تاريخ آخر مراجعة في 2 ديسمبر 2022
إن Microsoft 365 Groups عبارة عن خدمة تعمل مع أدوات Microsoft 365 التي تستخدمها بالفعل بحيث يمكنك التعاون مع زملاء العمل عند كتابة المستندات أو إنشاء جداول البيانات أو التعاون في خطط المشروعات أو جدولة الاجتماعات أو إرسال رسالة بريد إلكتروني.
هذه المقالة بمثابة مساعدة لشرح ماهية المجموعات لك كما أنها تقدم لك بعض الارتباطات المفيدة في الخطوات التالية.
|
للاطلاع على أحدث الأخبار ومقاطع الفيديو حول Microsoft 365 Groups، اطلع على مدونات Office |
تلميحات:
-
إذا كنت تبحث عن معلومات حول استخدام Outlook مجموعات جهات الاتصال لإرسال بريد إلكتروني إلى قائمة بالأشخاص - مثل مجموعة من الأصدقاء - فشاهد إنشاء مجموعة جهات اتصال أو قائمة توزيع في Outlook للكمبيوتر الشخصي.
-
للتعرف على Microsoft Family Safety وكيف تساعدك مجموعة العائلة على البقاء على اتصال بأفراد عائلتك والحفاظ على سلامتهم على أجهزة Windows 10 وأجهزة Xbox وأجهزة Android، راجع مجموعة عائلة Microsoft.
ما هي Microsoft 365 Groups؟
تتيح لك المجموعات في Microsoft 365 اختيار مجموعة من الأشخاص ممن ترغب في التعاون معهم والإعداد بسهولة لمجموعة من الموارد ليشاركها هؤلاء الأشخاص. موارد مثل علبة وارد Outlook مشتركة أو تقويم مشترك أو مكتبة مستندات للتعاون في العمل على الملفات.
لا داع للقلق بشأن تعيين الأذونات يدوياً لجميع تلك الموارد نظراً لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة تمنحهم الأذونات التي يحتاجونها للأدوات التي تقدمها مجموعتك تلقائياً. بالإضافة إلى ذلك، المجموعات هي التجربة الجديدة والمحسنة لما استخدمناه لاستخدام قوائم التوزيع أو علب البريد المشتركة.
تلميح: للحصول على معلومات حول ترقية قوائم التوزيع التقليدية إلى Microsoft 365 Groups ، راجع لماذا يجب ترقية قوائم التوزيع إلى مجموعات في Outlook.
ما نوع المجموعة التي يجب أن تنشئها ؟
في حين أنك تفكر في الخيارات، من المهم أن تتذكر أن حجم واحد نادرا ما يناسب الجميع. قد تُفضِل الفرق العمل بطرق مختلفة وأن يكون لدى Microsoft 365 الأدوات اللازمة لتمكين التعاون بأي شكل يفضله فريقك.
إذا كان فريقك يفضل التعاون عبر البريد الإلكتروني ويحتاج إلى تقويم مشترك: قم بإنشاء مجموعة Microsoft 365 في Outlook.
إذا كان فريق العمل يرغب في التعاون في بيئة دردشة ثابتة أو استخدام التطبيقات المضمنة: إنشاء فريق Microsoft.
إذا كنت تريد إنشاء منتدى كبير ومفتوح من المناقشات لشركتك - علي سبيل المثال لإعلانات ومناقشات علي مستوي المدير التنفيذي: إنشاء مجموعة في Yammer.
يمكنك إنشاء Microsoft 365 Groups من مجموعة متنوعة من الأدوات بما في ذلك Outlook Outlook على ويب وOutlook Mobile وSharePoint Planner وTeams والمزيد. تعتمد الأداة التي تختار البدء منها على نوع المجموعة التي تعمل معها. على سبيل المثال، في Microsoft، نميل إلى البدء من Outlook عندما نقوم بإنشاء مجموعة منظمة حول البريد الإلكتروني والتقويم. إذا كانت المجموعة مخصصة للاتصال على مستوى الشركة، فإننا نميل إلى البدء ب Yammer. للتعاون المستند إلى الدردشة، سنبدأ مجموعتنا من Microsoft Teams.
عند إنشاء مجموعة، فسوف تحتاج لتحديد إذا ما كنت ترغب في أن تكون مجموعة خاصة أم مجموعة عامة. يمكن لأي شخص في مؤسستك رؤية المحتوى في مجموعة عامة، ويمكن لأي شخص في مؤسستك الانضمام إلى المجموعة. يجب أن يراه أعضاء المجموعة المحتوى في مجموعة خاصة ويجب أن يوافق مالك المجموعة على الأشخاص الذين يرغبون في الانضمام إلى مجموعة خاصة.
ملاحظة: وفي الوقت الحالي، فإن المجموعات التي تم إنشاؤها من Outlook على ويب تكون خاصة بصورة افتراضية.
لا يمكن لأي شخص خارج مؤسستك رؤية المجموعات العامة ولا المجموعات الخاصة أو الوصول إليها ما لم تتم دعوة هؤلاء الأشخاص خصيصاً كضيوف.
لمزيد من المعلومات حول تغيير مجموعاتك من عام إلى خاص (أو العكس)، راجع جعل مجموعات Microsoft 365 عامة أو خاصة.
المالكون والأعضاء والضيوف
يُعد مالكو المجموعة المشرفين على المجموعة. يمكنهم إضافة الأعضاء أو إزالتهم ولديهم أذونات فريدة مثل القدرة على حذف المحادثات من علبة وارد مشتركة أو تغيير إعدادات مختلفة بشأن المجموعة. يمكن لمالكي المجموعة إعادة تسمية المجموعة وتحديث الوصف أو الصورة والمزيد. إذا كنت على دراية بأدوار SharePoint، فإن مالك المجموعة هو مسؤول مجموعة المواقع المشتركة.
تلميح: يُعتبر من أفضل الممارسات تعيين مالكين اثنين "لمجموعة" إن أمكن. وبهذه الطريقة إذا لم يكن أحد المالكين متوفراً، فبإمكان الآخر إجراء تغييرات على "المجموعة".
وأعضاء المجموعة هم المستخدمون العاديون في مؤسستك ممن يستخدمون المجموعة لأجل التعاون. يمكنهم الوصول إلى كل شيء في المجموعة ولكن لا يمكنهم تغيير إعدادات المجموعة. في عالم SharePoint هم أعضاء الموقع. للحصول على معلومات حول إضافة أعضاء المجموعة أو إزالتهم، راجع إضافة أعضاء المجموعة وإزالتها في Outlook.
الضيوف مثلهم مثل أعضاء المجموعة ولكنهم من خارج مؤسستك. بشكل افتراضي، يمكن للمستخدمين دعوة الضيوف للانضمام إلى مجموعتك، ويمكنك التحكم في هذا الإعداد. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على وصول الضيوف في مجموعات Microsoft 365.
حدد نوع المجموعة الذي تريد استخدامه:
إذا كنت تفضل وضع التعاون في علبة الوارد المشتركة، فإن تجربة المجموعات في Outlook هي لك. من خلال إنشاء مجموعة في Outlook ، ستحصل على:
-
علبة الوارد المشتركة - لمحادثات البريد الإلكتروني بين الأعضاء لديك. تحتوي علبة الوارد تلك على عنوان البريد الإلكتروني ويمكن التعيين لقبول الرسائل من الأشخاص من خارج المجموعة وحتى من خارج مؤسستك، الأمر يشبه إلى حد كبير قائمة التوزيع التقليدية
-
التقويم المشترك - لجدولة الأحداث المتعلقة بالمجموعة
-
مكتبة المستندات في SharePoint - مكان مركزي للمجموعة لتخزين الملفات ومشاركتها
-
دفتر الملاحظات في OneNote المشترك - لتجميع الأفكار والأبحاث والمعلومات
-
موقع فريق SharePoint - مستودع مركزي للمعلومات والارتباطات والمحتوى المتعلق بالمجموعة
-
Planner– لتعيين مهام المشروع وإدارتها بين أعضاء الفريق
لست مضطراً لإنشاء أي من تلك المصادر يدوياً؛ فإن إنشاء المجموعة يعمل تلقائياً على إنشائها لك وتعيين الأذونات الضرورية لأعضاء مجموعتك بحيث يمكنهم بدء استخدامها على الفور.
يمكنك الوصول إلى هذه الموارد من خلال عميل سطح مكتب Microsoft Outlook المألوف (2016 أو الأحدث) أو عبر Outlook على ويب أو عبر Outlook 2016 for Mac (علبة الوارد المشتركة فقط) أو عبر Outlook mobile. ستجد Microsoft 365 Groups في جزء التنقل على اليسار في Outlook سطح المكتب أو على ويب.
باستخدام بطاقة مجموعات Microsoft 365 Groups المنبثقة، يصبح لديك وصولاً سريعاً لموارد المجموعة المشتركة. ما عليك سوى التمرير فوق اسم المجموعة في Outlook على ويب أو SharePoint.
الجزء الأحدث من قصة التعاون الخاصة بنا هو Microsoft Teams. إن Microsoft Teams عبارة عن التكرار الحلقي الداخلي لفريقك - مساحة عمل ثابتة قائمة على الدردشة حيث يمكنك إجراء محادثات غير رسمية في الوقت الفعلي حول مواضيع تحتاج لتركيز شديد أو مجموعات فرعية محددة داخل المجموعة.
Yammer يقدم تجربة اجتماعية مؤسسية للتعاون. حيث يساعدك على إجراء اتصالات جديدة واكتشافات عبر مؤسستك. كما يمكنه مساعدتك على التواصل ومناقشة أفكار على مستوى الشركة أو بشأن مجالات الاهتمام الشائعة.
من خلال إنشاء مجموعة متصلةMicrosoft 365 في Yammer، ستحصل على:
-
مجموعة Yammer - مكان مشترك لإجراء المحادثات ومشاركة المعلومات
-
مكتبة المستندات في SharePoint - مكان مركزي للمجموعة لتخزين الملفات ومشاركتها
-
دفتر الملاحظات في OneNote المشترك - لتجميع الأفكار والأبحاث والمعلومات
-
موقع فريق SharePoint - مستودع مركزي للمعلومات والارتباطات والمحتوى المتعلق بالمجموعة
-
Planner – لتعيين مهام المشروع وإدارتها بين أعضاء الفريق
يمكنك الوصول إلى هذه الأدوات عن طريق Yammer في المستعرض الخاص بك أو باستخدام تطبيق Yammer على جهاز يعمل بنظام تشغيل iOS أو Android أو Windows Phone.
بعد أن تحقق المجموعة غرضها، يمكنك حذفها لتحرير موارد النظام ولمنع إدراجها أو عرضها. اطلع على: حذف مجموعة. إذا كنت لا ترغب في الاضطرار لتذكر حذف المجموعات القديمة، يمكن للمسؤول لديك تعيين نُهج انتهاء صلاحية تؤدي إلى انتهاء صلاحية المجموعات القديمة لإزالتها تلقائياً بعد فترة زمنية محددة. اطلع على: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Microsoft 365.
ملاحظة: المحتوى الموجود في علامة التبويب تلك مخصصة للمسؤولين.
هناك ثلاثة نماذج أساسية للتزويدMicrosoft 365 Groups: فتح أو بقيادة تكنولوجيا المعلومات أو التحكم فيها. لكلٍ منه مميزاته الخاصة به.
|
النموذج |
المزايا |
|---|---|
|
مفتوح (افتراضي) |
يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة على النحو المطلوب دون الحاجة للانتظار أو الضجر أو تكنولوجيا المعلومات |
|
المستندة على تكنولوجيا المعلومات |
يطلب المستخدمون مجموعة من تكنولوجيا المعلومات. يمكن لمسؤول تكنولوجيا المعلومات إرشادهم في تحديد أفضل أدوات التعاون التي تناسب احتياجاتهم |
|
خاضعة للتحكم |
يقتصر إنشاء المجموعة على أشخاص أو فرق أو خدمات محددة (راجع: التحكم في الأشخاص الذين يمكنهم إنشاء مجموعات Microsoft 365) |
إذا كنت تريد التحكم في كيفية تسمية Microsoft 365 Groups ، يمكنك استخدام نهج التسمية لإجبار أسماء المجموعات على الالتزام بمعايير معينة، بما في ذلك البادئة أو اللاحقات، بالإضافة إلى حظر الأسماء غير القابلة للاعتراض. اطلع على نهج تسمية مجموعات Microsoft 365 للحصول على مزيد من المعلومات.
تتضمن كل مجموعة مالكاً واحداً على الأقل يمكنه إضافة الأعضاء أو إزالتهم والإشراف الأساسي على المجموعة ومحتواها. عادة ما يقوم المالك بذلك في Outlook. راجع: إضافة أعضاء المجموعة وإزالتهم من Outlook. إذا غادر مالك المجموعة (أو مالكيها) المؤسسة لأي سبب من الأسباب، يمكن للمسؤول تعيين مالك جديد للمجموعة. اطلع على: تعيين مالك جديد إلى مجموعة معزولة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كان لديك أذونات المسؤول Exchange Online يمكنك إدارة مجموعاتك من مركز Microsoft 365 مسؤول (راجع إدارة عضوية المجموعة في مركز مسؤولي Microsoft 365) أو من PowerShell (راجع إدارة مجموعات Microsoft 365 باستخدام PowerShell.
قد يمر عليك وقت ترغب فيه في حذف مجموعة من المستأجر الخاص بك. للاطلاع على المزيد من المعلومات حول كيفية حذف مجموعة، اطلع على: حذف مجموعة. إذا تم حذف مجموعة عن طريق الخطأ، يمكن للمسؤولين استعادة هذه المجموعة لمدة تصل إلى 30 يوما. راجع: استعادة مجموعة Microsoft 365 محذوفة.
إذا كنت تفضل طريقة أكثر تلقائية لإدارة دورة حياة Microsoft 365 Groups ، يمكنك استخدام نهج انتهاء الصلاحية لتنتهي صلاحية المجموعات في فترة زمنية محددة. سيحصل مالكو المجموعة على رسالة بريد إلكتروني قبل 30 و15 و1 يوما من انتهاء صلاحية المجموعة تسمح لهم بتجديد المجموعة بسهولة إذا كانت لا تزال هناك حاجة إليها. اطلع على: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Microsoft 365.
حدود المجموعات
|
الحد الأقصى... |
القيمة |
|
المالكون لكل مجموعة |
100 |
|
عدد المجموعات التي يمكن للمستخدم إنشائها |
250 |
|
المجموعات التي يمكن أن يقوم المسؤول بإنشائها |
حتى الحد الافتراضي للمستأجر البالغ 500 ألف |
|
عدد الأعضاء |
أكثر من 1000 عضو، إلا أنه لا يمكن سوى لعدد 1000 عضو فقط الوصول إلى محادثات المجموعة في وقت واحد. قد يلاحظ المستخدمون تأخيرات عند الوصول إلى التقويم والمحادثات في مجموعات كبيرة جدا في Outlook |
|
عدد المجموعات التي يمكن أن يكون المستخدم عضواً فيها |
1000 |
|
تخزين الملفات |
1 تيرابايت + 10 جيجابايت لكل مستخدم مشترك + أي سعة تخزينية إضافية تم شراؤها. يمكنك شراء كمية غير محدودة من السعة التخزينية الإضافية. |
|
حجم علبة بريد المجموعة |
50 جيجابايت |
يبلغ الحد الأقصى الافتراضي لعدد المجموعات التي يمكن أن تملكها مؤسسة Microsoft 365 حالياً 500000 مجموعة. إذا كنت تُخطط لاستخدام ميزة "حفظ المجموعة مع التحديث" من أداة Azure Active Directory Connect، فإن الحد الأقصى يبلغ 448 حرفاً فيما يتعلق بسمة "الوصف".
لمعرفة المزيد من المعلومات حول تخزين SharePoint Online، اطلع على حدود SharePoint Online وحدود وحواجز برنامج SharePoint Online.
تكون إدارة Microsoft 365 Groups الخاصة بك أكثر فعالية عندما يكون لديك معلومات قابلة للتنفيذ بشأن استخدام المجموعات. يحتوي مركز Microsoft 365 مسؤول على أداة إعداد تقارير تتيح لك الاطلاع على معلومات مثل استخدام التخزين وعدد المجموعات النشطة لديك وحتى كيفية استخدام المستخدمين للمجموعات. اطلع على: تقارير Microsoft 365 في مركز المسؤولين للحصول على مزيد من المعلومات.
يمنحكMicrosoft 365 Groups عددا من الأدوات للامتثالوحماية المعلوماتوeDiscovery.
