Hướng dẫn: Nhập Dữ liệu vào Excel và Tạo Mô hình Dữ liệu

Các phần trong bài hướng dẫn này như sau:

• Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

• Nhập dữ liệu từ bảng tính

• Nhập dữ liệu bằng cách sao chép và dán

• Tạo mối quan hệ giữa dữ liệu đã nhập

• Điểm kiểm và Bài kiểm tra

Ở cuối hướng dẫn này là một bài kiểm tra bạn có thể làm để kiểm tra kiến thức đã học.

Chuỗi hướng dẫn này sử dụng dữ liệu mô tả Huy chương Thế vận hội Olympic, quốc gia đăng cai và các sự kiện thể thao Thế vận hội Olympic khác nhau. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc qua từng hướng dẫn theo thứ tự. 

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

Chúng ta sẽ bắt đầu hướng dẫn này với một sổ làm việc trống. Mục tiêu trong phần này là kết nối với nguồn dữ liệu ngoài và nhập dữ liệu vào Excel để phân tích thêm.

Hãy bắt đầu bằng cách tải xuống một số dữ liệu từ Internet. Dữ liệu mô tả Huy chương Thế vận hội và đây là cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

1. Bấm vào liên kết sau đây để tải xuống tệp mà chúng ta sẽ dùng trong suốt chuỗi hướng dẫn này. Tải từng tệp xuống một vị trí dễ truy nhập, chẳng hạn như Tải xuống hoặc Tài liệu của Tôi hoặc vào thư mục mới mà bạn tạo:
   > liệu Access OlympicMedals.accdb
   > OlympicSports.xlsx việc Excel
   > Population.xlsx làm việc Excel
   > DiscImage_table.xlsx việc Excel

2. Trong Excel, mở một sổ làm việc trống.

3. Bấm DỮ LIỆU > Lấy Dữ liệu Ngoài > Từ Access. Ribbon điều chỉnh tự động dựa trên độ rộng của sổ làm việc của bạn, vì vậy các lệnh trên ribbon có thể hơi khác so với các màn hình sau đây. Màn hình đầu tiên hiện ribbon khi sổ làm việc rộng, ảnh thứ hai hiện sổ làm việc đã được thay đổi kích cỡ để chỉ lấy một phần của màn hình.
   
   
   
   
   
    

4. Chọn tệp OlympicMedals.accdb mà bạn đã tải xuống rồi bấm Mở. Cửa sổ Chọn Bảng sau đây xuất hiện, hiển thị các bảng trong cơ sở dữ liệu. Bảng trong cơ sở dữ liệu tương tự như trang tính hoặc bảng trong Excel. Đánh dấu kiểm vào hộp Bật tính năng chọn nhiều bảng rồi chọn tất cả bảng. Sau đó bấm OK.
   
   

5. Cửa sổ Nhập Dữ liệu xuất hiện.

   Lưu ý: Lưu ý rằng hộp kiểm ở cuối cửa sổ cho phép bạn Thêm dữ liệu vào Mô hình Dữ liệu, như trong màn hình sau đây. Mô hình Dữ liệu được tạo tự động khi bạn nhập hoặc làm việc với đồng thời hai hoặc nhiều bảng. Mô hình Dữ liệu tích hợp các bảng, cho phép phân tích chuyên sâu bằng PivotTables, Power Pivot và Power View. Khi bạn nhập bảng từ cơ sở dữ liệu, các mối quan hệ cơ sở dữ liệu hiện có giữa các bảng đó được dùng để tạo Mô hình Dữ liệu trong Excel. Mô hình Dữ liệu hầu như trong suốt trong Excel nhưng bạn có thể xem và sửa đổi mô hình này trực tiếp bằng cách dùng bổ trợ Power Pivot. Mô hình Dữ liệu sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần sau của hướng dẫn này.

   
   Chọn tùy chọn Báo cáo PivotTable , theo đó nhập các bảng vào Excel và chuẩn bị PivotTable để phân tích các bảng đã nhập, rồi bấm OK.
   
   

6. Một khi dữ liệu được nhập, PivotTable sẽ được tạo bằng các bảng nhập đó.
   
   

Với dữ liệu đã nhập vào Excel và Mô hình Dữ liệu đã tạo tự động, bạn đã sẵn sàng để khám phá dữ liệu.

Khám phá dữ liệu bằng cách dùng PivotTable

Dễ dàng khám phá dữ liệu đã nhập bằng PivotTable. Trong PivotTable, bạn kéo trường (tương tự như cột trong Excel) từ bảng (như bảng bạn vừa nhập từ cơ sở dữ liệu Access) vào các vùng khác nhau của PivotTable để điều chỉnh cách trình bày dữ liệu của bạn. PivotTable có bốn vùng: BỘ LỌC, CỘT, HÀNG và GIÁ TRỊ.

Có thể phải thử nghiệm một chút để xác định vùng nên kéo trường vào. Bạn có thể kéo nhiều hoặc ít trường từ bảng tùy ý cho đến khi PivotTable trình bày dữ liệu theo cách mà bạn muốn. Tự do khám phá bằng cách kéo trường vào các vùng khác nhau của PivotTable, dữ liệu cơ sở không bị ảnh hưởng khi bạn sắp xếp trường trong PivotTable.

Hãy cùng khám phá dữ liệu Huy chương Thế vận hội trong PivotTable, bắt đầu với những người đạt Huy chương Thế vận hội theo môn, loại huy chương và quốc gia hoặc khu vực của vận động viên.

1. Trong Trường PivotTable, bung rộng bảng Huy chương bằng cách bấm vào mũi tên bên cạnh. Tìm trường NOC_CountryRegion trong bảng Huy chương được bung rộng và kéo nó vào vùng CỘT. NOC là từ viết tắt của Ủy ban Olympic Quốc gia (National Olympic Committees), đây là đơn vị tổ chức của quốc gia hoặc khu vực.

2. Tiếp theo, từ bảng Môn, kéo Môn vào vùng HÀNG.

3. Hãy lọc Môn để hiển thị chỉ năm môn thể thao: Bắn cung, Lặn, Đấu kiếm, Trượt băng và Trượt băng Tốc độ. Bạn có thể làm điều này từ bên trong vùng Trường PivotTable hoặc từ bộ lọc Nhãn Hàng trong chính PivotTable.

   1. Bấm vào bất kỳ nơi nào trong PivotTable để đảm bảo PivotTable Excel được chọn. Trong danh sách Trường PivotTable, nơi bảng Môn được bung rộng, di chuột qua trường Môn và một mũi tên thả xuống xuất hiện ở bên phải của trường này. Bấm vào menu thả xuống rồi bấm (Chọn Tất cả)để loại bỏ tất cả các lựa chọn, sau đó cuộn xuống và chọn Bắn cung, Lặn, Đấu kiếm, Trượt băng và Trượt băng Tốc độ. Bấm OK.

   2. Một cách khác là trong phần Nhãn Hàng của PivotTable, bấm vào menu thả xuống cạnh Nhãn Hàng trong PivotTable, bấm(Chọn Tất cả) để loại bỏ tất cả các lựa chọn, sau đó cuộn xuống và chọn Bắn cung, Lặn, Đấu kiếm, Trượt băng và Trượt băng Tốc độ. Bấm OK.

4. Trong Trường PivotTable, từ bảng Huy chương, kéo Huy chương vào vùng GIÁ TRỊ. Do Giá trị phải là số, Excel tự động thay đổi Huy chương thành Số đếm Huy chương.

5. Từ bảng Huy chương, chọn lại Huy chương và kéo nó vào vùng BỘ LỌC.

6. Hãy lọc PivotTable để hiển thị chỉ những quốc gia hoặc khu vực nào có tổng số hơn 90 huy chương. Đây là cách thực hiện.

   1. Trong PivotTable, bấm vào menu thả xuống ở bên phải của Nhãn Cột.

   2. Chọn Bộ lọc Giá trị và chọn Lớn Hơn….

   3. Gõ 90 vào trường cuối cùng (ở bên phải). Bấm OK.
      

PivotTable của bạn giờ sẽ trông giống như màn hình sau đây.

Không cần mất nhiều công sức, bạn đã có PivotTable cơ bản bao gồm các trường từ ba bảng khác nhau. Điều làm cho tác vụ này đơn giản đến vậy là vì mối quan hệ giữa các bảng đã tồn tại từ trước. Vì mối quan hệ giữa các bảng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu nguồn và vì bạn đã nhập tất cả các bảng trong một thao tác duy nhất, Excel có thể tạo lại các mối quan hệ đó trong Mô hình Dữ liệu.

Nhưng nếu dữ liệu của bạn xuất phát từ các nguồn khác nhau hoặc được nhập sau đó thì sao? Thông thường, bạn có thể tạo các mối quan hệ với dữ liệu mới dựa trên các cột khớp. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ nhập thêm các bảng khác và tìm hiểu cách tạo các mối quan hệ mới.

Nhập dữ liệu từ bảng tính

Bây giờ hãy nhập dữ liệu từ một nguồn khác, lần này là từ một sổ làm việc hiện có, sau đó xác định mối quan hệ giữa dữ liệu hiện có của chúng ta và dữ liệu mới. Các mối quan hệ cho phép bạn phân tích tập hợp dữ liệu trong Excel và tạo các trực quan hóa thú vị và hình ảnh chân thực từ dữ liệu bạn nhập.

Hãy bắt đầu bằng cách tạo một trang tính trống, sau đó nhập dữ liệu từ sổ làm việc Excel.

1. Chèn trang tính Excel mới và đặt tên là Thể thao.

2. Duyệt đến thư mục chứa các tệp dữ liệu mẫu đã tải xuống và mở OlympicSports.xlsx.

3. Chọn và sao chép dữ liệu trong Sheet1. Nếu bạn chọn một ô có dữ liệu, chẳng hạn như ô A1, bạn có thể nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các dữ liệu liền kề. Đóng sổ làm việc OlympicSports.xlsx.

4. Trên trang tính Thể thao, đặt con trỏ vào ô A1 và dán dữ liệu.

5. Với dữ liệu vẫn đang được đánh dấu, nhấn Ctrl + T để định dạng dữ liệu ở dạng bảng. Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu ở dạng bảng từ ribbon bằng cách chọn TRANG CHỦ > Định dạng ở dạng Bảng. Do dữ liệu có đầu đề, hãy chọn Bảng của tôi có đầu đề trong cửa sổ Tạo Bảng hiện ra, như minh họa ở đây.
   
   
   
   Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng có nhiều lợi thế. Bạn có thể gán tên cho bảng, điều này giúp xác định bảng dễ dàng. Bạn cũng có thể thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cho phép khám phá và phân tích trong PivotTables, Power Pivot và Power View.

6. Đặt tên cho bảng. Trong CÔNG CỤ BẢNG > THIẾT KẾ > Thuộc tính, hãy định vị trường Tên Bảng và gõ Thể thao. Sổ làm việc trông giống như màn hình sau đây.
   

7. Lưu sổ làm việc.

Nhập dữ liệu bằng cách sao chép và dán

Bây giờ chúng ta đã nhập dữ liệu từ sổ làm việc Excel, hãy nhập dữ liệu từ bảng chúng ta tìm thấy trên trang web hoặc bất kỳ nguồn nào khác mà từ đó chúng ta có thể sao chép và dán vào Excel. Trong các bước sau, bạn thêm các thành phố đăng cai Thế vận hội từ một bảng.

1. Chèn trang tính Excel mới và đặt tên là Nước chủ nhà.

2. Chọn và sao chép bảng sau đây, bao gồm cả đầu đề bảng.

1. Trong Excel, đặt con trỏ vào ô A1 của trang tính Nước chủ nhà và dán dữ liệu.

2. Định dạng dữ liệu ở dạng bảng. Như đã mô tả trong hướng dẫn này, bạn nhấn Ctrl + T để định dạng dữ liệu ở dạng bảng hoặc từ TRANG CHỦ > Định dạng ở dạng Bảng. Do dữ liệu có đầu đề, chọn Bảng của tôi có đầu đề trong cửa sổ Tạo Bảng hiện ra.

3. Đặt tên cho bảng. Trong CÔNG CỤ BẢNG > THIẾT KẾ > Thuộc tính định vị trường Tên Bảng và nhập Nước chủ nhà.

4. Chọn cột Phiên bản và từ tab TRANG CHỦ, định dạng ở dạng Số với 0 chữ số thập phân.

5. Lưu sổ làm việc. Sổ làm việc của bạn giờ sẽ trông giống như màn hình sau đây.

Bây giờ bạn có sổ làm việc Excel với các bảng, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa chúng. Tạo mối quan hệ giữa các bảng cho phép bạn trộn dữ liệu từ hai bảng.

Tạo mối quan hệ giữa dữ liệu đã nhập

Bạn có thể ngay lập tức bắt đầu dùng trường trong PivotTable của mình từ bảng đã nhập. Nếu Excel không thể xác định cách kết hợp một trường vào PivotTable thì một mối quan hệ phải được thiết lập với Mô hình Dữ liệu hiện có. Trong các bước sau, bạn sẽ học cách tạo mối quan hệ giữa dữ liệu bạn đã nhập từ các nguồn khác nhau.

1. Trên Sheet1, ở đầuTrường PivotTable, bấmTất cả để xem danh sách đầy đủ các bảng có sẵn, như trong màn hình sau đây.
   

2. Di chuyển qua danh sách để xem các bảng mới mà bạn vừa thêm.

3. Bung rộng Thể thao và bấm Thể thao để thêm nó vào PivotTable. Lưu ý rằng Excel sẽ nhắc bạn tạo mối quan hệ, như trong màn hình sau đây.
   
    

   Thông báo này xuất hiện do bạn đã dùng trường từ một bảng không phải là một phần của Mô hình Dữ liệu cơ sở. Một cách để thêm bảng vào Mô hình Dữ liệu là tạo mối quan hệ với một bảng đã có trong Mô hình Dữ liệu. Để tạo mối quan hệ, một trong các bảng phải có một cột có giá trị duy nhất, không lặp. Trong dữ liệu mẫu, bảng Môn được nhập từ cơ sở dữ liệu chứa trường có mã thể thao, được gọi là SportID. Các mã thể thao này cùng có mặt như một trường trong dữ liệu Excel mà chúng ta đã nhập. Hãy tạo mối quan hệ.

4. Bấm TẠO... trong vùng Trường PivotTable được tô sáng để mở hộp thoại Tạo Mối quan hệ, như trong màn hình sau đây.
   
   

5. Trong Bảng, chọn Môn từ danh sách thả xuống.

6. Trong Cột (Ngoại), chọn SportID.

7. Trong Bảng Liên quan, chọn Thể thao.

8. Trong Cột Liên quan (Chính), chọn SportID.

9. Bấm OK.

PivotTable thay đổi để phản ánh mối quan hệ mới. Tuy nhiên, PivotTable nhìn chưa đúng lắm, vì thứ tự của các trường trong vùng HÀNG chưa đúng. Môn là thể loại con của một môn thể thao nhất định, nhưng do chúng ta sắp xếp Môn trên Thể thao trong vùng HÀNG cho nên nó không được tổ chức đúng. Màn hình sau đây cho thấy thứ tự không mong muốn này.

1. Trong vùng HÀNG, chuyển Thể thao lên trên Môn. Trông đã khá hơn nhiều rồi và PivotTable hiển thị dữ liệu theo ý muốn của bạn, như minh họa trong màn hình sau đây.
   
   

Ở hậu trường, Excel đang xây dựng Mô hình Dữ liệu có thể dùng được trong toàn bộ sổ làm việc trong bất kỳ báo cáo PivotTable, PivotChart, Power Pivot hoặc Power View nào. Mối quan hệ bảng là cơ sở của Mô hình Dữ liệu và điều này sẽ xác định dẫn hướng và đường dẫn tính toán.

Trong hướng dẫn tiếp theo, Mở rộng mối quan hệ Mô hình Dữ liệu bằng Excel, Power Pivotvà DAX, bạn xây dựng dựa trên những gì đã học ở đây và thực hiện từng bước mở rộng Mô hình Dữ liệu bằng cách sử dụng phần bổ trợ Excel mạnh mẽ và trực quan có tên là Power Pivot. Bạn cũng học được cách tính toán các cột trong bảng và dùng cột được tính để thêm một bảng khác không liên quan vào Mô hình Dữ liệu của bạn.

Chốt kiểm tra và Bài kiểm tra

Ôn lại Những gì Bạn đã Học

Bây giờ bạn đã có sổ làm việc Excel bao gồm PivotTable truy nhập dữ liệu trong nhiều bảng, trong số đó có một số bạn đã nhập riêng. Bạn đã học được cách nhập từ cơ sở dữ liệu, từ sổ làm việc Excel khác và từ việc sao chép và dán dữ liệu vào Excel.

Để dữ liệu làm việc cùng nhau, bạn phải tạo mối quan hệ bảng mà Excel dùng để phối hợp các hàng. Bạn cũng học được rằng việc có cột trong một bảng tương quan với dữ liệu trong bảng khác là điều cần thiết để tạo mối quan hệ và tra cứu các hàng liên quan.

Bạn đã sẵn sàng cho hướng dẫn tiếp theo trong chuỗi hướng dẫn này. Đây là nối kết:

Hướng dẫn: Mở rộng mối quan hệ Mô hình Dữ liệu bằng Excel, Power Pivot và DAX

BÀI KIỂM TRA

Bạn muốn biết mình nhớ những gì đã học? Đây là cơ hội của bạn. Bài kiểm tra sau đây nhấn mạnh đến tính năng, khả năng hoặc yêu cầu mà bạn đã học trong hướng dẫn này. Bạn có thể tìm thấy câu trả lời ở cuối trang. Chúc bạn may mắn!

Câu hỏi 1: Vì sao chuyển đổi dữ liệu đã nhập vào bảng là quan trọng?

A: Bạn không cần phải chuyển đổi chúng vào bảng, bởi vì tất cả dữ liệu đã nhập đều được tự động chuyển vào bảng.

B: Nếu bạn chuyển đổi dữ liệu đã nhập vào bảng, chúng sẽ bị loại khỏi Mô hình Dữ liệu. Chỉ khi chúng bị loại khỏi Mô hình Dữ liệu thì chúng mới khả dụng trong PivotTablesPower Pivot và Power View.

C: Nếu bạn chuyển đổi dữ liệu đã nhập vào bảng, chúng có thể được bao gồm trong Mô hình Dữ liệu và được cung cấp cho PivotTables, Power Pivot và Power View.

D: Bạn không thể chuyển đổi dữ liệu đã nhập vào bảng.

Câu hỏi 2: Trong các nguồn dữ liệu sau, nguồn dữ liêu nào bạn có thể nhập vào Excel và bao gồm trong Mô hình Dữ liệu?

A: Cơ sở dữ liệu Access cũng như nhiều cơ sở dữ liệu khác.

B: Tệp Excel hiện có.

C: Bất kỳ dữ liệu nào bạn có thể sao chép và dán vào Excel và định dạng ở dạng bảng, bao gồm bảng dữ liệu trong trang web, tài liệu hoặc bất kỳ thứ gì khác có thể dán được vào Excel.

D: Tất cả các câu trên

Câu 3: Trong PivotTable, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn sắp xếp lại các trường trong bốn vùng Trường PivotTable?

A: Không có gì xảy ra – bạn không thể sắp xếp lại các trường một khi đã đặt chúng trong vùng Trường PivotTable.

B: Định dạng PivotTable được thay đổi để phản ánh bố trí nhưng dữ liệu cơ sở không bị ảnh hưởng.

C: Định dạng PivotTable được thay đổi để phản ánh bố trí và tất cả dữ liệu cơ sở đều được thay đổi vĩnh viễn.

D: Dữ liệu cơ sở được thay đổi và kết quả là tạo ra tập hợp dữ liệu mới.

Câu 4: Cần có những yêu cầu gì khi tạo mối quan hệ giữa các bảng?

A: Cả hai bảng đều không được có cột chứa giá trị duy nhất, không lặp.

B: Có một bảng không phải là một phần của sổ làm việc Excel.

C: Không được chuyển các cột sang bảng.

D: Không có câu nào ở trên là đúng.

Đáp án của bài kiểm tra

1. Câu trả lời đúng: C

2. Câu trả lời đúng: D

3. Câu trả lời đúng: B

4. Câu trả lời đúng: D