Word 中的目錄功能會將數據合併至單一檔,例如成員資格目錄、目錄或元件清單。 由於您可以合併多種類型的數據來源,您可以使用 Word 的所有格式設定功能,從 Access 等資料庫建立報表。
開始檔
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開啟空白檔。
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移至 [郵寄 ] > 啟動 [郵件合併 ] > 目錄]。
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者。
此時,請勿在產生的目錄檔中包含您只想要列印一次的文字。
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輸入您要針對目錄中的每個項目重複的文字,例如 名稱: 或 地址: 個別記錄的標籤。
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按兩下或點選您要在檔案中放置合併功能變數的位置,然後插入合併功能變數。 如需詳細資訊,請參閱 郵件合併功能變數
提示:
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若要建立含有一個標籤或標題列的表格,請建立文件標題。 將表格的標籤放在頁首內。 然後將合併功能變數放在檔本文中。
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這適用於橫跨多個頁面的較長目錄,因為它會為每個頁面建立頁首。
您無法手動輸入合併域字元 (« ») 。 您必須使用 [郵件合併] 工作窗格。
如果合併功能變數出現在括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 顯示域代碼,而非域結果。 這不會影響合併,但很難設定格式。 以滑鼠右鍵按單下域代碼,然後選取快捷方式功能表上的 [切換域代碼 ]。
如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。
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視需要重複步驟 2。
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完成主文件並插入所有合併功能變數之後,請移至 [ 檔案 ] > [另存新檔]。
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移至 [郵寄 > 預覽結果]。
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使用 [上一頁 ] 和 [ 轉寄 ] 按鈕捲動您的數據,或使用 [尋找收件者 ] 搜尋特定記錄
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如果您需要編輯,請選取 [預覽結果 ] 以返回合併域檢視。
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選 取 [郵件 > 完成 & 合併 ],然後選擇 [編輯個別檔]。 您會看到 2 個其他選項,但您無法將它們與目錄搭配使用。
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選取下列其中一項:
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若要合併所有記錄,請選取 [ 全部]。
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若只要合併您在文件視窗中看到的記錄,請選取 [當前記錄]。
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若要合併記錄範圍,請在 [ 寄 件者] 和 [ 收件 者] 方塊中輸入記錄編號。
選取 [確定]。
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在新檔中,新增您只想要列印一次的文字,例如頁首、頁尾、欄標題或任何其他文字。
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儲存或列印目錄,就如同任何一般檔一樣。
開始檔
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開啟空白檔。
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移至 [郵寄 ] > 啟動 [郵件合併 ] > 目錄]。
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者。
此時,請勿在產生的目錄檔中包含您只想要列印一次的文字。
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輸入您要針對目錄中的每個項目重複的文字,例如 名稱: 或 地址: 個別記錄的標籤。
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按兩下或點選您要在檔案中放置合併功能變數的位置,然後插入合併功能變數。 如需詳細資訊,請參閱 郵件合併功能變數
您無法手動輸入合併域字元 (« ») 。 您必須使用 [郵件合併] 工作窗格。
如果合併功能變數出現在括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 顯示域代碼,而非域結果。 這不會影響合併,但很難設定格式。 Ctrl - 按兩下域代碼,然後選取快捷方式選單上的 [切換域代碼 ]。
如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。
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視需要重複步驟 2。
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完成主文件並插入所有合併功能變數之後,請移至 [ 檔案 ] > [另存新檔]。
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移至 [郵寄 > 預覽結果]。
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使用 [上一頁 ] 和 [ 轉寄 ] 按鈕捲動您的數據,或使用 [尋找收件者 ] 搜尋特定記錄
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如果您需要編輯,請選取 [預覽結果 ] 以返回合併域檢視。
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選 取 [郵件 > 完成 & 合併 ],然後選擇 [編輯個別檔]。
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在新檔中,新增您只想要列印一次的文字,例如頁首、頁尾、欄標題或任何其他文字。
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儲存或列印目錄,就如同任何一般檔一樣。