将文件和图形附加到数据库的记录中

附件和数据库设计规则

默认情况下，关系数据库中的每个字段都仅包含一段数据。 例如，如果某个地址字段包含了多个地址，那么查找地址将会变得困难，甚至有可能找不到。 所以乍看之下，附件似乎违背了数据库设计的规则，因为可以向字段附加多于一个文件（一段数据）。 但实际上附件并不违背任何设计规则，因为当你将文件附加到记录时，Access 会创建一个或多个系统表，并使用这些表在后台对数据进行规范化。 你无法查看或处理这些表。

有关查看其他系统表的信息，请参阅 使用导航窗格一文。 有关数据库设计的信息，请参阅数据库设计基础一文。

附件的使用方式

使用附件时，请记住以下准则：

• 可以将文件仅附加到在 Access 中创建且使用 .accdb 文件格式的数据库。 你无法在 Access (.accdb) 数据库和早期 (.mdb) 文件格式的数据库之间共享附件。

• 必须在表中创建一个字段，并将该字段设置为“附件”数据类型。 将数据类型设置为“附件”后，便不能再更改它。

• 可以将多个文件存储在单个记录中。 例如，您可以存储图像以及用文字处理和电子表格程序创建的文件。

• 最多可以附加两 GB 的数据 ( Access 数据库) 的最大大小。 单个文件的大小不得超过 256MB。

• 使用“附件”对话框可添加、编辑并管理附件。 通过双击表中的附件字段，可以直接从该字段中打开此对话框。 如果要从窗体中管理附件，或者要从报表中查看附件，则可将附件控件添加到相应的窗体或报表中，然后将该控件绑定到基础附件表字段中。

• 默认情况下，附件控件会呈现图像，并显示与其他文件类型对应的程序图标。 例如，假定将一张照片、一份简历和一张 Visio 绘图附加到了某条记录中。 在滚动浏览附件时，该控件会呈现图像并显示文档和绘图的程序图标。

• 当从表或窗体打开“附件”对话框时，可以添加、删除、编辑和保存附件。 当从报表打开“附件”对话框时，只能将附件保存到其他位置。

• 除非附件本身已经过压缩，否则 Access 会对它们进行压缩。 例如，JPEG 文件已由创建它的图形程序压缩过，因此 Access 不再对它们进行压缩。

• 如果您的计算机上安装了创建附件所用的程序，则可以使用该程序打开并编辑这些附件。

• 可以将附件保存在硬盘驱动器或者网络上的位置。 然后，可以对附件进行编辑，并在确认所做更改确实是所需更改之后，将这些更改保存回数据库。

• 可以通过编程方式操作附件。

以下几个部分中的步骤介绍如何添加和管理附件。

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在数据表视图中添加附件字段

1. 在数据表视图中打开表后，单击第一个可用的空白列。 要查找空白列，请在列标题中搜索关键词“添加新字段”。

2. 在“ 表字段”选项卡上的“ 格式” 组中，单击“ 数据类型”旁边的向下箭头，然后单击“ 附件”。

   Access 将字段的数据类型设置为“附件”，并在字段的标题行中放置图标。 下图显示了一个新的“附件”字段。 请注意该字段标题行中的曲别针图标。 默认情况下，无法在“附件”字段的标题行中输入文本。

   

3. 保存所做的更改。

   请记住，你无法将该新字段转换为其他数据类型，但如果觉得犯了错误，可以删除它。

在设计视图中添加附件字段

1. 在导航窗格中，右键单击要更改的表，然后单击快捷菜单上的“ 设计视图 ” 。

2. 在“字段名称”列中，选择一个空白行，然后为“附件”字段输入一个名称。

3. 在同一行中，单击“数据类型”下的“附件”。

4. 保存所做的更改。

   请记住，你无法将该新字段转换为其他数据类型，但如果觉得犯了错误，可以删除它。

5. 在“设计”选项卡的“视图”组中，单击“视图”按钮下方的箭头，然后单击“数据表视图”以打开要用的表。

   

   - 或 -

   右键单击相应表的文档选项卡，然后单击快捷菜单上的“数据表视图”。

   - 或 -

   在导航窗格中，右键单击相应表，然后单击快捷菜单上的“打开”。

6. 继续执行后面的步骤。

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将附件添加到表中

1. 当包含附件字段的表在数据表视图中处于打开状态时，双击该附件字段。

   将出现“附件”对话框。 下图显示该对话框。

   

2. 单击“添加”。 将出现“选择文件”对话框。

3. 使用“搜索范围”列表导航到要附加到记录中的文件，选择一个或多个文件，然后单击“打开”。

   可以选择任何受支持的数据类型的多个文件。 要获得受支持的数据类型列表，请参阅本文后面的附件参考。

4. 在“附件”对话框中，单击“确定”以将文件添加到表中。

   Access 将文件添加到 字段中，并相应地递增指示附件的数字。 下图显示附加了两张图像的字段：

   

5. 根据需要重复执行上述步骤，将文件添加到当前字段或表中的其他字段。

从表中打开附件

1. 当相应表在数据表视图中处于打开状态时，双击附件字段中的单元格。

2. 在“附件”对话框中，双击要打开的文件。

   - 或 -

   选择文件，然后单击“打开”。

   此时，与文件关联的程序会启动并打开附件， 例如 Excel 文件在 Excel 中打开，依此类推。

   某些图像文件可以在 Microsoft Windows 图片中打开。 如果你不仅仅只想查看图像，可右键单击相应的图像，然后单击“编辑”。 如果计算机中已安装了创建该文件所用的程序，则会启动该程序。

保存对附件所做的更改

1. 如有需要，请使用父程序编辑文件。

2. 保存对文件所做的任何更改并关闭父程序。 请记住：无论何时更改附件，所做更改均会保存在硬盘驱动器的 Internet 临时文件夹中。 有关 Internet 临时文件夹的更多信息，请参阅本部分结尾处的备注。

3. 若要永久保存更改，请返回到 Access ，然后在“ 附件 ”对话框中，单击“ 确定”。

   将显示与以下内容类似的消息：

   

4. 单击“是”保存更改。

   注意: 在父程序中打开附加文件以供查看或编辑时， Access 将文件的临时副本放在临时文件夹中。 如果更改文件并从父程序内保存更改， Access 将更改保存到临时副本。 返回 Access 并单击“ 确定” 以关闭“ 附件 ”对话框时， Access 会提示再次保存附加文件。 单击“是”将更改后的文件写入到数据库中，或者单击“否”以使数据库中的文件内容保持不变。

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将附件控件添加到窗体或报表中

本部分中的步骤介绍如何将附件控件添加到窗体或报表中，然后将该控件绑定到基础表中的附件字段。 将附件控件添加到窗体或报表中时，可按照相同的步骤执行操作。 请记住，开始操作之前，数据库中至少有一个表必须具有附件字段。 有关添加附件字段的信息，请参阅本文前面的将附件字段添加到表中部分。

由于窗体和报表设计可能较为复杂，因此这些部分中的步骤假定你已有一个包含至少一个表和一个窗体或报表的数据库。 有关创建表、窗体或报表的信息，请参阅以下文章：

• 创建表并添加字段

• 使用“窗体”工具创建窗体

• 创建简单报表

使用窗体管理附件

将附件控件添加到一个窗体之后，便可直接从该窗体中添加、编辑、删除和保存附件。 当某一记录中包含多个附件时，也可以滚动浏览附件，但在使用表时不可进行这一操作。

保存单个附件

1. 在“附件”对话框中，单击“另存为”。

   将出现“保存附件”对话框。

2. 使用“保存位置”列表导航到文件的新位置，然后单击“保存”。

保存所有附件

1. 在“附件”对话框中，单击“全部保存”。

   将出现“保存附件”对话框。

2. 使用“搜索范围”列表导航到文件的新位置，然后单击“保存”。

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删除附件

1. 双击表中的附件字段以打开“附件”对话框。

   - 或 -

   在窗体中（在“布局”视图或“窗体”视图中），导航到包含要删除的附件的记录，然后单击浮动工具栏上的“查看附件”按钮以打开该对话框。

2. 在“附件”对话框中，选择要删除的文件，然后单击“删除”。

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从导航窗格中打开表、窗体或报表

1. 按 F11。

   注意: 如果导航窗格已关闭，按 F11 可打开该窗格，并将焦点置于其中。 如果该窗格已打开，按 F11 可将其关闭。 必须再次按 F11 才能打开该窗格并将焦点移至其中。

2. 使用向上键和向下键选择要打开的表、窗体或报表。

3. 按 Enter 打开所选对象。

   如果打开表格， Access 将光标置于表格的第一个字段中。 如果打开窗体或报表， Access 将焦点放在第一个字段中。

从表中查看附件

1. 如有必要，请使用箭头键将光标移到所需的附件字段。

2. 按空格键。

   将出现“附件”对话框。

3. 按 TAB 键在对话框中的按钮之间移动，然后从按钮移到“附件”下的附件列表。

   注意: 记录可以包含多个附件。 如果需要从包含两个或两个以上文件的列表中选择附件，请按 Tab 键移到该文件列表，然后使用箭头键选择所需文件。 接着，按 Tab 键返回到按钮，然后选择所需操作。

4. 选择所需的文件和按钮后，请按 Enter。

5. 完成后，按 TAB 键或使用向上键和向下键选择“确定”，然后按 ENTER。

从窗体或报表中滚动浏览附件

这些步骤仅适用于已拥有 Microsoft Natural Keyboard、且记录包含多个附件的情况。

1. 根据需要，按 Tab 键将焦点移到附件控件。 默认情况下， Access 突出显示控件以及与控件关联的标签（如果该标签存在）。

2. 按应用程序键。

   将显示快捷菜单。

3. 按 Tab 键或使用箭头键选择“前进”或“后退”，然后按 Enter。

4. 根据需要重复执行步骤 2，滚动浏览附件。

从窗体或报表中打开“附件”对话框

这些步骤仅适用于已拥有 Microsoft Natural Keyboard 的情况。

1. 根据需要，按 Tab 键将焦点移到附件控件。 默认情况下， Access 突出显示控件以及与控件关联的标签（如果该标签存在）。

2. 按应用程序键。

   将显示快捷菜单。

3. 按 Tab 键或使用箭头键选择“查看附件”，然后按 Enter。

   将出现“附件”对话框。

4. 按 TAB 键在对话框中的按钮之间移动，然后从按钮移到“附件（双击可编辑）”下的附件列表。

   记录可以包含多个附件。 如果需要从包含两个或两个以上文件的列表中选择附件，请按 Tab 键移到该文件列表，然后使用箭头键选择所需文件。 接着，按 Tab 键返回到按钮，然后选择所需操作。

5. 选择所需的文件和按钮后，请按 Enter。

6. 完成后，按 TAB 键或使用箭头键选择“确定”，然后按 Enter。

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支持的图像文件格式

Access 本身支持以下图形文件格式，这意味着无需其他软件，附件控件便可呈现这些文件。

BMP（Windows 位图）

RLE（行程编码位图）

DIB（与设备无关的位图）

GIF（图形交换格式）

JPEG、JPG、JPE（联合图像专家组）

EXIF（可交换文件格式）

PNG（可移植网络图形）

TIFF、TIF（标签图像文件格式）

ICON、ICO（图标）

WMF（Windows 图元文件）

EMF（增强型图元文件）

支持的文档和其他文件的格式

通常，可以附加用 Microsoft Office 程序之一创建的任何文件。 也可以附加日志文件 (.log)、文本文件（.text、.txt）和 .zip 压缩文件。

文件命名规则

附加文件的名称可以包含 Microsoft Windows 中使用的 NTFS 文件系统支持的任何 Unicode 字符。 另外，文件名必须遵循以下准则：

• 名称不得超过 255 个字符，包括文件扩展名。

• 名称不能包含以下字符：问号 (?)、引号 (")、正斜线或反斜线 (/\)、左尖括号或右尖括号 (<>)、星号 (*)、竖线 (|)、冒号 (:) 或段落符号 (¶)。

Access 压缩的文件的类型

将以下任一文件类型附加到数据库时， Access 压缩它们（如果尚未以本机方式进行压缩）。

阻止的文件格式

Access 将阻止以下类型的附加文件。 目前还无法取消阻止此处列出的任何文件类型。

以编程方式将文件附加到记录中

Access 公开对象模型和编程接口，以便使用 Visual Basic for Applications (VBA) 代码以编程方式将文件附加到记录中。 有关以编程方式附加文件的信息，请参阅 文章 LoadFromFile和 SaveToFile。

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