Hộp thư chung giúp nhóm người dễ dàng giám sát và gửi email từ một biệt danh email công cộng chẳng hạn như info@contoso.com. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi vào hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, không phải từ người dùng cá nhân. Trong lịch Outlook cổ điển, bạn cũng có thể sử dụng hộp thư chung làm lịch nhóm dùng chung. Hộp thư chung cũng phù hợp để sử dụng làm tài khoản email "noreply".
Mẹo: Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm thêm thông tin về cách thiết lập Microsoft 365, hãy truy cập Trợ giúp & tìm hiểu về doanh nghiệp nhỏ.
Hộp thư chung không được thiết kế cho bất kỳ ai đang chia sẻ hộp thư để đăng nhập trực tiếp vào tài khoản. Bản thân tài khoản cho hộp thư chung phải ở trạng thái bị vô hiệu hóa.
Mẹo: Trước khi bạn có thể dùng hộp thư chung, người quản Người quản trị Microsoft 365 tổ chức của bạn phải tạo hộp thư chung và thêm bạn làm thành viên. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hộp thư chung mô tả những điều người quản trị cần thực hiện.
Chọn tùy chọn tab bên dưới cho phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý: Nếu các bước bên dưới tab Outlook Mới này không hoạt động, có thể bạn chưa sử dụng Outlook for Windows mới. Chọn tab Outlook Cổ điển và thay vào đó làm theo các bước đó.
Mẹo: Để giúp trợ lý điều hành và đại diện dẫn hướng quản lý hộp thư tốt hơn trong Outlook mới, dưới đây là một số mẹo thư.
Thêm hộp thư chung vào danh Outlook mới
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng rồi khởi động lại hộpOutlook mới. Hộp thư chung sẽ tự động hiển thị trong ngăn Thư mục của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu hộp thư chung không hoạt động?
Nếu người quản trị mới chỉ gần đây thêm bạn vào hộp thư chung thì sẽ mất vài phút trước khi hộp thư chung xuất hiện. Chờ một chút, sau đó đóng và khởi động lạiOutlook mới lại. Hoặc thêm hộp được chia sẻ theo cách thủ công.
-
Chọn Thư từ ngăn dẫn hướng trongOutlook mới.
-
Trong ngăn Thư mục, bấm chuột phải vào tên tài khoản của bạn, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung.
-
Trong cửa sổ Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung, nhập tên của hộp thư bạn muốn truy nhập, ví dụ: info@contoso.com.
Lưu ý: Bạn có thể thêm hộp thư chung vào bất kỳ lúc nào, nhưng trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng hộp thư chung, người quản trị CNTT của bạn phải thêm bạn làm thành viên.
Tìm hộp thư chung trong ngăn thư mục
Trong ngăn thư mục ở bên trái, hãy định vị thư mục Đã chia sẻ với tôi . Bấm vào thư mục để bung rộng thư mục đó. Hộp thư chung của bạn là một thư mục con bên dưới Chia sẻ với tôi. Khi bạn chọn tên của hộp thư chung ở đó, nó sẽ bung rộng để hiển thị các thư mục email tiêu chuẩn, chẳng hạn như Hộp thư đến, Thư nháp vàMục đã Gửi.
Gửi thư từ hộp thư chung
-
Chọn Thư từ ngăn dẫn hướng trongOutlook mới cho Windows.
-
Trên tab Trang đầu, chọn Thư > mới.
-
Nếu bạn không thấy trường Từ ở đầu thư (bên cạnh Gửi), trên tab Tùy chọn, chọn Hiển thị Từ.
-
Bấm vào Từ trong thư, rồi thay đổi thành địa chỉ email dùng chung. Nếu bạn không thấy địa chỉ email dùng chung của mình, chọn Địa chỉ email khác, rồi nhập địa chỉ email dùng chung.
-
Hoàn tất việc nhập tin nhắn, rồi chọn Gửi.
Từ bây giờ, khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung của mình, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung
-
Mở Outlook mới cho Windows.
-
Mở email bạn muốn trả lời.
-
Trong trường Từ ở đầu thư của bạn, bạn sẽ thấy tên hộp thư chung của mình. Nếu không, hãy chọn hộp thả xuống Từ , rồi chọn hộp thư chung của bạn.
-
Hoàn tất việc nhập tin nhắn, rồi chọn Gửi.
Khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung của mình, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Tìm kiếm trên hộp thư chung
Sau khi hộp thư chung được thêm vào Outlook mới, việc tìm kiếm trong hộp thư đó cũng tương tự như tìm kiếm trên hộp thư chính.
-
Mở Outlook mới cho Windows.
-
Chọn một thư mục trong hộp thư chung trong ngăn thư mục.
-
Trong hộp Tìm kiếm ở đầu cửa sổ Outlook, nhập truy vấn bạn muốn sử dụng để tìm kiếm, rồi nhấn Enter.
Danh sách thư sẽ hiển thị kết quả dựa trên tìm kiếm từ thư mục đã chọn đó trong hộp thư chung.
Sử dụng lịch dùng chung từ hộp thư chung
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Lịch dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Lịch của bạn.
-
TrongOutlook mới, đi tới dạng xem lịch biểu, rồi chọn hộp thư chung.
Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.
-
Mọi thành viên của hộp thư chung đều có thể tạo, xem và quản lý các cuộc hẹn trên lịch, tương tự như cuộc hẹn cá nhân. Tất cả những người là thành viên của hộp thư chung đều có thể thấy các thay đổi đối với lịch dùng chung.
Sử dụng danh sách liên hệ dùng chung trong hộp thư
Các liên hệ cho hộp thư chung và hộp thư của người dùng khác hiện không sẵn dùng trong Outlook mới. Tổ chức Outlook của Microsoft đang tích cực nỗ lực cập nhật tính năng này.
Tôi cần biết thêm gì nữa về hộp thư chung trongOutlook mới ?
Hiện tại, hộp thư chung có thể được thêm làm tài nguyên. Trong bản cập nhật sắp tới, khả năng thêm hộp thư chung vì tài khoản sẽ cho phép truy nhập nhiều hơn để sử dụng và quản lý cài đặt hộp thư. Thêm hộp thư chung dưới dạng tài khoản sẽ bao gồm hỗ trợ cho các chức năng sau:
|
Thông báo |
Số lượng chưa đọc |
Trả lời tự động |
|
Thể loại |
Tùy chọn cho nội dung trợ năng |
Hộp thư đến ưu tiên |
|
Định dạng thư |
Tùy chọn phần đính kèm |
Quy tắc |
|
Định dạng điều kiện |
Quét |
Thư rác |
|
Hướng dẫn nhanh |
Forwarding |
Chính sách duy trì |
|
Thư mời và sự kiện |
Giờ làm việc |
Các chức năng khác hiện không sẵn dùng cho hộp thư chung, nhưng sẽ được thêm vào bản cập nhật trong tương lai:
-
Truy nhập vào Lưu trữ Trực tuyến / In-Place lưu trữ của hộp thư chung
-
Cấp quyền truy nhập được ủy nhiệm mới cho hộp thư
Dưới đây là một số mẹo thư để giúp trợ lý điều hành và đại diện dẫn hướng quản lý hộp thư tốt hơn trongOutlook mới.
Bộ lọc thư và quy tắc dành cho người quản trị điều hành
Trong Outlook mới, người quản trị điều hành có thể sử dụng bộ lọc email mời lịch để dễ dàng tìm lời mời họp.
Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc Email đã nhận cho người khác đối với tài khoản của người điều hành và tự động di chuyển email đó vào một thư mục riêng và phân loại email theo ý bạn.
Kéo và thả email để tạo nhiệm vụ
Dễ dàng kiểm tra mọi thứ bằng cách kéo email vào Ngày của Tôi để chuyển chúng thành tác vụ.
Ghim email để truy nhập nhanh
Giờ đây, bạn có thể ghim email để hiển thị ở đầu hộp thư đến, giúp bạn tiết kiệm thời gian không phải quay lại và tìm kiếm email đó. Di chuột hoặc bấm chuột phải vào email và chọn Ghim để ghim.
Lên lịch thời điểm gửi email
Trong thế giới làm việc kết hợp ngày nay, ngày của bạn có thể là đêm của người khác, vì vậy bạn không muốn gửi email cho ai đó vào giữa đêm. Với Outlook mới, bạn có thể dễ dàng gửi email khi muốn. Chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Gửi, rồi chọn Lên lịch gửi.
Báo lại email
Đôi khi email là rất quan trọng, nhưng chưa được nêu ra. Với tính năng Báo lại, bạn có thể lên lịch thời gian để email được chuyển phát lại đến hộp thư đến của mình, xuất hiện vào thời điểm bạn muốn, để bạn có thể xử lý email khi đến lúc thích hợp. Chỉ cần bấm chuột phải vào thư bất kỳ , rồi chọn Báo lại hoặc chọn Báo lại từ dải băng. Sau đó chọn thời gian bạn muốn giao hàng.
Thêm hộp thư chung vào Outlook cổ điển
Sau khi người quản trị thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng rồi khởi động lại Outlook. Hộp thư chung sẽ tự động xuất hiện trong ngăn Thư mục của bạn ở dạng xemOutlook.
Điều gì sẽ xảy ra nếu hộp thư chung không hoạt động?
-
Nếu người quản trị mới chỉ gần đây thêm bạn vào hộp thư chung thì sẽ mất vài phút trước khi hộp thư chung xuất hiện. Chờ một lát, rồi đóng và khởi động lại Outlook một lần nữa.
-
Nếu cách đó không hiệu quả thì bạn hãy thêm hộp thư chung vào Outlook theo cách thủ công:
-
Mở tài liệu cổOutlook.
-
Chọn tab Tệp trên dải băng, sau đó chọn Thiết đặt Tài khoản >Đặt Tài khoản.
-
Chọn tab Email.
-
Hãy đảm bảo tài khoản phù hợp được tô sáng, rồi chọn Thay đổi.
-
Chọn Xem thêm cài đặt > Nâng cao > Thêm.
-
Nhập địa chỉ email dùng chung, như info@contoso.com.
-
Chọn OK > OK.
-
Chọn Tiếp theo > Hoàn tất > Đóng.
-
Gửi thư từ hộp thư chung
-
Mở tài liệu cổOutlook.
-
Chọn Email mới.
-
Nếu bạn không thấy trường Từ ở đầu thư của mình, hãy chọn Tùy chọn > Từ.
-
Bấm vào Từ trong thư, rồi thay đổi thành địa chỉ email dùng chung. Nếu bạn không thấy địa chỉ email dùng chung của mình, chọn Địa chỉ email khác, rồi nhập địa chỉ email dùng chung.
-
Chọn OK.
-
Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.
Từ nay đến khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung
-
Mở tài liệu cổOutlook.
-
Mở email bạn muốn trả lời.
-
Trong trường Từ ở đầu thư của bạn, bạn sẽ thấy tên hộp thư chung của mình. Nếu bạn không thấy, hãy chọn hộp danh sách thả xuống Từ, rồi chọn hộp thư chung của bạn.
-
Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.
Khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Tìm kiếm trên hộp thư chung
Sau khi hộp thư chung được thêm vào Outlook, việc tìm kiếm trong hộp thư cũng tương tự như tìm kiếm trên Hộp thư Chính.
-
Mở tài liệu cổOutlook.
-
Chọn một thư mục trong Hộp thư Chung trên Ngăn Thư mục ở bên trái.
-
Nhập truy vấn vào Hộp Tìm kiếm ở đầu Dải băng (Thanh Công cụ).
-
Bắt đầu Tìm kiếm bằng cách nhấn Enter hoặc bấm vào Nút Kính lúp ở bên phải Hộp Tìm kiếm.
Danh sách Thư sẽ trả về kết quả dựa trên Tìm kiếm từ thư mục đã chọn trên Hộp thư Chung.
Sử dụng lịch dùng chung
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Lịch dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Lịch của bạn.
-
Trong dạng xemOutlook cổ điển, đi tới dạng xem lịch, rồi chọn hộp thư chung.
-
Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.
-
Mọi thành viên của hộp thư chung đều có thể tạo, xem và quản lý các cuộc hẹn trên lịch, tương tự như cuộc hẹn cá nhân. Tất cả những người là thành viên của hộp thư chung đều có thể thấy các thay đổi đối với lịch dùng chung.
Sử dụng danh sách liên hệ chung
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Danh sách liên hệ dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Liên hệ của tôi của bạn.
-
Trong tài liệuOutlook, chọn Con người.
-
Bên dưới Liên hệ của tôi, chọn thư mục liên hệ cho danh sách các liên hệ chung.
Hộp thư chung sẽ tạo thuận lợi cho một nhóm người giám sát và gửi email bằng một địa chỉ email công khai, chẳng hạn như info@contoso.com. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi đến hộp thư chung, thư trả lời sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, không phải từ người dùng cá nhân. Bạn cũng có thể dùng hộp thư chung làm lịch chung của nhóm.
Mẹo: Trước khi bạn có thể dùng hộp thư chung, người quản Người quản trị Microsoft 365 tổ chức của bạn phải tạo hộp thư chung và thêm bạn làm thành viên. Để biết thêm thông tin, hãy yêu cầu người quản trị của bạn xem Tạo hộp thư chung, trong đó mô tả những gì người quản trị cần làm.
Thêm hộp thư chung để hộp thư hiển thị bên dưới hộp thư chính của bạn
Sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn giám sát email từ hộp thư chính và hộp thư chung cùng một lúc. Sau khi bạn hoàn thành tác vụ này, hộp thư chung và các thư mục của hộp thư chung sẽ được hiển thị trong ngăn dẫn hướng bên trái mỗi lần bạn mở Outlook trên web.
-
Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Outlook trên web.
-
Đối Exchange Online, bấm chuột phải vào Thư mục trong ngăn dẫn hướng bên trái, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung. Đối với hộp thư exchange tại chỗ, bấm chuột phải vào tên hộp thư chính của bạn (chẳng hạn như Molly Dempsey) trong ngăn dẫn hướng bên trái, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung.
-
Trong hộp thoại Thêm thư mục dùng chung, nhập tên của hộp thư chung mà bạn là thành viên, chẳng hạn như info@contoso.com.
Hộp thư chung hiển thị trong danh sách Thư mục của bạn ở Outlook trên web. Bạn có thể bung rộng hoặc thu gọn các thư mục của hộp thư chung giống như bạn có thể làm với hộp thư chính của mình. Bạn cũng có thể loại bỏ hộp thư chung khỏi danh sách Thư mục của mình. Để loại bỏ, bấm chuột phải vào hộp thư chung, rồi bấm vào Loại bỏ thư mục dùng chung.
Nhận thông báo về thư mới trong hộp thư chung
Để nhận thông báo về thư mới trong Hộp thư đến của hộp thư chung, bạn phải mở hộp thư chung trong một cửa sổ trình duyệt riêng.
Mở hộp thư chung trong cửa sổ trình duyệt riêng
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn xem và quản lý email cho hộp thư chung trong cửa sổ trình duyệt của riêng nó. Phương pháp này cũng cho phép bạn nhận thông báo về các mục mới trong Hộp thư đến của hộp thư chung.
-
Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Outlook trên web.
-
Trên thanh dẫn hướng Outlook trên web, bấm vào tên của bạn. Một danh sách sẽ xuất hiện.
-
Bấm vào Mở một hộp thư khác.
-
Nhập địa chỉ email của hộp thư khác mà bạn muốn mở, rồi bấm Mở. Một phiên Outlook trên web khác sẽ mở trong một cửa sổ riêng, cho phép bạn truy nhập vào hộp thư khác.
Mẹo: Nếu bạn nhập sai địa chỉ email của hộp thư, kết quả là "Không tìm thấy kết quả khớp". Hãy thử nhập lại địa chỉ email.
Lưu ý: Nếu bạn mở hộp thư chung bằng tùy chọn Mở hộp thư khác, bạn có thể gặp phải sự cố khi truy nhập Các phần bổ trợ dành cho Office từ hộp thư. Để đảm bảo rằng các phần bổ trợ hoạt động như mong đợi trong hộp thư chung của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên mở hộp thư trong cùng một pa-nen với hộp thư người dùng chính của mình. Nếu bạn muốn mở hộp thư chung bằng tùy chọn Mở hộp thư khác, chúng tôi khuyên bạn nên triển khai phần bổ trợ cho cả người dùng chính và hộp thư chung.
Gửi email từ hộp thư chung
-
Chọn Thư mới ở trên danh sách thư mục. Một biểu mẫu thư mới sẽ mở ra trong ngăn đọc.
-
Ở phía trên cùng của thư, chọn Hiển
Tùy chọn này cho bạn biết người nhận thư email sẽ nhìn thấy thư đến từ hộp thư chung và không phải từ tài khoản email của riêng bạn.
-
Lần đầu bạn sử dụng hộp thư chung, bạn cần thêm địa chỉ vào các tùy chọn sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ:
-
Bấm chuột phải vào địa chỉ Từ, rồi chọn Loại bỏ.
-
Nhập địa chỉ dùng chung. Lần sau khi bạn trả lời từ hộp thư chung, địa chỉ của hộp thư chung sẽ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong danh sách thả xuống Từ.
-
-
Để thêm người nhận, nhập tên của một người bất kỳ trong thư mục danh bạ hoặc danh sách địa chỉ của tổ chức bạn hoặc nhập địa chỉ email vào hộp Đến hoặc Cc. Lần đầu bạn nhập tên của một người, Outlook trên web sẽ tìm kiếm địa chỉ của người đó. Trong tương lai, tên người đó sẽ được lưu vào bộ đệm ẩn để được tìm ra nhanh chóng.
-
Nhập chủ đề.
-
Nhập thư bạn muốn gửi.
-
Khi thư đã sẵn sàng để gửi, bấm vào Gửi.
Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung
Lần đầu tiên bạn trả lời thư được gửi đến hộp thư chung, bạn cần thêm địa chỉ dùng chung vào hộp thả xuống Từ. Dưới đây là cách thực hiện:
-
Mở Outlook trên web và đi đến hộp thư chung của bạn.
-
Mở một thư đã được gửi tới địa chỉ dùng chung.
-
Bấm Trả lời.
-
Ở phía trên cùng của thư, chọn Hiển
-
Bấm chuột phải vào địa chỉ Từ, rồi chọn Loại bỏ.
-
Nhập địa chỉ dùng chung và gửi thư. Lần sau khi bạn trả lời từ hộp thư chung, địa chỉ của hộp thư chung sẽ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong danh sách thả xuống Từ.
Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung
Chỉ người quản Microsoft 365 bạn mới có quyền thiết lập khả năng gửi trả lời tự động từ hộp thư chung. Để biết hướng dẫn, hãy yêu cầu người quản trị của bạn xem Tạo hộp thư chung.
Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung
Chỉ tài khoản Người quản trị Microsoft 365 bạn mới có quyền thiết lập tính năng này. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Tạo hộp thư chung.
Xem thêm
Thêm hộp thư chung vào Outlook dành cho thiết bị di động
Mở thư mục Thư, Lịch hoặc thư Con người chung trong Outlook for Mac
