创建和运行更新查询

本文内容

• 概述

• 使用更新查询

• 将一个表中的数据更新到另一个表

• 防止禁用模式阻止查询

• SQL 版本：UPDATE 语句

概述

以下是“查找和替换”与更新查询之间的异同：

与“查找和替换”对话框相同的是，更新查询允许您指定要替换值以及新值。

与“查找和替换”对话框不同的是，更新查询允许您：

• 使用与您要替换的值无关的条件。

• 一次更新大量记录。

• 同时更改多个表中的记录。

使用更新查询

作为创建更新查询时的最佳实践，请首先创建用于找出您要更新的记录的选择查询，然后将该查询转换为可运行的更新查询来更新记录。 首先，通过选择数据，您可以在实际更改任何数据之前验证您要更新的记录。

如何备份数据库

1. 单击“文件”选项卡，然后单击“另存为”。 

2. 在右侧的“高级”下面，单击“备份数据库”。

3. 在“备份数据库另存为”对话框中，指定备份副本的名称和位置，然后单击“保存”。

   Access 将关闭原始文件，创建备份，然后重新打开原始文件。

   若要还原到备份，请关闭并重命名原始文件，以便备份副本可以使用原始版本的名称。 将原始版本的名称分配给备份副本，然后在 Access 中打开已重命名的备份副本。

本节内容

• 步骤 1：创建用于找出要更新的记录的选择查询

• 步骤 2：更新记录

步骤 1：创建用于找出要更新的记录的选择查询

1. 打开包含要更新的记录的数据库。

2. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。 

3. 单击“表”选项卡。

4. 选择包含要更新的记录的表，单击“添加”，然后单击“关闭”。

   每个表都会在查询设计器中显示为一个窗口，并且这些窗口会列出每个表中的所有字段。 下图显示包含一个典型表的查询设计器。

   

   1. 查询设计器中显示的表

   2. “查询”设计网格

5. 在表窗口中，双击要更新的字段。 所选字段出现在查询设计网格的“字段”行中。

   可以向查询设计网格中的每一列添加一个表字段。

   若要快速添加表中的所有字段，请双击表窗口中表字段列表顶部的星号 (*)。 下图显示添加了所有字段的查询设计网格。

   

6. 若要基于字段值限制查询结果，在查询设计网格中的“条件”行中,输入要用来限制结果的条件。

   示例条件表

   下表显示了一些示例条件，并说明了它们对查询结果的影响。

   注意: 该表中的许多示例都使用通配符以使查询更加灵活和高效。

   条件	作用
   >234	返回所有大于 234 的数字。 若要查找所有小于 234 的数字，请使用 < 234。
   >="Cajhen"	返回从 Cajhen 直至字母表末尾的所有记录。
   介于 #2/2/2020# 和 #12/1/2020 之间#	返回从 2017 年 2 月 2 日到 2017 年 12 月 1 日 (ANSI-89) 的所有日期。 如果数据库使用 ANSI-92 通配符，则使用单引号 (') 替代井号 (#)。 示例：在“2/2020/2”和“12/1/2020”之间。
   Not "德国"	查找字段的具体内容并不完全等于“德国”的所有记录。 此条件将返回包含除了“德国”以外的其他字符的记录，例如“德国（欧元）”或“欧洲（德国）”。
   Not "T*"	查找所有记录，以 T 开头的记录除外。如果数据库使用的是 ANSI-92 通配符字符集，则使用百分号 (%) 替代星号 (*)。
   Not "*t"	查找所有不以 t 结尾的记录。 如果数据库使用的是 ANSI-92 通配符字符集，则使用百分号 (%) 替代星号 (*)。
   In(加拿大,英国)	在列表中，查找包含“加拿大”或“英国”的所有记录。
   Like "[A-D]*"	在文本字段中，查找所有以字母 A 到 D 开头的记录。如果数据库使用的是 ANSI-92 通配符字符集，则使用百分号 (%) 替代星号 (*)。
   Like "*ar*"	查找包含字母序列“ar”的所有记录。 如果数据库使用的是 ANSI-92 通配符字符集，则使用百分号 (%) 替代星号 (*)。
   Like "Maison Dewe?"	查找满足以下条件的所有记录：以“Maison”开头并包含另一个含有 5 个字母的字符串，且该字符串的前 4 字母是“Dewe”而最后的字母未知。 如果数据库使用的是 ANSI-92 通配符字符集，则使用下划线 (_) 替代问号 (?)。
   #2/2/2020#	查找 2020 年 2 月 2 日的所有记录。 如果数据库使用 ANSI-92 通配符字符集，请将日期括在 (') 而不是井号 (#) ;例如， ('2020/2/2') 。
   < Date() - 30	使用 Date 函数返回超过 30 天的所有日期。
   Date()	使用 Date 函数返回包含当前日期的所有记录。
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	使用 Date 函数和 DateAdd 函数返回介于当前日期与从当前日期起三个月之内的所有记录。
   Is Null	返回包含 Null（空或未定义）值的所有记录。
   Is Not Null	返回包含值的所有记录。
   ""	返回包含零长度字符串的所有记录。 当您需要向必填字段添加值，但还不知道值是什么时，可以使用零长度字符串。 例如，某个字段可能需要传真号码，但某些客户可能没有传真机。 在这种情况下，可以输入中间不带空格的一对双引号 ("") 来替代数字。

7. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。

8. 确认查询返回要更新的记录。

9. 若要移除不想包含在查询设计中的任何字段，选择这些字段，然后按 Delete。

10. 若要添加要包含在查询设计中的任何字段，将要添加的字段拖入查询设计网格中。

步骤 2：更新记录

1. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 更新”。

   此过程将演示如何将选择查询更改为更新查询。 执行此操作时，Access 会在查询设计网格中添加“更新到”行。 下图显示了一个更新查询，该查询返回 2005 年 1 月 5 日之后购买的所有资产，并将所有满足该条件的记录的位置更改为“仓库 3”。

   

2. 找到包含要更改的数据的字段，然后在该字段的“更新到”行中键入表达式（更改条件）。

   可以在“更新到”行中使用任何有效的表达式。

   示例表达式表

   下表显示了一些示例表达式并说明它们对数据进行了哪些更改。

   表达式	结果
   “销售人员”	在“短文本”字段中，将文本值更改为 Salesperson。
   #8/10/20#	在“日期/时间”字段中，将日期值更改为 10-8 月 20 日。
   是	在“是/否”字段中，将值“否”更改为“是”。
   "PN" & [商品编号]	将“PN”添加到每个指定部件号的开头。
   [单价] * [数量]	将名为“单价”和“数量”字段中的值相乘。
   [运费] * 1.5	将名为“运费”的字段中的值增大 50％。
   DSum (“[Quantity] * [UnitPrice]”， “订单详细信息”、“[ProductID]=”& [ProductID])	如果当前表的“产品 ID”值与名为“订单明细”的表中的“产品 ID”值相匹配，该表达式会通过将名为“数量”字段中的值与名为“单价”字段中的值相乘来更新销售总额。 该表达式使用 DSum 函数，因为它可以对多个表和表字段执行操作。
   Right([收货方邮政编码], 5)	截断（删除）文本或数字字符串中最左侧的字符，保留最右边的 5 个字符。
   IIf(IsNull([单价]),0,[单价])	将“单价”字段中的 Null（未知或未定义）值更改为零 (0) 值。

3. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。

   将显示一条警告消息。

4. 若要运行查询并更新数据，单击“是”。

   注意: 运行该查询时，您可能会注意到，某些字段未显示在结果集中。 如果查询包含您不更新的字段，则默认情况下，Access 不在结果中显示这些字段。 例如，您可能包含了两个表中的 ID 字段来帮助确保查询找到并更新正确的记录。 如果不更新这些 ID 字段，则 Access 将不在结果中显示这些字段。

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将一个表中的数据更新到另一个表

在需要将一个表中的数据更新到另一个表时，请考虑下面的规则：源字段和目标字段的数据类型必须匹配或兼容。

此外，在将一个表中的数据更新到另一个表并使用兼容的数据类型替代匹配的数据类型时，Access 会转换目标表中那些字段的数据类型。 因此，目标字段中的一些数据可能会被截断（删除）。 数据类型转换的限制一节列出了能够以及不能转换数据类型的情况。 本节中的该表还说明了在哪些情况下转换数据类型可能更改或清除字段中的部分或全部数据，以及哪些数据可能被清除。

将一个表中的数据更新到另一个表的过程包括下面几个主要步骤：

1. 创建更新查询并向该查询添加源表和目标表。

2. 在包含相关信息的字段上联接这些表。

3. 将目标字段的名称添加到查询设计网格的“字段”行。

4. 通过使用下面的语法将源字段的名称添加到查询设计网格的“更新到”：[source_table].[source_field]。

本节中的步骤假设使用两个相似的表。 此例中，“顾客”表位于您刚继承的数据库中，其中包含比“客户”表更新的数据。 您可以看到一些经理的姓名和地址已发生更改。 因此，您决定使用“顾客”表中的数据更新“客户”表。

创建和运行更新查询

1. 在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。 

2. 选择“ 添加表”。

3. 双击源表和目标表以将其添加到查询中。 每个表都将出现在查询设计器的窗口中。

4. 大多数情况下，Access 自动联接查询中的相关字段。 若要手动联接包含相关信息的字段，请将相关字段从一个表拖至另一个表的对应字段。

   例如，如果使用上面显示的两个示例表，则可以将“顾客 ID”字段拖动到“客户 ID”字段。 Access 会在两个表中的这两个字段之间创建关系，并使用该关系来联接任何相关记录。

5. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 查询类型 ”组中，单击“ 更新”。

6. 在目标表中，双击要更新的字段。 每个字段都显示在查询设计网格的“字段”行中。

   如果使用示例表，则添加除“客户ID”字段之外的所有字段。 请注意，目标表的名称显示在设计网格的“表”行中。

7. 在查询的“更新到”行中，在包含目标字段的每一列中，添加源表的名称以及源表中对应于目标表中字段的字段，并确保使用如下语法：[Table].[Field]，其中表名称和字段名称用方括号括起来，表名称与字段名称之间用句点分隔。

   下图显示了使用示例表的设计网格的一部分。 请注意“更新到”行中表名称和字段名称的语法。

   

   在继续执行操作时，请记住，必须在“更新到”行中正确拼写表名称和字段名称，而且任何标点符号都必须与原始表名称和字段名称中的标点符号匹配。 但是，大小写不需要匹配。

8. 在“ 查询设计 ”选项卡上的“ 结果 ”组中，单击“ 运行”。

9. 在要求确认更新时，单击“是”。

数据类型转换的限制

下表列出了 Access 提供的数据类型，说明了数据类型转换所受的限制，并简要描述了转换过程中可能发生的数据丢失现象。

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防止禁用模式阻止查询

如果您尝试运行某个动作查询，但好像没有什么反应，请查看 Access 状态栏中是否显示下列消息：

“此操作或事件已被禁用模式阻止。”

默认情况下，除非您的数据库位于受信任位置，或者数据库已签名并受信任，否则 Access 禁用所有动作查询（更新查询、追加查询、删除查询或生成表查询）。 如果没有执行上述任一操作，仍可以通过单击消息栏上的“启用内容”来对当前数据库会话启用查询。

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SQL 版本：UPDATE 语句

如果习惯使用 SQL，也可以使用 SQL 视图来编写 UPDATE 语句。 若要使用 SQL 视图，先创建一个空的新查询，然后切换到 SQL 视图。

本节介绍 UPDATE 语句的语法，并提供示例。