导入或链接到文本文件中的数据

本文内容

• 文本文件和支持格式的相关内容

• 从文本文件导入数据

• 有关导入的其他需知内容

• 解决导入表中的值丢失或错误的问题

• 链接到文本文件

• 解决链接表中出现 #Num! 和错误值的问题

文本文件和支持格式的相关内容

文本文件中应包含字母和数字等无格式的可读字符以及制表符、换行符和回车符等特殊字符。 Access 支持以下文件扩展名：.txt、.csv、.asc 和 .tab。

要将文本文件用作导入或链接的源文件，则必须以某种方式组织该文件的内容，使得导入和链接向导可以将内容划分为一系列记录（行），并将记录划分为一系列字段（列）。 正确组织的文本文件分为两种类型：

• 带分隔符的文件    在带分隔符的文件中，单独行和字段中显示每条记录以单个字符分隔，该字符被称之为分隔符。 分隔符可以是字段值中未出现过的任何字符，例如制表位、分号、逗号、空格等。 以下是一个以逗号为分隔符的文本示例。

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• 固定宽度文件    在固定宽度的文件中，每条记录都显示在单独的行上，并且记录中每个字段的宽度将保持一致。 例如，每个记录的第一个字段始终是 7 个字符长，每个记录的第二个字段始终是 12 个字符长，等等。 如果字段值的实际长度随记录的不同而不同，则必须用尾随空格字符填充小于所需宽度的值。 下面是固定宽度文本的示例。名行示例。

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

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从文本文件导入数据

如果想将文本文件中的部分或所有数据存储到 Access 数据库中，则应将该文件的内容导入新表或将其追加到现有的表。 你可以查看和编辑导入的数据，并且对数据进行的更改不会影响源文本文件。

导入操作过程中可以指定源文件的组织方式，并可指定是新建一个表还是将数据追加到现有的表。

导入操作快结束时，可以选择将导入操作的详细信息另存为一种规范。 导入规范有助于在之后重复导入操作，而无需每次都逐步执行“导入文本向导”。

准备源文件

1. 在记事本等文本编辑器中打开源文本文件。

   注意: 一次导入操作只能导入一个文本文件。 若要导入多个文件，请对每个文件重复导入操作。

2. 查看源文本文件的内容，并按下表中的说明执行操作。

   元素	说明
   带分隔符或固定宽度	确保该文件始终遵循其中一种格式。 如果是带分隔符的文件，请标识分隔符。 如果是固定宽度的文件，请确保所有记录中每个字段的宽度相同。
   文本限定符	某些带分隔符的文件中可能含有使用单引号或双引号括住的字段值，如下所示： "陶湘",25,2017/4/5,"长沙" "米申",27,2018,"西安" 将字段值括起来的字符叫做文本限定符。 并非必须使用文本限定符，但如果出现以下情况，则必须使用： 字段分隔符显示为字段值的一部分。 例如，如果将逗号用作字段分隔符，并且长沙,西安是有效的字段值，则您必须将该值用一对识别符括起来，就像这样："长沙,西安" 您希望 Access 将非文本值（如 0452934 和 0034539）视为文本值，并将其存储在“文本”字段中。 导入操作过程中可以指定文件是否使用限定符，如果使用，则指定使用什么字符作为限定符。 整个文件中使用的文本限定符务必相同，并且只将文本值使用限定符对括住。
   字段数	源字段数不能超过 255，因为 Access 在一个表中支持的最大字段数为 255。
   跳过记录和值	如果只对文本文件中的部分内容感兴趣，请在开始导入操作之前编辑该源文件。 导入操作过程中无法跳过记录。 如果要将数据添加到新表，可以跳过某些字段，但是如果要将内容追加到现有的表，则不支持此操作。 将数据追加到现有的表时，源数据的结构必须与目标表的结构匹配。 换言之，源数据和目标表所拥有的列数必须一致，并且源数据和目标表的数据类型必须匹配。
   空白行和空白字段	删除文件中所有不必要的空白行。 如果存在空白字段，请尝试添加丢失的数据。 如果准备将记录追加到现有的表中，请确保表中的对应字段可接受空值。 如果一个字段的“必填”字段属性设置为“否”，并且它的“有效性规则”属性设置允许空值，则该字段将接受空值。
   多余字符	检查并删除多余字符，如制表符、换行符和回车符。
   数据类型	为避免导入过程中出错，请确保每行的每个源字段中包含的数据类型相同。 Access 会通过扫描文件的前 25 行来确定表中字段的数据类型。 强烈建议前 25 行源数据禁止在任何字段中混合不同数据类型的值。 此外，将被视为文本值的非文本值务必使用单引号或双引号括住。 如果源文件在 25 行之后包含混合值，则导入操作仍然可能跳过或错误转换这些值。 有关疑难解答的信息，请参阅下文中的解决导入表中的值丢失或错误的问题部分。
   字段名称	对于带分隔符的文本文件，如果文件中未包含字段名称，则建议将字段名称放在第一行。 导入操作过程中可以指定 Access 将第一行中的值视为字段名称。 导入固定宽度的文本文件时，Access 不提供将第一行的值用作字段名称的选项。 注意: 将带分隔符的文本文件追加到现有的表时，请确保每一列的名称与对应字段的名称完全匹配。 如果列名与表中对应字段的名称不同，导入操作将失败。 要查看字段的名称，请在“设计”视图中打开目标表。

3. 关闭源文件（如果它是打开的）。 源文件保持打开状态可能会导致在导入操作过程中出现数据转换错误。

在 Access 中启动导入过程

1. 打开存放导入数据的 Access 数据库。 如果不想将数据存储在任何现有的数据库中，请创建一个空白数据库。

2. 在开始导入操作之前，请先决定是要将数据存储在新表中还是现有的表中。

   • 新建表    如果选择在新表中存储数据，则 Access 将会创建一个表，并将导入的数据添加到该表中。 如果已经存在使用指定名称的表，Access 就会用导入的数据覆盖该表的内容。

   • 追加到现有的表中    如果要将数据添加到现有的表，导入过程会将该数据追加到指定的表。

     执行此操作时，请记住大部分追加操作失败都是因为源数据与目标表的结构及字段设置不匹配。 要避免这一问题，请在“设计”视图中打开该表并查看以下各项：

     • 第一行    如果源文本文件的第一行中不包含字段名称，请确保每列的位置和数据类型与表中的相应字段匹配。 对于带分隔符的文本文件，如果第一行中包含列标题，则列和字段的顺序不必匹配，但每列的名称和数据类型必须与其相应字段完全匹配。 导入固定宽度的文本文件时，Access 不提供将第一行的值用作字段名称的选项。

     • 丢失的字段或多余的字段    如果一个或多个字段不在目标表中，请在开始导入操作之前添加它们。 不过如果目标表中包含了源文件中不存在的字段，只要这些字段接受空值，就不需要从表中删除这些字段。

       提示: 如果一个字段的“必填”字段属性设置为“否”，并且它的“有效性规则”属性设置允许空值，则该字段将接受空值。

     • 主键    如果表中包含主键字段，那么源文件中必须有一列包含与主键字段兼容的值。 此外，导入的键值必须是唯一的。 如果目标表中现已存在所导入记录中包含的主键值，导入操作将显示错误消息。 必须编辑源数据，使其包含唯一的键值，然后再次启动导入操作。

     • 索引字段    如果表中字段的“索引”属性设置为“有（无重复）”，则源文本文件中的对应列必须包含唯一值。

3. Access 版本不同，导入/链接文本向导的位置会略有不同。 选择与你的 Access 版本相匹配的步骤：

   • 如果使用的 Access 或 Access 2019 是最新版本的 Microsoft 365 订阅，请在“外部数据”选项卡上的“导入并链接”组中，单击“新数据源”>“从文件”>“文本文件”。

   • 如果使用 Access 2016 ，请在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导入 & 链接 ”组中，单击“ 文本文件”。

4. Access 将打开“获取外部数据 - 文本文件”对话框。

   

5. 在“获取外部数据 - 文本文件”对话框的“文件名”框中，键入源文件名。

6. 指定所导入数据的存储方式。

   • 要将数据存储在新表中，请选择“将源数据导入当前数据库的新表中”。 稍后会提示您命名该表。

   • 要将数据追加到现有表中，请选择“向表中追加一份记录的副本”，然后从下拉列表中选择一个表。

     注意: 要通过创建链接表来链接到数据源，请参阅下文中的链接到文本文件部分。

7. 单击“确定”。

   Access 会扫描文件内容，并推荐文件的组织方式。 如果文件使用分隔符来分隔字段，请务必选中“带分隔符”选项。 如果文件具有固定宽度的字段，请务必选中“固定宽度”选项。 如果不清楚文件具有固定宽度的字段还是带分隔符的字段，请参阅前面的准备源文件部分。

   注意: 如果源文本文件中包含制表符或其他特殊字符，这些字符会在“导入文本向导”中显示为数据列之间的小框。

8. 单击“下一步”。

   向导显示的信息取决于你选择的是“带分隔符”选项还是“固定宽度”选项。

   带分隔符

   选择或指定分隔字段值的字符 - 制表符、分号、逗号、空格或其他。 如果文件使用的是文本限定符，请在“文本限定符”框中选择双引号 (") 或单引号 (')。 如果源文件的第一行包含字段名称，请选中“第一行包含字段名称”复选框。 然后单击“下一步”。

   固定宽度

   向导将显示文件的内容。 如果 Access 在数据中检测到列结构，则会在数据中放置垂直竖线以分隔字段。 查看向导建议的结构，并根据需要按照向导页上的说明添加、删除或调整分割线。 然后单击“下一步”。

9. 如果选择追加数据，请跳到步骤 13。 如果要将数据导入到新表，请单击“下一步”。 此时应查看向导上显示的字段属性。

   注意: 如果要将记录追加到现有的表，则不会显示可以指定导入字段信息的向导页。

10. 单击向导页下半部分的列，以显示相应字段的属性。 如果需要，请检查并更改目标字段的名称和数据类型。

    Access 会检查每一列的前 25 行，以建议对应字段的默认数据类型。 如果列的前 25 行中包含不同类型的值（如文本和数字值），向导会建议使用与列中所有或大部分值都兼容的数据类型（最常用的是文本数据类型）。 虽然可以选择其他数据类型，但请记住，与所选数据类型不兼容的值会被忽略或错误转换。 有关如何更正丢失值或错误值的详细信息，请参阅下文中的解决导入表中的值丢失或错误的问题部分。

11. 要在字段上创建索引，请将“索引”设置为“是”。 要完全跳过某个源列，请选中“不导入字段(跳过)”复选框。 然后单击“下一步”。

12. 如果要将记录添加到新表，向导会提示你指定表的主键。 如果选择“让 Access 添加主键”，则 Access 会将“自动编号”字段添加为目标表中的第一个字段，并且用从 1 开始的唯一 ID 自动填充它。 单击“下一步”。

    注意: 如果要将记录追加到现有的表，则不会显示可以指定导入字段信息的向导页。

13. Access 会显示向导的最后一页。 如果要将记录导入到新表，请指定目标表的名称。 在“导入到表”框中，键入表的名称。 如果该表已存在，会显示一条提示信息，询问是否要覆盖表中现有的内容。 单击“是”可继续操作，单击“否”可为目标表指定其他名称。

    “高级”按钮的作用

    通过“导入文本向导”中的“高级”按钮可以用 Access 早期版本使用的格式创建或打开导入规范。 除非具有从早期版本的 Access 导入规范，否则建议不要使用 “高级 ”按钮。 相反，如果想要保存此次导入操作的详细信息，可以在下一部分中了解相关详细信息。

14. 单击“完成”导入数据。

    Access 将尝试导入数据。 如果导入了任何数据，向导会显示一个对话框，告知导入操作的状态。 相反，如果该操作完全失败，Access 会显示错误消息“试图导入文件时发生错误”。

15. 在“数据表”视图中打开目标表。 将表中的数据与源文件进行比较，确保数据看起来正确无误。

有关导入的其他需知内容

• 若要了解如何将导入的详细信息保存为可供稍后使用的规范，请参阅将导入或导出操作的详细信息另存为规范一文。

• 若要了解如何运行已保存的导入规范，请参阅运行保存的导入或导出操作一文。

• 若要了解如何计划在特定时间运行规范，请参阅计划导入或导出操作一文。

• 有关如何更改规范名称，删除规范或更新规范中源文件名的相关信息，请参阅管理数据任务一文。

解决导入表中的值丢失或错误的问题

如果看到消息“尝试导入文件时出错”，则说明导入操作已完全失败。 相反，如果导入操作显示一个页面，提示你保存操作的详细信息，则说明该操作已成功导入全部或部分数据。 状态消息还会提到错误日志表的名称，在导入操作过程中发生的所有错误的说明都包含在这个错误日志表中。

请务必注意，即使状态消息指明操作成功，也应该查看表的内容和结构，确保所有内容正确无误，之后才能使用该表。

在数据表视图中打开目标表，查看所有数据是否都已成功添加到该表中。 然后应在“设计”视图中打开该表，查看字段的数据类型及其他属性设置。

下表说明了更正丢失值或错误值时可以采取的步骤。

另外，建议在“数据表”视图中查看向导最后一页中的错误日志表。 该表有三个字段：“错误”、“字段”和“行”。 每一行都包含有关一个特定错误的信息，“错误”字段的内容应该有助于解决问题。

错误字符串和疑难解答提示的完整列表

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链接到文本文件

可通过链接在不导入数据的情况下连接到其他文件中的数据 - 通过这种方式可以同时查看原始程序和 Access 文件中的最新数据，而无需在 Access 中创建和维护副本。 如果不想将文本文件的内容复制到 Access 数据库，但仍想基于该数据运行查询并生成报表，则应链接到（而不是导入）该文本文件。

链接到文本文件时，Access 会创建一个链接到源文件的新表。 对源文件所做的任何更改都将反映在链接表中，但无法在 Access 中编辑相应表的内容。 如果想对数据的内容或结构进行更改，则应打开源文件并在其中进行更改。

解决链接表中出现 #Num! 和错误值的问题

即使看到消息“已完成表链接”，也应该在“数据表”视图中打开表，验证所有行列显示的数据都是正确的。

如果在表中任何地方发现错误或不正确的数据，则按下表中的说明采取纠正措施，然后重试链接操作。 请记住，因为链接表是只读的，所以不能直接在链接表中添加值。

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