|
غالبا ما يكون توصيل معلومات المشروع أمرا صعبا، سواء كان ذلك يتضمن الحصول على معلومات الحالة من فريقك، أو توصيل حالة المشروع إلى المديرين التنفيذيين. تعرف على وقت وكيفية توصيل معلومات المشروع والإبلاغ بها. وإلا سيعاني التعاون الفعال وقد يكون نجاح مشروعك في خطر. للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع. |
تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .
-
سرد المساهمين قبل بدء المشروع، تعرف على أصحاب المصلحة. إحدى الطرق المؤكدة لإيقاف المشروع هي نسيان المساهم الهام الذي له تأثير على مشروعك.
-
الحصول على خطة اتصال في وقت مبكر تصميم استراتيجيات وعمليات الاتصال في مشروعك قبل بدء المشروع. والأفضل من ذلك، أن تظهر عمليات الاتصال كمهمة في الخطوط الأولى من مشروعك بحيث يصبح هذا الجزء الهام من التعاون التزاما من الجميع.
-
التواصل في كثير من الأحيان جمع معلومات حالة المهمة مرة واحدة في الأسبوع هو على حق تقريبا لإبعاد المشاكل قبل تصعيدها. إذا قمت بالاتصال بشكل متكرر أكثر من ذلك، فقد يتوقف أعضاء الفريق عن إرسال التحديثات بسبب الوقت الإضافي في إعدادها.
-
البحث عن المشاكل إذا كان كل شيء يبدو على ما يرام لأنك لم تسمع أي شيء سلبي، فمن المحتمل أنك تتجه نحو المتاعب. حتى أفضل مشاريع التشغيل تواجه مشكلات. مهمتك هي أن تذهب للعثور عليها قبل أن تنمو إلى مشاكل أكبر.
-
استخدام التكنولوجيا المناسبة فهم احتياجات الاتصال الخاصة بأعضاء الفريق والمساهمين. على سبيل المثال، قد يرغب أعضاء الفريق الذين يبلغون عن حالة المهمة في استخدام البريد الإلكتروني أو Project Online، بينما قد يفضل المسؤول التنفيذي مخططا معروضا جيدا أو PivotTable. فيما يلي قائمة بالبنامح التي يمكنك استخدامها للمساعدة في الاتصال.
التطبيق |
المزايا |
المساوئ |
---|---|---|
Project |
|
|
Project Online |
|
|
Excel |
|
|
Word |
|
|
SharePoint |
|
|
PowerPoint |
|
|
Visio |
|
|
Microsoft Teams |
|
|
توصيل معلومات المشروع
إذا كان فريقك يستخدم Project Online، فقم بتنزيل تحديثات حالة المهمة من الخادم قبل التواصل مع فريقك حول تقدم المشروع. |
|
هناك طرق بسيطة لتتبع التقدم، وهناك طرق أكثر تعقيدا. ابحث عن الطريقة التي تناسب مشروعك وفريقك بشكل أفضل. |
|
يعد التقاط معلومات القيمة المكتسبة خطوة أكثر تقدما، ولكنها قوية جدا، نحو اكتشاف الأداء الجيد والسئ للمشروع. الحقائق عالية المستوى التي تحصل عليها من هذا هو ما يريد أصحاب المصلحة رؤيته. |
|
باستخدام Project، يمكنك إنشاء تقارير رسومية مذهلة وتخصيصها لأي بيانات مشروع تريدها، دون استخدام أي برنامج آخر. أثناء العمل على المشروع، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات - لا توجد تحديثات يدوية مطلوبة! |
|
يمكن لأعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وسترى التغييرات في Project. والعكس صحيح. |
|
توصيل معلومات المشروع باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان. |
|
عند إجراء تغييرات على المهام، انشر هذه التغييرات على Project Online بحيث يكون لدى الجميع المعلومات المناسبة لمتابعة عملهم. |
|
إذا تعذر على الأشخاص الحضور إلى اجتماع، فاستخدم Teams لمشاركة معلومات المشروع. مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لمشاركة خطط المشاريع. يمكن الأشخاص المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في مكتبهم أو في المنزل أو باستخدام أجهزتهم المحمولة. |
العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع