Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit zu schützen, indem z. B. der schreibgeschützte Zugriff auf eine Arbeitsmappe erteilt oder ein Arbeitsblatt vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt wird bzw. Personen daran gehindert werden, eine Arbeitsmappe ohne Kennwort zu öffnen. In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Möglichkeiten besprochen, mit denen Sie die primären Optionen zum Schützen und Verteilen Ihrer Excel-Dateien nutzen können.
Warnung:
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Wenn Sie Ihr Kennwort verloren oder vergessen haben, kann es nicht von Microsoft für Sie abgerufen werden.
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Sie sollten nicht davon ausgehen, dass nur weil Sie eine Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt mit einem Kennwort schützen, dass es sicher ist. Sie sollten immer zweimal überlegen, bevor Sie Excel-Arbeitsmappen verteilen, die vertrauliche personenbezogene Informationen wie Gutschrift Karte Nummern, Sozialversicherungsnummer und Mitarbeiteridentifikation enthalten könnten, um nur einige zu nennen.
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Der Schutz auf Arbeitsblattebene ist nicht als Sicherheitsfeature gedacht. Es wird lediglich verhindert, dass Benutzer gesperrte Zellen im Arbeitsblatt ändern.
Nachfolgend sind die verschiedenen verfügbaren Optionen für den Schutz von Excel-Daten aufgeführt:
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Dateiebene: Dies bezieht sich auf die Möglichkeit, Ihre Excel-Datei durch die Angabe eines Kennworts zu sperren, damit Benutzer sie nicht öffnen oder ändern können. Hier haben Sie fünf Möglichkeiten:
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Dateiverschlüsselung: Wenn Sie diese Option auswählen, geben Sie ein Kennwort an und sperren die Excel-Datei. Dadurch wird verhindert, dass andere Benutzer die Datei öffnen können. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen einer Excel-Datei.
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Festlegen eines Kennworts zum Öffnen oder Ändern einer Datei: Sie geben ein Kennwort zum Öffnen oder Ändern einer Datei an. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie verschiedenen Benutzern Zugriff zum Lesen oder Bearbeiten erteilen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen einer Excel-Datei.
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Als abgeschlossen kennzeichnen: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Ihre Excel-Datei als endgültige Version kennzeichnen und alle weiteren Änderungen von anderen Benutzern verhindern möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen eines Dokuments mit einem Kennwort.
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Zugriff einschränken: Wenn in Ihrer Organisation Berechtigungen mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) eingerichtet sind, können Sie eine der verfügbaren IRM-Berechtigungen auf Ihr Dokument anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen eines Dokuments mit einem Kennwort.
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Digitale Signatur: Sie können digitale Signaturen zu Ihrer Excel-Datei hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen einer digitalen Signatur für Microsoft 365-Dateien.
Hinweis: Sie benötigen ein gültiges Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle (CA), um eine digitale Signatur hinzufügen zu können.
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Arbeitsmappenebene: Sie können die Struktur der Arbeitsmappe durch die Angabe eines Kennworts sperren. Durch das Sperren der Arbeitsmappenstruktur wird verhindert, dass andere Benutzer Arbeitsblätter hinzufügen, verschieben, löschen, ausblenden und umbenennen. Weitere Informationen zum Schützen von Arbeitsmappen finden Sie unter Schützen einer Arbeitsmappe.
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Arbeitsblattebene: Über den Arbeitsblattschutz können Sie steuern, wie ein Benutzer in einem Arbeitsblatt arbeiten kann. Sie können genau angeben, welche Optionen ein Benutzer in einem Arbeitsblatt erhält, wodurch Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Daten auf dem Arbeitsblatt betroffen sind. Sie können z. B. festlegen, dass ein Benutzer nur Zeilen und Spalten hinzufügen oder nur die Sortierung oder den "AutoFilter" verwenden kann. Nachdem der Arbeitsblattschutz aktiviert ist, können Sie andere Elemente wie Zellen, Bereiche, Formeln und ActiveX- oder Formularsteuerelemente schützen. Weitere Informationen zum Schützen von Arbeitsblättern finden Sie unter Schützen eines Arbeitsblatts.
Welche Schutzebene sollte ich verwenden?
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Verwenden Sie zum Steuern der Zugriffsebene für Benutzer für eine Excel-Datei den Schutz auf Dateiebene. Nehmen wir an, dass Sie über einen wöchentlichen Statusbericht von den Mitgliedern Ihres Teams in einer Excel-Datei verfügen. Nicht zu Ihrem Team gehörende Personen sollen die Datei nicht öffnen dürfen. Es gibt zwei Möglichkeiten:
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Wenn andere Personen Ihre Datei nicht öffnen dürfen: Sie können die Excel-Datei verschlüsseln. Dies stellt das am häufigsten verwendeten Verfahren dar. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Sie die Datei mit einem Kennwort sperren und niemand außer Ihnen kann sie öffnen.
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Wenn Sie verschiedenen Benutzern den Zugriff zum Lesen oder Bearbeiten gestatten möchten: Möglicherweise sollen die Manager in Ihrem Team in der Lage sein, den wöchentlichen Statusbericht zu bearbeiten, während die Teammitglieder lediglich schreibgeschützten Zugriff erhalten sollen. Sie können die Excel-Datei durch Angeben zweier Kennwörter schützen: ein Kennwort zum Öffnen und das andere zum Bearbeiten. Sie können die entsprechenden Kennwörter später je nach erteiltem Zugriff mit dem Team teilen.
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Verwenden Sie den Schutz auf Arbeitsmappenebene, um zu steuern, wie Benutzer mit Arbeitsblättern in Ihrer Arbeitsmappenstruktur arbeiten können. Angenommen, Ihre Statusbericht-Arbeitsmappe enthält mehrere Arbeitsblätter und jedes Arbeitsblatt wird nach einem Teammitglied benannt. Sie möchten sicherstellen, dass jedes Teammitglied Daten zu seinem eigenen Arbeitsblatt hinzufügen kann, während es die anderen Arbeitsblätter der Arbeitsmappe nicht ändern können soll, d. h. keine neuen Arbeitsblätter hinzufügen oder keine Arbeitsblätter innerhalb der Arbeitsmappe verschieben.
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Verwenden Sie den Schutz auf Arbeitsblattebene, um zu steuern, wie Benutzer innerhalb eines einzelnen Arbeitsblatts arbeiten können. Nehmen wir an, dass jedes Arbeitsblatt in Ihrer Statusbericht-Arbeitsmappe Daten enthält, die alle Arbeitsblätter gemeinsam haben, z. B. Kopfzeilen oder ein bestimmtes Berichtslayout, die von anderen Personen nicht geändert werden dürfen. Durch den Schutz des Arbeitsblatts können Sie festlegen, dass Benutzer nur bestimmte Funktionen auf dem Arbeitsblatt ausführen können. Sie können Benutzern z. B. die Möglichkeit zum Eingeben von Daten gewähren, aber verhindern, dass sie Zeilen oder Spalten löschen. Sie können den Benutzern auch nur das Einfügen von Links oder das Sortieren von Daten gestatten.
In Abhängigkeit von den Anforderungen in Ihrem Unternehmen können Sie eine oder mehrere Schutzebenen auf Ihre Excel-Daten anwenden. Sie können auch alle verfügbaren Optionen oder eine Kombination verschiedener Optionen verwenden. Es hängt vom Grad des Schutzes ab, den Sie für Ihre Excel-Daten verwenden möchten. Sie können z. B. eine geteilte Excel-Datei verschlüsseln sowie den Arbeitsmappen- und Arbeitsblattschutz aktivieren, während Sie für eine private Arbeitsmappe lediglich den Arbeitsblattschutz anwenden, damit Sie nicht versehentlich Formeln löschen.
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