Като използвате съветника за експортиране, можете да експортирате данни от база данни на Access във файлов формат, който може да бъде прочетен от Excel. Тази статия ви показва как да подготвите и експортирате вашите данни в Excel и ви предоставя някои съвети за отстраняване на често срещани проблеми, които могат да възникнат.
В тази статия
Експортиране на данни в Excel: основни правила
Когато експортирате данни към Excel, Access създава копие на избраните данни и след това съхранява копираните данни във файл, който може да бъде отворен в Excel. Ако често копирате данни от Access в Excel, можете да запишете за бъдеща употреба подробна информация за операцията за експортиране и дори да планирате автоматично изпълнение на операцията за експортиране през определени интервали.
Общи сценарии за експортиране на данни в Excel
-
Вашият отдел или работна група използват и Access, и Excel при работа с данни. Вие съхранявате данните в бази данни на Access, но използвате Excel, за да анализирате данните и да разпространявате резултатите от анализа. Вашият екип обикновено експортира данни в Excel, когато се наложи, но вие искате да направите този процес по-ефективен.
-
Вие използвате Access отдавна, но ръководителят ви предпочита да работи с данните в Excel. Вие копирате данните в Excel през определени интервали, но искате да автоматизирате този процес, за да си спестите време.
За експортирането на данни в Excel
-
Access не включва командата "Запиши като" за формата на Excel. За да копирате данни в Excel, трябва да използвате функцията за експортиране, описана в тази статия, или можете да копирате данните на Access в клипборда и след това да ги поставите в електронна таблица на Excel.
-
Можете да експортирате таблица, заявка, формуляр или отчет. Можете също да експортирате избрани записи във изглед с много записи, като лист с данни например.
-
Microsoft Excel включва команда за импортиране на данни от база данни на Access. Можете да използвате тази команда вместо командата за експортиране в Access, но командата за импортиране в Excel позволява само импортиране на таблици или заявки. За повече информация вж. статията от помощта за Excel Свързване с (импортиране на) външни данни.
-
Не може да експортирате макроси или модули в Excel. При експортиране на формуляр, отчет или лист с данни, които съдържат подформуляри, подотчети или подлистове с данни, се експортират само главният формуляр, отчет или лист с данни. Трябва да повторите операцията за експортиране на всеки подформуляр, подотчет и подлист с данни, които искате да експортирате в Excel.
-
При една операция за експортиране може да се експортира само един обект на база данни. Можете обаче да обедините няколко работни листа в Excel след приключване на отделните операции за експортиране.
Подготовка за операцията по експортиране
Преди да изпълните процедурата по експортиране, е добра идея да прегледате данните, които искате да експортирате, за да се уверите, че не съдържат никакви индикатори за грешки или грешни стойности. Ако има някакви грешки, опитайте да ги поправите, преди да експортирате данните в Excel. В противен случай е възможно да възникнат проблеми по време на операцията за експортиране и в клетките на работния лист на Excel могат да бъдат вмъкнати празни стойности. За повече информация за проблемите, които могат да възникнат при експортиране към Excel, вж. раздела Отстраняване на липсващи и грешни стойности.
Ако обектът източник е таблица или заявка, трябва да решите дали искате да експортирате данните с, или без форматирането им. Това решение се отразява на два аспекта на получената в резултат работна книга – количеството на експортираните данни и формата на показване на данните. Следващата таблица показва резултата от експортирането на форматирани и неформатирани данни.
|
Експортиране |
Обект източник |
Полета и записи |
Форматиране |
|---|---|---|---|
|
С форматиране |
Таблица или заявка Забележка: Формулярите и отчетите не могат да се експортират без форматирането им. |
Експортират се всички полета и записи в базовия обект. |
Настройките на свойството "Формат" се игнорират по време на операцията. При справочните полета се експортират само стойности за ИД. При полетата с хипервръзки съдържанието се експортира като текстова колона, показваща връзките във формат displaytext#address#. |
|
С форматиране |
Таблица, заявка, формуляр или отчет |
Експортират се само полета и записи, които са показани в текущия изглед или обект. Не се експортират филтрирани записи, скрити колони в лист с данни и полета, които не са показани във формуляра или отчета. |
Съветникът спазва настройките на свойството "Формат". При полетата за справки се експортират стойностите за справки. При полетата с хипервръзки стойностите се експортират като хипервръзки. За полетата с RTF формат текстът се експортира, но форматирането – не. |
Изберете работна книга местоназначение и формат на файловете. Имайте предвид, че отчетите могат да се експортират само в по-стария *.xls файлов формат, но не и в новия *.xlsx файлов формат.
По време на операцията за експортиране Access ви напомня да посочите име на работната книга местоназначение. Следващата таблица обобщава кога се създава работна книга (ако тя не съществува) и кога се записва върху нея (ако тя вече съществува).
|
Ако работната книга местоназначение |
И обектът източник е |
И искате да експортирате |
Тогава |
|---|---|---|---|
|
Не съществува |
Таблица, заявка, формуляр или отчет |
Данните, с или без форматирането |
Работната книга се създава по време на операцията за експортиране. |
|
Вече съществува |
Таблица или заявка |
Данните, но не и форматирането |
Не се записва върху работната книга. Към работната книга се добавя нов работен лист, и му се дава името на обекта, от който се експортират данните. Ако в работната книга вече съществува работен лист с това име, Access ви напомня или да заместите съдържанието на съответния работен лист, или да посочите друго име за новия лист. |
|
Вече съществува |
Таблица, заявка, формуляр или отчет |
Данните, включително форматирането |
Експортираните данни се записват върху работната книга. Премахват се всички съществуващи работни листове и се създава нов работен лист със същото име, като това на експортирания обект. Данните в работния лист на Excel наследяват настройките за форматиране на обекта източник. |
Данните винаги се добавят към нов работен лист. Не може да прибавите данните към никакъв съществуващ работен лист или наименован диапазон.
Изпълнение на операцията за експортиране
-
Ако работната книга местоназначение на Excel е отворена, затворете я, преди да продължите.
-
В навигационния екран на базата данни източник изберете обекта, който искате да експортирате.
Експортиране само на част от данните
Ако обектът е таблица, заявка или формуляр и искате да експортирате само част от данните, отворете обекта в изглед на лист с данни и изберете желаните записи.
За да отворите формуляр в изгледа на лист с данни:
-
Щракнете двукратно върху формуляра, за да го отворите.
-
Щракнете с десния бутон на мишката върху формуляра и след това щракнете върху Изглед на лист с данни. Ако тази опция не е налична:
-
Щракнете върху Изглед за проектиране.
-
Натиснете клавиша F4, за да покажете прозореца на задачите "Списък на свойствата".
-
Изберете Формуляр от падащия списък в горната част на списъка на свойствата.
-
В раздела "Формат" на списъка на свойствата задайте свойството Разреши изглед на лист с данни на Да.
-
В раздела Проектиране, в групата Изгледи щракнете върху Изглед на лист с данни.
Забележка: Не може да експортирате част от отчет. Все пак, можете да изберете или да отворите таблицата или заявката, върху която е базиран отчетът, и след това да експортирате част от данните в този обект.
-
-
-
В раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху Excel.
-
В диалоговия прозорец Експортиране – електронна таблица на Excel прегледайте предложеното име на файла с работната книга на Excel (Access използва името на обекта източник). Ако искате, можете да промените името на файла.
-
В полето Файлов формат изберете желания формат на файловете.
-
Ако експортирате таблица или заявка и искате да експортирате форматирани данни, изберете Експортирай данните с форматиране и оформление. За повече информация вижте раздела Подготовка за операцията по експортиране.
Забележка: Ако експортирате формуляр или отчет, тази опция е винаги избрана, но е недостъпна (изглежда замъглена).
-
За да покажете работната книга местоназначение на Excel след приключване на операцията за експортиране, поставете отметка в квадратчето Отваряй файла местоназначение след завършването на операцията за експортиране.
Ако обектът източник е отворен и ако сте избрали един или повече записи в изгледа преди започването на операцията за експортиране, може да изберете Експортирай само избраните записи. За да експортирате всички записи, показани в изгледа, оставете това квадратче без отметка.
Забележка: Това квадратче за отметка остава недостъпно (замъглено), ако не са избрани никакви записи.
-
Щракнете върху OK.
Ако операцията за експортиране е неуспешна заради грешка, Access показва съобщение, което описва причината за грешката. В противен случай Access експортира данните и в зависимост от избора ви в стъпка 7 отваря или не отваря работната книга местоназначение в Excel. След това Access показва диалогов прозорец, в който може да създадете спецификация, използваща подробните данни за операцията за експортиране.
Какво друго трябва да знам за експортирането?
-
За информация как да запишете подробните данни за експортирането в спецификация, която можете да използвате отново по-късно, вижте статията Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация.
-
Информация как да изпълните записани спецификации за експортиране е дадена в статията Изпълнение на записана операция за импортиране или експортиране.
-
Информация как да планирате изпълнение на спецификации в определени часове е дадена в статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.
-
Информация как да променяте имената на спецификации, как да изтривате спецификации или как да актуализирате имената на файловете източници в спецификации е дадена в статията Задачи за управление на данни.
Отстраняване на липсващи и грешни стойности
Следващата таблица описва различни начини за отстраняване на обичайни грешки.
Съвет: Ако установите, че липсват само няколко стойности, поправете ги в работната книга на Excel. В противен случай поправете обекта източник в базата данни на Access и след това повторете операцията за експортиране.
|
Проблем |
Описание и решение |
|---|---|
|
Изчисляеми полета |
Резултатите от изчисляемите полета се експортират, но базовите изрази, които извършват изчисленията – не. |
|
Многозначни полета |
Полетата, които поддържат множество стойности, се експортират като списък от стойности, разделени от точка и запетая (;). |
|
Картини, обекти и прикачени файлове |
Графични елементи (като емблеми, съдържание на полета OLE на обекти и прикачени файлове, които са част от данните източник) не се експортират. Добавете ги ръчно към работния лист, след като приключите операцията за експортиране. |
|
Графика |
Когато експортирате един формуляр или отчет, съдържащ графичен обект на Microsoft, графичният обект не се експортира. |
|
Данни в грешна колона |
Празните стойности в получения като резултат работен лист понякога се заместват от данни, които трябва да са в следващата колона. |
|
Липсващи стойности за дати |
Стойности на дати преди 1 януари 1900 г. не се експортират. Съответните клетки в работния лист ще имат празни стойности. |
|
Липсващи изрази |
Изразите, които се използват за пресмятане на стойности, не се експортират в Excel. Експортират се само резултатите от изчисленията. Добавете ръчно формулата в работния лист на Excel, след като приключите с операцията по експортиране. |
|
Липсващи подформуляри, подотчети и подлистове с данни |
При експортиране на формуляр, отчет или лист с данни се експортират само главният формуляр, отчет или лист с данни. Трябва да повторите операцията за експортиране за всеки подформуляр, подотчет и подлист с данни, които искате да експортирате. |
|
Липсващи или неправилно форматирани колони |
Ако никоя от колоните не изглежда форматирана в получения работен лист, повторете операцията за експортиране, като се уверите, че сте поставили отметка в квадратчето в съветника Експортирай данните с форматиране и оформление. В противен случай, ако само някои колони изглеждат форматирани различно от версиите в обекта източник, приложете желаното форматиране ръчно в Excel. Форматиране на колона в Excel
|
|
Стойност "#" в колона |
Можете да видите стойността # в една колона, съответстваща на поле "Да/не" във формуляр. Това може да е резултатът при стартиране на операцията за експортиране от навигационния екран или от изгледа на формуляра. За да решите този проблем, отворете формуляра в изгледа на лист с данни, преди да експортирате данните. |
|
Индикатори за грешка или грешни стойности |
Проверете клетките за индикатори за грешка (зелени триъгълници в ъглите) или грешни стойности (низове, които започват със знака #, вместо правилните данни). |
