Bạn có thể tạo một loạt các báo cáo khác nhau trong Access, trong khoảng từ đơn giản đến phức tạp. Bắt đầu bằng việc suy nghĩ về nguồn bản ghi cho báo cáo của bạn. Dù báo cáo của bạn là danh sách các bản ghi đơn giản hay là bản tóm tắt được nhóm về doanh thu theo khu vực, trước tiên, bạn vẫn phải xác định trường nào chứa dữ liệu bạn muốn xem trong báo cáo của mình và các dữ liệu đó nằm trong bảng hoặc truy vấn nào.
Sau khi chọn nguồn bản ghi, bạn thường sẽ nhận ra cách dễ nhất để tạo báo cáo của mình là sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo. Trình hướng dẫn Báo cáo là một tính năng trong Access hướng dẫn bạn thông qua một loạt các câu hỏi, rồi tạo báo cáo dựa trên các câu trả lời của bạn.
Bạn muốn làm gì?
Chọn nguồn bản ghi
Báo cáo bao gồm những thông tin được kéo từ các bảng hoặc truy vấn, cũng như những thông tin được lưu trữ với thiết kế báo cáo, như nhãn, đầu đề và đồ họa. Các bảng hoặc truy vấn cung cấp dữ liệu cơ sở, còn được gọi là nguồn bản ghi của báo cáo. Nếu các trường bạn muốn bao gồm tất cả đều có trong một bảng duy nhất, hãy sử dụng bảng đó làm nguồn bản ghi. Nếu các trường được chứa trong hai bảng trở lên, bạn cần phải sử dụng một hoặc nhiều truy vấn làm nguồn bản ghi. Các truy vấn này có thể đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn hoặc bạn có thể cần phải tạo các truy vấn mới chuyên dụng để phù hợp với nhu cầu báo cáo của mình.
Tạo báo cáo bằng cách sử dụng công cụ Báo cáo
Công cụ Báo cáo cung cấp cách nhanh nhất để bạn có thể tạo báo cáo, vì công cụ sẽ tạo báo cáo ngay mà không nhắc bạn về các thông tin. Báo cáo sẽ hiển thị mọi trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở. Công cụ Báo cáo có thể không tạo ra sản phẩm sau cùng, hình thức đẹp như mong muốn của bạn nhưng kết quả sẽ khá hữu ích dưới dạng một phương tiện để xem nhanh dữ liệu cơ sở. Sau đó, bạn có thể lưu và sửa đổi báo cáo ở chế độ xem Bố cục hoặc cửa sổ Thiết kế để báo cáo có thể phục vụ cho mục đích của bạn tốt hơn.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào bảng hoặc truy vấn bạn muốn làm cơ sở cho báo cáo.
-
Ở tab Tạo, trong nhóm Báo cáo, bấm Báo cáo.
Access xây dựng và hiển thị báo cáo ở chế độ xem Bố cục.
-
Để tìm hiểu thêm về cách xem và in báo cáo, hãy xem mục Xem, in hoặc gửi báo cáo dưới dạng thư email.
Sau khi xem báo cáo, bạn có thể lưu báo cáo, rồi đóng cả báo cáo lẫn bảng hoặc truy vấn cơ sở bạn đã sử dụng làm nguồn bản ghi. Lần tới khi bạn mở báo cáo, Access sẽ hiển thị dữ liệu gần đây nhất từ nguồn bản ghi của bạn.
Tạo báo cáo bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo
Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Báo cáo để có nhiều lựa chọn hơn về những trường xuất hiện trên báo cáo của mình. Bạn cũng có thể chỉ định cách nhóm và sắp xếp dữ liệu, cũng như sử dụng các trường từ hai bảng hoặc truy vấn trở lên, miễn là bạn đã chỉ định mối quan hệ giữa các bảng và truy vấn trước đó.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Báo cáo, hãy bấm Trình hướng dẫn Báo cáo.
-
Làm theo hướng dẫn trên các trang của Trình hướng dẫn Báo cáo. Ở trang cuối, bấm vào Kết thúc.
Khi bạn xem trước báo cáo, bạn sẽ thấy giao diện báo cáo giống như khi in. Bạn cũng có thể tăng độ phóng to để phóng to các chi tiết. Để tìm hiểu thêm về cách xem và in báo cáo, hãy xem mục Xem, in hoặc gửi báo cáo dưới dạng thư email.
Lưu ý: Nếu bạn muốn có các trường từ nhiều bảng và truy vấn trên báo cáo của mình, đừng bấm vào Tiếp theo hoặc Kết thúc sau khi bạn chọn các trường từ bảng hoặc truy vấn ở trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Báo cáo. Thay vào đó, hãy lặp lại các bước để chọn một bảng hoặc truy vấn, rồi bấm vào bất kỳ trường bổ sung nào mà bạn muốn có trên báo cáo. Sau đó, bấm Tiếp theo hoặc Kết thúc để tiếp tục.
Tạo nhãn bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn
Sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn để dễ dàng tạo nhãn cho một loạt các kích cỡ nhãn tiêu chuẩn.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, mở bảng hoặc truy vấn sẽ là nguồn bản ghi cho nhãn của bạn bằng cách bấm đúp vào dữ liệu.
-
Ở tab Tạo, trong nhóm Báo cáo, bấm Nhãn.
-
Làm theo các hướng dẫn trong các trang của Trình hướng dẫn Nhãn. Ở trang cuối, bấm vào Kết thúc.
Access hiển thị các nhãn của bạn trong chế độ Xem trước khi In để bạn có thể nhìn thấy giao diện các nhãn giống như khi được in. Bạn có thể sử dụng điều khiển con trượt trên thanh trạng thái của Access để phóng to các chi tiết. Để biết thêm thông tin về cách xem và in báo cáo, hãy xem mục Xem, in hoặc gửi báo cáo dưới dạng thư email.
Lưu ý: Xem trước khi In là chế độ xem duy nhất mà bạn có thể sử dụng để xem nhiều cột — các chế độ xem khác chỉ hiển thị dữ liệu trong một cột.
Tạo báo cáo bằng công cụ Báo cáo Trống
Nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng công cụ Báo cáo hoặc Trình hướng dẫn Báo cáo, bạn có thể sử dụng công cụ Báo cáo Trống để xây dựng các báo cáo từ đầu. Đây có thể là một cách rất nhanh để xây dựng báo cáo, đặc biệt là khi bạn dự định chỉ đưa một vài trường vào báo cáo của mình. Quy trình sau đây giải thích cách sử dụng công cụ Báo cáo Trống:
-
Ở tab Tạo, trong nhóm Báo cáo, bấm Báo cáo Trống.
Báo cáo trống được hiển thị ở chế độ xem Bố cục và ngăn Danh sách Trường được hiển thị ở phía bên phải cửa sổ Access.
-
Trong ngăn Danh sách Trường, bấm vào dấu cộng cạnh những bảng có chứa các trường bạn muốn thấy trên báo cáo.
-
Kéo từng trường một vào báo cáo hoặc nhấn giữ phím CTRL và chọn một vài trường, rồi kéo chúng vào báo cáo cùng một lúc.
-
Sử dụng các công cụ trong nhóm Đầu trang / Chân trang trên tab Thiết kế Báo cáo để thêm logo, tiêu đề, số trang hoặc ngày và giờ vào báo cáo.
Tìm hiểu về các mục báo cáo
Trong Access, thiết kế của một báo cáo được chia thành các mục. Bạn có thể xem báo cáo của mình ở cửa sổ Thiết kế để xem các mục báo cáo. Để tạo các báo cáo hữu ích, bạn cần phải hiểu cách hoạt động của từng mục. Ví dụ: mục mà bạn chọn để đặt điều khiển tính toán sẽ xác định cách Access tính toán kết quả. Danh sách sau đây là bản tóm tắt các loại mục và công dụng:
-
Đầu trang Báo cáo Mục này được in chỉ một lần, ở phần đầu của báo cáo. Sử dụng đầu trang báo cáo cho các thông tin có thể xuất hiện bình thường trên một trang bìa, như logo, tiêu đề hoặc ngày tháng. Khi bạn đặt một điều khiển tính toán sử dụng hàm tổng hợp Sum ở đầu trang báo cáo thì tổng được tính toán là để dành cho toàn bộ báo cáo. Đầu trang báo cáo sẽ được in trước đầu trang.
-
Đầu Trang Mục này được in ở đầu mỗi trang. Ví dụ: sử dụng đầu trang để lặp lại các tiêu đề báo cáo trên mỗi trang.
-
Đầu mục Nhóm Mục này được in ở đầu mỗi nhóm bản ghi mới. Sử dụng đầu mục nhóm để in tên nhóm. Ví dụ: trong một báo cáo được nhóm theo sản phẩm, sử dụng đầu mục nhóm để in tên sản phẩm. Khi bạn đặt điều khiển tính toán sử dụng các hàm tổng hợp Sum trong đầu mục nhóm, tổng là dành cho nhóm hiện tại.
-
Chi tiết Mục này được in một lần với mỗi hàng trong nguồn bản ghi. Đây là nơi bạn đặt các điều khiển để hình thành phần nội dung chính của báo cáo.
-
Chân mục Nhóm Mục này được in ở cuối mỗi nhóm bản ghi. Sử dụng chân mục nhóm để in thông tin tóm tắt cho nhóm.
-
Phần chân Trang Mục này được in ở cuối mỗi trang. Sử dụng phần chân trang để in số trang hoặc thông tin của mỗi trang.
-
Chân trang Báo cáo Mục này được in chỉ một lần, ở cuối báo cáo. Sử dụng chân trang báo cáo để in số tổng báo cáo hoặc các thông tin tóm tắt khác về toàn bộ báo cáo.
Lưu ý: Ở cửa sổ Thiết kế, chân trang báo cáo sẽ xuất hiện bên dưới phần chân trang. Tuy nhiên, khi báo cáo được in hoặc xem trước, chân trang báo cáo sẽ xuất hiện phía trên phần chân trang, ngay sau chân mục nhóm cuối cùng hoặc dòng chi tiết ở trang cuối cùng.
Tìm hiểu về điều khiển
Điều khiển là các đối tượng hiển thị dữ liệu, thực hiện hành động, cũng như để bạn xem và làm việc với các thông tin nhằm cải thiện giao diện người dùng, như nhãn và hình ảnh. Access hỗ trợ ba loại điều khiển: liên kết, không liên kết và tính toán:
-
Điều khiển liên kết Điều khiển có nguồn dữ liệu là trường trong một bảng hoặc truy vấn chính là điều khiển liên kết. Bạn sử dụng điều khiển liên kết để hiển thị các giá trị từ các trường trong cơ sở dữ liệu của mình. Các giá trị có thể là văn bản, ngày tháng, số, giá trị Có/Không, ảnh hoặc đồ thị. Hộp văn bản là loại điều khiển liên kết phổ biến nhất. Ví dụ: hộp văn bản trong biểu mẫu hiển thị họ của nhân viên có thể nhận thông tin này từ trường Họ trong bảng Nhân viên.
-
Điều khiển không liên kết Điều khiển không có nguồn dữ liệu (một trường hoặc biểu thức) chính là điều khiển không được liên kết. Bạn sử dụng điều khiển không liên kết để hiển thị thông tin, đường, hình chữ nhật và ảnh. Ví dụ: nhãn hiển thị tiêu đề báo cáo là điều khiển không liên kết.
-
Điều khiển tính toán Điều khiển có nguồn dữ liệu là một biểu thức chứ không phải là một trường chính là điều khiển được tính toán. Bạn chỉ định giá trị muốn có trong điều khiển bằng cách xác định một biểu thức làm nguồn dữ liệu cho điều khiển. Biểu thức là kết hợp các toán tử (như = và + ), tên điều khiển, tên trường, hàm trả về giá trị đơn và giá trị hằng số. Ví dụ: biểu thức sau đây tính toán giá cả của một mục với chiết khấu 25 % bằng cách nhân giá trị trong trường Đơn Giá với một giá trị hằng số (0,75).
= [Đơn Giá] * 0,75
Biểu thức có thể sử dụng dữ liệu từ một trường trong bảng hoặc truy vấn cơ sở của báo cáo hay từ một điều khiển trong báo cáo.
Khi bạn tạo báo cáo, việc thêm và sắp xếp tất cả các điều khiển liên kết trước tiên gần như chắc chắn là cách hiệu quả nhất, đặc biệt là nếu các điều khiển đó tạo nên phần lớn các điều khiển trên báo cáo. Sau đó, bạn có thể thêm các điều khiển không liên kết và điều khiển được tính toán để hoàn thành thiết kế bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Thiết kế Báo cáo.
Bạn liên kết điều khiển với một trường bằng cách xác định trường mà điều khiển đó sẽ tải dữ liệu của trường. Bạn có thể tạo một điều khiển được liên kết với trường đã chọn bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo. Ngăn Danh sách Trường hiển thị các trường của bảng hoặc truy vấn cơ sở trong báo cáo. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, trên tab Thiết kế Báo cáo, trong nhóm Công cụ, bấm thêm trường hiện có.
Ngoài ra, bạn có thể liên kết trường với một điều khiển bằng cách nhập tên trường vào chính điều khiển đó hoặc trong hộp giá trị ControlSource trong bảng thuộc tính điều khiển. Bảng thuộc tính sẽ xác định các đặc điểm của điều khiển, như tên điều khiển, nguồn dữ liệu của điều khiển và định dạng điều khiển.
Sử dụng ngăn Danh sách Trường là cách tốt nhất để tạo một điều khiển vì hai lý do:
-
Điều khiển liên kết có nhãn được đính kèm và nhãn đó có tên của trường (hoặc chú thích đã xác định cho trường đó trong bảng hoặc truy vấn cơ sở) dưới dạng chú thích của điều khiển theo mặc định, vì vậy bạn không cần phải nhập chú thích.
-
Điều khiển liên kết kế thừa nhiều cài đặt tương tự như trường trong bảng hoặc truy vấn cơ sở (như thuộc tính Định dạng, DecimalPlaces và InputMask). Do đó, bạn có thể chắc chắn rằng các thuộc tính này dành cho trường vẫn giữ nguyên mỗi khi bạn tạo một điều khiển được liên kết với trường đó.
Nếu bạn đã tạo ra một điều khiển không liên kết và muốn liên kết với một trường, hãy đặt thuộc tính ControlSource của điều khiển thành tên của trường. Để biết chi tiết về thuộc tính ControlSource, hãy tìm Trợ giúp về "ControlSource."
Tinh chỉnh báo cáo của bạn ở chế độ xem Bố trí
Sau khi tạo báo cáo, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của báo cáo bằng cách làm việc ở chế độ xem Bố trí. Sử dụng dữ liệu báo cáo thực tế làm hướng dẫn, bạn có thể điều chỉnh độ rộng cột, sắp xếp lại các cột, cũng như thêm các mức và tổng nhóm. Bạn có thể đặt các trường mới vào thiết kế báo cáo và đặt các thuộc tính cho báo cáo, cũng như các điều khiển của báo cáo.
Để chuyển đổi sang chế độ xem Bố cục, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Chế độ xem Bố cục.
Access sẽ hiển thị báo cáo ở chế độ xem Bố cục.
Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để sửa đổi các thuộc tính của báo cáo, cũng như các điều khiển và mục của báo cáo. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4.
Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế báo cáo của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, hãy thực hiện một trong các cách sau:
-
Trên tab Thiết kế Bố trí Báo cáo, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.
-
Nhấn phím ALT+F8.
Sau đó, bạn có thể thêm trường bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo.
Tinh chỉnh báo cáo của bạn ở cửa sổ Thiết kế
Bạn cũng có thể tinh chỉnh thiết kế báo cáo của mình bằng cách làm việc ở cửa sổ Thiết kế. Bạn có thể thêm các điều khiển và trường mới vào báo cáo bằng cách thêm chúng vào lưới thiết kế. Bảng thuộc tính sẽ cấp quyền truy nhập cho bạn vào một lượng lớn các thuộc tính mà bạn có thể đặt để tùy chỉnh báo cáo của mình.
Để chuyển đổi sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế.
Access sẽ hiển thị báo cáo ở cửa sổ Thiết kế.
Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để sửa đổi các thuộc tính của chính báo cáo, cũng như các điều khiển và mục có trong báo cáo. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4.
Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế báo cáo của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, hãy thực hiện một trong các cách sau:
-
Trên tab Thiết kế Báo cáo, trong nhóm Công cụ, bấm thêm trường hiện có.
-
Nhấn phím ALT+F8.
Sau đó, bạn có thể thêm trường bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo.
Thêm các trường từ ngăn Danh sách Trường
-
Để thêm một trường, kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào mục bạn muốn được hiển thị trong báo cáo.
-
Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào trường bạn muốn. Sau đó, kéo các trường được chọn vào báo cáo.
Khi bạn thả các trường vào một mục báo cáo, Access sẽ tạo điều khiển hộp văn bản liên kết cho mỗi trường và tự động đặt một điều khiển nhãn bên cạnh từng trường.
Thêm các điều khiển vào báo cáo
Một số điều khiển được tạo tự động, như điều khiển hộp văn bản liên kết được tạo khi bạn thêm một trường từ ngăn Danh sách Trường vào báo cáo của mình. Có thể tạo nhiều điều khiển khác trong cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Thiết kế Báo cáo.
Xác định tên công cụ
-
Đặt con trỏ chuột lên trên công cụ.
Access sẽ hiển thị tên công cụ.
Tạo một điều khiển bằng các công cụ trong nhóm Điều khiển
-
Bấm vào công cụ của loại điều khiển mà bạn muốn thêm. Ví dụ, để tạo một hộp kiểm, hãy bấm hộp kiểm
-
Bấm vào lưới thiết kế báo cáo mà bạn muốn đặt ở góc trên bên trái của điều khiển. Bấm một lần để tạo điều khiển có kích cỡ mặc định hoặc bấm công cụ, rồi kéo vào trong lưới thiết kế báo cáo để tạo điều khiển có kích cỡ mong muốn.
-
Nếu bạn không đặt điều khiển một cách hoàn hảo trong lần thử đầu tiên, bạn có thể di chuyển điều khiển bằng cách sử dụng quy trình sau đây:
-
Bấm vào điều khiển để chọn.
-
Đặt con trỏ chuột lên trên cạnh của điều khiển cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn đầu
-
Kéo điều khiển đến vị trí bạn muốn.
-
Quy trình này sẽ tạo điều khiển "không liên kết". Nếu điều khiển là loại có thể hiển thị dữ liệu (ví dụ: một hộp văn bản hoặc hộp kiểm), bạn cần phải nhập tên trường hoặc biểu thức trong thuộc tính ControlSource của điều khiển trước khi hiển thị bất kỳ dữ liệu nào. Hãy xem mục Tìm hiểu về điều khiển trong chủ đề này để biết thêm thông tin.
Hiển thị bảng thuộc tính
Để hiển thị bảng thuộc tính ở cửa sổ Thiết kế, thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Trên tab Thiết kế Xóa, trong nhóm Công cụ , bấm Vào Trang Thuộc tính.
-
Nhấn F4.
Lưu tài liệu của bạn
Sau khi lưu thiết kế báo cáo của mình, bạn có thể chạy báo cáo bất cứ khi nào bạn cần. Thiết kế của báo cáo vẫn không thay đổi nhưng bạn sẽ có dữ liệu hiện thời mỗi khi bạn in hoặc xem báo cáo. Nếu nhu cầu báo cáo của bạn thay đổi, bạn có thể sửa đổi thiết kế báo cáo hoặc tạo một báo cáo mới và tương tự dựa trên bản gốc.
Lưu thiết kế báo cáo của bạn
-
Bấm Tệp > lưu hoặc nhấn CTRL + S.
Ngoài ra, bấm vào Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
-
Nếu báo cáo chưa có tiêu đề, hãy nhập tên trong hộp Tên Báo cáo, rồi bấm OK.
Lưu thiết kế báo cáo của bạn với tên mới
-
Bấm Tệp để > Lưu Dưới dạng > Lưu Đối tượng Dưới dạng.
-
Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, nhập tên vào hộp Lưu Báo cáo thành cho báo cáo mới, rồi bấm OK.
Xem, in hoặc gửi báo cáo của bạn dưới dạng thư email
Sau khi bạn lưu thiết kế báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng lại nhiều lần. Thiết kế của báo cáo vẫn không thay đổi nhưng bạn sẽ có dữ liệu hiện thời mỗi khi bạn xem hoặc in báo cáo. Nếu nhu cầu báo cáo của bạn thay đổi, bạn có thể sửa đổi thiết kế báo cáo hoặc tạo một báo cáo mới và tương tự dựa trên bản gốc.
Xem báo cáo của bạn
Có một vài cách để xem báo cáo của bạn. Phương pháp mà bạn chọn tùy thuộc vào những hoạt động bạn muốn thực hiện với báo cáo và dữ liệu bên trong:
-
Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi tạm thời thành dữ liệu xuất hiện trên báo cáo trước khi in hoặc nếu bạn muốn sao chép dữ liệu từ báo cáo vào bảng tạm, hãy sử dụng giao diện Báo cáo.
-
Nếu bạn muốn có thể thay đổi thiết kế của báo cáo trong khi đang xem dữ liệu, hãy sử dụng chế độ xem Bố trí.
-
Nếu bạn chỉ muốn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in, hãy sử dụng chế độ Xem trước khi In.
Lưu ý: Nếu báo cáo của bạn được định dạng với nhiều cột, bạn chỉ có thể xem bố trí cột ở chế độ Xem trước khi In. Chế độ xem Bố trí và giao diện Báo cáo hiển thị báo cáo dưới dạng một cột duy nhất.
Xem báo cáo của bạn ở giao diện Báo cáo
Giao diện Báo cáo là chế độ xem mặc định được sử dụng khi bạn bấm đúp vào một báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng. Nếu báo cáo không mở, bấm đúp vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng để xem ở giao diện Báo cáo.
Nếu báo cáo đã mở, bấm chuột phải vào tên báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Giao diện Báo cáo.
Làm việc với dữ liệu của bạn ở giao diện Báo cáo
Ở giao diện Báo cáo, bạn có thể chọn văn bản và sao chép vào bảng tạm. Để chọn toàn bộ các hàng, hãy bấm và kéo lề bên cạnh các hàng bạn muốn chọn. Sau đó, bạn có thể sao chép các hàng này vào bảng tạm bằng cách thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Ở tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Sao chép.
-
Bấm chuột phải vào các hàng đã chọn, rồi bấm Sao chép.
-
Sử dụng phím tắt - Nhấn CTRL+C.
Chỉ hiển thị những hàng bạn muốn bằng cách sử dụng các bộ lọc
Bạn có thể áp dụng các bộ lọc thẳng vào báo cáo của mình mà không rời khỏi giao diện Báo cáo. Ví dụ: nếu bạn có một cột "Quốc gia/vùng lãnh thổ" và bạn chỉ muốn xem những hàng có quốc gia/vùng lãnh thổ là "Canada", hãy thực hiện như sau:
-
Tìm từ "Canada" trong báo cáo rồi bấm chuột phải vào từ đó.
-
Bấm Bằng "Canada".
Access sẽ tạo và áp dụng bộ lọc.
Chuyển đổi bật và tắt một bộ lọc
Bạn có thể chuyển đổi giữa hiển thị đã lọc và không lọc bằng cách bấm Bật/tắt Bộ Lọc trong nhóm Sắp xếp & Lọc của tab Trang đầu. Thao tác này sẽ không loại bỏ bộ lọc — chỉ bật và tắt bộ lọc.
Loại bỏ bộ lọc
-
Bấm chuột phải vào trường bạn muốn loại bỏ bộ lọc.
-
Bấm Xóa Bộ lọc khỏi fieldname. (Trường thực tế của bạn được liệt kê dành cho fieldname.)
Sau khi đã loại bỏ bộ lọc, bạn không thể chuyển đổi bộ lọc trở lại bằng cách sử dụng lệnh Chuyển đổi Bộ lọc. Bạn phải tái tạo bộ lọc trước tiên.
Lưu ý: Nếu bạn áp dụng bộ lọc cho báo cáo, rồi lưu và đóng báo cáo, bộ lọc sẽ được lưu. Tuy nhiên, lần tiếp theo khi bạn mở báo cáo, Access sẽ không áp dụng bộ lọc. Để áp dụng lại bộ lọc, ở tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Bật/tắt Bộ Lọc.
Xem trước báo cáo của bạn bằng cách sử dụng chế độ Xem trước khi In
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Xem trước khi In trên menu lối tắt.
Bạn có thể sử dụng các nút dẫn hướng để xem tuần tự các trang báo cáo hoặc nhảy đến bất kỳ trang nào trong báo cáo.
1. Bấm để hiển thị trang đầu tiên.
2. Bấm để hiển thị trang trước.
3. Bấm để hiển thị trang tiếp theo.
4. Bấm để hiển thị trang cuối cùng.
5. Nhập số trang vào hộp này, rồi nhấn ENTER để nhảy đến một trang cụ thể.
Ở chế độ Xem trước khi In, bạn có thể phóng to để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để xem dữ liệu được sắp đặt như thế nào trong trang. Đặt con trỏ lên trên báo cáo, bấm một lần. Để đảo ngược hiệu ứng thu phóng, bấm lại lần nữa. Bạn cũng có thể sử dụng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái của Access để phóng to thêm hay thu nhỏ đi.
Để đóng chế độ Xem trước khi In, thực hiện một trong những cách sau:
-
Ở tab Xem trước khi In, bấm Đóng Xem trước khi In.
-
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm dạng xem Bố trí hoặc Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
Mẹo: Sau khi xem trước báo cáo của mình, bạn có thể xuất kết quả sang Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc một số chương trình Office khác. Ở tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm vào nút của định dạng bạn muốn và làm theo các hướng dẫn.
In báo cáo của bạn
Bạn có thể in báo cáo trong khi đang mở ở chế độ xem bất kỳ hoặc ngay cả khi báo cáo được đóng. Trước khi in, hãy đảm bảo kiểm tra lại các cài đặt trang, như lề hoặc hướng trang. Access sẽ lưu các cài đặt trang cùng với báo cáo, vì vậy bạn chỉ cần đặt một lần. Sau này, bạn có thể đặt lại nếu bản in của bạn cần thay đổi.
Thay đổi các cài đặt trang
-
Mở báo cáo ở chế độ Xem trước khi In. Bạn có thể thay đổi các cài đặt trang ở chế độ xem bất kỳ nhưng chế độ Xem trước khi In là tốt nhất là vì bạn có thể nhìn thấy các hiệu ứng của bất kỳ thay đổi nào ngay lập tức.
-
Trên tab Xem trước khi In, trong nhóm Bố trí Trang và Kích thước Trang, bấm vào
-
Sau khi bạn thực hiện thay đổi, hãy sử dụng các nút dẫn hướng để xem một vài trang nhằm đảm bảo rằng bạn không tạo ra bất kỳ sự cố định dạng nào trong các trang sau.
Gửi báo cáo của bạn đến máy in
-
Mở báo cáo ở chế độ xem bất kỳ hoặc chọn báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng.
-
Bấm Tệp > In > In.
Access sẽ hiển thị hộp thoại In.
-
Nhập các lựa chọn về tùy chọn của bạn như máy in, phạm vi in và số lượng bản sao.
-
Bấm OK.
Gửi báo cáo của bạn dưới dạng thư email
Bạn có thể gửi báo cáo của mình đến người nhận dưới dạng thư email thay vì in bản sao giấy:
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào báo cáo để chọn. Ở tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm Email.
-
Trong hộp thoại Gửi Đối tượng Dưới dạng, trong danh sách Chọn Định dạng Đầu ra, bấm định dạng tệp bạn muốn sử dụng.
-
Hoàn tất mọi hộp thoại còn lại.
-
Trong ứng dụng email của bạn, nhập nội dung thư rồi gửi thư.
