I årevis har organisationer brugt distributionsgrupper til at kommunikere og samarbejde med grupper af personer både i og uden for virksomheden. Men nu tilbyder Microsoft 365 Grupper i Outlook en mere effektiv løsning til samarbejde.
Tip!: Hvis du leder efter oplysninger om, hvordan du bruger Outlook-kontaktgrupper til at sende mail til en personliste – f.eks. en gruppe af venner – skal du se Opret en kontaktgruppe eller distributionsliste i Outlook til PC.
Hvad er Microsoft 365 grupper?
Når du konfigurerer enMicrosoft 365 gruppe i Outlook, kan du vælge en gruppe af personer, som du ønsker at samarbejde med og nemt konfigurere en samling af ressourcer, som disse personer kan dele. Du behøver ikke at bekymre dig om at tildele tilladelser til alle disse ressourcer manuelt, for når du tilføjer medlemmer til gruppen, får de automatisk de nødvendige tilladelser til de værktøjer, som din gruppe leverer.
Disse yderligere ressourcer omfatter:
-
Delt indbakke – Hvor de samtaler, du traditionelt har i dine distributionslister, foregår. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den udgør et levende arkiv over gruppens meddelelser. Nytilkommende i gruppen kan søge eller rulle tilbage gennem historikken for hurtigt at sætte sig ind i sagerne, og hvad der er blevet lagt ud i gruppen tidligere. Læs: Før en gruppesamtale i Outlook.
Tip!: Hvis dine brugere stadig vil have vist gruppemeddelelser i deres personlige indbakke, som de fik det med distributionslisten, skal de blot abonnere på gruppen ved at klikke på knappen Medlemskab på båndet i Outlook.
-
Bibliotek med delte filer – Din gruppe har et SharePoint-filbibliotek, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller enhver anden type fil, de skal arbejde på. Se: Del gruppefiler.
-
Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at holde styr på begivenheder, der vedrører gruppen. Alle medlemmer, der abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til begivenheder, der tilføjes i kalenderen, så disse begivenheder kan også blive vist i deres personlige kalendere, hvis de ønsker det. Se: Planlæg et møde i en gruppekalender i Outlook.
-
Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor medlemmerne kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer.
-
Gæsteadgang – Før kunne du tilføje eksterne kontakter i distributionsgrupper, men det eneste, de fik, var en mail. Med grupper kan du tilbyde gæster adgang til mailsamtaler, filer og endda den delte OneNote-notesbog. Se: Gæsteadgang i Microsoft 365-grupper.
-
Indhold er synligt – Grupper i Outlook er som standard offentlige, hvilket betyder, at det er nemt for andre personer i organisationen at finde og tilmelde sig eller gennemgå materialerne i gruppen. Hvis indholdet af gruppen er mere følsomt, kan du ændre gruppen til at være privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at blive medlem.
-
Oprettelse ved selvbetjening – It-afdelingen behøver ikke at blive overbebyrdet af anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen der kan oprette grupper, skal du se: Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.
Dette er blot nogle få af de funktioner, der gør grupper til en mere effektiv løsning end distributionsgrupper.
Administration af dine grupper
Microsoft 365 indeholder en række nyttige værktøjer og funktioner, som gør det nemmere at administrere og administrere dine grupper. Hvis du vil have flere oplysninger om hver af disse fordele, skal du klikke på overskrifterne nedenfor.
At holde styr på adressekataloget er en bekymring, som enhver administrator kender til. Her er nogle af de værktøjer, Microsoft 365 tilbyder for at gøre det nemmere:
-
Navngivningspolitikker – Med navngivningspolitikker kan du definere, hvad der er, og hvad der ikke er acceptable navne til dine grupper. Det forhindrer, at brugerne giver grupperne krænkende eller forbudte navne. Derudover kan du gennemtvinge præfikser eller suffikser, som er virksomhedsstandard, til gruppenavnene.
Dynamisk medlemskab – Dynamisk medlemskab giver dig mulighed for at angive gruppemedlemskab efter regel, som tilføjer (eller fjerner) gruppemedlemmer baseret på metadata (f.eks. afdeling eller rolle) i active directory. Se Brug af attributter til at oprette avancerede regler for at få mere at vide om oprettelse af dynamisk medlemskab.
-
Skjult medlemskab – Hvis du har en årsag til, at medlemskabet af din gruppe skal være fortroligt, f.eks. hvis medlemmerne er studerende, kan du skjule medlemskabet for eksterne parter.
-
Tilladelser til oprettelse – Der kan være nogle personer i organisationen, som du ikke ønsker at give tilladelse til at oprette nye grupper. Der er flere teknikker til at administrere tilladelser til oprettelse i dit katalog. Se Administrer oprettelse af grupper i Microsoft 365.
-
Overvågningslogge – Du kan have større tillid til at give brugerne tilladelse til at oprette grupper og administrere gruppemedlemskab, fordi Microsoft 365 -overvågningslogge for grupper giver dig mulighed for at finde ud af, hvem der har oprettet eller slettet en bestemt gruppe eller foretaget ændringer i medlemskabet af gruppen. Se: Søg i overvågningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Leveringsstyring giver dig nogle metoder til at håndtere, hvordan meddelelser skal sendes eller modtages af gruppen. Der er desuden værktøjer til at overvåge disse meddelelsers flow.
-
Send som eller Send på vegne af – Disse indstillinger gør det muligt for angivne brugere at sende mails, som om de kom fra eller er på vegne af gruppen.
-
Afsenderbegrænsninger – Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre, hvem der har tilladelse til at sende meddelelser til gruppen. Gruppen kan konfigureres til at tillade mails fra eksterne parter, men det kan du vælge at begrænse til kun at omfatte bestemte eksterne parter.
-
Understøttelse af eksterne brugere – Ved at invitere gæster til din gruppe kan du vælge at inkludere dem i mailsamtaler i gruppen. Se: Gæsteadgang i Microsoft 365-grupper.
-
Transportregler – Transportregler fungerer for grupper, ligesom de gør for din Exchange-server. Reglerne kan søge efter meddelelser, der opfylder bestemte betingelser, og der kan derefter handles ud fra disse meddelelser.
-
MailTips – MailTips er informative meddelelser, der vises til brugerne, mens de skriver en meddelelse. De kan reducere antallet af rapporter om manglende levering (NDR) ved at advare brugeren, hvis vedkommendes meddelelse med sandsynlighed leveres til eksterne parter eller overskrider meddelelseskvoter.
-
Flere proxyadresser – En gruppe kan have aliasser, ligesom en brugerpostkasse har. Flere proxyadresser kan være praktisk for at acceptere meddelelser, der sendes til disse andre aliasser, eller for at gøre det nemmere at nå ud til en gruppe, der har et langt eller svært navn. Se: Understøttelse af flere domæner for Microsoft 365 Grupper – Administration hjælp
-
Maks. størrelse for Send/modtag – Disse kvoter kan reducere problemer med, at gruppen modtager (eller sender) meget store meddelelser, så det er nemmere at administrere krav til lagerplads og båndbredde.
Microsoft 365 giver dig også nogle værktøjer til at administrere den type indhold, der deles i din gruppe.
-
Retningslinjer for brug – Du vil kunne definere retningslinjer for brug af Microsoft 365 grupper – for at informere brugerne om bedste fremgangsmåder, der hjælper med at holde deres grupper effektive og uddanne dem om interne indholdspolitikker.
-
Dataklassificering – Du kan oprette et brugerdefinerbart dataklassificeringssystem for Microsoft 365 grupper, der tillader adskillelse af grupper efter politiktype (f.eks. "ikke-klassificeret", "fortroligt for virksomheden" eller "tophemmelighed"). På denne måde kan dine grupper udvise politikkerne for andet indhold i organisationen. Med udvidet politik kan din organisation konfigurere et slutpunkt, der kaldes, når en gruppe oprettes eller ændres – og du kan derefter implementere dine egne politikker for gruppeoprettelse eller -ændring.
Administration af ændringer
Brugerne er nogle gange utilpasse med forandring, så det er vigtigt at kommunikere med de eksisterende medlemmer på distributionslisterne for at fortælle dem, hvad de kan forvente. Her er nogle af de oplysninger, du bør medtage i denne meddelelse, samt nogle svar, der kan være nyttige:
Hvad er Grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook er en enkelt samarbejdsløsning til teams/grupper, der ønsker et sted at dele diskussioner, filer, kalendere og noter på en ensartet måde, der er nem at finde. Den bedste enkeltstående funktion er nok, at gruppens indbakke bevarer en historik over diskussionerne, hvilket gør det nemt at søge efter tidligere diskussioner.
Hvorfor foretager vi denne ændring?
Folk har ofte ønsket en mulighed for at søge i de meddelelser, der er sendt til vores distributionsliste, for at kunne finde oplysninger, der er blevet diskuteret tidligere. Opgraderingen af distributionslisten til en gruppe betyder, at man ikke længere behøver at stille eller besvare de samme spørgsmål igen og igen.
Derudover indeholder den nye gruppe også en kalender til vores gruppebegivenheder, et bibliotek med delte filer og en OneNote-notesbog, hvor vi kan samarbejde og indsamle oplysninger til fremtidig brug.
Skal jeg gøre noget for at blive medlem af denne gruppe, hvis jeg allerede var medlem af distributionslisten?
Nej, hvis du allerede var medlem af distributionslisten, bliver du automatisk medlem af den nye gruppe.
Hvordan får jeg adgang til den nye gruppe i Outlook? Hvad med Outlook på internettet?
For at få adgang til den nye gruppe i Outlook skal du bare gå til kategorien Grupper i nærheden af bunden af navigationsruden til venstre. Hvis du ofte bruger denne gruppe, kan du overveje at fastgøre den som en favorit ved at højreklikke på den og vælge Vis som favorit.
Derudover er der gratis mobilklienter til Microsoft 365 grupper tilgængelige på alle mobilplatforme (iOS, Android osv.), så du nemt kan få adgang til gruppen på farten.
Kan jeg ikke stadig bare sende mail?
Jo, naturligvis. Det samme mailalias, du brugte til distributionslisten, fungerer stadig fint for gruppen i Outlook.
Desuden ...
Husk at fortælle dem, hvornår denne ændring bliver til virkelighed, og hvem de skal kontakte, hvis de har yderligere spørgsmål.
Overførsel af dine distributionslister
Er du klar til at opgradere din distributionsliste til en gruppe? Se Overfør distributionslister til Microsoft 365 Grupper – Administration hjælp.
Hvilke distributionslister kan ikke opgraderes til Microsoft 365-grupper?
Du kan kun opgradere skyadministrerede, enkle, ikke-indlejrede distributionslister til Microsoft 365-grupper. Se Distributionslister kan ikke opgraderes til Microsoft 365-grupper – Exchange | Microsoft Learn
Hvad skal der ske nu?
Når du har opgraderet din distributionsgruppe til enMicrosoft 365 gruppe, er der et par opfølgende opgaver, du kan udføre for at sikre, at den forløber problemfrit.
-
Opfølgning med dine brugere – Tal med dem umiddelbart efter, at opgraderingen er fuldført, og derefter igen et nogle dage senere. Det at være lydhør og effektivt besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have, er i høj grad med til at gøre dem tilfredse og fortrolige med ændringen.
-
Overvåg aftalerapporterne – Microsoft 365 Administration Portal indeholder nogle gode rapporter, der kan vise dig, hvor mange brugere der bruger gruppen, hvor ofte og hvilke funktioner de bruger. Disse rapporter kan hjælpe dig med at designe din opfølgning og dine brugerkurser samt fremhæve, hvor dine brugere får den største værdi ud af den nye gruppe. Se: Aktivitetsrapporter i Microsoft 365 Administration.
-
Del din oplevelse – Giv andre grupper i virksomheden besked om, at du har opgraderet din distributionsgruppe, og hvilke trin du har udført for at få det til at lykkes! At dele disse oplysningerne kan hjælpe de andre teams til at følge dit eksempel og selv få en vellykket opgradering.
Se også
Har du spørgsmål om Microsoft 365 grupper?
Vi lytter
Denne artikel blev sidst opdateret d. 16. oktober 2020 på baggrund af din feedback. Hvis du har fundet ud af, at det har hjulpet dig til nyttige oplysninger, og især hvis du ikke har, skal du klikke på feedbackkontrolelementerne nedenfor og sende os konstruktive kommentarer, så vi kan fortsætte med at forbedre den. Tak!
