Когато стартирате съветник за импортиране или експортиране в Access, можете да запишете използваните настройки като спецификация, за да можете да повторите операцията по всяко време. Спецификацията съдържа цялата информация, която е необходима на Access, за да повтори операцията, без да се налага да въвеждате информация. Например спецификация, която импортира данни от работна книга на Excel, съхранява името на изходния файл на Excel, името на базата данни местоназначение и други подробности, като например дали сте добавили данните към съществуваща таблица, или сте ги импортирали в нова таблица, информация за първичния ключ и имена на полетата.
Можете да запишете операция за импортиране или експортиране, засягаща всеки от файловите формати, поддържани в Access. Не можете да запишете подробните данни на операция за свързване или операция, с която експортирате само част от лист с данни.
Въпреки че основната цел на спецификацията е записването на всички съществени подробности, така че да можете да повторите импортирането или да експортирането, без да се налага да въвеждате нищо, спецификацията все пак е доста гъвкава. Можете например да промените името на файла източник или на файла местоназначение, преди да изпълните спецификацията отново. По този начин можете да използвате една-единствена спецификация с няколко различни файлове източник или местоназначение.
Спецификация, която експортира форматирани данни в Excel или Word, ще спазва текущите настройки за колони и филтриране на обекта източник в Access. Ако обектът източник (таблица, заявка, формуляр или отчет) е отворен, когато изпълнявате спецификацията, Access ще експортира само данните, които в момента се показват в изгледа. Ако обектът източник не е отворен, последно записаните настройки за този обект ще определят кои данни да се експортират.
Създаване на спецификация за импортиране или експортиране
-
Започнете операцията за импортиране или експортиране от Access.
Съветниците за импортиране и експортиране са налични в раздела Външни данни. Съветниците за импортиране са в групата Импортиране и свързване, а съветниците за експортиране са в групата Експортиране.
-
Следвайте инструкциите в съветника. След като щракнете върху OK или Готово и ако Access успешно завърши операцията, в съветника ще се покаже страницата Записване на стъпките на импортирането или Записване на стъпките на експортирането.
-
В страницата на съветника щракнете върху Запиши стъпките на импортирането или Запиши стъпките на експортирането, за да запишете подробните данни за операцията като спецификация.
Access показва допълнителен набор от контроли. Илюстрацията по-долу показва диалоговия прозорец с наличните контроли.
-
В полето Запиши като въведете име на спецификацията.
-
В полето Описание въведете описание, което да помогне на вас или други потребители да идентифицирате операцията по-късно.
-
За да създадете задача на Outlook, която да ви напомня, когато е време да повторите тази операция, щракнете върху Създаване на задача за Outlook.
-
Щракнете върху Запиши импортирането или Запиши експортирането, за да запишете спецификацията. Access създава и съхранява спецификацията в текущата база данни.
-
Ако сте щракнали върху Създаване на задача за Outlook в страницата Записване на стъпките на импортирането или Записване на стъпките на експортирането на съветника, ще се появи прозорец за задача на Outlook. Попълнете подробностите за задачата и след това щракнете върху Запиши и затвори.
Какво друго трябва да знам?
-
За информация как да изпълните записани спецификации, вижте статията Изпълнение на записана операция за импортиране или експортиране.
-
Информация как да планирате изпълнение на спецификации в определени часове е дадена в статията Планиране на операция за импортиране или експортиране.
-
Информация как да променяте имената на спецификации, как да изтривате спецификации или как да актуализирате имената на файловете източници в спецификации е дадена в статията Задачи за управление на данни.
Видео: Записване на данните за операция на импортиране или експортиране
Ето видео, което можете да гледате, което ще ви преведе през пример за записване на подробни данни за операция за импортиране или експортиране. Видеото ви показва също как да създадете макрос, който ще изпълнява записана спецификация за импортиране или експортиране.
Забележка: Това видео е записано чрез Access 2010, но същите основни стъпки важат и за по-новите версии.
