Verwalten von Daten mit Access oder Excel

Flache und relationale Daten    Um zu entscheiden, welches Programm am besten zum Speichern Ihrer Daten geeignet ist, stellen Sie sich die folgende Frage: Ist die Daten relational oder nicht? Daten, die effizient in einer einzelnen Tabelle oder einem arbeitsblatt enthalten sein können, werden als flache oder nicht relationale Daten bezeichnet. Wenn Sie beispielsweise eine einfache Kundenliste mit nur einer Adresse und einem Ansprechpartner für jeden Kunden erstellen möchten, ist Excel möglicherweise die bessere Wahl. Wenn Sie jedoch eine komplexere Kundenliste speichern möchten, die Abrechnungs- und Versandadressen für jeden Kunden oder mehrere Kontaktpersonen für jeden Kunden enthält, ist Access die bessere Lösung.

In einem Relationale Datenbank organisieren Sie Ihre Informationen in mehreren Tabellen. In einer gut gestalteten relationalen Datenbank ist jede Tabelle flach und enthält nur Informationen zu einem Datentyp. Wenn Sie beispielsweise eine Kundendatenbank erstellen, sollten die Namen der Kunden in einer Tabelle gespeichert werden, während die Rechnungs- und Versandadressen dieser Kunden in einer separaten Tabelle gespeichert werden sollten. Das Speichern von Adressen getrennt von Namen ist eine gute Idee, da jeder Kunde mehrere Adressen haben kann und Sie mehrere Adressen für jeden Kunden eingeben möchten, ohne den Kundennamen für jede Adresse erneut eingeben zu müssen.

Lokale und externe Daten    Sie können Access verwenden, um eine Verbindung mit Daten aus einer Vielzahl externer Datenquellen herzustellen, sodass Sie diese Daten anzeigen, abfragen und bearbeiten können, ohne sie importieren zu müssen. Access stellt beispielsweise Befehle bereit, um eine Verbindung mit vorhandenen Daten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank, einer dBASE-Datei oder einem Outlook-Ordner zusammen mit vielen anderen Datenquellen herzustellen. Sie können Excel verwenden, um eine Verbindung mit einer Vielzahl von Datenquellen herzustellen, einschließlich Access, SQL Server- und Analysis Services-Datenbanken, Text- und XML-Dateien sowie ODBC- und OLE DB-Datenquellen. Sie können die Daten jedoch nicht bearbeiten, um die Quelldaten über die Excel-Benutzeroberfläche zu ändern.

Sowohl Access als auch Excel bieten Befehle zum Herstellen einer Verbindung mit Daten in Windows SharePoint Services Listen. Excel bietet jedoch nur eine schreibgeschützte Verbindung mit SharePoint-Listen. während Sie mit Access Daten aus SharePoint-Listen lesen und in diese schreiben können.

Datenintegrität im Vergleich zu Flexibilität    Eindeutige Bezeichner tragen dazu bei, die Integrität Ihrer Daten zu erhalten, und sie stellen sicher, dass keine zwei Zeilen (oder Datensätze) genau die gleichen Daten enthalten. Eindeutige Bezeichner bieten auch die schnellste Möglichkeit zum Abrufen von Daten, wenn Sie Ihre Daten durchsuchen oder sortieren. In Access können Sie den Datentyp AutoWert verwenden, um automatisch einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz zu generieren. Anschließend können Sie diese Bezeichner verwenden, um Datensätze in einer Tabelle mit einem oder mehreren Datensätzen in einer anderen Tabelle zu verknüpfen.

Die Struktur, die Access auf Ihre Daten anwendet, trägt dazu bei, die Datenintegrität sicherzustellen. Access kann erfordern, dass neue Datensätze in einer Tabelle über einen entsprechenden Wert in einer anderen Tabelle verfügen, sodass Sie keine "verwaisten" Datensätze erstellen können. Sie möchten z. B. keine Bestellung haben, die keine Kundeninformationen enthält. Access kann erfordern, dass jeder neue Datensatz in Ihrer Tabelle "Orders" einen entsprechenden Kundenwert in Ihrer Tabelle "Kunden" aufweist. Diese erforderliche Entsprechung von Werten wird als Referenzielle Integrität bezeichnet.

Sie können auch eigene Einschränkungen und Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt eingegeben werden. Excel ermöglicht das Eingeben von Daten in einer freieren Form, aber da Excel keine relationalen Daten unterstützt, kann es die referenzielle Integrität nicht unterstützen. Sie können jedoch den Befehl Datenüberprüfung verwenden, um die Dateneingabe in Excel zu steuern.

Abfragen    Wenn Sie Ihre Daten häufig auf unterschiedliche Weise anzeigen müssen, je nach sich ändernden Bedingungen oder Ereignissen, ist Access möglicherweise die bessere Wahl zum Speichern und Arbeiten mit Ihren Daten. Mit Access können Sie SQL-Abfragen (Structured Query Language) verwenden, um schnell nur die gewünschten Zeilen und Spalten von Daten abzurufen, unabhängig davon, ob die Daten in einer oder mehreren Tabellen enthalten sind. Sie können auch Ausdrücke in Abfragen verwenden, um berechnete Felder zu erstellen. Die Verwendung eines Ausdrucks in Access ähnelt der Verwendung von Formeln in Excel zum Berechnen von Werten. Sie können access-Abfragen auch verwenden, um Daten zusammenzufassen und Aggregatwerte wie Summen, Mittelwerte und Anzahlen darzustellen.

Modellierung    In Excel können Sie Was-wäre-wenn-Analyse Tools verwenden, um das Ergebnis eines Arbeitsblattmodells vorherzusagen. Mit der Was-wäre-wenn-Analyse können Sie verschiedene Szenarien für Ihre Daten ausführen, z. B. Best-Case- und Worst-Case-Szenarien, und die resultierenden Daten mehrerer Szenarien in einem Zusammenfassenden Bericht vergleichen. In Access ist kein ähnliches Feature verfügbar.

Pivotieren und Diagramme    In beiden Programmen können Sie PivotTable-Berichte und PivotTable-Diagramme erstellen. Excel bietet jedoch erweiterte PivotTable-Berichterstellungs- und Diagrammfunktionen als Access. Wenn Sie planen, umfangreiche PivotTable-Berichte zu erstellen oder regelmäßig professionell aussehende Diagramme bereitzustellen, sollten Sie die PivotTable-Berichterstellung oder PivotTable-Diagramme in Excel anstelle der gleichen Features in Access verwenden.

Sowohl Access als auch Excel können in Umgebungen für die Zusammenarbeit wie Windows SharePoint Services und Netzwerkdateifreigaben verwendet werden, aber es gibt Unterschiede in der Art und Weise, wie mehrere Benutzer auf die Daten zugreifen können.

Zugriff mehrerer Benutzer auf Daten    Im normalen Betrieb ermöglicht Access mehreren Benutzern das gleichzeitige Öffnen einer einzelnen Datenbank. Dies funktioniert gut, da Access nur die Daten sperrt, die bearbeitet werden. Daher können andere Benutzer unterschiedliche Datensätze ohne Konflikte bearbeiten. In Excel können Sie eine Arbeitsmappe für andere Benutzer freigeben, aber die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern funktioniert am besten, wenn Benutzer zu unterschiedlichen Zeiten an den Daten in dieser Arbeitsmappe arbeiten, anstatt gleichzeitig. Tatsächlich arbeiten Benutzer einer Access-Datenbank an einer Gruppe von Daten zusammen, und Benutzer einer Excel-Arbeitsmappe arbeiten an einem Dokument zusammen.

Verwenden von Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit    Beide Programme lassen sich in Microsoft Windows SharePoint Services-Technologien wie SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken integrieren.

Access bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit mehreren Benutzern auf einer SharePoint-Website zusammenzuarbeiten. Beispielsweise können Sie eine vollständige Datenbank in eine Windows SharePoint Services-Dokumentbibliothek hochladen, Formulare und Berichte als Windows SharePoint Services-Ansichten verfügbar machen und eine Datenbank mit Daten verknüpfen, die in SharePoint-Listen gespeichert sind.

Excel bietet nur eine Möglichkeit, mit mehreren Benutzern auf einer SharePoint Services-Website zusammenzuarbeiten. Sie können eine Arbeitsmappe in Windows SharePoint Services-Dokumentbibliotheken hochladen, in denen einzelne Benutzer die Arbeitsmappe auschecken können, um Änderungen vorzunehmen, wodurch verhindert wird, dass andere Benutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig ändern können. Benutzer können eine Arbeitsmappe bearbeiten, ohne sie aus der Dokumentbibliothek auszuchecken. In diesem Fall müssen sie sich mit anderen Benutzern abstimmen, um Datenkonflikte zu vermeiden.

Verwenden von Netzwerkordnern für die Zusammenarbeit    Wenn Sie eine Access-Datenbank in einem freigegebenen Netzwerkordner speichern, können mehrere Benutzer die Datenbank öffnen und gleichzeitig mit ihren Daten arbeiten. Einzelne Datensätze werden gesperrt, wenn ein Benutzer sie bearbeitet. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einem freigegebenen Netzwerkordner speichern, kann nur ein Benutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten. Zu Anzeigezwecken können mehrere Benutzer die Arbeitsmappe öffnen, während ein anderer Benutzer sie bearbeitet, aber diese Benutzer können keine Änderungen an den Daten vornehmen, bis der Benutzer, der die Arbeitsmappe bearbeitet, sie schließt.

Beide Programme bieten ähnliche Funktionen – Kennwörter und Verschlüsselung – mit denen Sie Datenverluste verhindern und Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen können. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen Access und Excel bei der Funktionsweise des Datenschutzes auf Benutzerebene.

Verhinderung von Datenverlust    In Access wird Ihre Arbeit kontinuierlich gespeichert, sodass Sie im Falle eines unerwarteten Fehlers wahrscheinlich viel Arbeit verlieren (falls vorhanden). Da Access Ihre Arbeit jedoch kontinuierlich speichert, ist es auch möglich, Änderungen vorzunehmen, die Sie später nicht committen möchten. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Datenbank wie gewünscht wiederherstellen können, sollten Sie eine Sicherungskopie der Datenbankdatei nach einem Zeitplan erstellen, der Ihren Anforderungen entspricht. Sie können eine gesamte Datenbank aus einer Sicherung wiederherstellen, oder Sie können nur die Tabelle oder ein anderes Datenbankobjekt wiederherstellen, das Sie benötigen. Wenn Sie ein Dateisystemsicherungsprogramm verwenden, können Sie auch eine Kopie einer Datenbank aus einer Dateisystemsicherung verwenden, um Ihre Daten wiederherzustellen. In Excel können Sie AutoWiederherstellen-Informationen in festgelegten Intervallen speichern, während Sie Ihre Daten aktualisieren.

Datenschutz auf Benutzerebene    In Excel können Sie kritische oder private Daten aus der Ansicht entfernen, indem Sie Spalten und Datenzeilen ausblenden und dann das gesamte Arbeitsblatt schützen, um den Benutzerzugriff auf die ausgeblendeten Daten zu steuern. Zusätzlich zum Schutz eines Arbeitsblatts und seiner Elemente können Sie auch Zellen in einem Arbeitsblatt sperren und entsperren, um zu verhindern, dass andere Benutzer unbeabsichtigt wichtige Daten ändern.

Sicherheit auf Dateiebene    Auf Dateiebene können Sie Verschlüsselung in beiden Programmen verwenden, um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer die Daten sehen. Sie können auch verlangen, dass eine Kennwort eingegeben wird, um eine Datenbankdatei oder Arbeitsmappe zu öffnen. Darüber hinaus können Sie eine Datenbankdatei oder Arbeitsmappe schützen, indem Sie eine Digitale Signatur verwenden.

Eingeschränkter Zugriff auf Daten    In Excel können Sie benutzerbasierte Berechtigungen für den Zugriff auf die Daten angeben oder schreibgeschützte Rechte festlegen, die andere Benutzer daran hindern, Änderungen an den Daten vorzunehmen, auf die sie Zugriff haben. Access bietet keine Sicherheitsfeatures auf Benutzerebene, aber Access unterstützt das Benutzersicherheitsmodell jedes Datenbankservers, mit dem eine Verbindung hergestellt wird. Wenn Sie z. B. einen Link zu einer SharePoint-Liste erstellen, werden von Access die Benutzerberechtigungen für die SharePoint-Liste gewährt. Wenn Sie nicht autorisierte Benutzer aus Ihren Access-Daten heraushalten möchten, können Sie Ihre Datenbank verschlüsseln, indem Sie ein Kennwort festlegen. Benutzer müssen das Kennwort eingeben, um Daten aus der Datenbank zu lesen, auch wenn sie mit einem anderen Programm wie Excel darauf zugreifen.

Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten finden Sie unter Festlegen oder Ändern der Sicherheit auf Access 2003-Benutzerebene in Access 2007 oder höher und Schutz und Sicherheit in Excel.

• Vorlage für die Kontaktverwaltung    Sie können Ihre Kontakte und Adressen verwalten und dann Berichte in Access erstellen oder die Daten mit Microsoft Office Word zusammenführen, um Briefe, Umschläge oder Adressetiketten zu drucken.

• Bestands- und Bestandsnachverfolgung    Mithilfe dieser Vorlage können Sie eine Bestandsliste von Elementen zuhause oder am Arbeitsplatz erstellen sowie Fotos oder andere zugehörige Dokumente zusammen mit den Daten speichern.

• Vorlage für die Überwachung von Bestellungen    In dieser Vorlage können Sie Informationen zu Produkten, Kunden und Bestellungen eingeben und anschließend Berichte erstellen, in denen die Umsätze nach Mitarbeiter, Region, Zeitraum oder einem anderen Wert angezeigt werden.

• Aufgabennachverfolgung    Sie können Aufgaben für eine Gruppe von Personen nachverfolgen und gleichzeitig neue Aufgaben eingeben, während andere ihre vorhandenen Aufgaben in derselben Datenbank aktualisieren.

• Ausleihbibliotheken organisieren    Sie können Access verwenden, um Daten zu Ihren Büchern und CDs zu speichern und nachzuverfolgen, an wen Sie sie geliehen haben.

• Ereignisplanung    In dieser Vorlage können Sie Informationen zu Daten, Orten und Teilnehmern von Veranstaltungen eingeben und dann Zeitpläne oder Zusammenfassungen zu den Veranstaltungen drucken.

• Ernährungsnachverfolgung    Verfolgen Sie Rezepte nach, und protokollieren Sie Diät- und Übungsaktivitäten.

• Buchhaltung    Sie können die leistungsstarken Berechnungsfunktionen von Excel in vielen Finanzrechnungen verwenden, z. B. in einer Kapitalflussrechnung, einer Gewinn- und Verlustrechnung oder einer Gewinn- und Verlustrechnung.

• Budgetplanung    Unabhängig davon, ob Es sich um persönliche oder geschäftliche Anforderungen handelt, können Sie jede Art von Budget in Excel erstellen– z. B. einen Marketingbudgetplan, ein Ereignisbudget oder ein Altersbudget.

• Fakturierung und Umsätze    Excel ist auch nützlich für die Verwaltung von Abrechnungs- und Verkaufsdaten, und Sie können ganz einfach die benötigten Formulare erstellen, z. B. Verkaufsrechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen.

• Berichterstellung    Sie können verschiedene Arten von Berichten in Excel erstellen, die Ihre Datenanalyse widerspiegeln oder Ihre Daten zusammenfassen– z. B. Berichte, die die Projektleistung messen, Daten prognostizieren, Daten zusammenfassen oder Varianzdaten darstellen.

• Planung    Excel ist ein hervorragendes Tool zum Erstellen professioneller Pläne oder nützlicher Planer – z. B. einen wöchentlichen Kursplan, einen Marketing-Forschungsplan, einen Steuerplan zum Jahresende oder Planer, die Ihnen helfen, wöchentliche Mahlzeiten, Partys oder Urlaube zu planen.

• Nachverfolgung    Sie können Excel verwenden, um Daten in einem Arbeitszeitblatt oder einer Liste nachzuverfolgen, z. B. ein Arbeitszeitblatt für die Nachverfolgung von Arbeiten oder eine Bestandsliste, die die Ausrüstung nachverfolgt.

• Verwenden von Kalendern    Aufgrund seiner rasterähnlichen Natur eignet sich Excel gut für die Erstellung jeder Art von Kalender – z. B. einen akademischen Kalender zum Nachverfolgen von Aktivitäten während des Schuljahres oder einen Geschäftsjahrkalender zum Nachverfolgen von Geschäftsereignissen und Meilensteinen.

Nützliche Excel-Vorlagen in einer dieser Kategorien finden Sie unter Vorlagen für Excel in Microsoft Office Online.