هدف المستخدم: تحسين خطة المشروع لتلبية تاريخ الانتهاء

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء

عندما تُدخل تغييرات على مشروعك، ثمة ثلاثة عوامل تحتاج إلى أخذها في الاعتبار: تكلفة المشروع ونطاق التسليمات والوقت. تظهر هذه العوامل في أغلب الأحيان على شكل مثلث. ولا يمكنك تغيير نقطة واحدة في المثلث دون التأثير في النقاط الأخرى.

إليك أمثلة حول ما يعني ذلك بالنسبة إلى تاريخ انتهاء المشروع.

• عندما تقوم بتقديم التاريخ المجدول لانتهاء المشروع، قد يؤدي ذلك في نهاية المطاف إلى زيادة في التكاليف وإنقاص نطاق العمل.

• إذا كنت تخطط لعدم تغيير تكاليف المشروع إطلاقاً، فقد تحصل نتيجة لذلك على جدول أطول ونطاق عمل أصغر.

• إذا قمت بزيادة نطاق العمل أو عدد التسليمات، فقد يستغرق تنفيذ مشروعك وقتاً أطول وقد يحتاج إلى تكاليف أكثر ويتطلب عاملين إضافيين أو موارد إضافية.

إذا كنت جديدا على إدارة المشاريع    بغض النظر عن مدى تخطيطك لمشروع ما، ستسوء الأمور. ابدأ بالبحث عن المشاكل الآن بدلا من وقت لاحق عندما تصبح الأمور أسوأ بكثير.

إليك بعض الطرق التي من شأنها مساعدتك على بدء مراقبة مشروعك وإصلاحه.

• إلقاء نظرة على المهام الأكثر أهمية أولا    تكون بعض المهام أكثر أهمية من غيرها عندما تحتاج إلى حل المشكلات في مشروعك. المهام التي تؤثر أكثر على الجدول الزمني هي المهام الهامة وهي المهام التي تحتاج إلى إيلاء أكبر قدر من الاهتمام لها.

• الحصول على طريقة العرض الصحيحة لمشروعك    يحتوي Project على العديد من طرق العرض والتقارير لمساعدتك في معرفة ما هو الخطأ في مشروعك. بالنسبة للمشاريع البسيطة، راقب تاريخ انتهاء المشروع بعناية باستخدام مخطط جانت. بالنسبة للمشاريع المعقدة، تحقق من جداول التباين أو تقارير القيمة المكتسبة.

• الحصول على تقارير الحالة الأسبوعية    ليس من السهل على الأشخاص إرسال تقارير حالة العمل. ستكون الطرق البسيطة للحصول على الحالة أثناء اجتماعات الفريق الأسبوعية. يمكن أن يؤدي جمع الحالة بشكل متكرر أكثر من الأسبوع إلى نتائج عكسية.

إذا كنت مدير مشروع متمرس    لقد كنت مدير مشروع لفترة طويلة، ولكنك الآن تواجه مشروعا يحتاج إلى مراقبة وثيقة للبقاء ضمن الميزانية.

علاوةً على ذلك، تطالبك الجهة الراعية بتقارير تنفيذية شهرية.

إليك بعض الطرق التي من شأنها مساعدتك على بدء مراقبة مشروعك وإعداد تقارير بشأنه وإصلاحه.

• إنشاء أساس لمشروعك    بعد إنشاء الجدول الزمني، احفظ إصدارا أساسيا. الأساس هو إصدار أصلي من مشروعك يمكنك استخدامه للمقارنة مع تقدم مهامك.

• الحصول على طريقة العرض الصحيحة لمشروعك    يحتوي Project على العديد من طرق العرض والتقارير لمساعدتك في معرفة ما هو الخطأ في مشروعك. عندما تصبح المشاريع أكثر تعقيدا، انظر إلى جداول التباين أو تقارير القيمة المكتسبة لمعرفة ما هو الخطأ.

• الحصول على تقارير الحالة الأسبوعية    نظرا لأن المشاريع تصبح أكثر تعقيدا، يمكنك استخدام أساليب أكثر تعقيدا لجمع تقارير الحالة الأسبوعية. يمكن لأعضاء الفريق إدخال معلومات الحالة في قائمة مهام SharePoint، والتي يمكن مزامنتها بعد ذلك مع Microsoft Project. إذا كنت تستخدم Project Professional، يمكنك أيضا استخدام Project Web App لجمع تقارير الحالة من فريقك. يمكن أن يؤدي جمع الحالة بشكل متكرر أكثر من الأسبوع إلى نتائج عكسية.

• فهم تحليل القيمة المكتسبة    يساعدك تحليل القيمة المكتسبة على تحديد ما إذا كان مشروعك على المسار الصحيح.