قائمة جهات الاتصال أو قائمة التوزيع عبارة عن مجموعة من عناوين البريد الإلكتروني المستخدمة لإرسال رسائل أو دعوات اجتماع إلى العديد من الأشخاص في وقت واحد. تعرف على كيفية إنشاء قائمة جهات اتصال أو تحريرها أو حذفها في Outlook.
يلبيمجموعة Microsoft 365 في Outlook هذه الاحتياجات البسيطة ويوفر مجموعة من الموارد المشتركة التي يتم تعيين أعضاء المجموعة إليها تلقائيا عند إنشاء المجموعة.
أدوات المشاركة والتواصل التي تأتي مع مجموعات Microsoft 365
عند إعداد مجموعةMicrosoft 365 في Outlook، يمكنك اختيار مجموعة من الأشخاص الذين ترغب في التعاون معهم وإعداد مجموعة من الموارد لأولئك الأشخاص لمشاركتها بسهولة. لا داع للقلق بشأن تعيين الأذونات يدوياً لجميع تلك الموارد نظراً لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة تمنحهم الأذونات التي يحتاجونها للأدوات التي تقدمها مجموعتك تلقائياً.
فيما يلي بعض الميزات التي تجعل المجموعات حلا أكثر قوة من قوائم توزيع البريد الإلكتروني:
-
علبة الوارد المشتركة - حيث تتم المحادثات التي تجريها عادة في قوائم التوزيع. يمكن البحث في علبة الوارد المشتركة هذه بالكامل بحيث تنشئ أرشيفا حيا لرسائل المجموعة. يمكن للقادمين الجدد إلى المجموعة البحث أو التمرير للخلف عبر المحفوظات للوصول بسرعة إلى ما تم نشره في المجموعة مسبقا. راجع: إجراء محادثة جماعية في Outlook.
تلميح: إذا كان المستخدمون لا يزالون يريدون ظهور رسائل المجموعة في علبة الوارد الشخصية، كما فعلوا مع قائمة التوزيع، فإن كل ما يحتاجون إليه هو الاشتراك في المجموعة بالنقر فوق الزر عضوية على الشريط في Outlook.
-
مكتبة الملفات المشتركة - تحتوي مجموعتك على مكتبة ملفات SharePoint حيث يمكن للمستخدمين تخزين المستندات والمصنفات والعروض التقديمية والصور أو أي نوع آخر من الملفات التي يحتاجون إلى العمل عليها ومشاركتها والتعاون في العمل عليها. راجع: مشاركة الملفات مع مجموعة في Outlook.
-
التقويم المشترك - تحصل مجموعتك على تقويم مشترك لنشر الأحداث المتعلقة بالمجموعة. تتم دعوة كل عضو اشترك في المجموعة تلقائيا إلى الأحداث المنشورة في التقويم بحيث يمكن أن تظهر هذه الأحداث أيضا على تقويماتهم الشخصية إذا رغبوا في ذلك. راجع: استخدم تقويم مجموعة في Outlook لجدولة الأحداث وتحريرها.
-
دفتر ملاحظات OneNote مشترك - تحتوي المجموعة تلقائيا على دفتر ملاحظات OneNote مشترك حيث يمكن لأعضاء المجموعة جمع المعلومات والتعاون في العمل عليها. تستخدم العديد من المجموعات دفتر الملاحظات لإنشاء wiki حي مع الأسئلة المتداولة والموارد الأخرى. راجع: OneNote: بدء الاستخدام.
-
وصول الضيف - يمكنك إضافة جهات اتصال خارجية إلى مجموعات التوزيع من قبل، ولكن كل ما حصلت عليه هو البريد الإلكتروني. باستخدام المجموعات، يمكنك منح الضيوف حق الوصول إلى محادثات البريد الإلكتروني والملفات وحتى دفتر ملاحظات OneNote المشترك. راجع: إضافة ضيوف إلى مجموعات في Outlook.
-
المحتوى قابل للاكتشاف - مجموعات في Outlook عامة بشكل افتراضي مما يعني أنه من السهل على الأشخاص الآخرين في مؤسستك اكتشاف المواد الموجودة في المجموعة والانضمام إليها أو مراجعتها. إذا كان محتوى المجموعة أكثر حساسية، يمكنك تبديل المجموعة إلى خاص، مما يخفي المحتويات عن غير الأعضاء ويتطلب من مالك المجموعة الموافقة على أي طلبات للانضمام.
-
إنشاء الخدمة الذاتية - لا يتعين أن تتعطل تكنولوجيا المعلومات من خلال الطلبات من المستخدمين لإنشاء مجموعات. يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة حسب الحاجة. إذا كنت تريد التحكم في المستخدمين في مؤسستك الذين يمكنهم إنشاء مجموعات، فشاهد: إدارة من يمكنه إنشاء مجموعات Microsoft 365.
إدارة مجموعاتك
يوفرMicrosoft 365 عددا من الأدوات والقدرات المفيدة لإدارة مجموعاتك وإدارتها بسهولة أكبر. تعرف على المزيد في دليل المسؤول مجموعات Microsoft 365 في Outlook.
اطلع أيضاً على
تجربة مجموعات Microsoft 365 الجديدة في Outlook
دليل المسؤول مجموعات Microsoft 365 في Outlook
إضافة أعضاء المجموعة أو تحريرهم أو إزالتهم في Outlook
إضافة ضيوف إلى مجموعات Microsoft 365
الانضمام إلى مجموعات أو مغادرتها أو متابعتها في Outlook
إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة في Outlook
جدولة حدث على تقويم مجموعة في Outlook
استخدام الملفات المشتركة مع مجموعة Microsoft 365 في Outlook
تحرير مجموعة أو حذفها في Outlook
استخدام مجموعات Microsoft 365 كضيف
لا يتلقى الضيوف رسائل البريد الإلكتروني لمجموعة Microsoft 365