Microsoft Teams 和電子郵件，和諧共處
一份充滿使用 Microsoft Teams 秘訣和技巧的生產力指南，來自每天在公司建立和使用 Teams 的人員。
Teams 會變更您與電子郵件的關係。 當您的整個團隊在 Teams 中作業時，表示您會收到較少的電子郵件。 而因為您將更常使用 Teams 來進行交談，使得您在收件匣中花費的時間會減少。
但您還是會就一些事項收到 (甚至是需要) 電子郵件。 這當中的平衡將取決於您與未使用 Teams 的人員的互動頻率以及您自己的偏好。 (我們有一些人員一天只檢查一次電子郵件，而其他人則會隨著 Teams 一整天檢查。) 大部分人都同時需要 Teams 和電子郵件來執行其工作。
以下是我們要執行的一些事項：
1.在 Teams 中使用聊天和頻道，與您往來密切的同事進行日常工作。
每天要往返好幾次的流程最適合在 Teams 中進行。 聊天和頻道適合用於討論事件後端事務、衡量新功能的優缺點，以及傳送我們進度的更新。
利用這類現成可用的訊息，我們真正變更了電子郵件活動的數量和類型 (如需詳細資訊，請參閱以下小節)。
若要持續追蹤進行中的交談，請為您的群組聊天命名並釘選。
2.決定您要回覆會議邀請的位置。
我們當中有些人喜歡在 Outlook 中檢閱我們的會議邀請佇列樣式。 其他人則想要從 Teams 中的 [行事曆] 區域執行此動作。 兩者都很好，請選擇適合您的一個。
您還是會就一些事項收到 (甚至是需要) 電子郵件。 這當中的平衡將取決於您與未使用 Teams 的人員的互動頻率以及您自己的偏好。
3.觀看電子郵件來取得廣泛的公告及電子報。
我們傾向於透過電子郵件查看正式、全公司的公告，像是部門變更、年度捐贈行銷活動開始、來自 Satya 的郵件、來自客戶支援的電子報之類。 這些內容通常需要注意格式，並且目標是要寄給非常多的人員。 我們會注意這類內容的電子郵件。 有時候人員會將這類的電子郵件轉寄到我們的其中一個頻道，以確保即使很少檢查電子郵件的人員也會看到它。
觀看此影片可了解如何將重要的電子郵件轉寄至頻道。
4.選擇要在 Teams 中新增為來賓的外部人員。
如果我們有要與 Microsoft 外部人員合作的專案，我們會為此專案建立特定的 Teams 團隊，然後邀請這些外部人員成為來賓。 這可讓我們以偏好的方式在 Teams 中進行專案通訊，並直接在 Teams 中保留專案相關的通知。 因為這也是我們追蹤所有其他專案的位置，我們將更可能在適當的時候看到重要的聊天與檔案。
至於偶爾才會與其合作的外部人員，透過電子郵件即已足夠。
對於如何新增來賓感到好奇？ 請查看將來賓新增到團隊。
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