開始在 OneDrive 和 SharePoint 中建立、管理及共用檔案

觀看：何時使用 OneDrive 與 SharePoint

OneDrive 是一個雲端儲存平臺，您可以在此儲存個人或個人檔案。 OneDrive 與 Word、Excel 和 PowerPoint 等應用程式緊密整合，可讓您方便地安全地儲存及存取機密檔。

當您想要建立只有您自己的檔時，請使用 OneDrive，例如在處理高度機密或私人資訊時。

若要開始使用 OneDrive，請 登入您的 Microsoft 帳戶或註冊，下載並安裝 OneDrive 傳統型應用程式，然後依照提示登入，然後選取您要同步處理到雲端的資料夾。 

• 若要在 OneDrive 中建立新檔案，只要按一下 [新增] 按鈕，然後選取您要建立的檔案類型，例如Word檔或 Excel 試算表即可。

• 若要 在 OneDrive 中管理檔案，請以滑鼠右鍵按一下檔案，然後選取 [ 重新命名 ]，為檔案命名更具描述性的名稱，或將檔案拖放到不同的資料夾，讓組織更加完善。

• 若要 使用 OneDrive 共用檔案 -請按一下 [ 共用 ] 按鈕，然後輸入您要共用檔案之人員的電子郵件地址。 深入瞭解如何在 OneDrive 中管理檔案。

SharePoint 是一種共同作業工具，可用來管理及共用整個組織的檔案和資訊。 SharePoint 可讓多個使用者在單一中央位置共同作業。

當您需要建立由一組人員撰寫和管理的檔，或需要廣泛共用的檔時，請使用 SharePoint。 例如，使用它做為集中式位置，讓小組成員檢視專案時程表、任務和里程碑。 這可讓團隊追蹤進度、保持進度，以及更有效率地共同作業。

• 若要 在 SharePoint 中建立新檔案，請流覽至您要建立檔案的文件庫，然後按一下 [ 新增 ] 按鈕。

• 若要 管理檔案，請取出檔案以進行變更，然後在完成後將檔案存回。

• 若要 共用檔案，請按一下檔案，然後選取 [共用]。 您也可以在適當的應用程式中開啟檔案，例如Word或 Excel，並啟用共同撰寫，以即時共同作業。 若要檢視舊版檔案，請按一下該檔案，然後選取 [版本歷程記錄]。 深入瞭解如何在 SharePoint 中管理檔案。

規範內部、廠商、承包商和外部方的存取權  

若要確保只有獲得授權的使用者才能存取 OneDrive 和 SharePoint中的機密檔案和資料：

• 定義不同類型使用者的存取原則，例如內部、廠商、承包商和外部當事人。 例如，您可以建立存取原則，只允許特定員工存取機密資訊，例如財務資料或客戶資訊。 您也可以指定他們可以存取的資料類型、存取資料的方式，以及存取資料的時間長度。 這可確保只有獲得授權的使用者才能存取機密檔案和資料。

• 使用許可權和角色控制 特定檔案或資料夾的存取權。 例如，授與唯讀存取權給需要檢視檔案但不進行變更的小組成員，例如不直接參與專案的人員，但需要隨時掌握資訊。 藉由定義這些許可權和角色，您可以確保只有獲得授權的使用者才有權存取機密資訊，而且他們只能檢視及編輯已獲授與存取權的檔案。

• 使用多重要素驗證 以確保只有獲得授權的使用者才能存取機密資料。 這可能包括要求使用者提供密碼，以及傳送到其行動裝置或電子郵件的驗證碼。

• 監控 OneDrive 和 SharePoint 環境的存取與使用方式，以偵測並防止未經授權的存取或使用。 例如，檢閱使用者活動記錄檔，您可以識別任何異常活動，例如未經授權的存取嘗試，並採取行動防止資料洩露。

• 針對 機密資料實作加密，以確保即使有人取得未經授權的資料存取權，如果沒有解密金鑰，他們也無法讀取資料。 這可協助防止資料洩露、保護客戶資料，並確保符合資料隱私權法規。

• 設定共用連結的到期日，以確保在特定期間後自動撤銷存取權。 例如，如果您與廠商或承包商共用合約，並想要確保廠商或承包商只擁有檔限定時間的存取權，您可以 設定到期日 ，並在設定期間之後自動撤銷檔的存取權。 這可降低檔遭到未經授權的一方存取的風險。

透過實作這些措施，您可以在 OneDrive 和 SharePoint 中規範內部、廠商、承包商和外部方的存取，並保護您的資料安全。 深入瞭解如何保護您的資料。

減少 OneDrive 和 SharePoint 弱點  

雖然 OneDrive 和 SharePoint 提供許多安全性功能來防範資料洩露，但仍有幾個重要弱點可能會影響這些實體的安全性：

• 網路釣魚攻擊會誘使使用者提供登入認證，然後用來存取 OneDrive 或 SharePoint。

• 弱式密碼也很容易猜測或破裂，導致未經授權的存取。

• 惡意程式碼可用來竊取登入認證、擷取機密資料，或是控制使用者的裝置，而這可能會危害 OneDrive 或 SharePoint。

• 測試人員威脅，例如員工刻意或不小心與未經授權的一方共用機密資料，也會對 OneDrive 或 SharePoint 造成風險。 深入瞭解如何管理測試人員風險。

若要減輕這些弱點，請務必實作安全性最佳做法、教育使用者，並定期檢閱及稽核使用者權限。 制定完整的事件回應計畫，以快速回應任何可能發生的安全性事件也至關重要。