Sử dụng bộ đọc màn hình để kiểm xuất hoặc kiểm nhập tệp trong thư viện tài liệu thuộc SharePoint Online

Trong chủ đề này

• Kiểm xuất một tệp từ thư viện tài liệu

• Mở tệp đã kiểm xuất để chỉnh sửa

• Kiểm nhập một tệp vào thư viện tài liệu

• Bỏ thay đổi đã kiểm xuất của bạn

Kiểm xuất một tệp từ thư viện tài liệu

1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của tổ chức bạn, khởi động ứng dụng SharePoint, rồi mở thư viện tài liệu của bạn.

   Mẹo: Thư viện tài liệu trong SharePoint Online có hai chế độ xem khác nhau: trải nghiệm cổ điển và trải nghiệm SharePoint trong Microsoft 365. Với hầu hết mọi người, trải nghiệm SharePoint trong Microsoft 365 là mặc định. Tuy nhiên, nếu bạn nghe thấy “Check it out button” (nút Xem qua) khi dẫn hướng thư viện tài liệu của mình thì bạn đang sử dụng trải nghiệm cổ điển. Để xem các thư viện tài liệu SharePoint trong Microsoft 365, khi bạn nghe thấy “Check it out button”, hãy nhấn Enter. Sau khi chế độ xem trong thư viện tài liệu thay đổi thành trải nghiệm SharePoint trong Microsoft 365 và tiêu điểm di chuyển từ nút Xem qua tới liên kết Mới, bạn sẽ nghe thấy tên thư viện tài liệu của mình, sau đó là “New” (Mới).

2. Để di chuyển đến danh sách thư mục và tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách thư mục, tệp hoặc mục).

3. Để di chuyển qua danh sách và chọn tệp bạn muốn kiểm xuất cũng như chỉnh sửa, hãy sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống. Nếu tệp bạn cần nằm trong một thư mục con, hãy chọn thư mục, rồi nhấn Enter. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách các thư mục, tệp hoặc mục) rồi sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống để chọn tệp.

4. Để di chuyển tới thanh menu, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Command bar" (Thanh lệnh).

5. Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Other things you can do with the selected item" (Các hoạt động khác bạn có thể thực hiện với mục đã chọn) thì nhấn Enter.

6. Để kiểm xuất tệp, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Check out" (Kiểm xuất) thì nhấn Enter. Tệp đã chọn được kiểm xuất cho bạn và tệp được đánh dấu tương ứng.

Mở tệp đã kiểm xuất để chỉnh sửa

Khi bạn kiểm xuất một tệp, tệp đó sẽ được đánh dấu đã kiểm xuất và được khóa để những người khác không thể chỉnh sửa tệp. Bây giờ, bạn có thể mở hoặc tải xuống, rồi chỉnh sửa tệp.

1. Sau khi bạn kiểm xuất tệp, tiêu điểm sẽ nằm trên thanh menu. Để di chuyển đến tệp đã kiểm xuất, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy tên tệp.

2. Nếu tiêu điểm không ở đúng tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy tên tệp, rồi nhấn phím Mũi tên lên và xuống cho đến khi bạn nghe thấy đúng tệp. Nhấn Enter để mở tệp. Tệp sẽ mở ra trong một tab riêng biệt trên trình duyệt của bạn, đồng thời lúc này bạn có thể thực hiện các thay đổi. Nếu đó là một tài Microsoft 365, tệp sẽ mở ra trong ứng dụng thích hợp (chẳng hạn như Word dành cho web hoặc Excel dành cho web ).

   Mẹo: Nếu bạn muốn mở tệp trong ứng dụng trên máy tính của mình, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Command bar" (Thanh lệnh). Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Open" (Mở) thì nhấn Enter. Nhấn phím Mũi tên xuống cho tới khi bạn nghe thấy ứng dụng mình muốn mở tệp, rồi nhấn Enter.

Kiểm nhập một tệp vào thư viện tài liệu

1. Trong SharePoint trong Microsoft 365, dẫn hướng đến thư viện tài liệu của bạn.

2. Để di chuyển đến danh sách thư mục và tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách thư mục, tệp hoặc mục).

3. Để di chuyển qua danh sách và chọn tệp bạn muốn kiểm nhập, hãy sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống. Nếu tệp nằm trong một thư mục con, hãy chọn thư mục, rồi nhấn Enter. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách các thư mục, tệp hoặc mục) rồi sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống để chọn tệp.

4. Để di chuyển tới thanh menu, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Command bar" (Thanh lệnh).

5. Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Other things you can do with the selected item" (Các hoạt động khác bạn có thể thực hiện với mục đã chọn) thì nhấn Enter.

6. Để kiểm nhập tệp, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Check in" (Kiểm nhập) thì nhấn Enter.

   Hộp thoại Kiểm Nhập sẽ xuất hiện.

7. Trong hộp thoại Kiểm Nhập, nhập chú thích tóm tắt các thay đổi bạn đã thực hiện. Chú thích kiểm nhập đặc biệt hữu ích khi có một vài người thao tác trên tệp. Các chú thích là một phần của lịch sử phiên bản tài liệu, có thể rất quan trọng nếu bạn cần khôi phục tài liệu về phiên bản cũ hơn.

8. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Check in" (Kiểm nhập) rồi nhấn Enter. Phiên bản của tệp bạn đã chỉnh sửa sẽ thay thế phiên bản trong thư viện tài liệu và được kiểm nhập. Những người khác hiện có thể xem các thay đổi bạn đã thực hiện, đồng thời nếu họ có quyền xem thì họ có thể tự mình kiểm xuất và chỉnh sửa tệp.

Bỏ thay đổi đã kiểm xuất của bạn

Nếu bạn quyết định không thực hiện hoặc giữ bất kỳ thay đổi nào trong tệp, bạn có thể bỏ kiểm xuất, điều này không ảnh hưởng đến lịch sử phiên bản.

1. Trong SharePoint trong Microsoft 365, dẫn hướng đến thư viện tài liệu của bạn.

2. Để di chuyển đến danh sách thư mục và tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách thư mục, tệp hoặc mục).

3. Để di chuyển qua danh sách và chọn tệp bạn muốn bỏ kiểm xuất, hãy sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống. Nếu tệp nằm trong một thư mục con, hãy chọn thư mục, rồi nhấn Enter. Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Table, list of folders, files, or items" (Bảng, danh sách các thư mục, tệp hoặc mục) rồi sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống để chọn tệp.

4. Để di chuyển tới thanh menu, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Command bar" (Thanh lệnh).

5. Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Other things you can do with the selected item" (Các hoạt động khác bạn có thể thực hiện với mục đã chọn) thì nhấn Enter.

6. Để bỏ kiểm xuất của bạn, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy "Discard check out" (Bỏ kiểm xuất) thì nhấn Enter.

   Một hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện.

7. Nếu bạn chắc chắn muốn bỏ những thay đổi đã thực hiện với tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Yes" (Có) rồi nhấn Enter. Mọi thay đổi bạn đã thực hiện với tài liệu sẽ bị bỏ và tệp không thay đổi gì so với khi bạn kiểm xuất. Những người khác hiện có thể tự mình kiểm xuất và chỉnh sửa tệp nếu họ có quyền xem.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tải tệp lên thư viện tài liệu trong SharePoint Online

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo tài liệu mới trong thư viện tài liệu thuộc SharePoint Online

Phím tắt trong SharePoint Online

Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với SharePoint Online

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn SharePoint Online