与客户端或同事共享 Microsoft 365 文档文件的副本时，最好查看文档以查找隐藏的数据或个人信息并将其删除。
注意: 除非将文档发送到 Microsoft ，否则 Microsoft 无法访问文档中的任何信息。
文档检查器 可帮助你查找和删除存储在要共享的文档中的隐藏数据和个人信息。 以下是使用方法。
提示: 如果只想打印没有批注，请在“ 文件”选项卡上选择“打印”，选择“打印所有页面”，然后清除“打印标记”。
文档检查器在 Word 文档中查找和删除的内容
文档检查器 显示多个不同的检查器，可帮助你在共享之前查找和删除Word 文档中的隐藏数据和个人信息。
重要: 强烈建议对 原始文档的副本使用 文档检查器 ，因为并不总是能够还原 文档检查器 删除的数据。 有关详细信息，请参阅 使用文档检查器。
若要快速查找和删除数据和信息，请：
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在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。
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选择“检查”。
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查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
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选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。
请注意：有一些信息 文档检查器 无法删除，如下表所述。
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检查器名称 |
查找并删除 |
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批注、修订、版本和注释 |
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文档属性和个人信息 |
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页眉、页脚和水印 |
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隐藏文字 |
设置为隐藏文字（“字体”对话框中提供的一种字体效果）格式的文字 注意: 此检查器不能检测使用其他方法隐藏的文字（例如，白色背景上的白色文本）。 |
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自定义 XML 数据 |
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不可见内容 |
不可见的对象，因为它们的格式已设置为不可见 注意: 该检查器无法检测被其他对象覆盖的对象。 |
注意: 如果组织通过添加检查器模块自定义了 文档检查器 ，则可能能够检查文档中的其他类型的信息。
隐藏数据和个人信息的类型
Word 文档可以包含以下类型的隐藏数据和个人信息：
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批注、修订中的修订标记、版本和墨迹注释 如果已与其他人协作创建文档，文档可能包含修订、批注、墨迹批注或版本的修订标记等项。 此信息可以让其他人查看处理文档的人员的姓名、审阅者的评论和对文档所做的更改，以及你可能不希望在团队外部共享的内容。
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文档属性和个人信息 文档属性或元数据包括有关文档的详细信息，例如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档的创建日期。 如果使用了特定的功能，您的文档还可能包括其他类型的个人身份信息 (PII)，例如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单和模板名称。
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页眉、页脚和水印 Word 文档可以包含页眉和页脚中的信息。 此外，你可能已向 Word 文档添加了水印。
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隐藏文本 Word 文档可以包含格式化为隐藏文本的文本。 如果不知道文档是否包含隐藏文本，可以使用 文档检查器 进行搜索。
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文档服务器属性 如果文档已保存到文档管理服务器上的某个位置，例如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库，则该文档可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
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自定义 XML 数据 文档可能包含在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。 文档检查器 可以找到并删除此 XML 数据。
使用文档检查器查找和删除隐藏数据和个人信息
重要: 强烈建议对 原始文档的副本使用 文档检查器 ，因为并不总是能够还原 文档检查器 删除的数据。
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打开要检查隐藏数据和个人信息的 Word 文档。
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在“ 文件”选项卡上，选择“另存为”，然后在“ 文件名 ”框中键入名称以保存原始文档的副本。
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在原始文档的副本中，在“ 文件 ”选项卡上，选择“信息”。
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选择“检查问题”，然后选择“检查文档”。
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在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。
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选择“检查”。
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在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。
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对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“ 全部 删除”。
重要:
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如果从文档中删除隐藏内容，则可能无法通过选择“撤消”来还原它。
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如果要从以 OpenDocument 文本 (.odt) 格式保存的文档中删除隐藏数据和个人信息，则必须在每次以该格式保存文档时运行 文档检查器 。
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文档检查器 可帮助你在共享之前查找和删除存储在 Excel 文档中的隐藏数据和个人信息。
注意: 尽管可以从发送给其他人的工作簿中删除隐藏数据和个人信息，但如果 Excel 工作簿已另存为 共享工作簿，则无法删除批注、批注、文档属性和个人信息。 若要从共享工作簿中删除此信息，请先复制并 关闭共享工作簿功能。
文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容
下表列出了 文档检查器 可以查找和从工作簿中删除的隐藏数据和个人信息的类型。
重要: 强烈建议对 原始工作簿的副本使用 文档检查器 ，因为并不总是能够还原 文档检查器 删除的数据。 有关详细信息，请参阅 使用文档检查器。
若要快速查找和删除数据和信息，请：
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在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。
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选择“检查”。
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查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
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选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。
并非所有信息都可以删除，有关详细信息，请参阅 文档检查器找到但无法删除的信息。
注意: 如果你的组织已向 文档检查器 添加了自定义检查器模块，你可能会看到其他类型的信息。
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对于这些项目： |
文档检查器 查找并删除： |
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批注和注释 |
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文档属性和个人信息 |
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页眉和页脚 |
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隐藏行和列 |
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隐藏工作表 |
隐藏工作表 注意: 如果工作簿的隐藏工作表包含数据，那么删除它们可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。 如果不知道隐藏工作表包含哪些信息，请关闭 文档检查器 ，取消隐藏隐藏的工作表，然后查看其内容。 |
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自定义 XML 数据 |
可能存储在工作簿内的自定义 XML 数据 |
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不可见内容 |
因设置为不可见格式而看不到的对象 注意: 文档检查器 不检测其他对象所涵盖的对象。 |
查找并删除隐藏数据和个人信息
文档检查器 可帮助你查找和删除 Excel 工作簿中的隐藏数据和个人信息。
重要: 强烈建议对 原始工作簿的副本使用 文档检查器 ，因为并不总是能够还原 文档检查器 删除的数据。
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打开要检查是否存在隐藏数据和个人信息的工作簿。
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在“ 文件”选项卡上，选择“另存为”，并在“ 文件名 ”框中键入其他名称以保存原始工作簿的副本。
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在原始工作簿的副本中，在“文件”选项卡上，选择“信息”。
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选择“检查问题”，然后选择“检查文档”。
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在“ 文档检查器 ”框中，选中要检查的隐藏内容的类型的框。 有关各个检查器的详细信息，请参阅 文档检查器在 Excel 文档中查找和删除的内容。
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选择“检查”。
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在“ 文档检查器 ”框中查看检查结果。
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对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“全部 删除”。
重要:
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如果从工作簿中删除隐藏内容，则可能无法通过选择“撤消”来还原它。
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如果删除包含数据的隐藏行、列或工作表，可能会更改工作簿中的计算或公式的结果。 如果不知道隐藏行、列或工作表包含哪些信息，请关闭 文档检查器 ，取消隐藏隐藏的行、列或工作表，然后查看其内容。
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在已保存为共享工作簿（“审阅”>“共享工作簿”）的工作簿中无法使用检查器检查“批注和注释”、“文档属性和个人信息”以及“页眉和页脚”。 这是因为共享工作簿使用个人信息以使不同的人能够在同一个工作簿上进行协作。 要从共享工作簿中删除此信息，请先复制此工作簿，然后取消共享。 若要取消共享工作簿，请在“审阅”选项卡上选择“共享工作簿” ，并清除“允许多个用户同时进行更改”。
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如果要从以 OpenDocument 电子表格 (.ods) 格式保存的电子表格中删除隐藏数据和个人信息，则每次以此格式保存电子表格时，都需要运行 文档检查器 。
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Excel 中隐藏数据和个人信息的类型
以下是一些可以成为 Excel 工作簿中隐藏数据和个人信息的源的项目：
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批注和墨迹注释 如果与其他人协作创建工作簿，则工作簿可能包含批注或墨迹批注等项目。 此信息可让其他人查看处理你的工作簿的人员的姓名、审阅者的评论，以及对工作簿所做的更改。
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文档属性和个人信息 与其他 Microsoft 365 应用中一样， Excel 中的元数据或文档属性包括作者、主题和标题等详细信息。 Microsoft 365 自动维护最近保存工作簿的人员的姓名、文档的创建日期和文档位置。 PII) (可能存在其他类型的个人身份信息，例如电子邮件标题、发送以供审阅信息、路由单、打印机属性 (（例如，打印机路径和安全打印密码) ）以及用于发布网页的文件路径信息。
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页眉和页脚 工作簿中的页眉和页脚可以包含信息。
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隐藏行、列和工作表 工作簿可以有隐藏的行、列和整个工作表。 如果您分发的工作簿副本中有隐藏行、列或工作表，其他人可能会取消隐藏这些对象，以便查看其中包含的数据。
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文档服务器属性 保存到文档管理服务器上的某个位置的工作簿（例如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库）可能包含与服务器位置相关的其他文档属性或信息。
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自定义 XML 数据 工作簿可以有在文档本身中不可见的自定义 XML 数据。 文档检查器 可以找到并删除此 XML 数据。
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不可见内容 工作簿可以有因设置为不可见格式而看不到的对象。
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外部链接 工作簿可以有指向其他工作簿中的数据链接， (外部链接) 。 然后，包含该数据的工作表的名称将随工作簿一起保存，但可能不可见。
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嵌入文件或对象 工作簿可以具有嵌入文件 (，例如Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (，例如图表或公式) ，这些数据可能不可见。
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VBA 代码的宏 工作簿可以具有宏、VBA 模块、COM 或 ActiveX 控件、用户窗体或 User-Defined Functions (可能包含隐藏数据的 UDF) 。
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可能具有缓存数据的项 工作簿可以包含可能不可见的数据透视表、数据透视图、切片器、时间线和多维数据集公式的缓存数据。
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Excel 调查 工作簿可以隐藏 Excel 调查问题，这些问题在 Excel 网页版 中输入并随工作簿一起保存，但不可见。
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方案管理器方案 工作簿可以具有使用方案管理器定义的方案。 这些方案可能包含缓存或隐藏的数据。
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筛选器 工作簿可以具有活动的自动筛选器或表筛选器，这可能会导致缓存或隐藏的数据随工作簿一起保存。
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隐藏名称 工作簿可以具有可能是隐藏数据源的隐藏名称。
文档检查器可以查找但不能删除的信息
文档检查器 检测到以下项目，这些项可能包含工作簿中不可见的数据。 它不能为您删除这些项目，因为可能导致工作簿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。
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对于这些项目： |
文档检查器 发现： |
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外部链接 |
指向其他工作簿中的数据的链接。 包含保存在工作簿中，但在工作簿中不可见的数据的工作表的名称。 外部链接包括以下位置中使用的外部引用：
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嵌入文件或对象 |
嵌入文件 (，例如 Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (，例如图表或公式) ，这些数据可能在工作簿中不可见。 下面是一些对象类型的示例：
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VBA 代码的宏 |
可能在工作簿中有隐藏数据的宏或 VBA 项目。 这包括：
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包含缓存数据的 BI 功能 |
可能有保存到工作簿中，且可能包含不可见的数据的缓存数据的 BI 功能。 文档检查器 检查以下可能具有 PivotCache、SlicerCache 或多维数据集公式缓存的项目：
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Excel 调查 |
Excel 在 Excel 网页版 中创建并随工作簿一起保存而看不到的调查问题。 |
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方案管理器方案 |
使用方案管理器定义并可能导致将缓存数据或隐藏数据保存到工作簿中的方案。 |
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筛选器 |
可能导致工作簿中包含缓存数据或隐藏数据的筛选器。 文档检查器 检查应用于数据的自动筛选和表筛选器。 |
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隐藏名称 |
可能将隐藏数据存储到工作簿中的隐藏名称。 |
可以使用 文档检查器 查找和删除 PowerPoint 演示文稿中的隐藏信息。
提示: 如果只想打印没有批注，请在“ 文件”选项卡上选择“打印”，选择“打印所有页面”，然后清除“打印标记”。
文档检查器可以查找并删除的信息
下表列出了 文档检查器 可以在 PowerPoint 演示文稿中找到和删除的隐藏数据和个人信息的类型。
重要: 强烈建议对 原始演示文稿的副本使用 文档检查器 ，因为并非始终可以还原 文档检查器 删除的数据。 有关详细信息，请参阅 使用文档检查器。
若要快速查找和删除数据和信息，请：
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在“文档检查器”中，选择或清除 (选项，如下所述) 删除或保存。
-
选择“检查”。
-
查看检查结果，并在要删除的任何项目上选择“ 全部 删除”。有关删除信息的注意事项和信息，请参阅 使用文档检查器。
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选择“ 重新检查 ”或 “关闭”。
并非所有隐藏数据和信息都可以使用 文档检查器 删除。 有关详细信息，请参阅 文档检查器找到但无法删除的信息。
如果组织通过添加检查器模块自定义了 文档检查器 ，则可以检查演示文稿中是否有其他类型的信息。
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检查器名称 |
查找并删除 |
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批注和注释 |
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文档属性和个人信息 |
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修订跟踪数据 |
有关谁编辑了文件以及编辑时间的数据。 此功能仅提供给加入了 Office 预览体验计划的 Microsoft 365 订阅者。 如果你是 Microsoft 365 订阅者，请确保拥有最新版本的 Office。 |
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不可见的幻灯片内容 |
因设置为不可见格式而看不到的对象 此检查器不检测被其他对象覆盖的对象。 |
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幻灯片外内容 |
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演示文稿备注 |
添加到演示文稿的“备注”部分的文本 文档检查器 无法删除添加到演示文稿的“备注”部分的图片。 |
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自定义 XML 数据 |
可能存储在演示文稿内的自定义 XML 数据 |
查找并删除隐藏数据和个人信息
重要: 强烈建议对 原始演示文稿的副本使用 文档检查器 ，因为并非始终可以还原 文档检查器 删除的数据。
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打开要检查隐藏数据和个人信息的 PowerPoint 演示文稿。
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在“ 文件 ”选项卡上，选择“另存为”，然后在“ 文件名 ”框中键入名称以保存原始演示文稿的副本。
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在原始演示文稿的副本中，在“ 文件 ”选项卡上，选择“信息”。
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选择“检查问题”，然后选择“检查文档”。
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在“文档检查器”对话框中，选中相应的复选框以选择要检查的隐藏内容类型。 有关各个检查员的详细信息，请参阅 通过检查文档、演示文稿或工作簿删除隐藏数据和个人信息。
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选择“检查”。
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在“文档检查器”对话框中审阅检查结果。
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对于要从文档中删除的隐藏内容类型，请选择检查结果旁边的“全部 删除”。
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如果从演示文稿中删除隐藏内容，则可能无法通过选择“撤消”来还原它。
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如果要删除保存在 OpenDocument Presentation (.odp) 格式的演示文稿中的隐藏数据和个人信息，则必须在每次以此格式保存演示文稿时运行 文档检查器 。
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隐藏数据和个人信息的类型
PowerPoint 演示文稿可以保存多种类型的隐藏数据和个人信息。 虽然此信息可能不立即可见，但仍可以从演示文稿中检索。
隐藏的信息可以包括 PowerPoint 添加的数据，以便与其他人协作创建演示文稿。 它还可以包括您特意指定为隐藏的信息。
PowerPoint 演示文稿可以包含以下类型的隐藏数据和个人信息：
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批注和墨迹注释 如果与他人协作创建演示文稿，则演示文稿可能包含批注或墨迹批注等项。 此信息可让其他人查看所做的更改、处理演示文稿的人员的姓名以及审阅者的评论。
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修订跟踪数据 协作处理存储在云中的共享文档时， PowerPoint 2016 for Microsoft 365 存储有关谁对文档进行更改以及更改时间的数据。
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文档属性和个人信息 文档属性也称为 元数据，包括有关您的演示文稿的详细信息，如作者、主题和标题。 文档属性还包括由 Microsoft 365 程序自动维护的信息，例如最近保存文档的人员的姓名和文档的创建日期。 如果您使用了特定功能，文档可能还包含其他类型的个人身份信息 (PII)，如电子邮件标题、请求审阅信息、传送名单以及发布网页的文件路径信息。
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不可见的幻灯片内容 演示文稿可能包含因设置为不可见格式而看不到的对象。
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幻灯片以外内容 PowerPoint 演示文稿可能包含不立即可见的对象，因为它们已从幻灯片中拖动到幻灯片外区域。 幻灯片以外内容可包含文本框、剪贴画、图形以及表格。
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演示文稿备注 PowerPoint 演示文稿的“备注”部分可以包含你可能不希望公开共享的文本，尤其是如果备注是专门为演示者使用而编写的。
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文档服务器属性 如果演示文稿已保存到文档管理服务器上的某个位置，例如文档工作区网站或基于 Windows SharePoint Services 的库，则该演示文稿可能包含与此服务器位置相关的其他文档属性或信息。
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自定义 XML 数据 演示文稿可能包含在文档自身内不可见的自定义 XML 数据。 文档检查器 可以找到并删除此 XML 数据。
文档检查器可以查找但不能删除的信息
文档检查器 检测到以下项目，这些项可能包含演示文稿中不可见的数据。 文档检查器 无法为你删除这些项目，因为这可能会导致演示文稿无法正常工作。 您可以检查找到的每个项目，并确定是否要手动将其删除或替换为无隐藏数据的项目，如静态图片。
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对于这些项目： |
文档检查器 发现： |
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嵌入文件或对象 |
嵌入文件 (，例如 Microsoft 365 或文本文档) 或嵌入对象 (，例如图表或公式) ，这些数据可能在工作簿中不可见。 下面是一些对象类型的示例：
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宏或 VBA 代码 |
演示文稿中可能有隐藏数据的宏或 VBA 项目。 其中包括：
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文档检查器和个人数据
PowerPoint 2016 内部版本 8403 中为 Microsoft 365 预览体验成员引入的修订跟踪数据说明了 文档检查器 的限制。 例如，Kelly 和 Linda 在 Microsoft 365 中协作处理演示文稿 A。 修订跟踪数据 (，即用户名和编辑) 添加到演示文稿的时间。 如果 Mohammed 随后在早期版本的 PowerPoint 中打开演示文稿 A，并在该文件上运行 文档检查器 以删除个人数据，则该版本的 PowerPoint 中的 文档检查器 将无法检测和删除 Kelly 和 Linda 使用的较新、 Microsoft 365 版本的 PowerPoint 添加到演示文稿中的修订跟踪数据。 Mohammed 在升级到当前版本的 PowerPoint 然后运行 文档检查器
在 Visio 中，可以在与他人共享 Visio 文档副本之前删除隐藏信息和个人信息。
重要: 强烈建议删除 原始文档副本上的个人和隐藏信息，因为并不总是能够还原已删除的数据。
可以从 Visio 中的以下功能区域删除个人和隐藏信息：
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在文档页面上插入的批注
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作者、经理和公司) (文件属性
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审阅者名称、缩写和标记
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模具文件路径
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模板文件路径和名称
注意: 如果文档可供共享服务器上的其他人使用，则每当有人打开文档时，将显示有关打开该文件的用户的名称和存储该文件的计算机的名称的信息。 为了帮助保护此信息，请确保任何共享文档只能由受信任的用户访问。
可以按照以下步骤查找和删除 Visio 演示文稿中的隐藏信息。
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在“文件”选项卡上，选择“信息”。
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选择“检查问题”，然后选择“删除个人信息”。
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在“ 个人信息 ”选项卡上，选择“ 从文档中删除这些项目”。
提示: 如果要在尝试重新插入个人信息时看到警告，请选中“ 如果我尝试重新插入此信息，请警告我 ”复选框。
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若要从外部数据源中删除潜在的敏感数据，请选择“ 从文档存储的外部源中删除数据”。
注意: 选中此复选框 不会 删除已链接到形状的数据。 它会从关系图中删除数据源，但如果数据源中的任何数据位于关系图中，则需要手动将其删除。
