Excel 简介

创建下拉列表

可在单元格使用下拉列表,帮助用户更高效地使用工作表工作。 下拉列表允许用户从你创建的列表中选取项目。

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  1. 在新工作表中,键入要显示在下拉列表中的条目。 理想情况下,列表项会在 Excel 表格中出现。 如果没有,则可以通过选择区域中的任意单元格并按 Ctrl+T 来快速将列表转换为表格。

    用作数据验证列表源的 Excel 表格

    注意: 

  2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

  3. 转到功能区上的“ 数据 ”选项卡,然后转到 “数据验证”。

    注意: 如果无法选择“数据验证”,工作表可能受到保护或共享。 解锁受保护工作簿的特定区域或停止共享工作表,然后再重试步骤 3。

  4. “设置” 选项卡上的“ 允许 ”框中,选择“ 列表”。

  5. 在“ ”框中选择,然后选择列表范围。 我们将列表区域置于名为“城市”的工作表上的区域 A2:A9。 请注意,我们忽略了标题行,因为我们不希望该行成为选择选项:

    数据验证列表选项

  6. 如果人们可以将单元格留空,检查“忽略空白”框。

  7. 选中“ 单元格内”下拉 框。

  8. 选择“ 输入消息 ”选项卡。

    • 如果希望在选择单元格时弹出消息,检查“选择单元格时显示输入消息”框,并在) (最多 225 个字符的框中键入标题和消息。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。

      “数据验证​​输入消息”选项

  9. 选择“ 错误警报 ”选项卡。

    • 如果希望在有人输入列表中未显示的内容时弹出消息,检查“输入无效数据后显示错误警报”框,从“样式”框中选取一个选项,然后键入标题和消息。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。

      “数据验证下拉错误消息”选项

  10. 不确定在 “样式 ”框中选择哪个选项?

    • 若要显示不会阻止用户输入不在下拉列表中的数据的消息,请选择“ 信息 ”或“ 警告”。 信息 将显示带有此图标的消息 消息显示信息图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择警告 将显示带有此图标的消息 消息显示警告图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择

    • 若要阻止用户输入不在下拉列表中的数据,请选择“ 停止”。

      注意: 如果没有添加标题或文本,则标题的默认内容是“Microsoft Excel”,信息的默认内容是:“输入值非法。 其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

创建下拉列表后,请确保它能按要求工作。 例如,你可能希望通过检查了解是否更改列宽和列高来显示所有条目。

如果下拉列表的条目列表在另一个工作表上,而您想要防止用户看到它或进行更改,请考虑隐藏和保护该工作表。 有关如何保护工作表的详细信息,请参阅锁定单元格以对其进行保护

如果您想更改下拉列表中的选项,请参阅从下拉列表中添加或删除条目

要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表

可下载一个示例工作簿,内附诸如本文示例的众多数据验证示例。 可沿用已有数据验证方案或自行创建。 下载 Excel 数据验证示例

将单元格中的值限制为下拉列表中的选项时,数据输入会更快、更准确。

具有“高”、“中”和“低”值的下拉列表

首先在工作表上制作有效条目列表,然后对条目进行排序或重新排列,使其按照想要的顺序显示。 然后,可以将这些条目用作数据下拉列表的源。 如果列表不大,则可以轻松引用该列表,并将条目直接键入数据验证工具。

  1. 为下拉列表创建有效条目列表,在工作表上没有空白单元格的单列或行中键入条目。

  2. 选择要限制数据输入的单元格。

  3. 在“ 数据 ”选项卡上的“ 工具”下,选择“ 数据验证 ”或“ 验证”。

    已选中数据验证的 Excel 工具栏数据菜单

    注意: 如果验证命令不可用,则工作表可能受保护,或者工作簿可能已共享。 如果工作簿处于共享状态或工作表受保护,则无法更改数据验证设置。 有关工作簿保护的详细信息,请参阅保护工作簿

  4. 选择 “设置” 选项卡,然后在“ 允许 ”弹出菜单中选择“ 列表”。

  5. 在“ ”框中选择,然后在工作表上选择有效条目列表。

    对话框会最小化,以方便查看工作表。

  6. 按 RETURN 或选择“ 展开 数据验证展开按钮还原对话框,然后选择”确定”。

    提示: 

    • 还可以直接在“ ”框中键入用逗号分隔的值。

    • 若要修改有效条目的列表,只需更改源列表中的值或编辑“ ”框中的区域。

    • 可以指定自己的错误消息来回应无效数据输入。 在“ 数据 ”选项卡上,选择“ 数据验证 ”或“ 验证”,然后选择“ 错误警报 ”选项卡。

另请参阅

向单元格应用数据验证

  1. 在新工作表中,键入要显示在下拉列表中的条目。 理想情况下,列表项会在 Excel 表格中出现。

    注意: 

  2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

  3. 转到功能区上的“ 数据 ”选项卡,然后选择“ 数据验证”。

  4. “设置” 选项卡上的“ 允许 ”框中,选择“列表”。

  5. 如果已创建包含下拉条目的表格,请在“ ”框中选择,然后选择并拖动包含这些条目的单元格。 但不要包括标题单元格。 只需包括应在下拉列表中显示的单元格。 还可以在“ ”框中键入条目列表,用逗号分隔,如下所示:

    Fruit,Vegetables,Grains,Dairy,Snacks

  6. 如果人们可以将单元格留空,检查“忽略空白”框。

  7. 选中“ 单元格内”下拉 框。

  8. 选择“ 输入消息 ”选项卡。

    • 如果希望在选定单元格时弹出消息,检查“显示消息”复选框,并在) (最多 225 个字符的框中键入标题和消息。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。

  9. 选择“ 错误警报 ”选项卡。

    • 如果希望在某人输入列表中未显示的内容时弹出消息,检查“显示警报”复选框,在“类型”中选择一个选项,然后键入标题和消息。 如果不希望显示信息,请清除该复选框。

  10. 选择 “确定”。

创建下拉列表后,确保它能够按所需方式工作。 例如,你可能希望通过检查了解是否更改列宽和列高来显示所有条目。 如果您想更改下拉列表中的选项,请参阅从下拉列表中添加或删除条目。 要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表

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另请参阅

从下拉列表中添加或删除条目

视频:创建和管理下拉列表

Excel 表格概述

将数据有效性应用于单元格

锁定或解锁受保护工作表中的特定区域

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