توفر مجموعات Microsoft 365 في Outlook حلا قويا للاتصال والتعاون مع الأشخاص داخل الشركة وخارجها. أنشئ مجموعة لمشاركة علبة الوارد والتقويم وOneDrive وموقع SharePoint ودفتر ملاحظات OneNote والمزيد. يمكنك أيضا دعوة الضيوف من خارج شركتك حتى يتمكنوا من التعاون باستخدام نفس الموارد.
عند إنشاء مجموعة Microsoft 365 ، يقوم Outlook تلقائيا بإنشاء علبة وارد Outlook مشتركة وتقويم مشترك ومكتبة مستندات للتعاون في العمل على الملفات. يمكنك أيضا إنشاء فريق Microsoftودمج المهام مع Planner في Teams. لا داعي للقلق بشأن تعيين الأذونات يدويا لجميع هذه الموارد لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة يمنحهم تلقائيا الأذونات التي يحتاجونها إلى الأدوات التي توفرها مجموعتك.
Microsoft 365 Groups تزويد الأعضاء ب:
-
علبة الوارد المشتركة - حيث تتم المحادثات التي تجريها عادة في قوائم التوزيع. يمكن البحث في علبة الوارد المشتركة هذه بالكامل بحيث تنشئ أرشيفا حيا لرسائل المجموعة. يمكن للقادمين الجدد إلى المجموعة البحث أو التمرير للخلف عبر المحفوظات للوصول بسرعة إلى ما تم نشره في المجموعة مسبقا. راجع: إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة في Outlook.
-
مكتبة الملفات المشتركة - تحتوي مجموعتك على مكتبة ملفات SharePoint حيث يمكن للمستخدمين تخزين المستندات والمصنفات والعروض التقديمية والصور أو أي نوع آخر من الملفات التي يحتاجون إلى العمل عليها ومشاركتها والتعاون في العمل عليها. راجع: مشاركة الملفات مع مجموعة في Outlook.
-
التقويم المشترك - تحصل مجموعتك على تقويم مشترك لنشر الأحداث المتعلقة بالمجموعة. تتم دعوة كل عضو اشترك في المجموعة تلقائيا إلى الأحداث المنشورة في التقويم بحيث يمكن أن تظهر هذه الأحداث أيضا على تقويماتهم الشخصية إذا رغبوا في ذلك. راجع: استخدم تقويم مجموعة في Outlook لجدولة الأحداث وتحريرها.
-
دفتر ملاحظات OneNote مشترك - تحتوي المجموعة تلقائيا على دفتر ملاحظات OneNote مشترك حيث يمكن لأعضاء المجموعة جمع المعلومات والتعاون في العمل عليها. تستخدم العديد من المجموعات دفتر الملاحظات لإنشاء wiki حي مع الأسئلة المتداولة والموارد الأخرى.
-
وصول الضيف - يمكنك إضافة جهات اتصال خارجية إلى مجموعات التوزيع من قبل، ولكن كل ما حصلت عليه هو البريد الإلكتروني. باستخدام المجموعات، يمكنك منح الضيوف حق الوصول إلى محادثات البريد الإلكتروني والملفات وحتى دفتر ملاحظات OneNote المشترك. راجع: استخدام مجموعات في Outlook كضيف.
-
المحتوى قابل للاكتشاف - مجموعات في Outlook عامة بشكل افتراضي مما يعني أنه من السهل على الأشخاص الآخرين في مؤسستك اكتشاف المواد الموجودة في المجموعة والانضمام إليها أو مراجعتها. إذا كان محتوى المجموعة أكثر حساسية، يمكنك تبديل المجموعة إلى خاص، مما يخفي المحتويات عن غير الأعضاء ويتطلب من مالك المجموعة الموافقة على أي طلبات للانضمام.
-
إنشاء الخدمة الذاتية - لا يتعين أن تتعطل تكنولوجيا المعلومات من خلال الطلبات من المستخدمين لإنشاء مجموعات. يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة حسب الحاجة. إذا كنت تريد التحكم في المستخدمين في مؤسستك الذين يمكنهم إنشاء مجموعات، فشاهد: إدارة من يمكنه إنشاء مجموعات Microsoft 365.
إدارة مجموعاتك
يوفرMicrosoft 365 عددا من الأدوات والقدرات المفيدة لإدارة مجموعاتك وإدارتها بسهولة أكبر.
تلميح: الإشارة المرجعية مجموعات Microsoft 365 - المهام الشائعة لسهولة الوصول إلى معلومات المسؤول حول إنشاء المجموعة والتفويض وإدارة البريد الإلكتروني وتدفق البريد والاستعادة والبرامج النصية المفيدة.
يعد الحفاظ على الدليل الخاص بك تحت السيطرة مصدر قلق لكل مسؤول. فيما يلي بعض الأدوات Microsoft 365 العروض للمساعدة في تسهيل ذلك:
-
نهج التسمية - تسمح لك نهج التسمية بتعريف الأسماء المقبولة لمجموعاتك، وهي غير مقبولة. وهذا يمنع المستخدمين من إعطاء أسماء نابية أو محظورة للمجموعات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك فرض بادئات أو لاحقات قياسية للشركة على أسماء المجموعات.
العضوية الديناميكية - تتيح لك العضوية الديناميكية تعيين عضوية المجموعة حسب القاعدة، والتي تضيف (أو تزيل) أعضاء المجموعة استنادا إلى بيانات التعريف (مثل القسم أو الدور) في الدليل النشط. راجع استخدام السمات لإنشاء قواعد متقدمة لمزيد من المعلومات حول إنشاء عضوية ديناميكية.
-
العضوية المخفية - إذا كان لديك سبب للرغبة في أن تكون عضوية مجموعتك سرية، على سبيل المثال إذا كان الأعضاء طلابا، يمكنك إخفاء العضوية من جهات خارجية.
-
أذونات الإنشاء - قد يكون هناك بعض الأشخاص في مؤسستك لا تريد أن يكونوا قادرين على إنشاء مجموعات جديدة. هناك العديد من التقنيات لإدارة أذونات الإنشاء في الدليل الخاص بك. راجع إدارة إنشاء مجموعة Microsoft 365.
-
سجلات التدقيق - يمكنك الحصول على مزيد من الثقة مما يسمح للمستخدمين بإنشاء مجموعات وإدارة عضوية المجموعة لأن Microsoft 365 مجموعات سجلات التدقيق تتيح لك تعقب من أنشأ مجموعة معينة أو حذفها أو أجرى تغييرات على عضوية المجموعة. راجع: ابحث في سجل التدقيق في مركز التوافق & أمان Microsoft 365.
تمنحك إدارة التسليم بعض الطرق للتعامل مع كيفية إرسال الرسائل أو تلقيها من قبل المجموعة. بالإضافة إلى ذلك، هناك أدوات لمراقبة تدفق هذه الرسائل. راجع مجموعات Microsoft 365 - المهام الشائعة لمزيد من المعلومات.
-
إرسال باسم أو إرسال نيابة عن - تسمح هذه الإعدادات للمستخدمين المحددين بإرسال رسائل البريد الإلكتروني كما لو أنهم أتوا من المجموعة أو هم نيابة عنها.
-
قيود المرسل - تسمح لك هذه الإعدادات بالتحكم في من يسمح له بإرسال رسائل إلى المجموعة. يمكن تكوين المجموعة للسماح بالبريد الإلكتروني من جهات خارجية، ولكن قد ترغب في تقييد ذلك على أطراف خارجية محددة فقط.
-
دعم المستخدم الخارجي - من خلال دعوة الضيوف إلى مجموعتك، يمكنك اختيار تضمينهم في محادثات البريد الإلكتروني في المجموعة. راجع إضافة ضيوف إلى مجموعات في Outlook لمعرفة كيفية إضافة ضيوف.
-
قواعد النقل - تعمل قواعد النقل للمجموعات تماما كما تعمل مع خادم Exchange. يمكن أن تبحث القواعد عن الرسائل التي تفي بشروط محددة ويمكنها بعد ذلك اتخاذ إجراء بشأن هذه الرسائل.
-
MailTips - MailTips عبارة عن رسائل إعلامية يتم عرضها للمستخدمين أثناء قيامهم بإنشاء رسالة. يمكن أن تساعد في تقليل NDRs عن طريق تحذير المستخدم إذا كان من المحتمل أن تنتقل رسالته إلى أطراف خارجية، أو تتجاوز حصص الرسائل.
-
عناوين وكيل متعددة - يمكن أن تحتوي المجموعة على أسماء مستعارة تماما كما تفعل علبة بريد المستخدم. يمكن أن تكون عناوين الوكيل الإضافية مفيدة لقبول الرسائل المرسلة إلى تلك الأسماء المستعارة الأخرى أو لتسهيل الوصول إلى مجموعة لها اسم طويل أو يصعب إملاءه. لمزيد من المعلومات، راجع اختيار المجال المراد استخدامه عند إنشاء مجموعات Microsoft 365
-
الحد الأقصى لحجم الإرسال/التلقي - يمكن أن تساعد هذه الحصص النسبية في تقليل المشكلات المتعلقة بالمجموعة التي تتلقى (أو ترسل) رسائل كبيرة للغاية من أجل إدارة متطلبات التخزين وعرض النطاق الترددي بشكل أفضل.
يمنحكMicrosoft 365 أيضا بعض الأدوات لإدارة نوع المحتوى الذي تتم مشاركته في مجموعتك. راجع مجموعات Microsoft 365 - المهام الشائعة لمزيد من المعلومات.
-
إرشادات الاستخدام - ستتمكن من تحديد إرشادات الاستخدام Microsoft 365 مجموعات - لتثقيف المستخدمين حول أفضل الممارسات التي تساعد في الحفاظ على فعالية مجموعاتهم وتثقيفهم بشأن نهج المحتوى الداخلي.
-
تصنيف البيانات - ستتمكن من إنشاء نظام تصنيف بيانات قابل للتخصيص Microsoft 365 مجموعات يسمح بفصل المجموعات حسب نوع النهج (على سبيل المثال، "غير مصنف" أو "سري للشركة" أو "سري للغاية"). بهذه الطريقة، يمكن لمجموعاتك عرض نهج المحتوى الآخر في مؤسستك. يسمح النهج القابل للتوسيع لمؤسستك بتكوين نقطة نهاية يتم استدعاؤها كلما تم إنشاء مجموعة أو تغييرها - ويمكنك بعد ذلك تنفيذ النهج الخاصة بك لإنشاء المجموعة أو تغييرها.
أي اشتراك Microsoft 365 يحتوي على Exchange Online وSharePoint Online سيدعم المجموعات. يتضمن ذلك خطط Business الأساسيات و Business Premium وخطط Enterprise E1 و E3 و E5.
إذا كانت لديك خطة Exchange فقط، فلا يزال بإمكانك الحصول على ميزات علبة الوارد والتقويم المشتركة للمجموعات في Outlook ولكنك لن تحصل على مكتبة المستندات أو Planner أو أي من الإمكانات الأخرى.
في بعض الأحيان يكون المستخدمون غير مرتاحين للتغيير لذلك من المهم التواصل مع الأعضاء الحاليين في قوائم التوزيع الخاصة بك لإعلامهم بما يمكن توقعه. فيما يلي بعض المعلومات التي يجب تضمينها في هذه الرسالة، إلى جانب بعض الإجابات التي قد تجدها مفيدة:
ما مجموعات في Outlook؟
Microsoft 365 المجموعات في Outlook هي حل تعاون واحد للفرق/المجموعات التي تريد مكانا لمشاركة المناقشات والملفات والتقويمات والملاحظات بطريقة موحدة يسهل العثور عليها. ربما تكون أفضل ميزة هي أن علبة الوارد للمجموعة تحتفظ بمحفوظات المناقشات، ما يسهل البحث في المناقشات السابقة.
ابحث عن مزيد من المعلومات في تجربة مجموعات في Outlook.
لماذا نجري هذا التغيير؟
طلب الأشخاص بشكل متكرر القدرة على البحث في الرسائل المنشورة في قائمة التوزيع الخاصة بنا من أجل العثور على المعلومات التي تمت مناقشتها في الماضي. ترقية قائمة التوزيع إلى مجموعة يعني أنه لا يتعين على الأشخاص طرح الأسئلة نفسها أو الإجابة عليها.
كما ستتضمن المجموعة الجديدة تقويما لأحداث مجموعتنا ومكتبة ملفات مشتركة ودفتر ملاحظات OneNote حيث يمكننا التعاون وجمع المعلومات للرجوع إليها في المستقبل.
هل أحتاج إلى القيام بأي شيء للانضمام إلى هذه المجموعة إذا كنت بالفعل عضوا في قائمة التوزيع؟
لا، إذا كنت بالفعل عضوا في قائمة التوزيع، فستكون تلقائيا عضوا في المجموعة الجديدة.
كيف أعمل الوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook؟ ماذا عن Outlook على ويب؟
للوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook، ما عليك سوى الانتقال إلى فئة مجموعات في أسفل جزء التنقل على اليسار. إذا كنت تستخدم هذه المجموعة، فغالبا ما تفكر في تثبيتها كمفضلة بالنقر بزر الماوس الأيمن عليها واختيار إظهار كمفضلة.
بالإضافة إلى ذلك، هناك عملاء مجانيون للأجهزة المحمولة Microsoft 365 مجموعات متوفرة على كل نظام أساسي للجوال (iOS وAndroid وما إلى ذلك) حتى تتمكن من الوصول بسهولة إلى المجموعة أثناء التنقل.
ألا يمكنني إرسال بريد إلكتروني فقط؟
نعم بالطبع. سيظل الاسم المستعار للبريد الإلكتروني نفسه الذي استخدمته لقائمة التوزيع يعمل بشكل جيد للمجموعة في Outlook.
أيضًا...
تذكر أن تخبرهم عند حدوث هذا التغيير ومن يجب عليهم الاتصال به إذا كانت لديهم أسئلة أخرى.
لا توفر Microsoft أداة لتحويل علبة بريد مشتركة إلى مجموعة Microsoft 365، أو العكس. ومع ذلك، يمكنك ترقية قوائم التوزيع إلى مجموعات Microsoft 365. إنها طريقة رائعة لمنح توزيع مؤسستك جميع ميزات ووظائف مجموعات Microsoft 365. راجع مجموعات Microsoft 365 - المهام الشائعةلمزيد من المعلومات.
ما هي قوائم التوزيع التي لا يمكن ترقيتها إلى مجموعات Microsoft 365؟
يمكنك ترقية قوائم التوزيع المدارة بواسطة السحابة والبسيطة وغير المتداخلة فقط إلى مجموعات Microsoft 365. راجع تعذر ترقية قوائم التوزيع إلى مجموعات Microsoft 365.
بمجرد ترقية مجموعة التوزيع الخاصة بك إلى مجموعةMicrosoft 365 ، هناك بعض مهام المتابعة التي قد ترغب في القيام بها لضمان سيرها بسلاسة.
-
المتابعة مع المستخدمين - تحقق معهم مباشرة بعد اكتمال الترقية، ثم مرة أخرى بعد بضعة أيام. إن إظهار أنك تستمع وتستجيب لأي أسئلة قد تكون لديهم ستمضي شوطا طويلا نحو جعلها سعيدة ومريحة مع التغيير.
-
مراقبة تقارير التفاوض - يحتوي مدخل Microsoft 365 مسؤول على بعض التقارير الجيدة التي يمكن أن توضح لك عدد المستخدمين الذين يستخدمون المجموعة وعدد المرات والميزات التي يستخدمونها. يمكن أن تساعدك هذه التقارير على تصميم المتابعة وتدريب المستخدم بالإضافة إلى تمييز المكان الذي يحصل فيه المستخدمون على أكبر قيمة من المجموعة الجديدة. راجع: تقارير النشاط في مركز مسؤولي Microsoft 365.
-
مشاركة تجربتك - دع الفرق الأخرى في شركتك تعلم أنك قمت بترقية مجموعة التوزيع الخاصة بك وما هي الخطوات التي اتخذتها لإنجاحها! يمكن أن تساعد مشاركة هذه المعلومات تلك الفرق الأخرى على اتباع المثال الخاص بك وتملك ترقية ناجحة خاصة بها.
هل لديك أسئلة حول مجموعات Microsoft 365؟ تفضل بزيارة مجتمع مجموعات Microsoft 365 التقني.
تلميح: بشكل افتراضي، يمكن لجميع المستخدمين إنشاء مجموعات Microsoft 365. تعرف على المزيد في إدارة من يمكنه إنشاء مجموعات Microsoft 365.
يمكنك إنشاء Microsoft 365 Groups من مجموعة متنوعة من الأدوات بما في ذلك Outlook Outlook على ويب وOutlook Mobile وSharePoint Planner وTeams والمزيد. تعتمد الأداة التي تختار البدء منها على نوع المجموعة التي تعمل معها. على سبيل المثال، في Microsoft، نميل إلى البدء من Outlook عندما نقوم بإنشاء مجموعة منظمة حول البريد الإلكتروني والتقويم. إذا كانت المجموعة مخصصة للاتصال على مستوى الشركة، فإننا نميل إلى البدء Viva Engage. للتعاون المستند إلى الدردشة، سنبدأ مجموعتنا من Microsoft Teams.
لا يمكن رؤية المجموعات العامة أو المجموعات الخاصة أو الوصول إليها من قبل أشخاص من خارج مؤسستك ما لم تتم دعوة هؤلاء الأشخاص على وجه التحديد كضيوف. راجع إضافة ضيوف إلى مجموعات في Outlook للحصول على مزيد من المعلومات.
إدارة المالكين والأعضاء والضيوف
مالكو المجموعة هم مشرفو المجموعة. يمكنهم إضافة أعضاء أو إزالتهم ولديهم أذونات فريدة مثل القدرة على حذف المحادثات من علبة الوارد المشتركة أو تغيير إعدادات مختلفة حول المجموعة. يمكن لمالكي المجموعة إعادة تسمية المجموعة وتحديث الوصف أو الصورة والمزيد. إذا كنت على دراية بأدوار SharePoint، فإن مالك المجموعة هو مسؤول مجموعة المواقع المشتركة.
تلميح: من أفضل الممارسات أن يكون لديك مالكان على الأقل لمجموعة، إذا أمكنك ذلك. وبهذه الطريقة إذا لم يكن أحد المالكين متوفرا، يمكن للآخر إجراء تغييرات على المجموعة.
أعضاء المجموعة هم المستخدمون العاديون في مؤسستك الذين يستخدمون المجموعة للتعاون. يمكنهم الوصول إلى كل شيء في المجموعة ولكن لا يمكنهم تغيير إعدادات المجموعة. في عالم SharePoint هم أعضاء في الموقع. للحصول على معلومات حول إضافة أعضاء المجموعة أو إزالتهم، راجع إضافة أعضاء مجموعات وتحريرهم وإزالتها في Outlook.
الضيوف مثل أعضاء المجموعة، لكنهم خارج مؤسستك. بشكل افتراضي، يمكن للمستخدمين دعوة الضيوف للانضمام إلى مجموعتك، ويمكنك التحكم في هذا الإعداد. لمزيد من المعلومات، راجع إضافة ضيوف إلى مجموعات في Outlook.
استخدام Microsoft Teams لمساحة عمل مستمرة تستند إلى الدردشة
تعد Microsoft Teams طريقة ممتازة للبقاء على اتصال بمجموعتك. Microsoft Teams هو التكرار الحلقي الداخلي لفريقك - مساحة عمل مستمرة تستند إلى الدردشة حيث يمكنك إجراء محادثات غير رسمية وفي الوقت الحقيقي حول مواضيع مركزة للغاية أو مجموعات فرعية محددة داخل المجموعة. على الرغم من أن تكامل Teams لا يأتي تلقائيا، يمكنك بسهولة إنشاء مجموعة Teams استنادا إلى مجموعة Microsoft 365.
بعد أن تحقق المجموعة الغرض المقصود منها، يمكنك حذفها لتحرير موارد النظام وإزالة المجموعة من إدراجها أو عرضها. راجع تحرير مجموعة أو حذفها في Outlook للحصول على مزيد من المعلومات. إذا كنت لا تريد أن تتذكر حذف المجموعات القديمة، فيمكن للمسؤول تعيين نهج انتهاء الصلاحية التي ستؤدي إلى انتهاء صلاحية المجموعات القديمة وإزالتها تلقائيا بعد فترة زمنية محددة. راجع أيضا: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Microsoft 365.
هناك ثلاثة نماذج أساسية للتزويدMicrosoft 365 Groups: فتح أو بقيادة تكنولوجيا المعلومات أو التحكم فيها. كل له مزاياه الخاصة.
|
الطراز |
مزايا |
|---|---|
|
فتح (افتراضي) |
يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة حسب الحاجة دون الحاجة إلى انتظار تكنولوجيا المعلومات أو إزعاجها |
|
بقيادة تكنولوجيا المعلومات |
يطلب المستخدمون مجموعة من تكنولوجيا المعلومات. يمكن أن ترشدهم تكنولوجيا المعلومات في اختيار أفضل أدوات التعاون لاحتياجاتهم |
|
التحكم |
يقتصر إنشاء المجموعة على أشخاص أو فرق أو خدمات محددة (راجع: التحكم في الأشخاص الذين يمكنهم إنشاء مجموعات Microsoft 365) |
إذا كنت تريد التحكم في كيفية تسمية Microsoft 365 Groups ، يمكنك استخدام نهج التسمية لإجبار أسماء المجموعات على الالتزام بمعايير معينة، بما في ذلك البادئة أو اللاحقات، بالإضافة إلى حظر الأسماء غير القابلة للاعتراض. راجع مجموعات Microsoft 365 نهج التسمية لمزيد من المعلومات.
كل مجموعة لديها مالك واحد على الأقل يمكنه إضافة أعضاء أو إزالتهم والقيام ببعض التنظيم الأساسي للمجموعة ومحتواها. إذا غادر مالك المجموعة (أو مالكيها) المؤسسة لأي سبب من الأسباب، يمكن للمسؤول تعيين مالك جديد للمجموعة. راجع تعيين مالك جديد لمجموعة معزولة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كان لديك أذونات المسؤول Exchange Online يمكنك إدارة مجموعاتك من مركز Microsoft 365 مسؤول (راجع إدارة عضوية المجموعة في مركز مسؤولي Microsoft 365) أو من PowerShell (راجع إدارة مجموعات Microsoft 365 باستخدام PowerShell.
قد يأتي وقت تريد فيه حذف مجموعة من المستأجر الخاص بك. للحصول على معلومات حول كيفية حذف مجموعة، راجع: حذف مجموعة في Outlook. إذا تم حذف مجموعة عن طريق الخطأ، يمكن للمسؤولين استعادة هذه المجموعة لمدة تصل إلى 30 يوما. راجع: استعادة مجموعة Microsoft 365 محذوفة.
إذا كنت تفضل طريقة أكثر تلقائية لإدارة دورة حياة Microsoft 365 Groups ، يمكنك استخدام نهج انتهاء الصلاحية لتنتهي صلاحية المجموعات في فترة زمنية محددة. سيحصل مالكو المجموعة على رسالة بريد إلكتروني قبل 30 و15 و1 يوما من انتهاء صلاحية المجموعة تسمح لهم بتجديد المجموعة بسهولة إذا كانت لا تزال هناك حاجة إليها. راجع: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Microsoft 365.
حدود مجموعة Microsoft 365
ابحث عن حدود المجموعة في نظرة عامة على مجموعات Microsoft 365 للمسؤولين.
إذا كنت تخطط لاستخدام الميزة "حفظ المجموعة مع التحديث" من أداة Azure Active Directory Connect، فإن الحد الأقصى للطول هو 448 حرفا مرتبطا بسمة "الوصف".
لمزيد من المعلومات حول تخزين SharePoint Online، راجع حدود SharePoint Online.
تكون إدارة Microsoft 365 Groups أكثر فعالية عندما يكون لديك معلومات قابلة للتنفيذ حول استخدام مجموعات. يحتوي مركز Microsoft 365 مسؤول على أداة إعداد تقارير تتيح لك الاطلاع على معلومات مثل استخدام التخزين، وعدد مجموعات النشطة لديك، وحتى كيفية استخدام المستخدمين مجموعات. راجع: تقارير Microsoft 365 في مركز الإدارة لمزيد من المعلومات.
يمنحكMicrosoft 365 Groups عددا من الأدوات للامتثالوحماية المعلوماتوeDiscovery.
