Festlegen oder Ändern der Sicherheit auf Benutzerebene von Access 2003 in aktuellen Access-Versionen

Die Grundlagen der Sicherheit auf Benutzerebene

Die Sicherheit auf Benutzerebene in Access ähnelt den Sicherheitsmechanismen auf serverbasierten Systemen. Sie verwendet Kennwörter und Berechtigungen, um den Zugriff von Einzelpersonen oder Gruppen von Personen auf die Objekte in Ihrer Datenbank zuzulassen oder einzuschränken. Wenn Sie in Access 2003 oder früheren Versionen Sicherheit auf Benutzerebene in einer Access-Datenbank implementieren, kann ein Datenbankadministrator oder der Besitzer eines Objekts die Aktionen steuern, die einzelne Benutzer oder Benutzergruppen für die Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros in der Datenbank ausführen können. Beispielsweise kann eine Gruppe von Benutzern die Objekte in einer Datenbank ändern, eine andere Gruppe kann nur Daten in bestimmte Tabellen eingeben, und eine dritte Gruppe kann die Daten nur in einer Gruppe von Berichten anzeigen.

Die Sicherheit auf Benutzerebene in Access 2003 und früheren Versionen verwendet eine Kombination aus Kennwörtern und Berechtigungen– eine Gruppe von Attributen, die die Arten des Zugriffs angeben, die ein Benutzer auf die Daten oder Objekte in einer Datenbank hat. Sie können Kennwörter und Berechtigungen für Einzelpersonen oder Gruppen von Personen festlegen, und diese Kombinationen von Kennwörtern und Berechtigungen werden zu Sicherheitskonten, die die Benutzer und Benutzergruppen definieren, denen der Zugriff auf die Objekte in Ihrer Datenbank gewährt wird. Die Kombination aus Benutzern und Gruppen wird wiederum als Arbeitsgruppe bezeichnet, und Access speichert diese Informationen in einer Arbeitsgruppeninformationsdatei. Beim Start liest Access die Arbeitsgruppeninformationsdatei und erzwingt die Berechtigungen basierend auf den Daten in der Datei.

Standardmäßig stellt Access eine integrierte Benutzer-ID und zwei integrierte Gruppen bereit. Die Standardbenutzer-ID ist Admin, und die Standardgruppen sind Benutzer und Administratoren. Standardmäßig fügt Access die integrierte Benutzer-ID zur Gruppe Benutzer hinzu, da alle IDs zu mindestens einer Gruppe gehören müssen. Die Gruppe Benutzer verfügt wiederum über vollständige Berechtigungen für alle Objekte in einer Datenbank. Darüber hinaus ist die Admin-ID auch Mitglied der Gruppe Administratoren. Die Gruppe Administratoren muss mindestens eine Benutzer-ID enthalten (es muss ein Datenbankadministrator vorhanden sein), und die Admin-ID ist der Standarddatenbankadministrator, bis Sie sie ändern.

Wenn Sie Access 2003 oder frühere Versionen starten, weist Access Ihnen die Admin Benutzer-ID zu und macht Sie somit zu einem Mitglied jeder Standardgruppe. Diese ID und diese Gruppen (Admin und Benutzer) gewähren allen Benutzern vollständige Berechtigungen für alle Objekte in einer Datenbank. Dies bedeutet, dass jeder Benutzer alle Objekte in allen .mdb Dateien öffnen, anzeigen und ändern kann, es sei denn, Sie implementieren Sicherheit auf Benutzerebene.

Eine Möglichkeit zum Implementieren der Sicherheit auf Benutzerebene in Access 2003 oder früheren Versionen besteht darin, die Berechtigungen für die Gruppe Benutzer zu ändern und den Gruppen "Administratoren" neue Administratoren hinzuzufügen. Wenn Sie dies tun, weist Access der Gruppe Benutzer automatisch neue Benutzer zu. Wenn Sie diese Schritte ausführen, müssen sich Benutzer immer dann mit einem Kennwort anmelden, wenn sie die geschützte Datenbank öffnen. Wenn Sie jedoch eine spezifischere Sicherheit implementieren müssen , z. B. einer Gruppe von Benutzern die Eingabe von Daten und einer anderen nur das Lesen dieser Daten gestatten müssen, müssen Sie zusätzliche Benutzer und Gruppen erstellen und ihnen bestimmte Berechtigungen für einige oder alle Objekte in der Datenbank gewähren. Die Implementierung dieser Art von Sicherheit auf Benutzerebene kann zu einer komplexen Aufgabe werden. Um den Prozess zu vereinfachen, stellt Access den User-Level-Sicherheits-Assistenten bereit, der das Erstellen von Benutzern und Gruppen in einem einstufigen Prozess erleichtert.

Der User-Level-Sicherheits-Assistent unterstützt Sie beim Zuweisen von Berechtigungen und beim Erstellen von Benutzer- und Gruppenkonten. Benutzerkonten enthalten Benutzernamen und eindeutige persönliche ID-Nummern (PIDs), die erforderlich sind, um die Berechtigungen eines Benutzers zum Anzeigen, Verwenden oder Ändern von Datenbankobjekten in einer Access-Arbeitsgruppe zu verwalten. Gruppenkonten sind eine Sammlung von Benutzerkonten, die sich wiederum in einer Arbeitsgruppe befinden. Access verwendet einen Gruppennamen und eine PID, um jede Arbeitsgruppe zu identifizieren, und die einer Gruppe zugewiesenen Berechtigungen gelten für alle Benutzer in der Gruppe. Weitere Informationen zur Verwendung des Assistenten finden Sie unter Festlegen der Sicherheit auf Benutzerebene weiter unten in diesem Artikel.

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, können Sie Berechtigungen für Benutzer- und Gruppenkonten in Ihrer Arbeitsgruppe für eine Datenbank und ihre vorhandenen Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros manuell zuweisen, ändern oder entfernen. Sie können auch die Standardberechtigungen festlegen, die Access für alle neuen Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros zuweist, die Sie oder ein anderer Benutzer einer Datenbank hinzufügen.

Arbeitsgruppen- und Arbeitsgruppeninformationsdateien

In Access 2003 und früheren Versionen ist eine Arbeitsgruppe eine Gruppe von Benutzern in einer Mehrbenutzerumgebung, die Daten gemeinsam nutzen. Eine Arbeitsgruppeninformationsdatei enthält die Benutzer- und Gruppenkonten, Kennwörter und Berechtigungen, die für jeden einzelnen Benutzer oder jede Gruppe von Benutzern festgelegt wurden. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, liest Access die Daten in der Arbeitsgruppeninformationsdatei und erzwingt die Sicherheitseinstellungen, die die Datei enthält. Ein Benutzerkonto wiederum ist eine Kombination aus Benutzername und persönlicher ID (PID), die Access erstellt, um die Berechtigungen des Benutzers zu verwalten. Gruppenkonten sind Sammlungen von Benutzerkonten, und Access identifiziert sie auch anhand des Gruppennamens und einer persönlichen ID (PID). Berechtigungen, die einer Gruppe zugewiesen sind, gelten für alle Benutzer in der Gruppe. Diesen Sicherheitskonten können dann Berechtigungen für Datenbanken und deren Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros zugewiesen werden. Die Berechtigungen selbst werden in der sicherheitsfähigen Datenbank gespeichert.

Wenn ein Benutzer Access 2003 oder frühere Versionen zum ersten Mal ausführt, erstellt Access automatisch eine Access-Arbeitsgruppeninformationsdatei, die durch den Namen und organization Informationen identifiziert wird, die der Benutzer bei der Installation von Access angibt. Für Access 2003 fügt das Setupprogramm den relativen Speicherort dieser Arbeitsgruppeninformationsdatei den folgenden Registrierungsschlüsseln hinzu:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

und

HKEY_USERS\.DEFAULT\Software\Microsoft\Office\11.0\Access\Jet\4.0\Engines\SystemDB

Nachfolgende Benutzer erben den Standardmäßigen Arbeitsgruppendateipfad vom Wert im HKEY_USERS Registrierungsschlüssel. Da diese Informationen häufig einfach zu ermitteln sind, ist es für nicht autorisierte Benutzer möglich, eine andere Version dieser Arbeitsgruppen-Informationsdatei zu erstellen. Folglich könnten nicht autorisierte Benutzer die unwiderruflichen Berechtigungen eines Administratorkontos (mitglied der Admins-Gruppe) in der Arbeitsgruppe übernehmen, die von dieser Arbeitsgruppeninformationsdatei definiert wird. Um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer diese Berechtigungen übernehmen, erstellen Sie eine neue Arbeitsgruppeninformationsdatei, und geben Sie eine Arbeitsgruppen-ID (WID) an, eine alphanumerische Zeichenfolge mit einer Länge von 4 bis 20 Zeichen, die Sie beim Erstellen einer neuen Arbeitsgruppeninformationsdatei eingeben. Beim Erstellen einer neuen Arbeitsgruppe wird die Admin Gruppe für diese Arbeitsgruppendatei eindeutig identifiziert. Nur jemand, der den WID kennt, kann eine Kopie der Arbeitsgruppeninformationsdatei erstellen. Um die neue Datei zu erstellen, verwenden Sie den User-Level-Sicherheits-Assistenten.

Wie Berechtigungen funktionieren und wer sie zuweisen kann

Die Sicherheit auf Benutzerebene erkennt zwei Arten von Berechtigungen: explizit und implizit. Explizite Berechtigungen sind Berechtigungen, die einem Benutzerkonto direkt gewährt werden. andere Benutzer sind nicht betroffen. Implizite Berechtigungen sind die Berechtigungen, die einem Gruppenkonto gewährt werden. Das Hinzufügen eines Benutzers zu dieser Gruppe gewährt diesem Benutzer die Berechtigungen der Gruppe. Wenn Sie einen Benutzer aus der Gruppe entfernen, werden diesem Benutzer die Berechtigungen der Gruppe genommen.

Wenn ein Benutzer versucht, einen Vorgang für ein Datenbankobjekt auszuführen, das Sicherheitsfeatures verwendet, basiert der Berechtigungssatz dieses Benutzers auf der Schnittmenge der expliziten und impliziten Berechtigungen dieses Benutzers. Die Sicherheitsstufe eines Benutzers ist immer die geringste Einschränkung der expliziten Berechtigungen dieses Benutzers und der Berechtigungen aller Gruppen, zu denen dieser Benutzer gehört. Aus diesem Grund besteht die am wenigsten komplizierte Möglichkeit zum Verwalten einer Arbeitsgruppe darin, neue Gruppen zu erstellen und den Gruppen Statt einzelnen Benutzern Berechtigungen zuzuweisen. Anschließend können Sie die Berechtigungen einzelner Benutzer ändern, indem Sie diese Benutzer zu Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen. Wenn Sie neue Berechtigungen erteilen müssen, können Sie diese auch allen Mitgliedern einer Gruppe in einem einzigen Vorgang erteilen.

Berechtigungen können für ein Datenbankobjekt wie folgt geändert werden:

• Mitglieder der Gruppe Administratoren der Arbeitsgruppeninformationsdatei, die beim Erstellen der Datenbank verwendet wurde.

• Der Besitzer des Objekts.

• Jeder Benutzer, der über Administratorberechtigungen für das Objekt verfügt.

Auch wenn Benutzer derzeit möglicherweise keine Aktion ausführen können, können sie sich selbst Berechtigungen zum Ausführen der Aktion gewähren. Dies gilt, wenn ein Benutzer Mitglied der Gruppe Administratoren ist oder wenn ein Benutzer der Besitzer eines Objekts ist.

Der Benutzer, der eine Tabelle, Abfrage, ein Formular, einen Bericht oder ein Makro erstellt, ist der Besitzer dieses Objekts. Darüber hinaus kann die Gruppe von Benutzern, die Berechtigungen in der Datenbank ändern können, auch den Besitz dieser Objekte ändern, oder sie können diese Objekte neu erstellen. Beides sind Möglichkeiten, den Besitz der Objekte zu ändern. Um ein Objekt neu zu erstellen, können Sie eine Kopie des Objekts erstellen oder es aus einer anderen Datenbank importieren oder in eine andere Datenbank exportieren. Dies ist die einfachste Möglichkeit, den Besitz von Objekten zu übertragen, einschließlich der Datenbank selbst.

Sicherheitskonten

Eine Access 2003-Arbeitsgruppeninformationsdatei enthält die folgenden vordefinierten Konten.

Tatsächlich ist die Sicherheit in Access 2003 und früheren Versionen immer aktiv. Bis Sie das Anmeldeverfahren für eine Arbeitsgruppe aktivieren, meldet Access beim Start unsichtbar alle Benutzer an, indem das Standardbenutzerkonto Admin mit einem leeren Kennwort verwendet wird. Im Hintergrund verwendet Access das Admin-Konto als Administratorkonto für die Arbeitsgruppe. Access verwendet das Admin Konto zusätzlich zum Besitzer (Gruppe oder Benutzer) von Datenbanken und Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros, die erstellt werden.

Administratoren und Besitzer sind wichtig, da sie über Berechtigungen verfügen, die nicht entfernt werden können:

• Administratoren (Mitglieder der Gruppe Administratoren) können jederzeit vollständige Berechtigungen für Objekte erhalten, die in der Arbeitsgruppe erstellt wurden.

• Ein Konto, das eine Tabelle, Abfrage, ein Formular, einen Bericht oder ein Makro besitzt, kann immer vollständige Berechtigungen für dieses Objekt erhalten.

• Ein Konto, das eine Datenbank besitzt, kann diese Datenbank immer öffnen.

Da das Admin Benutzerkonto für jede Kopie von Access genau identisch ist, besteht der erste Schritt beim Schützen Ihrer Datenbank darin, Administrator- und Besitzerbenutzerkonten zu definieren (oder ein einzelnes Benutzerkonto als Administrator- und Besitzerkonto zu verwenden) und dann das Admin Benutzerkonto aus der Gruppe Administratoren zu entfernen. Andernfalls kann sich jeder Mitwirkende mit einer Kopie von Access über das Admin-Konto bei Ihrer Arbeitsgruppe anmelden und über vollständige Berechtigungen für die Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros der Arbeitsgruppe verfügen.

Sie können der Gruppe "Administratoren" beliebig viele Benutzerkonten zuweisen, aber nur ein Benutzerkonto kann besitzer der Datenbank sein. Das besitzende Konto ist das Benutzerkonto, das aktiv ist, wenn die Datenbank erstellt oder der Besitz übertragen wird, indem eine neue Datenbank erstellt und alle Objekte einer Datenbank importiert werden. Gruppenkonten können jedoch Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros in einer Datenbank besitzen.

Überlegungen beim Organisieren von Sicherheitskonten

• Nur Benutzerkonten können sich bei Access anmelden. Sie können sich nicht mit einem Gruppenkonto anmelden.

• Die Konten, die Sie für Benutzer der Datenbank erstellen, müssen in der Arbeitsgruppeninformationsdatei gespeichert werden, der diese Benutzer beitreten, wenn sie die Datenbank verwenden. Wenn Sie eine andere Datei zum Erstellen der Datenbank verwenden, ändern Sie die Datei, bevor Sie die Konten erstellen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie ein eindeutiges Kennwort für Ihre Administrator- und Benutzerkonten erstellen. Ein Benutzer, der sich mit dem Administratorkonto anmelden kann, kann jederzeit vollständige Berechtigungen für alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros erhalten, die in der Arbeitsgruppe erstellt wurden. Ein Benutzer, der sich mit einem Besitzerkonto anmelden kann, kann jederzeit vollständige Berechtigungen für die Objekte erhalten, die diesem Benutzer gehören.

Nachdem Sie Benutzer- und Gruppenkonten erstellt haben, können Sie die Beziehungen zwischen ihnen anzeigen und drucken. Access gibt einen Bericht der Konten in der Arbeitsgruppe aus, der die Gruppen anzeigt, zu denen die einzelnen Benutzer gehören, und die Benutzer, die zu den einzelnen Gruppen gehören.

Starten des User-Level-Sicherheits-Assistenten

1. Öffnen Sie die .mdb- oder MDE-Datei, die Sie verwalten möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Verwalten auf den Pfeil unter Benutzer und Berechtigungen, und klicken Sie dann auf Sicherheits-Assistent auf Benutzerebene.

3. Führen Sie die Schritte auf jeder Seite aus, um den Assistenten abzuschließen.

   Hinweise: 

   • Der User-Level-Sicherheits-Assistent erstellt eine Sicherungskopie der aktuellen Access-Datenbank mit demselben Namen und einer .bak Dateinamenerweiterung und wendet dann Sicherheitsmaßnahmen für die ausgewählten Objekte in der aktuellen Datenbank an.

   • Wenn Ihre aktuelle Access-Datenbank vba-Code mithilfe eines Kennworts schützt, werden Sie vom Assistenten zur Eingabe des Kennworts aufgefordert, das Sie eingeben müssen, damit der Assistent den Vorgang erfolgreich abschließen kann.

   • Alle Kennwörter, die Sie über den Assistenten erstellen, werden im Bericht des User-Level-Sicherheits-Assistenten ausgegeben, der gedruckt wird, wenn Sie die Verwendung des Assistenten abgeschlossen haben. Sie sollten diesen Bericht an einem sicheren Ort aufbewahren. Sie können diesen Bericht verwenden, um Ihre Arbeitsgruppendatei neu zu erstellen, wenn sie verloren geht oder beschädigt ist.

Speichern Sie eine Kopie der Datei im . ACCDB-Format

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Die Backstage-Ansicht wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf der linken Seite auf Freigeben.

3. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Datenbank speichern unter, und klicken Sie dann auf Access Database (*.accdb).

   Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

4. Verwenden Sie die Liste Speichern in , um einen Speicherort zu finden, an dem die konvertierte Datenbank gespeichert werden soll.

5. Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option Access 2007-2016-Datenbank (*.accdb) aus.

6. Klicken Sie auf Speichern.