Việc chia sẻ trong Outlook tùy thuộc vào những gì bạn muốn chia sẻ và loại truy nhập mà bạn muốn cung cấp cho những người mà bạn đang chia sẻ cùng.
Ví dụ: bạn có thể chia sẻ một hộp thư duy nhất giữa một vài cá nhân, trong đó tất cả thư đến và đi đều đến từ hộp thư đó. Hoặc bạn có thể chia sẻ một hoặc nhiều thư mục hoặc toàn bộ hộp thư của bạn với người khác. Bạn thậm chí có thể cho phép người khác có thể quản lý lịch hoặc hộp thư của bạn.
Khi bạn cấp cho người khác quyền quản lý hộp thư của mình, bạn sẽ cấp cho họ quyền đại diện. Điều này vượt xa đặc quyền chỉnh sửa và là đặc quyền cho phép người khác gửi hoặc trả lời thư hoặc mục lịch thay mặt bạn. Trong trường hợp đặc biệt, bạn thậm chí có thể cho phép quản lý đầy đủ hộp thư và lịch của mình khi người đại diện của bạn có quyền hành động như bạn khi tạo hoặc trả lời thư hoặc sự kiện. Để tìm hiểu thêm về đại diện, hãy xem Giới thiệu về đại diện: Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn trong Outlook.
Nếu và cách bạn có thể truy nhập vào các tùy chọn chia sẻ khác nhau này trong Outlook cũng tùy thuộc vào loại tài khoản bạn đang sử dụng. Ví dụ: một số tùy chọn chia sẻ bị giới hạn trong tài khoản cơ quan hoặc trường học được sử dụng trong một tổ chức. Các tùy chọn khác, chẳng hạn như chia sẻ lịch, có quyền truy nhập rộng hơn và cũng có thể được thực hiện bằng tài khoản cá nhân chẳng hạn như tài Outlook.com hoặc Hotmail.com của bạn.
Mẹo: Để hiểu thêm về tài khoản, hãy xem Sự khác biệt giữa tài khoản Microsoft và tài khoản cơ quan hoặc trường học là gì?
Các cách chia sẻ khác nhau trong Outlook
Bảng dưới đây mô tả các cách chia sẻ khác nhau trong Outlook, loại tài khoản bắt buộc và liệu bạn có cần Người quản trị CNTT thuộc tổ chức của mình để thiết lập điều này cho bạn hay không.
|
Loại chia sẻ |
Mô tả |
Các kịch bản ví dụ |
Loại tài khoản |
Yêu cầu thiết lập quản trị CNTT |
|
Hộp thư chia sẻ |
Hộp thư chung cung cấp quyền truy nhập nhóm hoặc cá nhân vào toàn bộ hộp thư. Điều này bao gồm nội dung hộp thư như thư mục, lịch và liên hệ. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi đến hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, chứ không phải từ một người dùng cá nhân. Các quyền trong hộp thư chung có thể khác nhau giữa các thành viên. |
Nhóm dịch vụ khách hàng muốn có một hộp thư nơi tất cả email đến và đi sẽ đi info@contoso.com. Bất kỳ thành viên nào của nhóm dịch vụ khách hàng có quyền truy nhập vào hộp thư chung đều có thể nhận và trả lời thư. Thư trả lời luôn được gửi info@contoso.com cho dù ai từ nhóm phản hồi thư. |
Tài khoản cơ quan hoặc trường học |
Có, yêu cầu thiết lập quản trị viên.Người quản trị sẽ gán quyền cho tất cả người dùng cần quyền truy nhập vào hộp thư chung. |
|
Lịch Chung |
Lịch dùng chung được giới hạn trong thư mục lịch trong hộp thư của bạn. Bạn có thể chọn chia sẻ lịch của mình với một người hoặc nhiều người. Quyền có thể khác nhau giữa những người mà bạn đang chia sẻ lịch của bạn và cũng phụ thuộc vào tài khoản bạn đang sử dụng để chia sẻ lịch của bạn. Một số khía cạnh của việc chia sẻ lịch chỉ giới hạn ở tài khoản cơ quan hoặc trường học. |
Bạn có thể muốn chia sẻ lịch với người lập lịch, người quản trị điều hành, đồng nghiệp, bạn bè, gia đình hoặc các cá nhân đáng tin cậy khác. |
Tài khoản cơ quan hoặc trường học và cá nhân |
Không cần thiết lập người quản trị. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn lịch mình muốn chia sẻ và gán quyền từ bên trong Outlook. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể cấp đặc quyền đại diện cho phép đại diện gửi và trả lời lời mời họp thay mặt bạn. |
|
Thư mục dùng chung |
Chọn để chia sẻ một hoặc nhiều thư mục trong hộp thư của bạn với những người khác trong tổ chức của bạn. Bạn có thể đặt mức truy nhập cho từng người mà bạn đang chia sẻ bằng cách cấp đặc quyền chỉ xem, chỉnh sửa hoặc ủy quyền.Có hai loại đặc quyền ủy quyền. Bạn có thể chọn để mọi người gửi thay mặt bạn hoặc gửi với tư cách là bạn. |
Kịch bản 1: Bạn muốn chia sẻ một thư mục có đặc quyền chỉ xem. Ví dụ: bạn đang quản lý một dự án và muốn cấp cho người nào đó trong nhóm của bạn quyền truy nhập vào tất cả các email trong thư mục đó. Bạn có thể cho phép người này có thể trả lời tin nhắn, nhưng họ chỉ có thể trả lời như chính họ, chứ không phải thay mặt bạn.Kịch bản 2: Người quản lý gán đặc quyền đại diện cho trợ lý của họ để trợ lý có thể thay mặt họ theo dõi và trả lời email. Hoặc họ muốn trợ lý có toàn quyền quản lý hộp thư của mình và cấp cho họ quyền Gửi. Trong cả hai trường hợp, người quản lý có thể chọn chia sẻ toàn bộ hộp thư của họ (bao gồm lịch của họ) hoặc chỉ chia sẻ các thư mục đã chọn. |
Tài khoản cơ quan hoặc trường học |
Tùy thuộc vào cách bạn muốn người khác truy nhập, thiết lập quản trị có thể là bắt buộc. Bạn có thể chia sẻ thư mục với các cá nhân khác trong tổ chức của mình. Điều này bao gồm thêm ai đó làm đại diện và cấp cho họ quyền Gửi thay mặt cho họ. Tuy nhiên, để cấp Quyền cho người nào đó, bạn phải liên hệ với người quản trị CNTT chịu trách nhiệm quản lý Outlook trong tổ chức của mình để thiết lập tính năng này cho bạn. |
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chia sẻ?
Chọn bài viết bên dưới để biết cách bắt đầu chia sẻ.
