicherweise oder ist im Zielfeld falsch. In der vorhergehenden Tabelle finden Sie weitere Informationen zum Behandeln dieses Problems. |
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Verstoß gegen Schlüssel |
Der Primärschlüsselwert dieses Datensatzes ist ein Duplikat, d. h. er ist bereits in der Tabelle vorhanden. |
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Fehler in Gültigkeitsregel |
Ein Wert verletzt die Regel, die mit der Gültigkeitsregel-Eigenschaft für dieses Feld oder die Tabelle festgelegt wurde. |
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Null in erforderlichem Feld |
Ein Nullwert ist in diesem Feld nicht zulässig, da die Erforderlich-Eigenschaft für dieses Feld auf Ja festgelegt ist. |
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Null-Wert in Autowert-Feld |
Die zu importierenden Daten enthalten einen Null-Wert, bei dem Sie versuchten, ein Autowert-Feld anzufügen. |
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Nicht analysierbarer Datensatz |
Ein Textwert enthält das Texttrennzeichen (in der Regel doppelte Anführungszeichen). Wenn ein Wert das Trennzeichen enthält, muss das Zeichen in der Textdatei zweimal wiederholt werden; zum Beispiel: 10 cm Durchmesser |
Verknüpfen mit Daten in Excel
Indem Sie eine Access-Datenbank mit Daten in einem anderen Programm verknüpfen, können Sie die Abfrage- und Berichterstattungstools aus Access verwenden, ohne eine Kopie der Excel-Daten in der Datenbank pflegen zu müssen.
Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen an den Quellzellen in Excel werden in der verknüpften Tabelle angezeigt. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle jedoch nicht in Access bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatei vornehmen.
Häufige Szenarien beim Herstellen einer Verknüpfung aus Access mit einem Excel-Arbeitsblatt
Typischerweise werden Verknüpfungen zu einer Excel-Arbeitsmappe (anstelle eines Imports) aus folgenden Gründen erstellt:
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Sie möchten die Daten weiterhin in Excel-Arbeitsblättern verwalten, aber auch die leistungsstarken Abfrage- und Berichtsfeatures von Access nutzen.
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Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, doch Daten von externen Quellen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind in Excel-Arbeitsblättern gespeichert. Sie möchten keine Kopien der externen Daten verwenden, sondern möchten mit den Daten in Access arbeiten.
Vorgehensweise beim erstmaligen Herstellen einer Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt
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In Excel kann keine Verknüpfung mit einer Access-Datenbank erstellt werden.
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Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Excel-Datei herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, eine so genannte verknüpfte Tabelle. Die Tabelle zeigt die Daten im Quellarbeitsblatt oder benannten Bereich, speichert die Daten jedoch nicht wirklich in der Datenbank.
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Sie können keine Excel-Daten mit einer vorhandenen Tabelle in der Datenbank verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie mit einem Verknüpfungsvorgang keine Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen können.
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Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.
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Alle Änderungen an Daten in Excel werden automatisch in der verknüpften Tabelle wiedergegeben. Der Inhalt und die Struktur einer verknüpften Tabelle sind in Access jedoch schreibgeschützt.
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Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld Datei öffnen das Listenfeld Dateityp auf die Option Microsoft Excel, und wählen Sie die gewünschte Datei aus), erstellt Access eine leere Datenbank und startet automatisch den Verknüpfungs-Assistenten für Kalkulationstabellen.
Vorbereiten der Excel-Daten
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Suchen Sie die Excel-Datei und das Arbeitsblatt oder den Bereich mit den zu verknüpfenden Daten. Wenn Sie keine Verknüpfung mit dem gesamten Arbeitsblatt herstellen möchten, definieren Sie einen benannten Bereich, der nur die zu verknüpfenden Zellen enthält.Erstellen eines benannten Bereichs in Excel (optional – sinnvoll, wenn Sie eine Verknüpfung nur zu einigen Arbeitsblattdaten herstellen möchten)
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Wechseln Sie zu Excel, und zeigen Sie das Arbeitsblatt an, in dem Sie einen benannten Bereich definieren möchten.
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Markieren Sie den Zellenbereich, der die zu verknüpfenden Daten enthält.
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Klicken Sie im markierten Bereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie auf Bereich benennen oder Namen definieren.
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Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name einen Namen für den Bereich in das Feld Name ein, und klicken Sie dann auf OK.
Beachten Sie, dass mit einem Verknüpfungsvorgang jeweils nur eine Verknüpfung mit einem Arbeitsblatt oder Bereich hergestellt werden kann. Wenn Sie Verknüpfungen mit Daten an mehreren Stellen in einer Arbeitsmappe herstellen möchten, wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang für jedes Arbeitsblatt oder jeden Bereich.
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Überprüfen Sie die Quelldaten, und führen Sie die in der folgenden Tabelle beschriebenen Aktionen aus:
Element
Beschreibung
Tabellarisches Format
Stellen Sie sicher, dass die Zellen ein tabellarisches Format besitzen. Wenn der Bereich verbundene Zellen enthält, wird der Inhalt der Zelle in dem Feld eingefügt, der der äußeren linken Spalte entspricht, und die restlichen Felder bleiben leer.
Überspringen von Spalten und Zeilen
Bei einem Verknüpfungsvorgang können keine Quellspalten oder -zeilen übersprungen werden. Sie können Felder jedoch ausblenden und Datensätze filtern, indem Sie die verknüpfte Tabelle nach dem Importieren nach Access in der Datenblattansicht öffnen.
Spaltenanzahl
Die Anzahl der Quellspalten darf 255 nicht überschreiten, da Access maximal 255 Felder in einer Tabelle unterstützt.
Leere Spalten, Zeilen und Zellen
Löschen Sie alle überflüssigen leeren Spalten und Zeilen im Excel-Arbeitsblatt oder Bereich. Sind leere Zellen enthalten, versuchen Sie die fehlenden Daten hinzuzufügen.
Fehlerwerte
Wenn eine oder mehrere Zellen im Arbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte enthalten, korrigieren Sie die Werte vor dem Starten des Importvorgangs. Falls ein Quellarbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte enthält, fügt Access einen Nullwert in die entsprechenden Felder in der Tabelle ein.
Datentyp
Der Datentyp oder die Größe der Felder in der verknüpften Tabelle kann nicht geändert werden. Stellen Sie vor dem Starten des Verknüpfungsvorgangs sicher, dass die einzelnen Spalten Daten eines bestimmten Typs enthalten.
Es wird dringend empfohlen, Spalten zu formatieren, die Werte unterschiedlicher Datentypen enthalten. Beispielsweise kann eine Flugnummernspalte in einem Arbeitsblatt numerische und Textwerte enthalten, wie 871, AA90 und 171. Gehen Sie folgendermaßen vor, um fehlende oder falsche Werte zu vermeiden:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte, und klicken Sie auf Zellen formatieren.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorie ein Format aus.
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Klicken Sie auf OK.
Erste Zeile
Enthält die erste Zeile im Arbeitsblatt oder benannten Bereich die Namen der Spalten, können Sie angeben, dass Access beim Verknüpfungsvorgang die Daten in der ersten Zeile als Feldnamen behandelt. Wenn das Arbeitsblatt keine Spaltennamen enthält oder wenn ein bestimmter Spaltenname die Benennungsregeln für Felder in Access verletzt, weist Access jedem entsprechenden Feld einen gültigen Namen zu.
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Schließen Sie die Quelldatei, falls sie geöffnet ist.
Vorbereiten der Zieldatenbank
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Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Ändern der Datenbank besitzen.
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Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Verknüpfung in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, auf Neu und dann auf Leere Datenbank.
Der Verknüpfungsvorgang kann nun gestartet werden.
Erstellen der Verknüpfung
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Der Zugriff auf den Import-/Verknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:
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Wenn Sie die neueste Version der Microsoft 365 Abonnementversion von Access, Access 2021 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf New Data Source > From File > Excel.
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Wenn Sie Access 2016 oder Access 2013 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf Excel.
Hinweis: Die Registerkarte Externe Daten ist nur bei einer geöffneten Datenbank verfügbar.
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Geben Sie im Dialogfeld Externe Daten - Excel-Tabelle im Feld Dateiname den Namen der Excel-Quelldatei ein.
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Wählen Sie Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus, und klicken Sie dann auf OK.
Der Verknüpfungs-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet und führt Sie durch den Verknüpfungsvorgang.
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Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Bereichs die Feldnamen enthält, wählen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Access verwendet diese Spaltenüberschriften zum Benennen der Felder in der Tabelle. Enthält ein Spaltenname bestimmte Sonderzeichen, kann er in Access nicht als Feldname verwendet werden. In diesem Fall wird eine Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass Access dem Feld einen gültigen Namen zuweist. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang fortzusetzen.
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Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten einen Namen für die verknüpfte Tabelle an, und klicken Sie dann auf Fertig stellen. Ist die Tabelle mit dem angegebenen Namen bereits vorhanden, werden Sie gefragt, ob die vorhandene Tabelle oder Abfrage überschrieben werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Tabelle oder Abfrage zu überschreiben, oder klicken Sie auf Nein, um einen anderen Namen anzugeben.
Access versucht, die verknüpfte Tabelle zu erstellen. War der Vorgang erfolgreich, wird die Meldung Verknüpfung der Tabelle 'Tabellenname' zur Datei 'Dateiname' abgeschlossen angezeigt. Öffnen Sie die verknüpfte Tabelle, und überprüfen Sie die Felder und Daten, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten in allen Feldern angezeigt werden.
Wenn Sie Fehlerwerte oder falsche Daten sehen, müssen Sie die Fehler in den Quelldaten beheben. Weitere Informationen zur Problembehandlung bei Fehlerwerten und falschen Werten finden Sie im nächsten Abschnitt.
Problembehandlung bei #Zahl! und anderen falschen Werten in einer verknüpften Tabelle
Öffnen Sie, auch wenn die Meldung Verknüpfung der Tabelle 'Tabellenname' zur Datei 'Dateiname' abgeschlossen angezeigt wird, die Tabelle in der Datenblattansicht, und stellen Sie sicher, dass die richtigen Daten in den Zeilen und Spalten angezeigt werden.
Wenn Sie Fehler oder falsche Daten in der Tabelle sehen, beheben Sie das Problem wie in der folgenden Tabelle beschrieben, und wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang. Beachten Sie, dass die Werte nicht direkt in der verknüpften Tabelle hinzugefügt werden können, da die Tabelle schreibgeschützt ist.
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Problem |
Lösung |
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Grafische Elemente |
Grafische Elemente, wie z. B. Logos, Diagramme oder Bilder, können nicht mit Access verknüpft werden. |
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Anzeigeformat |
Möglicherweise müssen Sie die Format-Eigenschaft bestimmter Felder in der Entwurfsansicht festlegen, um sicherzustellen, dass die Werte in der Datenblattansicht ordnungsgemäß angezeigt werden. |
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Berechnete Werte |
Die Ergebnisse berechneter Spalten oder Zellen werden importiert, die Formel (oder der Ausdruck) kann jedoch nicht in Access angezeigt werden. |
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Abgeschnittene Textwerte |
Erhöhen Sie die Breite der Spalte in der Datenblattansicht. Wenn immer noch nicht der gesamte Wert angezeigt wird, liegt dies möglicherweise daran, dass der Wert länger als 255 Zeichen ist. Access kann nur eine Verknüpfung mit den ersten 255 Zeichen herstellen. Daher sollten Sie die Daten importieren, anstatt sie zu verknüpfen. |
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Fehlermeldung wegen Überlauf in numerischem Feld |
Die verknüpfte Tabelle scheint möglicherweise richtig zu sein, aber später, wenn Sie eine Abfrage für die Tabelle ausführen, wird möglicherweise eine Fehlermeldung mit numerischem Feldüberlauf angezeigt. Dies kann aufgrund eines Konflikts zwischen dem Datentyp eines Felds in der verknüpften Tabelle und dem Datentyp, der in diesem Feld gespeichert ist, auftreten. |
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Werte WAHR oder FALSCH und -1 oder 0. |
Wenn das Quellarbeitsblatt oder der Bereich eine Spalte einschließt, die ausschließlich die Werte WAHR oder FALSCH enthält, erstellt Access ein Ja/Nein-Feld für die Spalte in der verknüpften Tabelle. Schließt das Quellarbeitsblatt oder der Bereich jedoch eine Spalte ein, die nur die Werte -1 oder 0 enthält, wird von Access standardmäßig ein numerisches Feld für die Spalte erstellt, und Sie können den Datentyp der entsprechenden Felder in der Tabelle nicht ändern. Stellen Sie sicher, dass die Quellspalte die Werte WAHR und FALSCH enthält, wenn die verknüpfte Tabelle Ja/Nein-Felder enthalten soll. |
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Mehrfachwertfelder |
In Access wird auch dann keine Unterstützung für mehrere Werte in einem Feld aktiviert, wenn die Quellspalte eine Liste mit Werten enthält, die mit Semikolon (;) getrennt werden. Die Werte der Liste werden als einzelner Wert behandelt und in ein Textfeld platziert. |
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#Zahl! |
In den folgenden Fällen wird der Fehlerwert #Zahl! anstelle der tatsächlichen Daten in einem Feld angezeigt:
Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Auftreten von Nullwerten zu minimieren:
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Numerische Werte anstelle von Datumswerten |
Wenn in einem Feld anscheinend willkürliche fünfstellige Zahlen angezeigt werden, überprüfen Sie, ob die Quellspalte vorwiegend numerische Werte, jedoch auch einige Datumswerte enthält. Datumswerte in numerischen Spalten werden in falsche Zahlen konvertiert. Ersetzen Sie die Datumswerte durch numerische Werte, und wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang. |
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Datumswerte anstelle von numerischen Werten |
Wenn in einem Feld anscheinend willkürliche Datumswerte angezeigt werden, überprüfen Sie, ob die Quellspalte vorwiegend Datumswerte, jedoch auch einige numerische Werte enthält. Numerische Werte in Datumsspalten werden in falsche Datumswerte konvertiert. Ersetzen Sie die numerischen Werte durch Datumswerte, und wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang. |
