當您與客戶或同事共用 Microsoft 365 檔案檔案的複本時，最好檢閱檔中的隱藏數據或個人資訊並加以移除。
: 除非您將檔傳送給 Microsoft，否則 Microsoft 無法存取檔中的任何資訊。
文件檢查可協助您尋找並移除儲存在您計劃共用之檔中的隱藏資料及個人資訊。 使用方式如下。
: 如果您只是想要列印沒有批註，請在 [ 檔案] 索引卷標上選取 [列印]，選擇 [列印所有頁面]，然後清除 [列印標記]。
檔檢查在 Word 檔案中尋找和移除的專案
文件檢查 會顯示數種不同的檢查，協助您在共用之前尋找及移除Word 檔中的隱藏數據及個人資訊。
: 我們強烈建議您在 原始文件復本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。 如需詳細數據，請參 閱使用文件檢查。
若要快速尋找及移除資料和資訊：：
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在 [文件檢查] 中，選取或清除 (的選項，如下所述) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢閱檢查結果，然後選取要刪除之任何專案的 [ 全部移除 ]。如需移除信息的相關警告和資訊，請參閱 使用文件檢查。
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選 取 [重新檢視 ] 或 [關閉]。
注意事項：下表說明 文件檢查 無法移除某些資訊。
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檢查名稱 |
尋找並移除 |
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註解、修訂、版本和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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頁首、頁尾及浮水印 |
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隱藏文字 |
格式設定為隱藏的文字 ([字型] 對話方塊中可用的字型效果) : 此檢查無法偵測以其他方法隱藏的文字 (例如，白色背景上的白色文字)。 |
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自訂 XML 資料 |
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看不見的內容 |
因為已格式化為看不見的物件，因此看不到的物件 : 此檢查無法偵測到遭其他物件覆蓋的物件。 |
: 如果貴組織透過新增檢查模組來自定義 文件檢查 ，您也許可以檢查檔中是否有其他類型的資訊。
隱藏資料及個人資訊的類型
Word 檔案可以包含下列類型的隱藏資料及個人資訊：
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註解、追蹤變更的修訂標記、版本及筆跡標註： 如果您與其他人共同建立檔，您的檔可能包含追蹤修訂、批註、筆跡標註或版本的修訂標記等專案。 這項資訊可以讓其他人看到處理您文件的人員名稱、檢閱者的批注，以及對檔所做的變更，以及您可能不想在小組外部共享的專案。
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檔摘要資訊及個人資訊 文件摘要資訊或元數據包含有關文件的詳細數據，例如作者、主旨和標題。 文件摘要資訊也包含 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存檔的人員名稱，以及檔的建立日期。 如果使用了特定的功能，則文件可能也會含有其他種類可識別個人身份的資訊 (PII)，如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、傳閱名單及範本名稱。
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頁首、頁尾及浮水印： Word 檔可以在頁首及頁尾中包含資訊。 此外，您可能在 Word 檔中新增了浮浮浮水印。
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隱藏文字 Word 檔可以包含格式化為隱藏文字的文字。 如果您不知道檔是否包含隱藏文字，您可以使用 文件檢查 來搜尋。
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文件伺服器內容 如果您的檔是儲存至檔管理伺服器上的某個位置，例如檔工作區網站或以 Windows SharePoint Services為基礎的文檔庫，則檔可能包含其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。
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自訂 XML 資料： 文件可能包含在文件本身看不到的自訂 XML 資料。 文件檢查 可以尋找並移除此 XML 數據。
使用 [檔案檢查] 尋找及移除隱藏數據及個人資訊
: 我們強烈建議您在 原始文件復本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。
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開啟您要檢查隱藏資料及個人資訊的 Word 檔。
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在 [ 檔案] 索引標籤上，選取 [另存新檔]，然後在 [ 檔名 ] 方塊中輸入名稱，以儲存源檔的複本。
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在原始文件的複本中，選取 [ 檔案] 索引 標籤上的 [資訊]。
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選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查檔]。
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在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。
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選取 [檢查]。
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檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。
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針對您要從檔中移除的隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [ 全部 移除]。
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如果您移除檔案中的隱藏內容，您可能無法透過選取 [復原] 來還原。
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如果您想要從以 OpenDocument 文字 (.odt) 格式儲存的檔案中移除隱藏資料及個人資訊，您必須在每次以該格式儲存檔時執行 文件檢查 。
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文件檢查 可協助您尋找並移除儲存在 Excel檔中的隱藏資料及個人資訊，然後再共用。
: 雖然您可以從傳送給其他人的活頁簿中移除隱藏數據及個人資訊，但如果 Excel 活頁簿已儲存為 共用工作簿，您就無法移除批註、註釋、檔摘要資訊及個人資訊。 若要從共用工作簿移除這項資訊，請先複製並 關閉共用工作簿功能。
[文件檢查] 在 Excel 檔中尋找和移除的專案
此表格列出 文件檢查 可從活頁簿中尋找及移除的隱藏數據及個人信息類型。
: 我們強烈建議您在 原始活頁簿復本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。 如需詳細數據，請參 閱使用文件檢查。
若要快速尋找及移除資料和資訊：
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在 [文件檢查] 中，選取或清除 (的選項，如下所述) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢閱檢查結果，然後選取要刪除之任何專案的 [ 全部移除 ]。如需移除信息的相關警告和資訊，請參閱 使用文件檢查。
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選 取 [重新檢視 ] 或 [關閉]。
並非所有資訊都可以移除，如需詳細資訊，請參閱 文件檢查找到但無法移除的資訊。
: 如果貴組織已將自定義檢查模組新增至 文件檢查，您可能會看到其他類型的資訊。
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如果是這些項目： |
文件檢查 會找出並移除： |
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註解和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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頁首及頁尾 |
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隱藏的列與欄 |
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隱藏的工作表 |
隱藏的工作表 : 如果活頁簿中的隱藏工作表含有資料，移除這些工作表可能會變更活頁簿中計算或公式的結果。 如果您不知道隱藏的工作表包含哪些資訊，請關閉 文件檢查，取消隱藏的工作表，然後檢閱其內容。 |
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自訂 XML 資料 |
可能儲存在活頁簿中的自訂 XML 資料 |
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隱藏的內容 |
由於格式設定為不顯示而未顯示的物件 : 文件檢查 不會偵測到其他物件所覆蓋的物件。 |
尋找並移除隱藏資料及個人資訊
文件檢查 可協助您尋找及移除活頁簿中的隱藏數據及個人資訊 Excel 。
: 我們強烈建議您在 原始活頁簿復本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。
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開啟想要檢查是否有隱藏資料及個人資訊的活頁簿。
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在 [ 檔案] 索引標籤上，選取 [另存新檔]，然後在 [ 檔名 ] 方塊中輸入不同的名稱，以儲存原始活頁簿的復本。
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在原始活頁簿的復本中，選取 [檔案] 索引卷標上的 [資訊]。
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選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查檔]。
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在 [ 文件檢查 ] 方塊中，核取您要檢查的隱藏內容類型的方塊。 如需個別檢查的詳細資訊，請參閱 檔檢查在 Excel 檔中尋找和移除的專案。
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選取 [檢查]。
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檢閱 [ 文件檢查 ] 方塊中的檢查結果。
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針對您要從檔中移除 的隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [全部移除]。
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如果您移除活頁簿中的隱藏內容，您可能無法透過選取 [復原] 來還原。
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如果移除含有資料的隱藏列、欄或工作表，則可能會變更活頁簿中的計算或公式結果。 如果您不知道隱藏列、欄或工作表所包含的資訊，請關閉 文件檢查，取消隱藏列、欄或工作表，然後檢閱其內容。
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[註解和註釋]、[文件摘要資訊與私人資訊] 和 [頁首及頁尾] 無法用於檢查已儲存為共用活頁簿的活頁簿 ([校閱] > [共用活頁簿])。 這是因為共用活頁簿會使用個人資訊來讓不同的人員共同使用同一個活頁簿。 若要從共用活頁簿移除這項資訊，您可以複製活頁簿，然後再取消共用。 若要取消共用活頁簿，請在 [校閱] 索引卷標上，選取 [共用工作簿 ]，然後清除 [允許多個用戶同時變更]。
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如果您想要從以 OpenDocument 電子表格格式儲存的電子錶格中移除隱藏資料及個人資訊 (.ods) ，每次儲存此格式的電子錶格時，都必須執行 文件檢查 。
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Excel 中的隱藏數據及個人資訊類型
這些專案可能是您 Excel 活頁簿中隱藏數據及個人資訊的來源：
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註解及筆跡標註 如果您與其他人共同建立活頁簿，您的活頁簿可能包含批註或筆跡標註等專案。 這項資訊可讓其他人查看使用您活頁簿的人員名稱、檢閱者的批注，以及對活頁簿所做的變更。
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檔摘要資訊及個人資訊 Excel中的元數據或文件摘要資訊，就像在其他 Microsoft 365 應用程式中一樣，包含作者、主旨和標題等詳細數據。 Microsoft 365 會自動維護最近儲存活頁簿的人員名稱、建立檔的日期，以及檔位置。 (PII) 可能有其他類型的個人標識資訊，例如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、路由清單、印表機內容 (例如列印機路徑和安全列印密碼) ，以及發佈網頁的檔案路徑資訊。
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頁首及頁尾 活頁簿可能包含頁首及頁尾中的資訊。
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隱藏的列、欄及工作表 活頁簿可能包含隱藏的列、欄甚至一整個工作表。 如果您散佈內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本，其他人可能可以將這些列、欄或工作表取消隱藏，並且檢視其中所含的資料。
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文件伺服器屬性 儲存至檔管理伺服器上位置的活頁簿，例如檔工作區網站或以 Windows SharePoint Services為基礎的文檔庫，可能包含其他文件摘要資訊或與伺服器位置相關的資訊。
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自訂 XML 資料 活頁簿可能包含文件本身看不到的自訂 XML 資料。 文件檢查 可以尋找並移除此 XML 數據。
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隱藏的內容 活頁簿可能包含因為採用不顯示格式而看不見的物件。
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外部連結 活頁簿可以包含其他活頁簿中數據的連結， (外部連結) 。 包含該數據的工作表名稱會隨活頁簿一起儲存，但可能無法顯示。
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內嵌的檔案或物件 活頁簿可以有內嵌的檔案 (，例如Microsoft 365 或文字檔) 或嵌入物件 (，例如圖表或方程式) 可能有看不到的數據。
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VBA 程式碼的巨集 活頁簿可以包含宏、VBA 模組、COM 或 ActiveX 控件、用戶表單或 User-Defined 函數， (可能包含隱藏數據的 UDF) 。
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可能有快取數據的專案 活頁簿可以包含數據透視表、樞紐分析圖、交叉分析篩選器、時程表和 Cube 公式的快取數據，這些數據可能不會顯示。
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Excel 問卷 活頁簿可能隱藏 Excel 在 Excel 網頁版 中輸入並隨活頁簿一起儲存的問卷問題，但在那裡看不到。
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分析藍本管理員的分析藍本 活頁簿可以包含使用分析藍本管理員所定義的分析藍本。 這些案例可能包含快取或隱藏的數據。
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篩選 活頁簿可能具有作用中的自動篩選或表格篩選，可能會導致快取或隱藏數據與活頁簿一起儲存。
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隱藏名稱 活頁簿可能會有隱藏的名稱，可能是隱藏數據的來源。
[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊
文件檢查 會偵測下列可能含有活頁簿中未顯示之數據的專案。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目，因為這可能會導致活頁簿無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。
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如果是這些項目： |
文件檢查 找到： |
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外部連結 |
連至其他活頁簿資料的連結。 包含隨活頁簿一併儲存但未顯示之資料所屬的工作表之名稱。 外部連結包含的外部參照會用於：
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內嵌的檔案或物件 |
內嵌的檔案 (例如 Microsoft 365 或文字檔) 或嵌入物件 (，例如可能有活頁簿中未顯示之數據的圖表或方程式) 。 以下是部分物件類型的範例：
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VBA 程式碼的巨集 |
可能包含活頁簿中之隱藏資料的巨集或 VBA 項目。 這包括：
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包含快取資料的 BI 功能 |
可能包含隨活頁簿一併儲存之快取資料的 BI 功能，可能包含不會顯示的資料。 文件檢查 檢查下列可能含有 PivotCache、SlicerCache 或 Cube 公式快取的專案：
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Excel 問卷 |
Excel 在 Excel 網頁版 中建立並隨活頁簿一起儲存而沒有顯示的問卷問題。 |
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分析藍本管理員的分析藍本 |
使用分析藍本管理員定義的分析藍本，可能會導致快取或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。 |
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篩選 |
篩選可能是活頁簿中出現快取或隱藏資料的原因。 文件檢查 檢查是否已套用至數據的自動篩選和表格篩選。 |
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隱藏名稱 |
可能儲存活頁簿中之隱藏資料的隱藏名稱。 |
您可以使用 文件檢查來尋找及移除 PowerPoint 簡報中的隱藏資訊。
: 如果您只是想要列印沒有批註，請在 [ 檔案] 索引卷標上選取 [列印]，選擇 [列印所有頁面]，然後清除 [列印標記]。
[文件檢查] 可尋找和移除的資訊
本表格列出 文件檢查 可以在PowerPoint 簡報中尋找及移除的隱藏數據及個人資訊類型。
: 我們強烈建議您在 原始簡報的複本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。 如需詳細數據，請參 閱使用文件檢查。
若要快速尋找及移除資料和資訊：
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在 [文件檢查] 中，選取或清除 (的選項，如下所述) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢閱檢查結果，然後選取要刪除之任何專案的 [ 全部移除 ]。如需移除信息的相關警告和資訊，請參閱 使用文件檢查。
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選 取 [重新檢視 ] 或 [關閉]。
並非所有隱藏的數據和資訊都可以使用 文件檢查移除。 如需詳細資訊，請參閱 [文件檢查] 找到但無法移除的資訊。
如果貴組織透過新增檢查模組來自定義 文件檢查 ，您也許可以檢查簡報中是否有其他類型的資訊。
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檢查名稱 |
尋找並移除 |
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註解和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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修訂追蹤數據 |
已編輯檔案的人員以及編輯檔案時間的相關數據。 這項功能僅提供給加入 Office 測試人員計畫的 Microsoft 365 訂閱者使用。 如果您是 Microsoft 365 訂閱者，請確定您有最新版的 Office。 |
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隱藏的投影片內容 |
因為格式設定為不可見而看不見的物件 此檢查不會偵測到其他物件所覆蓋的物件。 |
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Off-Slide 內容] |
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簡報備忘稿 |
新增至簡報 [備忘稿] 區段的文字 文件檢查 無法移除新增至簡報 [備忘稿] 區段的圖片。 |
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自訂 XML 資料 |
可能儲存在簡報內的自定義 XML 數據 |
尋找並移除隱藏資料及個人資訊
: 我們強烈建議您在 原始簡報的複本上使用 文件檢查 ，因為不一定都能還原 文件檢查 移除的數據。
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開啟您要檢查隱藏資料及個人資訊的 PowerPoint 簡報。
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在 [ 檔案] 索引 標籤上，選取 [另存新檔]，然後在 [ 檔名 ] 方塊中輸入名稱，以儲存原始簡報的複本。
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在原始簡報的複本中，選取 [ 檔案] 索引卷標上的 [資訊]。
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選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查檔]。
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在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。 如需個別檢查的詳細資訊，請參閱 透過檢查檔、簡報或活頁簿來移除隱藏數據和個人資訊。
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選取 [檢查]。
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檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。
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針對您要從檔中移除的隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [全部 移除]。
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如果您移除簡報中的隱藏內容，您可能無法透過選取 [復原] 來還原。
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如果您想要從您儲存為 OpenDocument 簡報 (.odp) 格式的簡報中移除隱藏資料和個人資訊，您必須在每次以此格式儲存簡報時執行 文件檢查 。
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隱藏資料及個人資訊的類型
PowerPoint 簡報可以儲存多種類型的隱藏數據及個人資訊。 雖然此資訊可能無法立即顯示，但仍可從您的簡報中擷取。
隱藏的資訊可能包含 PowerPoint 新增的數據，讓您與其他人共同建立簡報。 它也可能包含您刻意指定為隱藏的資訊。
PowerPoint 簡報可以包含下列類型的隱藏數據及個人資訊：
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註解及筆跡標註 如果您與其他人共同作業以建立簡報，您的簡報可能包含批註或筆跡標註等專案。 此資訊可讓其他人看到所做的變更，以及您簡報中工作的人員名稱，以及檢閱者的批注。
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修訂追蹤數據 當您在儲存在雲端的共享文件上共同作業時， PowerPoint 2016Microsoft 365 會儲存對文件進行變更的人員以及變更時間的相關數據。
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檔摘要資訊及個人資訊 文件摘要資訊，也稱為 中繼資料，包含簡報的詳細數據，例如作者、主旨和標題。 文件摘要資訊也包含 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存檔的人員名稱，以及檔的建立日期。 如果您使用特定功能，您的檔可能也會包含其他類型的個人標識資訊， (PII) ，例如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、路由清單，以及發佈網頁的檔案路徑資訊。
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投影片上看不見的內容 您的簡報可能包含因為格式設定為看不見而無法顯示的物件。
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投影片外內容 PowerPoint 簡報可以包含無法立即看見的對象，因為它們是從投影片拖曳到投影片外區域。 此投影片外內容可以包含文本框、美工圖案、圖形和表格。
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簡報備忘稿 PowerPoint 簡報的 [備忘稿] 區段可能包含您可能不想公開共用的文字，特別是如果筆記是專為發表簡報的人員而撰寫。
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文件伺服器內容 如果您的簡報是儲存至檔管理伺服器上的某個位置，例如檔工作區網站或以 Windows SharePoint Services為基礎的文檔庫，則簡報可能包含其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。
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自訂 XML 數據 簡報可以包含檔本身無法顯示的自訂 XML 數據。 文件檢查 可以尋找並移除此 XML 數據。
[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊
文件檢查 會偵測下列可能含有簡報中未顯示之數據的專案。 文件檢查 無法為您移除這些專案，因為這可能會導致簡報無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。
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如果是這些項目： |
文件檢查 找到： |
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內嵌的檔案或物件 |
內嵌的檔案 (例如 Microsoft 365 或文字檔) 或嵌入物件 (，例如可能有活頁簿中未顯示之數據的圖表或方程式) 。 以下是部分物件類型的範例：
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宏或 VBA 程序代碼 |
簡報中可能有隱藏數據的宏或 VBA 專案。 這包括：
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檔檢查和個人資料
Microsoft 365 測試人員 PowerPoint 2016 組建 8403 中推出的修訂追蹤數據，說明了 文件檢查的限制。 例如，艾麗和林達在 Microsoft 365的簡報 A 上共同作業。 修訂追蹤數據 (也就是用戶名稱，以及他們編輯) 的時間會新增至簡報中。 如果「匯總」之後在舊版 PowerPoint 中開啟「簡報 A」，並在檔案上執行 文件檢查 以移除個人資料，則該版本 PowerPoint 中的 文件檢查 將無法偵測及移除艾力和林達所使用之較新 Microsoft 365 版本 PowerPoint 新增至簡報的修訂追蹤數據。 在升級至目前版本的 PowerPoint 後執行 文件檢查，但無法移除修訂追蹤數據
在 Visio中，您可以先移除隱藏和個人資訊，然後再與其他人共用 Visio檔的複本。
: 我們強烈建議您移除 原始文件復本上的個人和隱藏資訊，因為不一定都能還原已移除的數據。
您可以從 Visio中的下列功能區域移除個人和隱藏資訊：
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在文件頁面上插入的批注
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作者 、管理員和公司) (檔摘要資訊
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檢閱者名稱、縮寫和標記
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樣板檔案路徑
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範本檔案路徑和名稱
: 如果共享伺服器上的其他使用者可以使用檔，每當有人開啟檔時，就會顯示開啟檔案之使用者名稱和儲存盤案之計算機名稱的相關信息。 為了協助保護此資訊，請確定所有共享文檔只能由受信任的使用者存取。
您可以依照下列步驟，在 Visio 簡報中尋找並移除隱藏資訊。
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在 [檔案] 索引標籤中，選取 [資訊]。
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選取 [檢查問題]，然後選擇 [移除個人資訊]。
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在 [ 個人資訊] 索引標籤 上，選 取 [從文件移除這些專案]。
: 如果您想要在嘗試重新插入個人資訊時看到警告，請選取 [ 如果我嘗試重新插入此資訊 ，請警告我] 複選框。
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若要從外部數據源移除潛在的機密數據，請選 取 [從文件中儲存的外部來源移除數據]。
: 選取此複選框 並不會 移除已連結至圖形的數據。 它會從圖表中移除數據源，但如果數據源的任何數據位於圖表中，您必須手動移除。
