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如果您的小組使用通訊組清單、檔案共用和共同筆記記錄來完成工作,那麼您會喜歡在 Outlook中 Microsoft 365 群組 。 Microsoft 365 群組 是功能強大且具生產力的平臺,將 Outlook的交談和行事曆、 SharePoint的檔案、 Planner的工作,以及共用 OneNote 筆記本整合為小組的單一共同作業空間。

當您追蹤群組時,所有電子郵件訊息和會議邀請都會直接傳送到您的收件匣。 但是它們也會儲存在您的群組資料夾中。 因此,請不要擔心不小心刪除某些專案或建立規則,將郵件從收件匣移至私人資料夾。 讀取收件匣后將其刪除,並知道您的可搜尋群組資料夾中仍有安全地儲存的複本;事實上,自群組開始以來的所有郵件都會儲存在群組資料夾中。 即使您一開始不是成員,加入之後也會看到完整的歷程記錄。

提示: 如果您尚未開始使用 Microsoft 365 群組 ,建議您先閱讀 Outlook 中的 Microsoft 365 群組 入門。

充分利用 OutlookMicrosoft 365 群組 的秘訣

  1. 使用群組就像通訊組清單一樣    新的電子郵件訊息和會議邀請會傳送到您的收件匣,而您傳送給群組的任何專案都會傳送給群組中的每個人,就像通訊組清單一樣。 任何版本的 Outlook 或 Outlook 網頁版 都適用。 只要在電子郵件訊息的 [收件者] 行輸入群組電子郵件位址,即可開始通訊。

    附註: 當您 建立群組時,核取 [ 傳送所有群組交談 ] 複選框,讓所有成員在其收件匣中收到群組電子郵件的複本。

  2. 「我的最愛」您的群組以供快速存取    在 Outlook中,您擁有和/或是成員的群組會列在瀏覽窗格底部。 以滑鼠右鍵單擊群組,然後選取 [新增至我的最愛 ],將它移到瀏覽窗格頂端,以便輕鬆存取。

    醒目提示兩個群組的 [我的最愛] 列表

    新增到 [我的最愛] 也可讓您在離線時存取內容。

  3. 不需要將郵件移到私人資料夾    當您追蹤群組時,所有電子郵件訊息和會議邀請都會直接傳送到您的收件匣。 但是它們也會儲存在您的群組資料夾中。 因此,請不要擔心不小心刪除某些專案或建立規則,將郵件從收件匣移至私人資料夾。 讀取收件匣后將其刪除,並知道您的可搜尋群組資料夾中仍有安全地儲存的複本;事實上,自群組開始以來的所有郵件都會儲存在群組資料夾中。 因此,即使您一開始不是成員,加入之後也能看到完整的歷程記錄。

    如果您不希望郵件送達您的收件匣,請 停止 從群組 (追蹤,但保持加入) 。 郵件會繼續傳遞到您的群組資料夾,而不是您的收件匣。

  4. 輕鬆排程群組會議    每當您在導航窗格中選取其中一個群組時,畫面頂端會顯示特殊群組功能區。 開啟行事曆以查看當月排程的所有群組會議。 若要在下列項目中開啟您的群組行事曆:

  5. 輕鬆與群組中的每個人共享檔案     您可以輕鬆上傳共用檔案,或將文檔庫中的檔案附加到電子郵件訊息。 由於已將正確的許可權設定並套用至所有群組成員,因此您不需要管理共用檔案的許可權。 若要在以下位置開啟群組功能區上的群組檔案空間:

  6. 快速存取小組筆記本    使用它來擷取小組討論、會議、計劃和活動的筆記。 若要在以下的群組功能區上開啟群組的筆記本:

    • Outlook選 取 [首頁 > 筆記本]

    • Outlook 網頁版選取 [筆記本]

  7. 尋找您要尋找的專案    要尋找特定主旨上的所有會議嗎? 想要尋找上周棕色包包中的筆記嗎? 群組交談、行事曆、檔案和筆記本皆可搜尋,且許可權會自動設定,讓所有群組成員都可以搜尋他們正在尋找的任何內容。

  8. 使用讚和@mentions社交    喜歡群組成員的想法嗎? 請說。 快速且輕鬆 (,您可以對舊的 “+1” ) 說再見。 想要吸引某人的注意嗎? 在電子郵件訊息中使用@mention,該郵件會移至群組成員的收件匣,讓他們可以追蹤。

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