Вкладення файлів і графіки до записів бази даних

Вкладення та правила розробки бази даних

За замовчуванням кожне поле реляційної бази даних містить лише один фрагмент даних. Наприклад, якщо поле адреси містить кілька адрес, знайти адреси буде складно, якщо це не неможливо. Таким чином, на перший погляд, вкладення порушують правила структури бази даних, тому що до поля можна вкласти кілька файлів ( один фрагмент даних). Однак вкладення не порушують жодних правил конструктора, оскільки, вкладаючи файли в запис, Access створює одну або кілька системних таблиць і використовує ці таблиці у фоновому режимі, щоб нормалізувати дані. Ці таблиці не можна переглядати або працювати з цими таблицями.

Відомості про перегляд інших системних таблиць див. в статті Використання області переходів. Відомості про розробку бази даних див. в статті Основи розробки баз даних.

Способи використання вкладених файлів

Під час роботи із вкладеними файлами використовуйте наведені нижче рекомендації.

• Вкладати файли можна лише до тих баз даних, які ви створили в Access і які використовують формат файлу ACCDB. Вкладення не можна передавати до інших баз даних Access (ACCDB) і баз даних, що використовують старий формат файлу (MDB).

• У такому випадку слід створити поле в таблиці та встановити для нього тип даних "Вкладення". Коли ви зробите це, тип даних "Вкладення" змінити не можна.

• Ви можете зберігати кілька файлів в одному записі. Наприклад, можна зберігати зображення та файли, створені за допомогою текстових редакторів і програм для роботи з електронними таблицями.

• Можна підключити не більше двох гігабайт даних (максимальний розмір для Access бази даних). Розмір окремих файлів не може перевищувати 256 мегабайт.

• Використовуйте діалогове вікно Вкладення для додавання, редагування та керування вкладеннями. Ви можете відкрити діалогове вікно безпосередньо в полі вкладення таблиці, двічі клацнувши поле. Для керування вкладеннями у формі або їх перегляду у звіті додайте елемент керування вкладенням до форми або звіту, а потім приєднайте елемент керування до базового поля таблиці вкладення.

• За замовчуванням елемент керування вкладенням відтворює зображення та відображає піктограму програми, яка відповідає іншим типам файлів. Припустімо, що до запису вкладено фотографію, резюме та креслення Visio. Коли ви прокручуєте вкладення в елементі керування, відтворюються зображення та відображаються піктограми програм для документа й креслення.

• Відкривши діалогове вікно Вкладення з таблиці або форми, можна додавати, видаляти, редагувати та зберігати вкладені файли. Якщо відкрити діалогове вікно Вкладення зі звіту, вкладені файли можна зберегти лише в іншому розташуванні.

• У програмі Access буде стиснуто вкладені файли (якщо їх уже не стиснуто). Наприклад, файли JPEG стискаються програмою для обробки графіки, у якій ці файли було створено, тому вони не стискаються у програмі Access.

• Якщо програма, у якій було створено вкладений файл, інстальована на комп'ютері, ви можете відкрити та відредагувати вкладені файли в цій програмі.

• Вкладені файли можна зберегти в розташуваннях на жорсткому диску або в мережі. Після цього вкладення можна відредагувати та переконатись у правильності внесених змін, перш ніж зберегти їх у базі даних.

• Вкладеннями можна керувати автоматично.

У кроках у наступних розділах описано способи додавання вкладень і керування ними.

На початок сторінки

Додавання поля вкладення у вікні табличного подання даних

1. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, а потім клацніть перший пустий стовпець. Щоб знайти пустий стовпець, виберіть Клацніть, щоб додати в заголовку стовпця.

2. На вкладці Поля таблиці в групі Форматування клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Тип даних і виберіть пункт Вкладення.

   Access встановлює для поля тип даних Вкладення та розміщує піктограму в рядку заголовка поля. На наведеному нижче рисунку відображено нове поле «Вкладення». Зверніть увагу на піктограму скріпки в рядку заголовка поля. За промовчанням не можна вводити текст у рядку заголовка полів «Вкладення».

   

3. Збережіть внесені зміни.

   Пам’ятайте, що нове поле не можна перетворити на інший тип даних, але за потреби його можна видалити.

Додавання поля вкладення в режимі конструктора

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора , .

2. У стовпці Ім’я поля виберіть пустий рядок і введіть ім’я поля «Вкладення».

3. У тому самому рядку в розділі Тип даних виберіть команду Вкладення.

4. Збережіть внесені зміни.

   Пам’ятайте, що нове поле не можна перетворити на інший тип даних, але за потреби його можна видалити.

5. На вкладці Конструктор у групі Подання клацніть стрілку під кнопкою «Вигляд» і виберіть пункт Подання таблиці, щоб відкрити таблицю.

   

   – або –

   Клацніть правою кнопкою миші вкладку документа таблиці та виберіть у контекстному меню пункт Подання таблиці.

   -або-

   В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та в контекстному меню виберіть пункт Відкрити.

6. Перейдіть до наступних кроків.

На початок сторінки

Додавання вкладення до таблиці

1. Відкривши таблицю з полем вкладення у вікні табличного подання даних, двічі клацніть поле вкладення.

   З’явиться діалогове вікно Вкладення. На зображенні нижче показано це діалогове вікно.

   

2. Натисніть кнопку Додати. З’явиться діалогове вікно Вибрати файл.

3. Скористайтеся списком Пошук в, щоб знайти файл або файли, які потрібно приєднати до запису, виберіть їх і натисніть кнопку Відкрити.

   Ви можете вибрати кілька файлів будь-якого підтримуваного типу даних. Список підтримуваних типів даних див. в розділі Посилання на вкладення далі в цій статті.

4. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK, щоб додати файли до таблиці.

   Access додає файли до поля та збільшує число, яке вказує на вкладення відповідним чином. На наведеному нижче рисунку показано поле з двома вкладеними зображеннями:

   

5. Повторіть ці кроки за потреби, щоб додати файли до поточного поля або інших полів таблиці.

Відкриття вкладених файлів у таблиці

1. Відкривши таблицю у вікні табличного подання даних, двічі клацніть клітинку в полі вкладення.

2. У діалоговому вікні Вкладення двічі клацніть файл, який потрібно відкрити.

   –або–

   Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

   Запуститься зв’язана з файлом програма та відкриється вкладений файл (файли Excel відкриваються у програмі Excel і так далі).

   Деякі файли зображень можуть відкритись у засобі перегляду зображень Microsoft Windows. Якщо зображення потрібно не лише переглянути, його можна клацнути правою кнопкою миші та вибрати Редагувати. У результаті запуститься програма, у якій створено файл (якщо цю програму інстальовано на комп’ютері).

Збереження змін у вкладеному файлі

1. За потреби скористайтеся батьківською програмою для редагування файлу.

2. Збережіть усі зміни у файлі та закрийте батьківську програму. Пам'ятайте, що під час змінення вкладеного файлу зміни зберігаються в тимчасовій папці Інтернету на жорсткому диску. Докладні відомості про цю папку див. в нотатках у кінці цього розділу.

3. Щоб остаточно зберегти зміни, поверніться до Access і в діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.

   Відображатиметься повідомлення приблизно такого змісту:

   

4. Щоб зберегти внесені зміни, виберіть команду Так.

   Примітка.: Якщо відкрити вкладений файл у батьківській програмі для перегляду або редагування, Access розташує тимчасову копію файлу в тимчасовій папці. Якщо змінити файл і зберегти зміни в батьківській програмі, Access зберегти зміни в тимчасовій копії. Коли ви повернетеся до Access та натисніть кнопку OK , щоб закрити діалогове вікно Вкладення , Access запропонує зберегти вкладений файл ще раз. Виберіть команду Так, щоб записати змінений файл до бази даних, або Ні, щоб залишити файл у базі даних без змін.

На початок сторінки

Додавання елемента керування вкладенням до форми або звіту

У цьому розділі пояснюється, як додати елемент керування вкладенням до форми або звіту, а потім прив'язати елемент керування до поля вкладення в базовій таблиці. Виконайте ті самі дії, коли додаєте елемент керування вкладенням до форми або звіту. Перш ніж почати, пам'ятайте, що принаймні одна з таблиць бази даних має містити поле вкладення. Відомості про додавання поля вкладення див. в розділі Додавання поля вкладення до таблиці вище в цій статті.

Оскільки розробка форм і звітів може бути складною, кроки в цих розділах передбачають, що у вас уже є база даних із принаймні однією таблицею та однією формою або звітом. Відомості про створення таблиць, форм або звітів див. в таких статтях:

• Створення таблиці та додавання полів

• Створення форми за допомогою засобу "Форма"

• Створення простого звіту

Керування вкладеннями за допомогою форми

Додавши елемент керування вкладенням до форми, ви можете додати, відредагувати, видалити та зберегти вкладені файли безпосередньо в цій формі. Якщо запис містить кілька вкладень, ви можете також переглянути вкладені файли, що недоступно під час роботи з таблицею.

Збереження окремого вкладення

1. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Зберегти як.

   Відкриється діалогове вікно Збереження вкладення.

2. Скористайтеся списком Зберегти в, щоб перейти до нового розташування файлу, і натисніть кнопку Зберегти.

Збереження всіх вкладень

1. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Зберегти все.

   Відкриється діалогове вікно Зберегти вкладення.

2. Скористайтеся списком Пошук в, щоб перейти до нового розташування файлів, і натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Видалення вкладення

1. Двічі клацніть поле вкладення в таблиці, щоб відкрити діалогове вікно Вкладення.

   –або–

   У формі (у поданні розмітки або поданні форми) перейдіть до запису із вкладенням, яке потрібно видалити, і натисніть кнопку Переглянути вкладення на міні-панелі, щоб відкрити діалогове вікно.

2. У діалоговому вікні Вкладення виберіть файл, який потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити.

На початок сторінки

Відкриття таблиці, форми або звіту в області переходів

1. Натисніть клавішу F11.

   Примітка.: Якщо область переходів закрита, ви можете відкрити її та перемістити до неї фокус, натиснувши клавішу F11. Якщо панель відкрита, після натискання клавіші F11 її буде закрито. Щоб відкрити панель і перемістити до неї фокус, необхідно знову натиснути клавішу F11.

2. Виберіть таблицю, форму або звіт, які потрібно відкрити, за допомогою клавіш СТРІЛКА ВГОРУ та СТРІЛКА ВНИЗ.

3. Щоб відкрити вибраний об’єкт, натисніть клавішу Enter.

   Якщо відкрити таблицю, Access розмістить курсор у першому полі таблиці. Якщо відкрити форму або звіт, Access перемістить фокус до першого поля.

Перегляд вкладень у таблиці

1. Скористайтеся клавішами зі стрілками для переміщення курсору до потрібного поля вкладення.

2. Натисніть клавішу ПРОБІЛ.

   Відобразиться діалогове вікно Вкладення.

3. Натисніть клавішу Tab для переходу між кнопками в діалоговому вікні та переміщення від кнопок до списку вкладених файлів у розділі Вкладення.

   Примітка.: Записи можуть містити більше одного вкладення. Якщо вкладення потрібно вибрати зі списку із двома або кількома файлами, натисніть клавішу Tab для переходу до списку файлів, а потім скористайтеся клавішами зі стрілками, щоб вибрати потрібний файл. Після цього натисніть клавішу Tab, щоб повернутися до кнопок і вибрати потрібну дію.

4. Вибравши потрібний файл і кнопку, натисніть клавішу Enter.

5. Після закінчення натисніть клавішу Tab або скористайтеся клавішами СТРІЛКА ВГОРУ та СТРІЛКА ВНИЗ, щоб вибрати кнопку OK, а потім натисніть клавішу Enter.

Перегляд вкладень у формі або звіті

Щоб виконати ці кроки, потрібна клавіатура Microsoft Natural Keyboard і запис із кількома вкладеннями.

1. Натисніть клавішу Tab для переміщення фокуса до елемента керування вкладенням. За замовчуванням Access виділяє елемент керування та підпис, пов'язаний з елементом керування, якщо він існує.

2. Натисніть клавішу Application.

   З’явиться контекстне меню.

3. Натисніть клавішу Tab або скористайтеся клавішами зі стрілками, щоб перейти назад або вперед, а потім натисніть клавішу Enter.

4. За потреби повторіть крок 2, щоб переглянути вкладені файли.

Відкриття діалогового вікна «Вкладення» у формі або звіті

Щоб виконати ці кроки, потрібна клавіатура Microsoft Natural Keyboard.

1. Натисніть клавішу Tab для переміщення фокуса до елемента керування вкладенням. За замовчуванням Access виділяє елемент керування та підпис, пов'язаний з елементом керування, якщо він існує.

2. Натисніть клавішу Application.

   З’явиться контекстне меню.

3. Натисніть клавішу Tab або скористайтеся клавішами зі стрілками, щоб вибрати параметр Переглянути вкладення, а потім натисніть клавішу Enter.

   Відобразиться діалогове вікно Вкладення.

4. Натисніть клавішу Tab. Це дасть змогу переміщуватися між кнопками в діалоговому вікні та перейти від кнопок до списку вкладених файлів у розділі Вкладення (двічі клацніть, щоб відкрити).

   Записи можуть містити більше одного вкладення. Якщо вкладення потрібно вибрати зі списку із двома або кількома файлами, натисніть клавішу Tab для переходу до списку файлів, а потім скористайтеся клавішами зі стрілками, щоб вибрати потрібний файл. Після цього натисніть клавішу Tab, щоб повернутися до кнопок і вибрати потрібну дію.

5. Вибравши потрібний файл і кнопку, натисніть клавішу Enter.

6. Після закінчення натисніть клавішу Tab або скористайтеся клавішами зі стрілками, щоб вибрати кнопку OK, а потім натисніть клавішу Enter.

На початок сторінки

Підтримувані формати файлів зображень

В Access підтримуються такі формати графічних файлів (тобто вони відображаються в елементі керування вкладенням без використання додаткового програмного забезпечення):

BMP (точковий рисунок Windows)

RLE (точковий рисунок Run Length Encoded)

DIB (незалежний від пристрою растр)

GIF (рисунок у форматі GIF)

JPEG, JPG, JPE (рисунок у форматі Joint Photographic Experts Group)

EXIF (рисунок у форматі Exchangeable File Format)

PNG (рисунок у форматі Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (рисунок у форматі TIFF)

ICON, ICO (файли піктограм)

WMF (метафайл Windows)

EMF (розширений метафайл)

Підтримувані формати документів та інших файлів

Як правило, ви можете приєднати будь-який файл, створений за допомогою однієї з програм Microsoft Office. Ви також можете вкласти файли журналу (LOG), текстові файли (TEXT, TXT) і стиснуті ZIP-файли.

Правила іменування файлів

Імена вкладених файлів можуть містити будь-який символ Юнікоду, підтримуваний файловою системою NTFS, яка використовується в Microsoft Windows. Крім того, імена файлів мають відповідати таким правилам:

• Імена повинні складатися не більше, ніж із 255 символів (включно з розширеннями імен файлів).

• Імена не можуть містити такі символи: знаки питання (?), лапки ("), скісні риски та зворотні скісні риски (/ \), відкриваючі і закриваючі кутові дужки (< >), зірочки (*), вертикальні риски (|), двокрапки (:) або позначки абзацу (¶).

Типи файлів, які Access стискаються

Якщо вкласти в базу даних будь-який із наведених нижче типів файлів, Access стискати їх, якщо вони ще не стиснуті.

Заблоковані формати файлів

В Access блокуються вказані нижче типи вкладених файлів. Зараз не можна розблокувати будь-які з перелічених нижче типів файлів.

Автоматичне вкладення файлів до записів

Access надає об'єктну модель і програмні інтерфейси для програмного вкладення файлів до записів за допомогою коду Visual Basic for Applications (VBA). Відомості про програмне вкладення файлів див. в статтях LoadFromFileі SaveToFile.

На початок сторінки