Applies To

假設您為特定營銷活動建立了一或多份出版物。 您想要在發佈這些出版物之前先要求項目關係人核准，以便他們可以在出版物發行給預定物件之前，先檢閱並發現任何問題。 Viva Amplify 提供快速且簡單的核准工作流程，讓溝通者能在正確的時間取得正確人員所建立、檢閱及核准的內容。

開始之前

在 Microsoft Teams 中安裝核准應用程式

在您要求核准之前，請確定已為貴組織正確設定和部署 Microsoft Teams 中的核准應用程式。 [核准] 應用程式提供一個簡單的方式，讓 Teams 中的稽核、合規性、責任和工作流程同時包含結構化和非結構化的核准。 深入瞭解在 Microsoft Teams 中管理核准應用程式。

確定您符合所有發佈前的需求

建立內容後，請在撰寫面板中選取您要發佈出版物的通訊通道：

  • Outlook

  • SharePoint

  • 小組

顯示 Outlook、SharePoint 和 Teams 複選框的側邊面板螢幕快照。

選擇您的通訊頻道之後，請選取 [下一步]，新增您想要連絡的個別物件。

  1. 針對 Outlook，請新增收件者 () 。 Outlook 中 [收件者] 字段的螢幕快照，顯示已選取電子郵件位址。

  2. 若是 SharePoint，請新增網站 () 。 新增 SharePoint 網站之窗格的螢幕快照。

  3. 針對 Teams，請新增頻道 () 。 顯示 Teams 文章範例的 [Teams 自定義] 窗格螢幕快照。

要求核准

附註: 

  • 要求核准一律可在營銷活動中使用。

  • 根據預設，核准為選用。 這表示您可以選擇是否要對您建立的任何或所有出版物要求核准。

  • 需要核准時，若需要核准才能發佈，目前無法使用。

在您符合發佈前的需求之後，您可以要求核准出版物。

  1. 選取 [發佈] 下拉式清單，然後選擇 [要求核准]。 發佈下拉功能表的螢幕快照。

  2. 檢閱出版物摘要以確認發佈通道，然後選取 [下一步]。 顯示選取通訊通道的發佈摘要螢幕快照。

  3. 在 [核准要求詳細數據] 面板中，輸入您要核准要求的人員名稱。

    重要: 只有具有核准者或擁有者角色的使用者可以新增至核准要求。 如果您希望某人檢閱及核准出版物，請務必先以擁有者或核准者身分邀請他們加入營銷活動。 深入瞭解 Viva Amplify 中的使用者角色。

  4. 如果您需要所有核准者核准要求，請選取 [要求所有回應] 旁的複選框。 如果沒有，您可以將它留白，而且一個核准就足以讓出版物獲得核准。

  5. 選：您也可以在要求中新增其他詳細數據，或將要求標示為重要。

  6. 選取 [下一步] 流覽至發佈選項，並選擇出版物核准后發行方式。 您可以從三個發佈選項中選擇。

    1. 排程出版物：如果核准，您可以選擇出版物的發行日期和時間。 如果未獲得您所選日期和時間的核准，它將會保留在草稿中。

    2. 手動發佈：您可以在核准出版物之後自行發佈。

    3. 自動發佈：出版物一經核准，就會自動在您所選的通訊通道中發行。

  7. 完成後，選取 [傳送] 以儲存變更並提交要求。 所有要求都會傳送至營銷活動 Teams 頻道，而且也會在 Teams 核准中樞中提供。

  8. 傳送核准要求之後，出版物狀態會更新為 [擱置核准]。

重要: 

  • 如果您需要編輯核准要求或編輯擱置核准之出版物上的內容，將會取消先前的核准要求，而且您必須再次要求核准。

  • 核准回應將套用至所有通訊通道。

  • 您無法從 Teams 中的核准應用程式建立 Amplify 出版物的核准要求。 所有核准要求都必須在 Amplify 中建立。

回應核准要求

如果使用者傳送出版物的核准要求給您，它將會在營銷活動團隊頻道和 Teams 核准中樞中提供。 身為核准者，您可以直接從 Teams 聊天、核准中樞內回應，或流覽至 Amplify 直接回應。

Amplify 行銷活動會顯示所有待核准的出版物。 核准應用程式也會在核准中樞中顯示任何核准。 您可以使用這兩者來管理您所有的核准。 深入瞭解如何在Teams中管理您的核准。

核准或拒絕要求

您可以在 Amplify 或 Teams 中核准或拒絕要求。

在 Amplify 中

  1. 移至傳送核准要求的營銷活動，然後在 [出版物] 索引卷標中尋找擱置核准的出版物。 狀態為 [等待核准] 之出版物的螢幕快照。

    提示: 您可以透過等待核准進行篩選，輕鬆找到等待核准的出版物。

  2. 選取出版物上的 [檢視要求]，以檢視要求的所有詳細數據。

  3. 您可以在此處核准或拒絕出版物。 您也可以在您的決策中加入批注。 核准后，核准要求狀態會更新為 Teams 核准卡和應用程式上的 [已核准]。 出版物狀態會根據所選的出版物選項更新。

    1. 排程出版物： 經核准后，出版物將會排程。 出版物狀態將會更新為 [已排程]。

    2. 手動發佈：核准后，出版物狀態會更新為 [準備發佈]。 您將有機會在自行發佈前先執行最終檢查。

    3. 自動發佈： 經核准后，出版物會在選取的通訊通道上自動發佈。

在 Teams 中

  1. 您可以移至您收到核准要求回應的行銷活動聊天或頻道。 所有核准要求都會傳送至營銷活動 Teams 頻道。

  2. 選取 [檢視 Teams 中卡片上的詳細數據]，或選取核准以開啟表單並核准或拒絕要求。 深入瞭解如何在Teams中回應核准要求。

    提示: 您可以在 Teams 的 [核准] 應用程式的 [收到] 索引卷標底下找到所有核准。

  3. 您可以在這裡核准或拒絕要求。 您也可以在您的決策中加入批注。 核准后，出版物和卡片或應用程式中的狀態將會更新。

檢視核准要求

在 Amplify 中

流覽至 [Amplify 訂閱] 索引標籤。  您可以在這裏檢視和管理行銷活動傳送或接收的所有核准。

在 Teams 中

或者，您可以移至 Teams 中的 [核准] 應用程式，檢視您已傳送或接收的所有核准。  

取消核准要求

在 Amplify 中

您可以取消仍在進行中的核准要求。 移至擱置核准的出版物，開啟核准要求，然後選取 [取消]。 您也可以編輯擱置核准的出版物來取消核准要求。

在 Teams 中

1. 瀏覽至 Teams 或您的核准中樞中 [核准] 卡片中的 [已傳送] 索引標籤。 選取您要取消的核准，然後選取 [取消要求]。

重新指派核准要求

您可以從指定要求的 Teams 核准卡片，將核准要求重新指派給您選擇的使用者。 執行此動作之前，請確定使用者已新增至行銷活動，讓他們可以存取營銷活動。 否則，如果行銷活動擁有者想要檢視營銷活動出版物，就必須授與他們存取權。

附註: 您只能從 Teams 中的核准應用程式重新指派核准要求。

  1. 選取 [重新指派] 並新增您要重新指派要求的使用者 () 。

  2. 選取 [確認] 以儲存您的變更並重新指派要求。

與核准者追蹤

在 Teams 中瀏覽至您的核准要求，然後選取 [待處理] 以追蹤核准者，以提醒他們您的要求。

附註: 您只能使用 Teams 中的 [核准] 應用程式進行後續追蹤。

Viva Amplify 如何儲存核准數據

Viva Amplify 核准會依照Power Platform資料儲存的指導方針和原則，將數據儲存在Dataverse數據表中。 使用範本建立的核准可能會將部分數據儲存在本機地區之外。 不過，這不適用於在 Viva Amplify 中建立的核准，因為 Viva Amplify 核准不使用範本。 因此，Viva Amplify 核准數據一律會儲存在本機地區。

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