Използване на екранен четец за преместване на данни на Excel в настолни бази данни на Access

В тази тема

• Подготовка на работния лист на Excel за импортиране или свързване

• Подготовка на базата данни местоназначение на Access за импортиране

• Импортиране на данни

• Създаване на връзка към данни в Excel

  • Стартиране на съветника за свързване на електронни таблици

    • Отваряне на работната книга на Excel в Access

    • Използване на диалоговия прозорец "Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel"

  • Използване на съветника за свързване на електронни таблици за създаване на връзка към данни на Excel

Подготовка на работния лист на Excel за импортиране или свързване

Преди да занесете данни от Excel работен лист в Access, отделете малко време, за да прегледате работния лист и да решите как искате да импортирате данните от него.

• Решете дали искате да се свържете, или да импортирате целия работен лист, или само част от него. Ако искате да пренесете само част от работен лист в Access, можете да дефинирате наименуван диапазон, който включва само клетките, които искате да пренесете. За инструкции отидете на Използване на екранен четец за именуване на клетка или диапазон от данни в Excel.

• Уверете се, че работният лист на Excel е в неравен файлов формат, така че съветникът да може лесно да обработи данните в него. Например коригирайте възможните стойности за грешки, премахнете ненужните празни колони и редове и проверете дали всяка колона съдържа един и същ тип данни във всеки ред. За по-подробна информация как да се подготвите за импортиране или свързване, вижте разделите "Подготовка на работния лист", "Подготовка на данните на Excel" и "Отстраняване на неизправности с липсващи или грешни стойности" в Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Подготовка на базата данни за Access местоназначение за импортиране

Преди да импортирате данни от работен лист на Excel, отделете малко време, за да проверите дали местоназначението Access база данни е готово за импортирането и решете как искате да съхранявате импортираните данни.

• Уверете се, че местоназначението Access база данни не е само за четене и че имате разрешения да правите промени в базата данни.

• Решете дали искате да съхранявате данните в нова, или в съществуваща таблица:

  • Ако изберете да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към тази таблица. Ако вече съществува таблица със зададеното име, Access презаписва съдържанието на таблицата с импортираните данни.

  • Ако изберете да добавите данните към съществуваща таблица, редовете в Excel работен лист се добавят към указаната таблица.

• Ако решите да добавите Excel данни към съществуваща таблица на Access, уверете се, че структурата и настройките на полетата в първичните данни в Excel съответстват на тези в таблицата местоназначение в Access. За да отворите таблицата Access в Изглед за проектиране за проверка, натиснете Alt+H, W, D. Проверете таблицата спрямо контролния списък в секцията "Подготовка на базата данни местоназначение", стъпка 2, в Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Импортиране на данни

Когато импортирате данни, Access създава копие на данните в нова или съществуваща таблица, без да променя работния лист източник Excel.

1. Ако източникът Excel работната книга е отворен, затворете я.

2. Отворете базата данни местоназначение Access, където ще се съхраняват импортираните данни.

   Съвет: Ако искате да създадете нова празна база данни, натиснете Alt+F, N, L.

3. За да отворите диалоговия прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel , направете едно от следните неща в зависимост от Access версията, която използвате:

   • В Microsoft 365 абонаментна версия или Access 2019 натиснете Alt+X, N, 1, след това F и X.

   • В Access 2016 натиснете Alt+X, за да отидете на раздела Външни данни . Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до групата Импортиране & Връзка , натискайте клавиша със стрелка надясно, докато не чуете "Excel ", след което натиснете Enter.

4. Отваря се диалоговият прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel . Направете едно от следните неща, за да зададете Excel файл, съдържащ данните, които искате да импортирате:

   • За да преместите фокуса върху текстовото поле Име на файл , натиснете F и след това поставете или въведете пътя до Excel файл.

   • За да намерите файла, натиснете R. Отваря се диалоговият прозорец Отваряне на файл . Придвижете се до файла, който искате, и когато сте върху файла, натиснете Enter, за да го изберете.

5. За да зададете как искате да съхранявате импортираните данни, направете едно от следните неща:

   • Ако искате да съхранявате данните в нова таблица, натиснете I, за да се придвижите до и изберете опцията Импортирай първичните данни в нова таблица в текущата база данни . Ще получите подкана да наименувате тази таблица по-късно.

   • Ако искате да добавите данните към съществуваща таблица, натиснете A, за да се придвижите до, и изберете опцията Добавяне на копие на записите към таблицата . За да изберете таблицата, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества в списъка с таблици. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да разгънете списъка, натискайте стрелка нагоре или надолу, докато не чуете таблицата, която искате, след което натиснете Enter, за да я изберете. Тази опция не е достъпна, ако базата данни не съдържа таблици.

6. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до бутона OK , след което натиснете Enter. Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици.

   Съвет: Ако екранният четец не чете автоматично прозорците на съветника, натиснете клавиша на разказвача+W.

7. Ако източникът Excel работна книга има само един работен лист и няма диапазони, можете да преминете към следващата стъпка. Ако работната книга съдържа повече от един работен лист или наименуван диапазон, направете едно от следните неща, за да изберете работния лист или диапазона за импортиране:

   • За да изберете работен лист, натиснете Alt+W, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте стрелка надолу, докато не чуете името на желания работен лист, след което натиснете Enter, за да го изберете.

   • За да изберете наименуван диапазон, натиснете Alt+R, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желания диапазон, след което натиснете Enter, за да го изберете.

8. Отваря се прозорецът на следващия съветник. Ако първият ред на работния лист източник или диапазон съдържа имената на полетата, натиснете I, за да се придвижите до и изберете опцията Първият ред съдържа заглавия на колони . Натиснете Enter, за да преместите фокуса върху следващия прозорец на съветника. Ако добавяте данни към съществуваща таблица, можете да преминете към стъпка 12.

9. В прозореца на новия съветник можете да зададете информация за всяко поле, което импортирате, ако е необходимо. Избрано е първото поле в работния лист или диапазон. Можете да направите следното:

   • За да промените името на текущото поле, натиснете Alt+M и след това въведете новото име.

   • За да промените типа на данните в полето, натиснете Alt+T. Фокусът се премества върху списъка Тип данни . За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желаната стойност, след което натиснете клавиша Tab веднъж.

   • За да промените дали полето е индексирано, натиснете Alt+I. Чувате текущата стойност. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желаната стойност, след което натиснете клавиша Tab веднъж.

   • Ако не искате да импортирате текущото поле, натиснете Alt+S, за да се придвижите до, и изберете опцията Не импортирай полето.

10. За да изберете друго поле, натискайте F6, докато не чуете "Екран", и след това помолете колега да ви помогне да изберете желаното поле. Променете полетата, както е описано в стъпка 9. Когато сте готови, натиснете Enter, за да преминете към следващия прозорец на съветника.

11. Добавете първичен ключ за новата таблица. Първичният ключ идентифицира записите във вашата таблица, така че да можете да извличате данни по-бързо. Направете едно от следните неща:

    • За да позволите Access добавите първичния ключ, натиснете A.

    • За да изберете собствен първичен ключ, натиснете C. За да дефинирате клавиша, който да се използва, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества върху списъка с клавиши. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте стрелка нагоре или надолу, докато не чуете желания клавиш.

    • Ако не искате да използвате първични ключове, натиснете O.

    За да преминете към последния прозорец на съветника, натиснете клавиша Enter.

12. Отваря се последният прозорец на съветника. Фокусът е в полето Импортиране в таблица и чувате текущото име на таблицата местоназначение. Ако искате да промените името на таблицата, въведете ново име и след това натиснете Enter, за да завършите импортирането.

    Забележка: Ако чуете предупреждение, че таблицата вече съществува, и искате да заместите съществуващата таблица с импортираните данни, натиснете Y. Ако искате да преименувате таблицата, натиснете N. Натиснете Alt+I, за да преместите фокуса обратно в полето Импортиране в таблица , въведете друго име на таблица и след това натиснете клавиша Enter.

13. Ако импортирането е напълно или частично успешно, Access показва състоянието на импортирането. Access ви подканва също да запишете стъпките на импортирането, за да ги повторите бързо без съветника за импортиране. За да изберете тази опция, натиснете Alt+V. За да наименуване на стъпките за импортиране, натиснете Alt+A и след това въведете име за операцията за импортиране. За да запишете стъпките за импортиране, натиснете Alt+S. Ако импортирането е неуспешно, ще чуете "Възникна грешка при опит за импортиране на файла", последвано от името на файла. Натиснете Enter, за да излезете от предупредителното съобщение.

Създаване на връзка към данни в Excel

Използвайте съветника за свързване на електронни таблици , за да създадете връзка от база данни на Access към данни в Excel, така че да можете да използвате инструментите за заявки и отчети в Access, без да се налага да поддържате копие на Excel данни във вашата база данни.

Когато се свързвате към работен лист на Excel или наименуван диапазон, Access създава нова таблица, която е свързана с клетките източници. Всички промени, които правите в клетките източници в Excel се показват в свързаната таблица в Access. Не можете обаче да редактирате съдържанието на съответната таблица в Access. Ако искате да добавяте, редактирате или изтривате данни, трябва да направите промените във файла източник Excel.

Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

Вж. също

Използване на екранен четец за създаване на таблици в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на формуляр в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за експортиране на таблица на Access в текстов файл

Клавишни комбинации за Access

Настройване на устройството за работа с функциите за достъпност в Microsoft 365

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или имате въпроси, свързани с достъпността, се обърнете към Центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от Центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с английски, испански, френски и американски език на знаците. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте потребител от държавна организация или фирма, обърнете се към корпоративния център за отговори за хора с увреждания.