Sử dụng mẫu Theo dõi Tài nguyên Access

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng

• Khi bạn mở cơ sở dữ liệu lần đầu, Access sẽ hiển thị biểu mẫu Chào mừng. Để ngăn không cho biểu mẫu này hiển thị vào lần tiếp theo bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp kiểm Hiện Chào mừng khi mở cơ sở dữ liệu này.

  Đóng biểu mẫu Chào mừng để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

• Để đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu đều được bật, trong Thanh Thông báo, hãy bấm Cho phép nội dung này.

  Để biết thêm thông tin về cách bật nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không.

Hiển thị hoặc ẩn tài nguyên đã ngừng hoạt động

Tài nguyên Đã ngừng hoạt động là các mục có Ngày Ngừng hoạt động vào hoặc trước ngày hiện tại. Tài nguyên có thể bị loại bỏ khi tài nguyên đã hết hạn, bị hỏng hoặc không sử dụng đến. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn Tài nguyên đã ngừng hoạt động trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên.

• Trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị Đã ngừng hoạt động.

Tìm kiếm Tài nguyên hoặc Liên hệ

Hộp Tìm kiếm Nhanh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy Tài nguyên trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên và Liên hệ trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ.

• Nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm Nhanh, rồi nhấn ENTER.

  Access lọc danh sách để chỉ hiển thị những bản ghi có chứa văn bản bạn tìm kiếm. Để trở về danh sách đầy đủ, hãy bấm Xóa tìm kiếm hiện tại. (Đó là dấu X bên trong hộp tìm kiếm.)

Lọc danh sách Tài nguyên

Trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên, bạn có thể lọc danh sách Tài nguyên và lưu các bộ lọc yêu thích của mình để dùng sau này.

1. Áp dụng bộ lọc bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu và chọn bộ lọc bạn muốn.

2. Bấm Lưu Bộ lọc.

3. Trên biểu mẫu Chi tiết Bộ lọc, nhập tên bộ lọc và mô tả, rồi bấm Đóng.

4. Sử dụng hộp Lọc Yêu thích để áp dụng bộ lọc đã lưu hoặc bấm (Xóa Bộ lọc) để loại bỏ bộ lọc.

Hiện hoặc ẩn cột

Trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên và biểu mẫu Danh sách Liên hệ, một số trường (cột) bị ẩn theo mặc định. Để thay đổi trường được hiển thị:

1. Bấm Hiện/Ẩn Trường.

2. Trong hộp thoại Bỏ ẩn Cột, chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị. Bỏ chọn hộp kiểm để ẩn cột.

Hiển thị chi tiết Tài nguyên hoặc Liên hệ

Biểu mẫu Chi tiết Tài nguyên và biểu mẫu Chi tiết Liên hệ cho phép bạn xem và nhập thêm thông tin về một mục. Để hiển thị biểu mẫu Chi tiết Tài nguyên hoặc Chi tiết Liên hệ:

• Trên biểu mẫu Danh sách Tài nguyên hoặc biểu mẫu Danh sách Liên hệ , hãy bấm Mở bên cạnh mục mà bạn muốn xem.

Thêm hình ảnh

Trên biểu mẫu Chi tiết Tài nguyên và biểu mẫu Chi tiết Liên hệ, bạn có thể thêm ảnh và các tệp đính kèm khác.

• Bên dưới khung ảnh trên biểu mẫu Chi tiết Tài nguyên, hãy bấm Thêm hoặc Loại bỏ Phần đính kèm.

  Bên dưới khung ảnh trên biểu mẫu Chi tiết Liên hệ, hãy bấm Sửa Ảnh.

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, hãy bấm Thêm.

• Trong hộp thoại Chọn Tệp, duyệt đến thư mục chứa tệp.

• Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm Mở.

• Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK.

Thêm liên hệ từ Microsoft Outlook

Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm liên hệ hoặc chủ sở hữu nội dung từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.

1. Trên biểu mẫu Danh sách Liên hệ, hãy bấm Thêm Từ Outlook.

2. Trong hộp thoại Chọn Tên để Thêm, chọn tên bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.

3. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Hiển thị bản đồ địa chỉ của một liên hệ

Trên biểu mẫu Chi tiết Liên hệ, nếu bạn đã nhập địa chỉ đường cho liên hệ đó, bạn có thể hiển thị bản đồ của địa điểm đó:

• Bấm vào Ánh xạ địa chỉ này.

Hiển thị báo cáo

Theo dõi Tài nguyên bao gồm một số báo cáo, bao gồm Tất cả Tài nguyên, Chi tiết Tài nguyên, Tài nguyên đã ngừng hoạt động, Sổ Địa chỉ Liên hệ và nhiều báo cáo khác. Để hiển thị báo cáo:

• Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Báo cáo, bấm đúp vào báo cáo bạn muốn hiển thị.

Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Create báo cáo đơn giản.

Thêm trường vào bảng Tài nguyên

1. Đóng tất cả các tab đang mở.

2. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng Tài nguyên.

3. Cuộn sang phải cho đến khi bạn thấy cột có tên Là Thêm Trường Mới. Bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên trường.

Lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu vào cột, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho bạn.

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Sau khi trường đã được thêm vào bảng, bạn có thể thêm trường đó vào biểu mẫu hoặc báo cáo.

1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem Bố trí.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

3. Kéo trường bạn muốn từ Danh sách Trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo.