使用“查找和替换”对话框更改数据

了解“按格式搜索字段”复选框

“查找和替换”对话框提供了一个选项，称为“按格式搜索字段”复选框。 浏览本主题中的步骤时，会发现 Access 有时会自动选中该复选框；因此，有时必须自行选中或清除该复选框。 正确地使用该复选框有助于确保搜索操作成功。

执行操作时，请遵守这条经验规则：Access 选中“按格式搜索字段”复选框时，请保持其选中状态。 如果清除该复选框，搜索操作可能不返回任何结果。

起初，这种行为可能让人迷惑，因为 Access 不提供任何可视提示或其他指示符来指示何时应选中或清除该复选框。 你可能想知道是什么逻辑驱动 Access 选中或清除“按格式搜索字段”复选框。 答案是输入掩码。 输入掩码是一种格式设置类型，Access 遇到输入掩码时会选中该复选框。

此外，请记住，如果搜索查阅字段（即使用查询从另一个表检索数据的字段），并且第二个表中的源字段应用了输入掩码，此时 Access 会启用“按格式搜索字段”复选框。

有关查找、排序和筛选之间的区别

最后，请记住，查找的过程不同于排序或筛选。 “查找”是找到数据库表、查询和窗体中的一个或多个记录的过程。 例如，可以查找所有经营餐厅的客户。 “排序”是按照特定顺序整理一组记录的过程。 例如，可按字母顺序、日期、数量（哪个餐厅订购面包最多，或者销售额最高）等对一组记录进行排序。 “筛选”是显示符合给定条件的记录的过程。 例如，在找到所有拥有餐厅的客户后，可筛选列表，使其仅包含伦敦或马德里的客户。

如果这有所帮助，你可以这样理解：首先查找数据，然后按给定顺序排列数据，最后使用筛选来分离数据的子集。

下面的一系列步骤介绍如何使用“查找和替换”对话框。

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查找和替换数据

1. 在表中，选择要搜索的字段（列）。

   注意: 若要搜索整个表，请执行第 5 步中的备选过程。

2. 在“开始”选项卡的“查找”组中，单击“查找”或者按 Ctrl+F。

   键盘快捷方式则按 Ctrl+F。

   下图显示该命令：

   

   即显示“查找和替换”对话框。

3. 要查找数据，请在“查找和替换”对话框中单击“查找”选项卡。 要运行查找并替换操作，请单击“替换”选项卡。

4. 在“查找内容”框中键入搜索字符串。 要替换数据，请在“替换为”框中输入替换字符串。

   注意: 除非需要在记录中包含通配符，否则不要在“替换为”框中输入通配符。

5. 此外，可使用“查找范围”列表更改要搜索的字段，或搜索整个表。

   默认情况下，“查找范围”列表包含第 1 步中所选的字段名称。 要搜索整个表，请从列表中选择表的名称。

   -或-

   若决定选择另一列，请在该表的数据表中单击所需的列。 无需关闭对话框。

6. 也可在“匹配”列表中单击“字段任何部分”。 这提供可能达到的最大搜索范围。

7. 确保已选中“按格式搜索字段”复选框，然后单击“查找下一个”。

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在窗体中查找数据

1. 在“窗体”视图或“布局”视图中打开要搜索的窗体。

2. 选择包含要搜索的信息的控件。

   注意: 若要搜索整个表，请执行第 5 步中的备选过程。

3. 在“开始”选项卡的“查找”组中，单击“查找”或者按 Ctrl+F。

   -或-

   按 Ctrl+F。

   即显示“查找和替换”对话框。

4. 要查找数据，请单击“查找”选项卡。 要运行查找并替换操作，请单击“替换”选项卡。

5. 在“查找内容”框中键入搜索值。 要替换数据，请在“替换为”框中键入替换字符串。

   注意: 除非需要在记录中包含通配符，否则不要在“替换为”框中输入通配符。

6. 此外，可使用“查找范围”列表更改要搜索的字段，或搜索整个基础表。

   默认情况下，“查找范围”列表包含第 1 步中所选的控件名称。 要搜索窗体的基础表，请从列表中选择表的名称。

   -或-

   若决定选择另一个控件（相当于选择另一个表字段），可随时在窗体上单击该控件。 无需关闭对话框。

7. 也可在“匹配”列表中单击“字段任何部分”。 这提供可能达到的最大搜索范围。

8. 在“搜索”列表中单击“全部”，然后单击“查找下一个”。 要替换字符串，请单击“替换”。 确定输入了正确的替换字符串后，请单击“全部替换”，但请记住，替换操作无法撤消。 如果出错，必须重复查找并替换操作，找到不正确的值，然后用正确值替换它们。

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创建选择查询

1. 打开包含要查找的记录的数据库。

2. 在“创建”选项卡的“其他”组中，单击“查询设计”。

3. 选择包含要查找的记录的一个或多个表，单击“添加”，然后单击“关闭”。

   每个表均在查询设计网格的上半部分中显示为一个窗口，并且这些窗口列出每个表中的所有字段。 下图显示包含一个典型表的设计器：

   

4. 双击要查找的字段。 所选字段显示在查询设计器下半部的“字段”行中。

   可以向下半部分的每个列分别添加一个表字段。

   要快速添加表中的所有字段，请双击表字段列表顶部的星号（“*”）。 下图显示包含所有添加字段的设计器。

   

5. 也可在设计网格的“条件”行中输入一个或多个条件。

   这样做可减少查询返回的记录数，便于查找所需数据。 下表显示一些示例条件，并说明它们对查询的影响。

• 在“设计”选项卡上的“结果”组中，单击“运行”。

  验证查询是否返回所需的记录。 根据需要，可选择不需要的字段并按 Delete 删除它们；可将其他字段拖动到设计网格；还可更改条件直到对查询结果满意为止。

• 转到下列步骤。

查找通配符

1. 打开表、查询结果集或窗体。 必须在“数据表”视图中打开表或结果集，并在“窗体”视图中打开窗体。

2. 在“开始”选项卡的“查找”组中，单击“查找”或者按 Ctrl+F。

   -或-

   按 Ctrl+F。

   即显示“查找和替换”对话框。

3. 若仅想查找包含通配符的记录，请单击“查找”选项卡。 若想查找通配符并用其他数据替换它们，请单击“替换”选项卡。

4. 在“查找内容”框中，键入一个左方括号 ([)，然后键入要查找的通配符，最后键入一个右方括号 (])。 例如，要查找所有星号实例，请键入“[*]”。 如果要运行替换操作，请在“替换为”框中键入替换字符串。

5. 此外，可使用“查找范围”列表更改要搜索的字段，或搜索整个表。

   默认情况下，“查找范围”列表包含第 1 步中所选的字段名称。 要搜索整个表，请从列表中选择表的名称。

   -或-

   若决定选择另一列，请在该表的数据表中单击所需的列。 无需关闭对话框。

6. 在“匹配”列表中，选择最适合数据的选项。 例如，如果通配符位于记录的开头，请单击“字段开头”。 否则，请单击“字段任何部分”以返回尽可能多的结果。

7. 确保已选中“按格式搜索字段”复选框，然后单击“查找下一个”。 查找操作返回包含该通配符的记录。 如果要替换该通配符，请单击“替换”。 如果确信搜索字符串和替换字符串能提供正确的结果，请单击“全部替换”。 但是请记住，查找并替换操作的结果无法撤消。

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查找引号

1. 在“数据表”视图中打开表，或打开绑定到该表的窗体。

2. 在“开始”选项卡的“查找”组中，单击“查找”或者按 Ctrl+F。

   -或-

   按 Ctrl+F。

   即显示“查找和替换”对话框。

3. 若仅想查找引号，请单击“查找”选项卡。 若要查找并替换引号，请单击“替换”选项卡。

4. 在“查找内容”框中，键入引号。 若要使用另一个值替换引号，请在“替换为”框中输入该值。

   注意: 若要完全删除引号，请将“替换为”框留空。

5. 此外，可使用“查找范围”列表更改要搜索的字段，或搜索整个表。

   默认情况下，“查找范围”列表包含第 1 步中所选的字段名称。 要搜索整个表，请从列表中选择表的名称。

   -或-

   若决定选择另一列，请在该表的数据表中单击所需的列。 无需关闭对话框。

6. 也可在“匹配”列表中选择“字段任何部分”。 这提供可能达到的最大搜索范围。

7. 在“搜索”列表中选择“全部”，在所有记录中进行搜索。

8. 选中“按格式搜索字段”复选框。

   注意: 如果 Access 自动选中了此复选框，请接受该选择，除非查找操作失败。

9. 单击“查找下一个”以查找记录。 如果查找操作失败，请清除“按格式搜索字段”复选框并重试。 如果确定要使用其他值（或空值）替换引号，请单击“替换”。 如果确信要在整个表中查找和替换的值是正确的，请单击“全部替换”，但请记住，替换操作无法撤消。 如果出错，必须再次运行查找并替换操作以纠正错误。

查找空值

1. 根据需要，在“数据表”视图中打开包含要查找的值的表。

2. 在表中选择包含要查找的空值的字段。

3. 在“开始”选项卡的“查找”组中，单击“查找”或者按 Ctrl+F。

   -或-

   按 Ctrl+F。

   即显示“查找和替换”对话框。

4. 执行下列操作之一：

   查找格式设置为显示值的空字段

   1. 要查找设置了格式的值，请单击“查找”选项卡。

      若要查找值并使用其他数据替换它们，请单击“替换”选项卡。

   2. 在“查找内容”框中，键入该格式指定的值。

      要向空字段添加数据，请在“替换为”框中输入新数据。

   3. 在“匹配”列表中，单击“整个字段”。

   4. 选中“按格式搜索字段”复选框。

   5. 单击“查找下一个”。

   查找未设置格式的空字段

   1. 要查找字段，请单击“查找”选项卡。 若要查找字段并添加值，请单击“替换”选项卡。

   2. 在“查找内容”框中，键入“Null”或“Is Null”。

      若要使用其他数据替换 Null 值，请在“替换为”框中输入新数据。

   3. 在“匹配”列表中，单击“整个字段”。

   4. 清除“按格式搜索字段”复选框。

   5. 单击“查找下一个”。

   查找包含零长度字符串的字段

   1. 要查找零长度字符串，请单击“查找”选项卡。

      若要使用其他数据替换这些字符串，请单击“替换”选项卡。

   2. 在“查找内容”框中，键入一对中间没有空格的引号 ("")。

      若要使用其他数据替换零长度字符串，请在“替换为”框中输入新数据。

   3. 在“匹配”列表中，单击“整个字段”。

   4. 清除“按格式搜索字段”复选框。

   5. 单击“查找下一个”。

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