Verschieben von Daten aus Excel in Access

Schritt 1: Importieren von Daten aus Excel in Access

Das Importieren von Daten ist ein Vorgang, der viel reibungsloser ablaufen kann, wenn Sie sich etwas Zeit zum Vorbereiten und Bereinigen Ihrer Daten nehmen. Das Importieren von Daten ist wie das Verschieben in ein neues Zuhause. Wenn Sie Ihre Besitztümer bereinigen und organisieren, bevor Sie umziehen, ist es viel einfacher, sich in Ihrem neuen Zuhause niederzulassen.

Bereinigen Der Daten vor dem Import

Bevor Sie Daten in Access importieren, ist es in Excel eine gute Idee:

• Konvertieren Sie Zellen, die nicht atomare Daten (d. h. mehrere Werte in einer Zelle) in mehrere Spalten enthalten. Beispielsweise sollte eine Zelle in einer Spalte "Skills", die mehrere Skillwerte enthält, z. B. "C#-Programmierung", "VBA-Programmierung" und "Webdesign", in separate Spalten aufgeteilt werden, die jeweils nur einen Skillwert enthalten.

• Verwenden Sie den Befehl TRIM, um führende, nachfolgende und mehrere eingebettete Leerzeichen zu entfernen.

• Entfernen Sie nicht druckbare Zeichen.

• Suchen und Beheben von Rechtschreib- und Interpunktionsfehlern.

• Entfernen Sie doppelte Zeilen oder doppelte Felder.

• Stellen Sie sicher, dass Datenspalten keine gemischten Formate enthalten, insbesondere Zahlen, die als Text formatiert sind, oder Datumsangaben, die als Zahlen formatiert sind.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Excel-Hilfethemen:

• Die zehn besten Methoden zum Bereinigen von Daten

• Filtern nach eindeutigen Werten und Entfernen von doppelten Werten

• Konvertieren von Zahlen, die als Text gespeichert wurden

• Konvertieren von Datumsangaben, die als Text gespeichert wurden, in Datumswerte

Auswählen des besten Datentyps beim Importieren

Während des Importvorgangs in Access möchten Sie gute Entscheidungen treffen, damit Sie nur wenige (falls vorhanden) Konvertierungsfehler erhalten, die einen manuellen Eingriff erfordern. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wie Excel-Zahlenformate und Access-Datentypen konvertiert werden, wenn Sie Daten aus Excel in Access importieren, und enthält einige Tipps zu den besten Datentypen, die im Import Spreadsheet-Assistenten ausgewählt werden können.

Sobald sich die Daten in Access befindet, können Sie die Excel-Daten löschen. Vergessen Sie nicht, die ursprüngliche Excel-Arbeitsmappe zuerst zu sichern, bevor Sie sie löschen.

Weitere Informationen finden Sie im Access-Hilfethema Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Automatisches Anfügen von Daten auf einfache Weise

Ein häufiges Problem, das Excel-Benutzer haben, ist das Anfügen von Daten mit den gleichen Spalten an ein großes Arbeitsblatt. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über eine Lösung für die Ressourcennachverfolgung, die in Excel begonnen hat, jetzt aber dateien aus vielen Arbeitsgruppen und Abteilungen umfasst. Diese Daten können sich in verschiedenen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen oder in Textdateien befinden, die Datenfeeds aus anderen Systemen sind. Es gibt keinen Benutzeroberflächenbefehl oder eine einfache Möglichkeit, ähnliche Daten in Excel anzufügen.

Die beste Lösung besteht darin, Access zu verwenden, in dem Sie Mithilfe des Assistenten zum Importieren von Kalkulationstabellen ganz einfach Daten in eine Tabelle importieren und anfügen können. Darüber hinaus können Sie viele Daten an eine Tabelle anfügen. Sie können die Importvorgänge speichern, sie als geplante Microsoft Outlook-Aufgaben hinzufügen und sogar Makros verwenden, um den Prozess zu automatisieren.

Schritt 2: Normalisieren von Daten mithilfe des Tabellenanalyse-Assistenten

Auf den ersten Blick mag es eine entmutigende Aufgabe erscheinen, den Prozess der Normalisierung Ihrer Daten zu durchlaufen. Glücklicherweise ist das Normalisieren von Tabellen in Access ein Prozess, der dank des Tabellenanalyse-Assistenten viel einfacher ist.

1. Ausgewählte Spalten in eine neue Tabelle ziehen und automatisch Beziehungen erstellen

2. Verwenden Sie Schaltflächenbefehle, um eine Tabelle umzubenennen, einen Primärschlüssel hinzuzufügen, eine vorhandene Spalte zu einem Primärschlüssel zu machen und die letzte Aktion rückgängig zu machen.

Mit diesem Assistenten können Sie folgende Aktionen ausführen:

• Konvertieren Sie eine Tabelle in eine Gruppe kleinerer Tabellen, und erstellen Sie automatisch eine Primär- und Fremdschlüsselbeziehung zwischen den Tabellen.

• Fügen Sie einem vorhandenen Feld, das eindeutige Werte enthält, einen Primärschlüssel hinzu, oder erstellen Sie ein neues ID-Feld, das den Datentyp AutoWert verwendet.

• Erstellen Sie automatisch Beziehungen, um die referenzielle Integrität mit kaskadierenden Updates zu erzwingen. Kaskadierende Löschvorgänge werden nicht automatisch hinzugefügt, um das versehentliche Löschen von Daten zu verhindern, aber Sie können später problemlos kaskadierende Löschvorgänge hinzufügen.

• Durchsuchen Sie neue Tabellen nach redundanten oder doppelten Daten (z. B. denselben Kunden mit zwei unterschiedlichen Telefonnummern), und aktualisieren Sie diese nach Bedarf.

• Sichern Sie die ursprüngliche Tabelle, und benennen Sie sie um, indem Sie "_OLD" an ihren Namen anfügen. Anschließend erstellen Sie eine Abfrage, die die ursprüngliche Tabelle mit dem ursprünglichen Tabellennamen rekonstruiert, sodass alle vorhandenen Formulare oder Berichte, die auf der ursprünglichen Tabelle basieren, mit der neuen Tabellenstruktur funktionieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Normalisieren Ihrer Daten mithilfe von Table Analyzer.

Schritt 3: Herstellen einer Verbindung mit Access-Daten aus Excel

Nachdem die Daten in Access normalisiert wurden und eine Abfrage oder Tabelle erstellt wurde, die die ursprünglichen Daten rekonstruiert, ist es eine einfache Sache, eine Verbindung mit den Access-Daten aus Excel herzustellen. Ihre Daten befinden sich jetzt in Access als externe Datenquelle und können daher über eine Datenverbindung mit der Arbeitsmappe verbunden werden. Dabei handelt es sich um einen Informationscontainer, der zum Suchen, Anmelden bei und Zugreifen auf die externe Datenquelle verwendet wird. Verbindungsinformationen werden in der Arbeitsmappe gespeichert und können auch in einer Verbindungsdatei gespeichert werden, z. B. in einer ODC-Datei (Odc-Dateierweiterung) oder in einer Datenquellennamendatei (DSN-Erweiterung). Nachdem Sie eine Verbindung mit externen Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe auch automatisch aus Access aktualisieren (oder aktualisieren), wenn die Daten in Access aktualisiert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten aus externen Datenquellen (Power Query).

Abrufen Ihrer Daten in Access

Dieser Abschnitt führt Sie durch die folgenden Phasen der Normalisierung Ihrer Daten: Aufteilen von Werten in den Spalten Salesperson und Address in die unteilbarsten Teile, Trennen verwandter Themen in eigene Tabellen, Kopieren und Einfügen dieser Tabellen aus Excel in Access, Erstellen von Schlüsselbeziehungen zwischen den neu erstellten Access-Tabellen und Erstellen und Ausführen einer einfachen Abfrage in Access, um Informationen zurückzugeben.

Beispieldaten in nicht normalisierter Form

Das folgende Arbeitsblatt enthält nicht atomare Werte in den Spalten Salesperson und Address. Beide Spalten sollten in zwei oder mehr separate Spalten aufgeteilt werden. Dieses Arbeitsblatt enthält auch Informationen zu Verkäufern, Produkten, Kunden und Bestellungen. Diese Informationen sollten auch weiter nach Thema in separate Tabellen aufgeteilt werden.

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