Importér eller opret kæde til data i en tekstfil

Denne artikel indeholder

• Om tekstfiler og understøttede filformater

• Importér data fra en tekstfil

• Hvad mere skal jeg vide om at importere?

• Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel

• Opret en kæde til en tekstfil

• Fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabel

Om tekstfiler og understøttede filformater

En tekstfil indeholder uformaterede læsbare tegn, som f.eks. bogstaver og tal, og specialtegn, som f.eks. indryk, linjeskift og vognreturer. Access understøtter følgende filtypenavne: .txt, .csv, .asc og .tab.

Hvis du vil bruge en tekstfil som kildefil til import eller sammenkædning, skal indholdet i filen være organiseret på en sådan måde, at guiderne til import og sammenkædning kan opdele indholdet i et sæt af poster (rækker) og i en samling af felter (kolonner). Tekstfiler, der er organiseret korrekt, kan kategoriseres som to typer:

• Filer med skilletegn    I en fil med skilletegn vises hver post på en separat linje, og felterne er adskilt med et enkelt tegn, der kaldes afgrænseren. Afgrænseren kan være ethvert tegn, der ikke vises i feltværdierne, som f.eks. et indryk, et semikolon, et komma, et mellemrum osv. Følgende er et eksempel på en kommasepareret tekst.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Filer med fast bredde     I en fil med fast bredde vises hver post på en separat linje, og bredden af hvert felt forbliver ensartet på tværs af poster. Det første felt for alle poster har f.eks. altid 7 tegn, det andet felt for alle poster har altid 12 tegn osv. Hvis den faktiske længde på en feltværdi varierer fra post til post, skal der føjes efterstillede mellemrumstegn til de værdier, der ikke har den nødvendige bredde. Følgende er et eksempel på en tekst med fast bredde.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Toppen af siden

Importér data fra en tekstfil

Hvis du ønsker at gemme visse eller alle data fra en tekstfil i en Access-database, skal du importere indholdet af filen til en ny tabel eller føje dataene til en eksisterende tabel. Du kan få vist og redigere de importerede data, og de ændringer, du foretager i dataene, vil ikke påvirke kildetekstfilen.

Under importhandlingen kan du angive, hvordan kildefilen er organiseret, og om du vil oprette en ny tabel eller føje dataene til en eksisterende tabel.

I slutningen af importen kan du vælge at gemme oplysningerne om importen som en specifikation. Med en importspecifikation kan du gentage handlingen på et senere tidspunkt, uden at du behøver at gennemgå guiden Tekstimport hver gang.

Forbered kildefilen

1. Åbn kildetekstfilen i en teksteditor som f.eks. Notesblok.

   Bemærk!: Du kan kun importere én tekstfil under en import. Hvis du vil importere flere filer, skal du gentage importen for hver enkelt fil.

2. Gennemse indholdet af kildetekstfilen, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i denne tabel.

   Element	Beskrivelse
   Afgrænset eller fast bredde	Kontrollér, at filen konsekvent følger et af formaterne. Hvis filen er afgrænset, skal du identificere afgrænseren. Hvis filen indeholder felter med fast bredde, skal du sikre dig, at hvert felt har den samme bredde i hver post.
   Tekstkvalifikatorer	Nogle afgrænsede filer kan indeholde feltværdier, som er omsluttet af enkelte eller dobbelte anførselstegn, sådan som det er vist her: "Pernille Halberg",25,4-5-2017,"New York" "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago" Det tegn, der omslutter en feltværdi, kaldes en tekstkvalifikator. Tekstkvalifikatorer er ikke påkrævet, men de er afgørende, hvis et af følgende gælder: Feltafgrænseren vises som en del af feltværdierne. Hvis et komma f.eks. bruges som feltafgrænser, og New York, Chicago er en gyldig feltværdi, skal du omslutte værdierne med et par kvalifikatorer som i dette eksempel: "New York, Chicago" Du ønsker, at Access skal behandle ikke-tekstværdier, f.eks. 0452934 og 0034539, som tekstværdier og gemme dem i et tekstfelt. Under importen kan du angive, om filen anvender en kvalifikator, og hvis det er tilfældet, skal du angive det tegn, der fungerer som kvalifikator. Sørg for, at der bruges den samme tekstkvalifikator i hele filen, og at kun tekstværdier er omsluttet af et par af kvalifikatorer.
   Antal felter	Antallet af kildefelter må ikke overstige 255 – Access understøtter ikke mere end 255 felter i en tabel.
   Ignorer poster og værdier	Hvis du kun er interesseret i en del af tekstfilen, kan du redigere kildefilen, før du starter importen. Du kan ikke springe poster over under importen. Hvis du føjer dataene til en ny tabel, kan du springe visse felter over, men denne indstilling er ikke tilgængelig, hvis du føjer indholdet til en eksisterende tabel. Når du føjer data til en eksisterende tabel, skal strukturen i kildedataene stemme overens med strukturen i destinationstabellen. Med andre ord skal kildedataene have det samme antal kolonner som destinationstabellen, og datatyperne for kildedataene skal stemme overens med datatyperne i destinationstabellen.
   Tomme linjer og felter	Slet alle overflødige tomme linjer i filen. Hvis der forekommer tomme felter, skal du prøve at tilføje de data, der mangler. Hvis du vil føje posterne til en eksisterende tabel, skal du sikre dig, at det tilsvarende felt i tabellen accepterer null-værdier. Et felt accepterer null-værdier, hvis feltegenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker null-værdier.
   Overflødige tegn	Gennemse filen, og fjern ekstra tegn, f.eks. tabulatorer, linjeskift og vognretur.
   Datatyper	For at undgå fejl under importen skal du sørge for, at alle felterne i kildefilen indeholder samme type data i hver linje. Access gennemsøger de første 25 rækker i en fil for at bestemme datatypen for felterne i tabellen. Vi anbefaler, at du sørger for, at de første 25 kilderækker ikke blander værdier med forskellige datatyper i nogen af felterne. Sørg også for, at ikke-tekstværdier, der skal behandles som tekstværdier, omsluttes af enkelte eller dobbelte anførselstegn. Hvis kildefilen indeholder blandede værdier i rækkerne efter den 25. række, kan importen stadig springe dem over eller konvertere dem forkert. Hvis du vil have oplysninger om fejlfinding, skal du se Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel senere i denne artikel.
   Feltnavne	I afgrænsede tekstfiler, hvor filen ikke indeholder navnene på felterne, er det en god ide at placere dem i den første række. Under importen kan du angive, at Access skal behandle værdierne i den første række som feltnavne. Når du importerer tekstfiler med fast bredde, giver Access dig ikke mulighed for at bruge værdierne i den første række som feltnavnet. Bemærk!: Hvis du føjer en afgrænset tekstfil til en eksisterende tabel, skal du sikre dig, at navnet på hver enkelt kolonne er nøjagtigt det samme som navnet på det tilsvarende felt. Hvis kolonnenavnet ikke er identisk med navnet på det tilsvarende felt i tabellen, mislykkes importhandlingen. Du kan finde navnene på felterne ved at åbne destinationen i designvisningen i Access.

3. Luk kildefilen, hvis den er åben. Hvis kildefilen er åben, kan der opstå datakonverteringsfejl under importen.

Start importprocessen i Access

1. Åbn den Access-database, hvori de importerede data skal gemmes. Hvis du ikke vil gemme dataene i nogen af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database.

2. Inden du starter importhandlingen, skal du vælge, om dataene skal gemmes i en ny eller en eksisterende tabel i databasen.

   • Opret en ny tabel    Hvis du vælger at gemme dataene i en ny tabel, opretter Access en tabel, som de importerede data tilføjes. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, overskriver Access indholdet i tabellen med de importerede data.

   • Føj til en eksisterende tabel    Hvis du vil føje data til en eksisterende tabel, føjer importprocessen dataene til den angivne tabel.

     Når du fortsætter, skal du være opmærksom på, at de fejl, der opstår i forbindelse med tilføjelser, som regel skyldes, at kildedataene ikke passer til strukturen og feltindstillingerne i destinationstabellen. Du kan undgå disse fejl ved at åbne tabellen i designvisning og kontrollere følgende:

     • Første række    Hvis den første række af kildetekstfilen ikke indeholder feltnavne, skal du sikre dig, at placeringen og datatypen for hver kolonne svarer til dem i det tilsvarende felt i tabellen. I afgrænsede tekstfiler, hvor den første række indeholder kolonneoverskrifter, behøver rækkefølgen af kolonner og felter ikke at stemme overens, men navnet og datatypen for hver kolonne skal svare nøjagtigt til dem i dens tilsvarende felt. Når du importerer tekstfiler med fast bredde, giver Access dig ikke mulighed for at bruge værdierne i den første række som feltnavnet.

     • Manglende eller ekstra felter    Hvis der mangler et eller flere felter i destinationstabellen, skal du tilføje dem, inden du starter importhandlingen. Hvis destinationstabellen derimod indeholder felter, som ikke findes i kildefilen, behøver du ikke at slette dem fra tabellen, så længe de accepterer null-værdier.

       Tip!: Et felt accepterer null-værdier, hvis egenskabsfeltet Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker null-værdier.

     • Primær nøgle    Hvis tabellen indeholder et primær nøgle-felt, skal kildefilen indeholde en kolonne med værdier, der er kompatible med primær nøgle-feltet. Derudover skal de importerede nøgleværdier være entydige. Hvis en importeret post indeholder en primær nøgleværdi, der allerede findes i destinationstabellen, vises der en fejlmeddelelse under importhandlingen. Du skal redigere kildedataene, således at de indeholder entydige nøgleværdier, og derefter skal du starte importhandlingen igen.

     • Indekserede felter    Hvis egenskaben Indekseret for et felt i tabellen er angivet til Ja – ingen dubletter, skal den tilhørende kolonne i kildetekstfilen indeholde entydige værdier.

3. Placeringen af guiden til import/sammenkædning af tekst varierer en smule afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din Access-version:

   • Hvis du bruger den nyeste version af Microsoft 365-abonnementversionen af Access eller Access 2019, skal du på fanen Eksterne data i gruppen Importer og sammenkæd klikke på Ny datakilde > Fra fil > Tekstfil.

   • Hvis du bruger Access 2016, skal du klikke på Tekstfil i gruppen Importér & link under fanen Eksterne data.

4. Access åbner dialogboksen Hent eksterne data – Tekstfil.

   

5. Skriv navnet på filen i feltet Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data – Tekstfil.

6. Angiv, hvordan de importerede data skal gemmes.

   • Hvis du vil gemme dataene i en ny tabel, skal du vælge Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database. Du bliver bedt om at navngive tabellen på et senere tidspunkt.

   • Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du vælge Vedhæft en kopi af posterne til tabellen og derefter vælge en tabel på rullelisten.

     Bemærk!: Hvis du vil oprette en kæde til datakilden ved hjælp af en sammenkædet tabel, skal du læse afsnittet Opret kæde til en tekstfil senere i denne artikel.

7. Klik på OK.

   Access gennemsøger indholdet af filen og anbefaler, hvordan filen skal organiseres. Hvis filen anvender en afgrænser til at adskille felterne, skal du sikre dig, at indstillingen Afgrænset er valgt. Hvis filen har felter med fast bredde, skal du sikre dig, at indstillingen Fast bredde er valgt. Hvis du er usikker på, om filen har felter med fast bredde eller afgrænsede felter, skal du se forrige afsnit, Forbered kildefilen.

   Bemærk!: Hvis kildetekstfilen indeholder faner eller andre specialtegn, repræsenteres disse i guiden Tekstimport som små bokse mellem kolonnerne med data.

8. Klik på Næste.

   De oplysninger, der vises i guiden, afhænger af, om du vælger indstillingen Afgrænset eller indstillingen Fast bredde.

   Afgrænset

   Vælg eller angiv det tegn, der afgrænser feltværdierne – tabulator, semikolon, komma, mellemrum eller andet. Hvis filen bruger en tekstkvalifikator, skal du vælge enten det dobbelte anførselstegn (") eller det enkelte anførselstegn (') i feltet Tekstkvalifikator. Hvis den første række i kildefilen indeholder feltnavne, skal du markere afkrydsningsfeltet Første række indeholder feltnavne. Derefter skal du klikke på Næste.

   Fast bredde

   Guiden viser indholdet af filen. Hvis Access registrerer en kolonnestruktur i dataene, anbringes der lodrette linjer i dataene for at adskille felterne. Gennemse den struktur, der foreslås af guiden, og følg om nødvendigt vejledningen i guiden til at tilføje, fjerne eller justere linjerne. Klik derefter på Næste.

9. Hvis du vælger at tilføje dataene, kan du gå videre til trin 13. Hvis du vil importere dataene til en ny tabel, skal du klikke på Næste. På dette tidspunkt skal du gennemse de feltegenskaber, der vises i guiden.

   Bemærk!: Den side i guiden, hvor du kan angive oplysninger om de felter, du importerer, vises ikke, hvis du vil føje poster til en eksisterende tabel.

10. Klik på en kolonne i den nederste halvdel af siden i guiden for at få vist egenskaberne for det tilsvarende felt. Gennemse og ret evt. navnet og datatypen på destinationsfeltet.

    Access gennemser de første 25 rækker i hver kolonne for at foreslå standarddatatypen for det tilsvarende felt. Hvis der findes forskellige værdityper, som f.eks. tekstværdier og numeriske værdier, i de første 25 rækker af en kolonne, foreslår guiden en datatype, der er kompatibel med alle eller de fleste af kolonnens værdier – dette er ofte datatypen Tekst. Selvom du kan vælge en anden datatype, skal du huske, at værdier, der ikke er kompatible med den valgte datatype, enten bliver ignoreret eller konverteret forkert. Se sektionen Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel senere i denne artikel for at få flere oplysninger om at rette manglende eller forkerte værdier.

11. Hvis du vil oprette et indeks for feltet, skal egenskaben Indekseret sættes til Ja. Hvis du helt vil springe over en af kildekolonnerne, skal du markere afkrydsningsfeltet Importér ikke feltet (Spring over). Klik derefter på Næste.

12. Hvis posterne føjes til en ny tabel, beder guiden dig om at angive en primær nøgle for tabellen. Hvis du vælger Lad Access tilføje en primær nøgle, tilføjer Access et autonummereringsfelt som første felt i destinationstabellen og udfylder det automatisk med entydige id-værdier startende med værdien 1. Klik derefter på Næste.

    Bemærk!: Den side i guiden, hvor du kan angive oplysninger om de felter, du importerer, vises ikke, hvis du vil føje poster til en eksisterende tabel.

13. Access viser den sidste side i guiden. Hvis du importerer poster til en ny tabel, skal du angive et navn på destinationstabellen. Skriv et navn på tabellen i feltet Importér til tabel. Hvis tabellen allerede findes, bliver du spurgt, om du vil overskrive det eksisterende indhold i tabellen. Klik på Ja for at fortsætte eller på Nej, hvis du vil angive et andet navn på destinationstabellen.

    Hvad bruges knappen Avanceret til?

    Knappen Avanceret i guiden Tekstimport kan bruges til at oprette eller åbne en importspecifikation i et format, der bruges i tidligere versioner af Access. Medmindre du har importspecifikationer fra tidligere versioner af Access, anbefaler vi, at du ikke bruger knappen Avanceret . Hvis du vil gemme oplysningerne i denne importhandling, kan du i stedet læse mere om denne fremgangsmåde i næste afsnit.

14. Klik på Udfør for at importere dataene.

    Access forsøger at importere dataene. Hvis nogen af dataene importeres, viser guiden en dialogboks, der viser status for importhandlingen. Omvendt, hvis handlingen helt mislykkes, vises fejlmeddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen.

15. Åbn destinationstabellen i dataarkvisning. Sammenlign dataene i tabellen med kildefilerne, og kontrollér, at dataene vises korrekt.

Hvad mere skal jeg vide om at importere?

• Du kan få mere at vide om, hvordan du gemmer detaljerne om din import i en specifikation, som du kan genbruge senere, i artiklen Gem oplysningerne om en import- eller eksporthandling som en specifikation.

• Få mere at vide om, hvordan du kører gemte importspecifikationer, i artiklen Kør en gemt import- eller eksporthandling.

• Få mere at vide om, hvordan du får specifikationer til at køre på bestemte tidspunkter, i artiklen Planlæg en import- eller eksporthandling.

• Få mere at vide om, hvordan du ændrer specifikationens navn, sletter specifikationer eller opdaterer navnene på specifikationers kildefiler, i artiklen Administrer dataopgaver.

Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel

Hvis du ser meddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen, blev der overhovedet ikke importeret nogen data under handlingen. Hvis der derimod vises en side, hvor du kan vælge at gemme oplysningerne om handlingen, blev alle eller nogle af dataene importeret. Statusmeddelelsen angiver desuden navnet på den fejllogtabel, der indeholder oplysninger om de eventuelle fejl, som opstod under importen.

Det er vigtigt at bemærke, at du bør kontrollere, at indholdet i tabellen og tabelstrukturen er korrekt, inden tabellen bruges, selvom statusmeddelelsen angiver, at importhandlingen er blevet gennemført.

Åbn destinationstabellen i dataarkvisning for at kontrollere, om alle dataene blev føjet korrekt til tabellen. Derefter skal du åbne tabellen i designvisning for at se datatypen og andre egenskabsindstillinger for felterne.

I tabellen nedenfor beskrives de trin, du kan udføre for at løse problemer med manglende eller forkerte værdier.

Du får muligvis brug for at gennemse fejllogtabellen fra den sidste side i guiden i dataarkvisningen. Tabellen har tre felter – Fejl, Felt og Række. Hver række indeholder oplysninger om en bestemt fejl, og du kan bruge oplysningerne i feltet Fejl til at udføre en fejlfinding.

Komplet liste over fejlstrenge og tip til fejlfinding

Toppen af siden

Opret en kæde til en tekstfil

Du bruger sammenkædning til at oprette forbindelse til data i en anden fil uden at importere dem – ved at gøre det kan du få vist de nyeste data i både det oprindelige program og i Access-filen uden at oprette og vedligeholde en kopi i Access. Hvis du ikke vil kopiere indholdet af tekstfilen til din Access-database, men stadig vil køre forespørgsler og generere rapporter, der er baseret på data, skal du oprette en kæde til tekstfilen i stedet for at importere den.

Når du opretter en kæde til en tekstfil, opretter Access en ny tabel, der er sammenkædet med kildefilen. De ændringer, du foretager i kildefilen, afspejles i den sammenkædede tabel, men du kan ikke redigere indholdet af den tilsvarende tabel i Access. Hvis du vil foretage ændringer i indholdet eller strukturen for dataene, skal du åbne kildefilen og foretage ændringer i den.

Fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabel

Selvom du får vist meddelelsen Tabellen [navn] er sammenkædet med filen..., skal du stadig åbne tabellen i dataarkvisning og kontrollere, at der vises alle de korrekte data i rækkerne og kolonnerne.

Hvis der forekommer fejl eller forkerte værdier i tabellen, skal du benytte den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel, og derefter udføre sammenkædningen igen. Husk, at du ikke kan føje værdierne direkte til den sammenkædede tabel, fordi tabellen er skrivebeskyttet.

Toppen af siden