Mẹo: Bạn có thực hiện những thay đổi không mong muốn trước khi lưu bản sao không? Đừng lo! Bạn có thể quay lại tệp gốc, chọn tiêu đề tài liệu phía trên dải băng và Khôi phục phiên bản trước của tệp bằng Lịch sử Phiên bản.
Trước Microsoft 365, bạn sẽ chỉnh sửa tệp, rồi sử dụng Lưu Dưới dạng để lưu các thay đổi của mình dưới dạng tài liệu mới. Những ngày này với Tính năng Lưu Tự động, các thay đổi của bạn sẽ luôn được lưu để bạn không bị mất dữ liệu. Để đảm bảo bạn không vô tình lưu các thay đổi trong tệp gốc, hãy sử dụng Lưu Bản sao TRƯỚC KHI bạn bắt đầu thực hiện chỉnh sửa nhằm đảm bảo bạn đang làm việc trên bản sao mới và không ghi đè bản gốc.
Câu chuyện về Lưu Tự động và Lưu Bản sao của Todd
Mở tệp bạn muốn sao chép
Inga sử dụng báo cáo ngân sách Excel hàng tháng mà cô đã tạo để theo dõi chi phí của nhóm mình để hoàn trả.
Todd gần đây đã trở thành quản lý của nhóm của mình và muốn theo dõi các chi phí hàng tháng của riêng mình. Thay vì làm công việc từ đầu, ông quyết định sẽ hiệu quả hơn khi sử dụng báo cáo ngân sách của Inga làm mẫu.
Lưu Bản sao để sử dụng làm điểm bắt đầu
Todd truy nhập vào site SharePoint của nhóm Inga và mở báo cáo ngân sách Excel cho tháng mới nhất. Vì bảng tính nằm trên đám mây nên Todd sẽ biết rằng Lưu Tự động sẽ tự động lưu các thay đổi của mình vào tệp nếu anh ấy thực hiện thay đổi.
Vì anh ta không muốn ghi đè lên dữ liệu của Inga, trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, anh ta đi tới File và bấm Lưu Bản sao để tải xuống bản sao của báo cáo vào OneDrive của mình.
Thực hiện thay đổi đối với tệp đã sao chép của bạn
Sau khi lưu vào OneDrive của mình, Office sẽ tự động mở tệp trong Excel. Bây giờ Todd đang làm việc trong phiên bản báo cáo của Inga và an toàn để thực hiện thay đổi mà không cần lo lắng về việc thay đổi dữ liệu của mình.
Ông đã thay đổi tiêu đề và số lượng trung tâm chi phí của báo cáo và xóa các trường ông cần để làm cho nó sẵn sàng cho anh ta để điền vào. Todd biết rằng với Tính năng Lưu Tự động, báo cáo của anh ấy sẽ luôn lưu những thay đổi mới nhất.
Bỏ các chỉnh sửa không mong muốn bằng Lịch sử Phiên bản
Todd đã có một vài bản sao báo cáo ngân sách của mình để chuẩn bị cho những tháng sắp tới. Tuy nhiên, ông chỉ nhận ra rằng báo cáo ông đã được cập nhật với các con số cho tháng tiếp theo, thực sự là các báo cáo cho tháng trước. Mặc dù các thay đổi của anh ấy đã được lưu tự động trên dữ liệu của mình, nhưng Todd không phải lo lắng vì anh ấy có thể Khôi phục phiên bản trước của tệp bằng Lịch sử Phiên bản.
Anh ấy chọn tiêu đề của báo cáo ngân sách và chọn Lịch sử Phiên bản. Anh ta có thể thấy những điểm khác nhau trong thời gian mà Excel đã tạo ra một phiên bản của tập tin của mình và ông mở ra một mà không có thay đổi vô tình của mình trong một cửa sổ mới. Bây giờ, ông có thể dễ dàng khôi phục lại tập tin của mình mà không có thiệt hại được thực hiện!
