Forkert stavede ord, efterstillede mellemrum, uønskede præfikser, forkert brug af små og store bogstaver og tegn, som ikke udskrives, giver et dårligt førstehåndsindtryk. Og det er ikke engang en fyldestgørende liste over måder, dine data kan beskadiges på. Rul ærmerne op. Det er tid til en forårsrengøring i dine regneark med Microsoft Excel.
Du har ikke altid kontrol over formatet og typen af data, du importerer fra en ekstern datakilde, f.eks. en database, en tekstfil eller en webside. Før du kan analysere dataene, skal du ofte rydde op i dem. Heldigvis har Excel mange funktioner, der kan hjælpe dig med at få data i det nøjagtige format, du ønsker. Nogle gange er opgaven ligetil, og der er en bestemt funktion, der gør arbejdet for dig. Du kan f.eks. nemt bruge Stavekontrol til at rydde op i forkert stavede ord i kolonner, der indeholder kommentarer eller beskrivelser. Hvis du vil fjerne dublerede rækker, kan du hurtigt gøre dette ved hjælp af dialogboksen Fjern dubletter .
På andre tidspunkter kan det være nødvendigt at manipulere en eller flere kolonner ved hjælp af en formel til at konvertere de importerede værdier til nye værdier. Hvis du f.eks. vil fjerne efterstillede mellemrum, kan du oprette en ny kolonne for at rydde dataene ved hjælp af en formel, udfylde den nye kolonne, konvertere den nye kolonnes formler til værdier og derefter fjerne den oprindelige kolonne.
De grundlæggende trin til at rense data er som følger:
-
Importér dataene fra en ekstern datakilde.
-
Opret en sikkerhedskopi af de oprindelige data i en separat projektmappe.
-
Sørg for, at dataene er i tabelform bestående af rækker og kolonner med: ensartede data i hver kolonne, alle kolonner og rækker synlige og ingen tomme rækker i området. Du får de bedste resultater, hvis du bruger en Excel-tabel.
-
Udfør opgaver, der ikke kræver kolonnemanipulation først, f.eks. stavekontrol eller brug af dialogboksen Søg og erstat.
-
Dernæst skal udføre opgaver, der kræver kolonnemanipulation. De generelle trin til at manipulere en kolonne er følgende:
-
Indsæt en ny kolonne (B) ved siden af den oprindelige kolonne (A), der skal renses.
-
Tilføj en formel, der transformerer dataene, øverst i den nye kolonne (B).
-
Udfyld med formlen nedad i den nye kolonne (B). Der oprettes automatisk en beregnet kolonne med værdier udfyldt nedad i en Excel-tabel.
-
Markér den nye kolonne (B), kopiér den, og sæt den derefter ind som værdier i den nye kolonne (B).
-
Fjern den oprindelige kolonne (A), hvilket konverterer den nye kolonne fra B til A.
-
Hvis du jævnligt vil rense den samme datakilde, skal du overveje at indspille en makro eller skrive kode for at automatisere hele processen. Der er også en række eksterne tilføjelsesprogrammer skrevet af tredjepartsudbydere af leverandører, der er angivet i sektionen Tredjepartsudbydere, som du kan overveje at bruge, hvis du ikke selv har tiden eller ressourcerne til at automatisere processen.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser, hvordan du bruger kommandoen Udfyld. |
|
|
Opret og formatér tabeller Tilpas størrelsen på en tabel ved at tilføje eller fjerne rækker og kolonner Brug beregnede kolonner i en Excel-tabel |
Vis, hvordan du opretter en Excel-tabel og tilføjer eller sletter kolonner eller beregnede kolonner. |
|
Viser flere måder til at automatisere gentagne opgaver ved hjælp af en makro. |
Du kan ikke kun bruge stavekontrol til at finde forkert stavede ord, men også til at finde værdier, der ikke anvendes på en ensartet måde, f.eks. produkt- eller firmanavne, ved at føje disse værdier til en brugerordbog.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser, hvordan du kan rette forkert stavede ord i et regneark. |
|
|
Forklarer, hvordan du bruger brugerordbøger. |
Dublerede rækker er et almindeligt problem, når du importerer data. Det er en god ide starte med at filtrere for entydige værdier for at bekræfte, at resultaterne er, som du ønsker, før du fjerner dublerede værdier.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser to tæt beslægtede procedurer: hvordan du filtrerer for entydige rækker og fjerner dublerede rækker. |
Det kan være en god ide at fjerne en almindelig foranstillet streng, f.eks. et navn efterfulgt af et kolon og mellemrum eller et suffiks, f.eks. et parentestisk udtryk i slutningen af strengen, der er forældet eller overflødigt. Du kan gøre dette ved at finde forekomster af den pågældende tekst og derefter erstatte den uden tekst eller anden tekst.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Kontrollér, om en celle indeholder tekst (der skelnes ikke mellem små og store bogstaver) Kontrollér, om en celle indeholder tekst (der skelnes mellem små og store bogstaver) |
Viser, hvordan du kan bruge kommandoen Søg og flere funktioner til at søge efter tekst. |
|
Viser, hvordan du kan bruge kommandoen Erstat og flere funktioner til at fjerne tekst. |
|
|
Vis hvordan man bruger dialogboksene Søg og Erstat. |
|
|
FIND, FINDB SØG OG SØGB ERSTAT, ERSTATB UDSKIFT VENSTRE, VENSTREB HØJRE, HØJREB LÆNGDE, LÆNGDEB MIDT, MIDTB |
Disse er de funktioner, du kan bruge til at udføre forskellige strengmanipulationsopgaver såsom at søge efter og erstatte en understreng i en streng, udtrække dele af en streng eller fastlægge længden af en streng. |
Nogle gange kommer tekst i en blandet taske, især når det gælder tekst. Ved hjælp af en eller flere af de tre funktioner til store og små bogstaver kan du konvertere tekst til små bogstaver, f.eks. mailadresser, store bogstaver, f.eks. produktkoder eller stort forbogstav, f.eks. navne eller bogtitler.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser, hvordan du bruger de tre funktioner til store/små bogstaver. |
|
|
Konverterer alle store bogstaver i en tekststreng til små bogstaver. |
|
|
Konverterer det første bogstav i en tekststreng og bogstaver i tekst efter tegn, der ikke er bogstaver, til stort bogstav. Konverterer alle andre bogstaver til små bogstaver. |
|
|
Konverterer tekst til store bogstaver. |
Nogle gange indeholder tekstværdier foranstillede, efterstillede eller flere integrerede mellemrumstegn (Unicode tegnsætværdierne 32 og 160) eller tegn, der ikke udskrives (Unicode-tegnsætværdierne 0 til 31, 127, 129, 141, 143, 144 og 157). Disse tegn kan nogle gange medføre uventede resultater, når du sorterer, filtrerer eller søger. I den eksterne datakilde kan brugerne f.eks. lave typografiske fejl ved utilsigtet at tilføje ekstra mellemrumstegn, eller importerede tekstdata fra eksterne kilder kan indeholde tegn, der ikke udskrives, som er integreret i teksten. Da disse tegn ikke er lette at bemærke, kan de uventede resultater være svære at forstå. Hvis du vil fjerne disse uønskede tegn, kan du bruge en kombination af funktionerne FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE og UDSKIFT.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Returnerer en numerisk kode for det første tegn i en tekststreng |
|
|
Fjerner de første 32 tegn, der ikke kan udskrives, i 7-bit ASCII-koden (værdierne 0 til 31) fra teksten. |
|
|
Fjerner 7-bit ASCII-mellemrumstegnet (værdi 32) fra teksten. |
|
|
Du kan bruge funktionen UDSKIFT til at erstatte de højeste Unicode-tegnværdier (værdierne 127, 129, 141, 143, 144, 157 og 160) med 7-bit ASCII-tegn, som funktionerne TRIM og RENS blev udviklet til. |
Der er to primære problemer med tal, som muligvis kræver, at du renser dataene: hvis tallet utilsigtet er blevet importeret som tekst, og det negative tegn skal ændres til standarden for organisationen.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser, hvordan du konverterer tal, der er formateret og gemt i celler som tekst, hvilket kan medføre problemer med beregninger eller forårsage forvirrende sorteringsrækkefølger, til talformat. |
|
|
Konverterer et tal til tekstformat og anvender et valutasymbol. |
|
|
Konverterer en værdi til tekst i et bestemt talformat. |
|
|
Afrunder et tal til et angivet antal decimaler, formaterer tallet i decimalformat med komma og punktummer og returnerer resultatet som tekst. |
|
|
Konverterer en tekststreng, der repræsenterer et tal, til et tal. |
Fordi der er så mange forskellige datoformater, og fordi disse formater kan forveksles med delkoder for tal/bogstaver eller andre strenge, der indeholder skråstreger eller bindestreger, skal datoer og klokkeslæt ofte konverteres og omformateres.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Skift datosystem, format eller fortolkning af tocifret årstal |
Beskriver, hvordan datosystemet fungerer i Office Excel. |
|
Viser, hvordan du konverterer mellem forskellige klokkeslætsenheder. |
|
|
Viser, hvordan du konverterer datoer, der er formateret og gemt i celler som tekst, hvilket kan medføre problemer med beregninger eller forårsage forvirrende sorteringsrækkefølger, til datoformat. |
|
|
Returnerer det sekventielle serienummer, der repræsenterer en bestemt dato. Hvis celleformatet var Generelt, før funktionen blev anvendt, formateres resultatet som en dato. |
|
|
Konverterer en dato i form af tekst til et serienummer |
|
|
Returnerer decimaltallet for et bestemt klokkeslæt. Hvis celleformatet var Generelt, før funktionen blev anvendt, formateres resultatet som en dato. |
|
|
Returnerer decimaltallet for det klokkeslæt, der repræsenteres af en tekststreng. Decimaltallet er en værdi mellem 0 (nul) og 0,99999999, der repræsenterer klokkeslæt mellem 00:00:00 og 23:59:59. |
En almindelig opgave efter import af data fra en ekstern datakilde er enten at flette to eller flere kolonner i én eller opdele én kolonne i to eller flere kolonner. Du kan f.eks. opdele en kolonne, der indeholder et fuldt navn, i et for- og efternavn. Eller du ønsker måske at opdele en kolonne, der indeholder et adressefelt, i separate postnummerkolonner. Det omvendte kan også være sandt. Det kan være en god ide at flette kolonnen Fornavn og Efternavn sammen med kolonnen Fulde navn eller kombinere separate adressekolonner i én kolonne. Andre fælles værdier, der kan kræve fletning i én kolonne eller opdeling i flere kolonner, omfatter produktkoder, filstier og IP-adresser (Internet Protocol).
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Kombiner for- og efternavne Kombiner tekst og tal Kombiner tekst med en dato eller et klokkeslæt Kombiner to eller flere kolonner ved hjælp af en funktion |
Vis typiske eksempler på at kombinere værdier fra to eller flere kolonner. |
|
Opdel tekst i forskellige kolonner med guiden Konverter tekst til kolonner |
Viser, hvordan du bruger denne guide til at opdele kolonner baseret på forskellige almindelige afgrænsere. |
|
Viser, hvordan du bruger funktionerne VENSTRE, MIDT, HØJRE, SØG OG LÆNGDE til at opdele en navnekolonne i to eller flere kolonner. |
|
|
Viser, hvordan du kan bruge funktionen SAMMENKÆDNING, operatoren & (og-tegn) og guiden Konverter tekst til kolonner. |
|
|
Viser, hvordan du bruger kommandoerne Flet celler, Flet på tværs og Flet og centrer. |
|
|
Sammenkæder to eller flere tekststrenge i én tekststreng. |
De fleste analyse- og formateringsfunktioner i Office Excel antager, at dataene findes i en enkelt, flad todimensionel tabel. Nogle gange vil du måske gøre rækkerne til kolonner og kolonnerne til rækker. Andre gange er dataene ikke engang struktureret i tabelformat, og du har brug for en metode til at transformere dataene fra ikke-tabelformat til tabelformat.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Returnerer et lodret celleområde som et vandret område eller omvendt. |
|
Nogle gange bruger databaseadministratorer Office Excel til at finde og rette matchende fejl, når to eller flere tabeller er joinforbundet. Dette kan omfatte at afstemme to tabeller fra forskellige regneark, f.eks. for at få vist alle poster i begge tabeller eller for at sammenligne tabeller og finde rækker, der ikke matcher.
|
Flere oplysninger |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser almindelige metoder til at slå data op ved hjælp af opslagsfunktionerne. |
|
|
Returnerer en værdi fra et område med én række eller én kolonne eller fra en matrix. Funktionen SLÅ.OP har to syntaksformer: vektorformen og matrixformen. |
|
|
Søger efter en værdi i den øverste række i en tabel eller en matrix med værdier, og returnerer derefter en værdi i den samme kolonne fra en række, du angiver i tabellen eller matricen. |
|
|
Søger efter en værdi i den første kolonne i en tabelmatrix og returnerer en værdi i den samme række fra en anden kolonne i tabelmatricen. |
|
|
Returnerer en værdi eller referencen til en værdi fra en tabel eller et område. Funktionen INDEKS har to syntaksformer: matrixform og referenceform. |
|
|
Returnerer den relative placering af et element i en matrix, der svarer til en bestemt værdi i en bestemt rækkefølge. Brug SAMMENLIGN i stedet for en af opslagsfunktionerne, når du skal bruge placeringen af et element i et område i stedet for selve elementet. |
|
|
Returnerer en reference til et område, som er et angivet antal rækker og kolonner, fra en celle eller et celleområde. Den reference, der returneres, kan være en enkelt celle eller et celleområde. Du kan angive det antal rækker og kolonner, der skal returneres. |
Følgende er en ufuldstændig liste over tredjepartsudbydere, der har produkter, som bruges til at rense data på en række forskellige måder.
Bemærk!: Microsoft yder ikke support på tredjepartsprodukter.
|
Udbyder |
Produkt |
|---|---|
|
Add-in Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
AddinTools |
|
|
WinPure |
