Quản lý email trước và sau kỳ nghỉ

Quy tắc là một cách tuyệt vời để quản lý thư của bạn, cả khi bạn ở văn phòng và ngoài văn phòng. Tính năng Trả lời Tự động có các quy tắc tích hợp sẵn của riêng mình, tính năng này sẽ chỉ bật khi bạn ra ngoài văn phòng. 

Từ hộp thoại quy tắc ở cuối cửa sổ Trả lời Tự động, Rachel chọn Thêm Quy tắc.

Sau đó, Cortana thêm advertisements@contoso.com vào trường Từ . Cô nhận được một tin nhắn hàng ngày từ địa chỉ này có chứa thông tin nhạy cảm về thời gian mà cô sẽ không cần khi cô ấy trở về từ kỳ nghỉ của mình.

Trong phần Thực hiện những hành động này, Rachel đánh dấu chọn hộp để Xóa tất cả thư khỏi địa chỉ email đó. Cortana có thể tạo nhiều quy tắc di chuyển hoặc xóa hoặc thậm chí chuyển tiếp thư cho những người khác trong tổ chức của mình dựa trên các từ trong chủ đề hoặc nội dung thư hoặc người gửi hay nhận thư. 

Khi đã tạo quy tắc xong, Cortana có thể lưu trả lời tự động của mình và rời khỏi kỳ nghỉ để biết một số lượng email tốt của cô ấy sẽ được tự động chuyển tiếp đến đúng người và một nhóm khác sẽ bị xóa hoàn toàn.

Để biết thêm thông tin về cách thêm quy tắc, hãy xem quản lý email bằng cách sử dụng quy tắc.

Bây giờ ông đã quan tâm đến các thư email quan trọng nhất, Nelson có thể sử dụng một trong những bộ lọc tích hợp sẵn của Outlook, một bộ lọc cho các @mentions. Sử dụng danh sách thả xuống Theo Ngày ở phía trên cùng bên phải danh sách thư của mình, anh chọn Thư được Đề cập.

Nelson biết nếu anh ta được đề cập trong một thư email cụ thể, thì có khả năng người gửi cần một điều gì đó rõ ràng từ anh ta, chứ không phải từ một trong những nhân viên của anh ta.

Có khoảng năm mươi thông điệp trong số này, và Nelson có thể nhanh chóng xem qua danh sách, xóa bỏ những thư có thể đã được xử lý bởi một trong các đồng nghiệp của ông, và sau đó trả lời những người khác. 

Nếu bạn có nhiều dự án, một số dự án có thể nhạy cảm với thời gian hơn dự án khác. Việc tìm kiếm thư liên quan đến hầu hết các dự án nhạy cảm về thời gian trước tiên có thể giúp bạn luôn cập nhật các dự án này trong khi lưu các dự án ít nhạy cảm về thời gian hơn vào một ngày khác.

Để tìm kiếm thư có chứa một cụm từ cụ thể, hãy sử dụng hộp Tìm kiếm ở đầu danh sách thư Outlook. Sử dụng dấu ngoặc kép xung quanh một cụm từ nhiều từ để chỉ tìm kiếm cụm từ đó chứ không tìm kiếm từng từ riêng lẻ trong cụm từ đó.

Việc nhóm thư theo người gửi cho phép bạn tìm thấy thư mà bạn có thể nhanh chóng xóa, ví dụ: bản tin hoặc thư tự động từ tài khoản không được giám sát hoặc thư bạn cần phản hồi kịp thời, ví dụ như thư từ giám sát trực tiếp của bạn.

Để nhóm thư của bạn theo người gửi, hãy bấm vào danh sách thả xuống Theo Ngày ở góc trên bên phải của danh sách thư, rồi chọn Từ.