|
|
Варто спершу розпочати планування, а потім уже відкривати програму Microsoft Project. Свої початкові ідеї щодо цілей проекту можна записати у програмі Word, Excel, OneNote або Outlook. Знайшовши прихильників своїх ідей, можна починати планування графіка у програмі Project. Поверніться до розділу Схема керування проектами, щоб переглянути інші статті про керування проектами. |
Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .
-
Переконайтеся, що у вас є проект. Переконайтеся, що задумане вами – це дійсно проект. Проект має три характеристики:
-
Це тимчасовий і унікальний Будівництво автобудівного заводу вважається проектом, тому що це однократна справа. А виробництво автомобілів на цьому заводі – це повторювана серія дій, тому воно проектом не вважається.
-
Вона має чітко визначені кінцеві результати Кінцеві результати надають проекту цілеспрямованості й мети. Якщо чітко не визначити кінцеві результати, зацікавлені особи відчуватимуть, що їхні інвестиції у проект нічого не варті.
-
Вона має початок і кінець Якщо не визначити дату завершення проекту, зацікавлені особи та інвестори не отримають результати та прибутки, очікувані від своїх інвестицій.
Ось кілька прикладів, за допомогою яких можна зрозуміти, чи є у вас проект.
-
|
Діяльність, яка не вважається проектом |
Чітко визначені проекти |
|---|---|
|
Виробництво автомобілів |
|
|
Зменшення ризику від конкуренції |
|
-
Визначення обмежень проекту Обмеження – це фактори, які обмежують можливості керівника проекту у створенні та керуванні проектом. Більшість проектів мають три обмеження:
-
Обмеження в часі. Зазвичай дати завершення основних результатів визначають загальну тривалість проекту.
-
Обмеження кількості людських та інших ресурсів Керівники проектів зазвичай мають обмежену кількість працівників для роботи над проектом або обмежений бюджет.
-
Невелика область Зазвичай проекти обмежено об’ємом роботи, який може виконати команда. Якщо проект має забагато кінцевих результатів або функцій, запланованого на їх виконання часу, можливо, не вистачить.
-
Зміна одного обмеження зазвичай впливає на два інших і може вплинути на загальну якість. Наприклад, зменшення тривалості проекту вимагає від керівника проекту прийняття рішення про кількість працівників, потрібних для досягнення кінцевих результатів. Якщо достатньої кількості працівників немає, потрібно шукати компроміс, наприклад зменшити область проекту.
-
Вчасне визначення зацікавлених сторін Ніщо так не шкодить проекту, як невдача у визначенні основних зацікавлених осіб і способу спілкування з ними. Якщо не вдалося визначити основну зацікавлену особу після початку проекту, це може зупинити подальше виконання проекту або призвести до перевищення бюджету через пропозицію нових цілей і методів проекту.
Крок 1. Записування попередніх ідей
|
Коротко занотуйте свої думки про проект і його призначення за допомогою програми OneNote. Нотатки можуть містити адреси електронної пошти, посилання на веб-сайти та попередні специфікації. |
|
|
Іноді проекти починаються як прості списки у програмі Excel. Але коли вони розростуться, імпортуйте їх до програми Project, де можна ефективніше впорядкувати та спланувати завдання. |
|
|
Використовуйте Microsoft 365 на будь-якому КОМП'ютері, щоб записувати нотатки проекту будь-де |
Робота з ранніми специфікаціями проекту за допомогою Microsoft 365. Якщо ви використовуєте комп’ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування. |
|
Працюйте з Інтернет-версія Office без Microsoft 365. Якщо у вас є обліковий запис Microsoft, можна використовувати інтернет-версії програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote, щоб записати свої найперші ідеї щодо проекту. |
Крок 2. Підтримання зв’язку із зацікавленими особами
|
Завдяки презентабельним звітам зацікавлені особи неодмінно схвалять кінцеві результати проекту на будь-якому етапі його планування. |
|
|
Якщо зацікавлені особи не можуть бути присутні особисто, щоб зв’язатися з ними, використовуйте мережні наради. Надайте спільний доступ до слайдів PowerPoint, аркушів Excel або нотаток OneNote, щоб обговорити попередні плани проекту. Користувачі можуть брати участь у мережних нарадах Microsoft Teams у своєму офісі, у дорозі або на своєму мобільному пристрої. |
|
|
Коли під час роботи над графіком проекту виникають запитання, спілкуйтеся з ними онлайн за допомогою Teams. |
Крок 3. Створення проекту
|
Копіювання та вставлення з Word, Outlook і PowerPoint у Project |
Скопіюйте список завдань у Word, Outlook або PowerPoint і вставте його в програму Project, щоб швидко почати планування. Програма Project збереже структуру та форматування. |
|
Створіть новий проект на основі шаблону, попередньо заповненого завданнями з подібних проектів. Фахівці з галузі створили багато проектів, щоб допомогти вам розпочати роботу. |
|
|
Перемістіть список завдань, створений у програмі Excel, до програми Project. Програма Project збереже структуру та форматування. |
|
|
Іноді проекти починаються як списки завдань на сайті SharePoint для надання спільного доступу користувачам без програми Project. Коли список завдань розростеться до певних розмірів, перемістіть його до програми Project, щоб уже звідти продовжити над ним роботу. |
|
|
Почавши проект у програмі Project, можна почати додавати завдання, упорядковувати їх, зв'язувати, додавати користувачів тощо. |
Повернутися до схеми керування проектами в програмі Project
