Når du kører en import- eller eksportguide i Access, kan du gemme de indstillinger, du har brugt som en specifikation, så du kan gentage importen eller eksporten når som helst.
Først skal du køre en import eller eksport for at gemme en specifikation. Du kan dog bruge en eksisterende specifikation for en handling, du aldrig har foretaget før, hvis denne handling opfylder en af følgende betingelser:
-
Hvis den eneste forskel mellem den handling, du vil køre, og en eksisterende specifikation er navnet på kildefilen (i tilfælde af en import) eller destinationsfilen (i tilfælde af en eksport), kan du ændre navnet på kilde- eller destinationsfilen, der er nævnt i den eksisterende specifikation, og derefter køre specifikationen.
-
Hvis du skal eksportere formaterede data, og den eneste forskel mellem den handling, du vil udføre, og en eksisterende specifikation er kolonne- eller filterindstillingerne, kan du ændre disse indstillinger i specifikationen. De aktuelle kolonne- og filterindstillinger afgør altid, hvad der bliver eksporteret, i stedet for de indstillinger, der var gældende på det tidspunkt, hvor specifikationen blev oprettet.
Kør en gemt import- eller eksportspecifikation fra Access
Når du gemmer oplysninger som en specifikation, skal du udføre følgende trin, når du vil gentage handlingen.
Kør specifikationen
-
Åbn den Access-database, der indeholder specifikationen, hvis den ikke allerede er åben. Når du kører en importspecifikation, er den aktuelle database destinationsdatabasen. Når du kører en eksportspecifikation, er den aktuelle database kildedatabasen.
-
Hvis specifikationen eksporterer formaterede data til en Excel-projektmappe eller et Word-dokument, skal du åbne objektet og sørge for, at de felter, du vil eksportere, ikke er skjult i visningen. Du skal også gennemgå filterindstillingerne for at sikre dig, at alle de poster, du vil eksportere, kan ses i visningen.
-
På fanen Eksterne data skal du klikke på enten Gemte importer eller Gemte eksporter for at åbne dialogboksen Administrer dataopgaver.
-
I dialogboksen Administrer dataopgaver på fanen Gemte importer eller Gemte eksporter skal du klikke på den specifikation, du vil køre.
-
Hvis du vil ændre kildefilen (når du kører en import) eller destinationsfilen (når du kører en eksport), skal du klikke på filens sti for at redigere den.
Det er vigtigt at bemærke, at du kan ændre kilde- eller destinationsfilerne, men den nye fil, du angiver, skal opfylde alle nødvendige krav for at kunne fuldføre handlingen.
-
Før du kører klikker på Kør, skal du sørge for, at kilde- og destinationsfilerne findes, at kildedataene er klar til at blive importeret, og at handlingen ikke ved et uheld overskriver nogen data i destinationsfilen. Gør, hvad du plejer for at sikre en vellykket, guidebaseret handling inden du kører en gemt specifikation.
-
Klik på Kør.
Access viser en meddelelse, som giver dig status for handlingen. Hvis handlingen mislykkedes, skal du foretage en fejlfinding på samme måde, som du ville gøre, hvis du brugte guiden.
Tip!: Hvis meddelelsen ikke angiver årsagen til fejlen, skal du prøve at starte import- eller eksportguiden og gennemgå dialogboksene for at udføre den samme handling.
Kør en gemt import- eller eksportspecifikation fra Outlook
Hvis du har konfigureret specifikationen som en Outlook-opgave, kan du starte handlingen fra Outlook.
Bemærk!: Når du kører specifikationen fra Outlook, kan du ikke ændre stien eller navnet på den eksterne fil i specifikationen, før du starter handlingen. Hvis du vil ændre filnavnet i specifikationen, skal du starte handlingen fra Access i stedet for som en opgave fra Outlook.
Før du starter handlingen i Outlook, skal du sikre dig, at Access er installeret på computeren, og at kilde- og destinationsfilerne findes. Gør, hvad du plejer for at sikre en vellykket, guidebaseret handling inden du kører en gemt specifikation.
Kør specifikationen
-
Start Outlook, og klik på Opgaver i navigationsruden. Dobbeltklik på opgaven for at åbne den.
-
På fanen Opgaver i gruppen Microsoft Office Access skal du klikke på Kør import eller Kør eksport. Klik på OK på bekræftelsesmeddelelsen.
Hvis handlingen kører, vises der ingen meddelelse. Hvis handlingen mislykkes, viser Access en meddelelse, der angiver den sandsynlige årsag til fejlen. Prøv at foretage en fejlfinding på samme måde, som du ville gøre, hvis du brugte guiden.
Tip!: Hvis meddelelsen ikke angiver årsagen til fejlen, skal du prøve at starte import- eller eksportguiden og gennemgå dialogboksene for at udføre den samme handling.
Hvad mere skal jeg vide?
-
Få mere at vide om, hvordan du får specifikationer til at køre på bestemte tidspunkter, i artiklen Planlæg en import- eller eksporthandling.
-
Få mere at vide om, hvordan du ændrer specifikationens navn, sletter specifikationer eller opdaterer navnene på specifikationers kildefiler, i artiklen Administrer dataopgaver.
