Lập kế hoạch trang và quản lý người dùng

Tài khoản người dùng trong Microsoft 365

Người quản trị toàn cầu thêm người dùng mới vào Microsoft 365 bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Microsoft 365, đây là cổng thông tin quản lý người dùng và cấu hình dịch vụ. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục người dùng và vai trò. Khi thêm người dùng mới, người quản trị toàn cầu thực hiện các thao tác sau:

• Xác định xem người dùng có thể truy nhập trung tâm quản trị hay không

• Đặt vị trí địa lý cho người dùng

• Chọn kiểu giấy phép người dùng

• Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng

Người dùng trang nhóm

Bạn có thể thêm người dùng vào site nhóm của mình và điều chỉnh quyền đối với người dùng. Các mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm SharePoint có thể được tìm thấy bên dưới thiết đặt. Tuy nhiên, Microsoft 365 bây giờ sẽ tạo nhóm bảo mật có tên là mọi người, ngoại trừ người dùng bên ngoài có chứa mọi người trong thư mục Microsoft 365 (ngoại trừ những người bên ngoài tổ chức của bạn và những người được mời thông qua tính năng chia sẻ bên ngoài). Nhóm bảo mật này tự động được cấp quyền truy nhập với tư cách là thành viên trong SharePoint. Điều đó có nghĩa là những người dùng mà bạn thêm vào thư mục Microsoft 365 có thể sửa site, danh sách và thư viện theo mặc định.

Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm

Các mức cấp phép là bộ sưu tập các quyền SharePoint cho phép người dùng thực hiện một tập hợp các tác vụ có liên quan. Ví dụ: mức cấp phép đọc có chứa các mục dạng xem, mở mục, xem trang và xem các quyền Phiên bản (trong số những người khác), tất cả đều cần thiết để xem trang, tài liệu và các mục trong site SharePoint. Quyền có thể được bao gồm trong nhiều cấp độ quyền. Để biết thêm thông tin, hãy xem lập kế hoạch cho chiến lược quyền của bạn.

Chúng tôi không khuyên bạn gán mức cấp phép trực tiếp cho người dùng cá nhân vì điều này có thể làm cho nó rất khó để theo dõi và quản lý những người có quyền truy nhập vào các trang web. Đôi khi cần thiết, nhưng phải được giữ lại tối thiểu để tránh độ phức tạp. Thay vào đó, gán quyền đối với nhóm, rồi gán cho người dùng cá nhân vào các nhóm thích hợp. Một nhóm là một tập hợp người dùng được xác định tại mức tuyển tập site để dễ dàng quản lý quyền. Để biết thêm thông tin, hãy xem các nhóm SharePoint mặc định và tùy chỉnh quyềnđối với trang. Mỗi nhóm được gán mức cấp phép mặc định. Ví dụ, một số nhóm SharePoint mặc định của lõi bao gồm các mức cấp phép sau đây:

Bất kỳ ai có quyền điều khiển đầy đủ có thể tạo các nhóm tùy chỉnh.

Khi bạn gán các mức cấp phép cho các nhóm SharePoint ở mức tuyển tập trang, theo mặc định, tất cả các site và nội dung site sẽ kế thừa những mức cấp phép đó. Hành vi mặc định này được gọi là quyền kế thừa quyền. Bạn có thể xác định có nên đặt các quyền duy nhất khi tạo một site con hay ngắt kế thừa quyền trên một trang, danh sách hoặc thư viện hoặc mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem kế thừa quyền là gì?

Vì mức cấp phép của người dùng xác định những gì bạn có thể nhìn thấy và truy nhập trong một site, bạn phải cân nhắc thành viên nhóm của mình một cách cẩn thận. Ví dụ: người dùng chịu trách nhiệm tạo và tùy chỉnh các site phải là thành viên của nhóm người thiết kế. Mặt khác, người dùng chỉ cần đọc và tải xuống nội dung và chỉ có thể là thành viên của nhóm khách truy nhập. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm hiểu các mức cấp phép trong SharePoint.