إذا كان فريقك يستخدم قوائم التوزيع ومشاركة الملفات والتدوين التعاوني لإنجاز المهام، فستحب Microsoft 365 Groups في Outlook. Microsoft 365 Groups هو نظام أساسي قوي ومنتج يجمع المحادثات والتقويم من Outlook والملفات من SharePoint والمهام من Planner ودفتر ملاحظات OneNote مشترك في مساحة تعاون واحدة لفريقك.
عند متابعة مجموعة، يتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني ودعوات الاجتماع مباشرة إلى علبة الوارد. ولكن يتم تخزينها أيضا في مجلد المجموعة الخاص بك. لذلك لا تقلق بشأن حذف شيء ما عن طريق الخطأ أو إنشاء قاعدة لنقل البريد من علبة الوارد إلى مجلد خاص. احذفها من علبة الوارد بعد قراءتها ومعرفة أنه لا تزال هناك نسخة مخزنة بأمان في مجلد المجموعة القابل للبحث؛ في الواقع، يتم تخزين جميع الرسائل منذ بدء المجموعة في مجلد المجموعة. حتى إذا لم تكن عضوا في البداية، فسترى التاريخ الكامل بمجرد الانضمام.
تلميح: إذا لم تكن قد بدأت Microsoft 365 Groups حتى الآن، فقد ترغب في قراءة بدء استخدام مجموعات Microsoft 365 في Outlook أولا.
تلميحات لتحقيق أقصى استفادة من Microsoft 365 Groups في Outlook
-
استخدام المجموعات تماما مثل قوائم التوزيع ستصل رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الاجتماعات الجديدة إلى علبة الوارد الخاصة بك، وسيتم تسليم أي شيء ترسله إلى المجموعة إلى كل شخص في المجموعة، تماما كما هو الحال مع قائمة التوزيع. سيعمل أي إصدار من Outlook أو Outlook على الويب. ما عليك سوى كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة على سطر TO لرسالة البريد الإلكتروني لبدء الاتصال.
ملاحظة: عند إنشاء مجموعة، حدد خانة الاختيار إرسال جميع محادثات المجموعة بحيث يتلقى جميع الأعضاء نسخا من رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة في علبة الوارد الخاصة بهم.
-
"المفضلة" مجموعتك للوصول السريع في Outlook ، يتم سرد المجموعات التي تملكها و/أو عضو فيها في أسفل جزء التنقل. انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجموعة وحدد إضافة إلى المفضلة لنقلها إلى أعلى جزء التنقل لسهولة الوصول إليها.
تمكنك الإضافة إلى المفضلة أيضا من الوصول إلى المحتوى عندما تكون غير متصل.
-
لا حاجة لنقل الرسائل إلى مجلد خاص عند متابعة مجموعة، يتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني ودعوات الاجتماع مباشرة إلى علبة الوارد. ولكن يتم تخزينها أيضا في مجلد المجموعة الخاص بك. لذلك لا تقلق بشأن حذف شيء ما عن طريق الخطأ أو إنشاء قاعدة لنقل البريد من علبة الوارد إلى مجلد خاص. احذفها من علبة الوارد بعد قراءتها ومعرفة أنه لا تزال هناك نسخة مخزنة بأمان في مجلد المجموعة القابل للبحث؛ في الواقع، يتم تخزين جميع الرسائل منذ بدء المجموعة في مجلد المجموعة. حتى لو لم تكن عضوا في البداية، فستتمكن من رؤية التاريخ الكامل بمجرد الانضمام.
إذا كنت لا تريد أن يأتي البريد إلى علبة الوارد، فما عليك سوى التوقف عن المتابعة من المجموعة (ولكن ابق متصلا). سيستمر تسليم البريد إلى مجلد المجموعة ولكن ليس إلى علبة الوارد.
-
جدولة اجتماعات المجموعة بسهولة في أي وقت تحدد فيه إحدى مجموعاتك في جزء التنقل، سترى شريط مجموعات خاصة في أعلى الشاشة. افتح التقويم للاطلاع على كافة اجتماعات المجموعة المجدولة للشهر. لفتح تقويم المجموعة في:
-
Outlook ، حدد التقويم > الرئيسي.
لجدولة اجتماع جديد من هنا، راجع: جدولة اجتماع على تقويم مجموعة.
-
Outlook على الويب ، حدد التقويم.
لجدولة اجتماع جديد من هنا، راجع: جدولة اجتماع على تقويم مجموعة.
-
-
مشاركة الملفات بسهولة مع كل شخص في المجموعة يمكنك بسهولة تحميل الملفات المشتركة أو إرفاق الملفات من المكتبة برسائل البريد الإلكتروني. نظرا لأن الأذونات الصحيحة قد تم تعيينها وتطبيقها بالفعل على جميع أعضاء المجموعة، فلن تحتاج إلى إدارة الأذونات على الملفات المشتركة. لفتح مساحة ملف مجموعتك على شريط المجموعات في:
-
Outlook ، حدد ملفات > الرئيسية. راجع مشاركة ملفات المجموعة.
-
Outlook على الويب ، حدد ملفات. راجع مشاركة ملفات المجموعة.
-
-
الوصول بسرعة إلى دفتر ملاحظات الفريق استخدمه لتسجيل الملاحظات لمناقشات الفريق والاجتماعات والخطط والأنشطة. لفتح دفتر ملاحظات مجموعتك على شريط المجموعات في:
-
Outlook ، حدد Home > Notebook.
-
Outlook على الويب ، حدد دفتر الملاحظات.
-
-
العثور على ما تبحث عنه هل تبحث عن كل الاجتماعات حول موضوع معين؟ هل تريد العثور على الملاحظات من حقيبة الأسبوع الماضي البني؟ يمكن البحث في محادثات المجموعة والتقويم والملفات ودفتر الملاحظات، ويتم تعيين الأذونات تلقائيا حتى يتمكن جميع أعضاء المجموعة من البحث عن أي شيء يبحثون عنه.
-
الحصول على التواصل الاجتماعي مع الإعجابات @mentions مثل فكرة عضو المجموعة؟ قل ذلك. إنها سريعة وسهلة (ويمكنك أن تقول وداعا إلى القديم "+1"). هل تريد جذب إنتباه شخص ما؟ استخدم @mention في رسالة بريد إلكتروني وستنتقل هذه الرسالة إلى علبة الوارد الخاصة بعضو المجموعة حتى يتمكنوا من المتابعة.
