Bắt đầu với truy vấn

Hãy dùng thử!

Sử dụng truy vấn để trả lời các câu hỏi doanh nghiệp hoặc các câu hỏi khác dựa trên dữ liệu và để cập nhật hàng loạt và nhanh chóng và dễ dàng hoặc xóa thông tin khỏi cơ sở dữ liệu.

Truy vấn là gì?

Trong Access, truy vấn giống như những câu hỏi bạn yêu cầu tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể trong cơ sở dữ liệu của mình.

Trong các truy vấn, đôi khi bạn chỉ sử dụng dữ liệu từ một bảng và những thời điểm khác từ nhiều bảng. Ví dụ: bạn có thể chỉ muốn tìm số điện thoại của một liên hệ yêu cầu truy vấn đơn giản về trường số điện thoại cho một người cụ thể trong bảng liên hệ. Hoặc bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như thông tin khách hàng và thông tin đơn hàng để xem khách hàng đã đặt hàng những gì.

Trong Access, truy vấn là đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, nó hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong bảng và làm cho dữ liệu đó sẵn dùng để bạn làm việc cùng. Truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hoặc từ kết hợp cả hai. Ví dụ:

• Xem dữ liệu bằng truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách chỉ định các tiêu chí mà dữ liệu phải đáp ứng và phân loại các giá trị cần hiển thị. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu xem tất cả các sản phẩm được tạo bởi Đồ chơi Tailspin.

• Nhập tiêu chí và tìm kiếm nhanh chóng. Create vấn có thể dùng lại luôn yêu cầu bạn cung cấp tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ: bạn có thể tạo một truy vấn yêu cầu người dùng cung cấp tên tìm kiếm và sau đó hiển thị tất cả các sản phẩm đã mua từ nhà cung cấp đó.

• Cập nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn dữ liệu rồi sử dụng kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ: nếu Tailspin Toys đã thêm "TT" vào đầu tên của tất cả các sản phẩm, hãy tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty, rồi cập nhật tên sản phẩm để mỗi mục nhập bắt đầu bằng "TT"— tất cả đều thông qua truy vấn cập nhật.

• Xóa dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi, rồi xóa chúng. Ví dụ, nếu Tailspin Toys đi ra khỏi kinh doanh và các sản phẩm của công ty không còn có sẵn để bán, tìm tất cả các sản phẩm của họ và tự động xóa chúng khỏi các bảng có liên quan.

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn chọn hiển thị thông tin trong Dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo truy vấn

1. Chọn Trình Create > Hướng dẫn Truy vấn.

2. Chọn Trình hướng dẫn Truy vấn Đơn giản, rồi chọn OK.

3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, rồi thêm trường vào danh sách Trường đã Chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Tiếp theo.

   Thêm bao nhiêu trường tùy thích từ nhiều bảng tùy thích.

   Nếu bạn đã thêm trường số

   Nếu bạn thêm bất kỳ trường số nào, trình hướng dẫn sẽ hỏi xem bạn muốn truy vấn trả về chi tiết hay dữ liệu tóm tắt. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn muốn xem các bản ghi riêng lẻ, hãy chọn Chi tiết, rồi chọn Tiếp theo. Chuyển thẳng đến bước 4.

   • Nếu bạn muốn xem dữ liệu số tóm tắt, chẳng hạn như giá trị trung bình, hãy chọn Tóm tắt , rồi chọn Tùy chọn Tóm tắt. Chỉ định trường bạn muốn tóm tắt và cách tóm tắt dữ liệu. Chỉ các trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:

     • Sum   Truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị thuộc trường.

     • Avg    Truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị thuộc trường.

     • Min    Truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.

     • Max   Truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.

   • Nếu bạn muốn kết quả truy vấn bao gồm số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn đếm số bản ghi trong tên bảng cho bảng đó.

     Nếu bạn đã thêm trường ngày/giờ

     Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi bạn cách bạn muốn nhóm các giá trị ngày. Ví dụ: giả sử bạn đã thêm một trường số, chẳng hạn như giá cả và trường ngày/giờ, chẳng hạn như thời gian giao dịch, vào truy vấn, rồi được chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Tóm tắt mà bạn muốn xem giá trị trung bình của trường giá. Vì bạn đã đưa vào một trường ngày/giờ, bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho mỗi giá trị ngày và thời gian duy nhất cho mỗi ngày, tháng, quý hoặc năm.

     Chọn khoảng thời gian bạn muốn sử dụng để nhóm các giá trị ngày và thời gian, rồi chọn Tiếp theo.

     Lưu ý: Trong Dạng xem Thiết kế, bạn có thêm tùy chọn để nhóm các giá trị ngày và giờ.

4. Đặt tiêu đề cho truy vấn.

5. Xác định xem bạn muốn mở truy vấn (trong Dạng xem Biểu dữ liệu) hay sửa đổi truy vấn (trong Dạng xem Thiết kế). Sau đó, chọn Hoàn tất.

Bạn muốn xem thêm?

Tạo và chạy truy vấn cập nhật

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook