В Access можна створити різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід поміркувати про джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, у яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовано ці поля.
Після того як ви визначите джерело записів, зазвичай найпростіше створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів – це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.
У цій статті
Вибір джерела записів
Звіт складається з даних, які видобуваються з таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається з макетом звіту, як-от позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці та запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розташовано в одній таблиці, її можна вказати джерелом записів. Якщо потрібні поля розташовано в кількох таблицях, потрібно створити один або кілька запитів, що використовуватимуться як джерело записів. Можливо, ці запити вже існують у базі даних, але іноді потрібно створювати нові запити, що відповідають потребам звіту.
Створення звіту за допомогою інструмента "Звіт"
Інструмент "Звіт" – це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, не запитуючи додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою інструмента "Звіт" не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти та внести належні зміни в режимі розмітки або поданні конструктора.
-
В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.
-
На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Звіт.
Access сформує звіт і відобразить його в режимі розмітки.
-
Додаткові відомості про перегляд і друк звіту див. в розділі Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.
Переглянувши звіт, ви можете зберегти його та закрити як звіт, так і вихідну таблицю або запит, що використовувався як джерело записів. Коли ви наступного разу відкриєте звіт, Access відобразить оновлені дані з джерела записів.
Створення звіту за допомогою майстра звітів
Щоб точніше вибрати поля для звіту, можна скористатися майстром звітів. Ви також можете визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами вказано заздалегідь.
-
На вкладці Створення у групі Звіти натисніть кнопку Майстер звітів.
-
Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Під час попереднього перегляду звіту звіт відображається так, як він відображатиметься під час друку. Ви також можете збільшити масштаб, щоб збільшити деталі. Додаткові відомості про перегляд і друк звіту див. в розділі Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.
Примітка.: Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово, після того як виберете поля з першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.
Створення етикеток за допомогою майстра етикеток
Майстер етикеток дає змогу легко створювати різноманітні етикетки стандартних розмірів.
-
В області переходів двічі клацніть таблицю або запит, який використовуватиметься як джерело записів, щоб відкрити його.
-
На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Етикетки.
-
Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра етикеток. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.
У програмі Access етикетки відображаються в режимі попереднього перегляду, щоб вони відображалися під час друку. Щоб збільшити докладні відомості, можна скористатися повзунком у рядку стану Access. Докладні відомості про перегляд і друк звіту див. в розділі Перегляд, друк або надсилання звіту як повідомлення електронної пошти.
Примітка.: Одночасно переглянути кілька стовпців можна лише в режимі попереднього перегляду – в інших поданнях відображаються дані тільки одного стовпця.
Створення звіту за допомогою інструмента "Пустий звіт"
Ви можете створити новий звіт, скориставшись інструментом "Пустий звіт" замість інструмента "Звіт" або майстра звітів. Це швидкий спосіб створення звіту, особливо якщо у звіті потрібно відображати лише кілька полів. Нижче наведено інструкції з використання інструмента "Пустий звіт".
-
На вкладці Створення в групі Звіти натисніть кнопку Пустий звіт.
Пустий звіт відобразиться в режимі розмітки, а в правій частині вікна Access з’явиться область "Список полів".
-
В області Список полів клацніть знак "плюс" біля таблиці або таблиць із полями, які потрібно відображати у звіті.
-
По одному перетягніть поля до звіту або, натиснувши й утримуючи клавішу Ctrl, виберіть кілька полів, після чого перетягніть їх до звіту всі разом.
-
За допомогою засобів у групі Колонтитули на вкладці Конструктор звітів можна додати емблему, назву, номери сторінок або дату й час до звіту.
Розділи звіту
Макет звіту в Access складається з кількох розділів. Переглянути ці розділи можна, відкривши звіт у поданні конструктора. Щоб створювати повноцінні звіти, необхідно розуміти засади роботи кожного розділу. Наприклад, спосіб обчислення результату залежить від розділу, у якому розташовано обчислюваний елемент керування. У нижченаведеному списку подано зведені відомості про типи розділів і їх використання.
-
Верхній колонтитул звіту Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Зазвичай використовується для даних, які відображаються на титульній сторінці, таких як емблема, заголовок або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розташувати обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Верхній колонтитул звіту друкується перед верхнім колонтитулом сторінки.
-
Верхній колонтитул сторінки Цей розділ друкується вгорі кожної сторінки. Наприклад, він використовується для повторення заголовку звіту на кожній сторінці.
-
Верхній колонтитул групи Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. Він використовується для друку назви групи. Наприклад, у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується, щоб друкувати назву товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розташувати обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи.
-
Відомості Цей розділ друкується один раз на кожен рядок джерела записів. У ньому розташовуються елементи керування, які становлять основний вміст звіту.
-
Нижній колонтитул групи Цей розділ друкується наприкінці кожної групи записів. Він використовується для друку підсумкової інформації за групою.
-
Нижній колонтитул сторінки Цей розділ друкується наприкінці кожної сторінки. Він використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки.
-
Нижній колонтитул звіту Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або іншої підсумкової інформації за всім звітом.
Примітка.: У поданні конструктора нижній колонтитул звіту розташовано під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка відомостей на останній сторінці.
Елементи керування
Елементи керування – це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача (надписами, зображеннями тощо). Access підтримує три типи елементів керування: зв’язані, вільні та обчислювані.
-
Зв’язаний елемент керування Це елемент керування, джерелом даних якого є поле таблиці або запиту. Зв’язані елементи керування використовуються для відображення значень, які отримуються з полів бази даних. Значення може бути текстом, числом, значенням "Так/Ні", зображенням або схемою. Текстове поле – найпоширеніший тип зв’язаного елемента керування. Наприклад, текстове поле форми, у якому відображається прізвище працівника, може отримувати дані з поля "Прізвище" таблиці "Працівники".
-
Вільний елемент керування Елемент керування, який не має джерела даних (поля або виразу), називається вільним. Вільні елементи керування використовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників і зображень. Наприклад, вільним є надпис, у якому відображається назва звіту.
-
Обчислюваний елемент керування Це елемент керування, джерелом даних якого є вираз, а не поле. Значення, яке слід використовувати як джерело даних для цього елемента керування, вказується через визначення виразу. Вираз може бути комбінацією операторів (наприклад = і + ), імен елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення, і констант. Наприклад, наведений нижче вираз обчислює вартість одиниці зі знижкою 25 відсотків: значення поля "Ціна за одиницю" множиться на константне значення (0,75).
= [Ціна за одиницю] * 0,75
Вираз може використовувати дані з поля базової таблиці чи запиту або з елемента керування у звіті.
Під час створення звіту доцільно спершу додати й розташувати всі зв’язані елементи керування, особливо якщо їх у звіті найбільше. Потім можна додати незв'язані та обчислювані елементи керування, які завершують оформлення, за допомогою засобів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор звіту .
Елемент керування приєднується до поля через ідентифікацію поля, з якого елемент керування отримує дані. Ви можете створити елемент керування, зв’язаний із вибраним полем, перетягнувши поле з області Список полів до звіту. В області Список полів відображаються поля базової таблиці або базового запиту звіту. Щоб відобразити область Список полів , на вкладці Конструктор звіту в групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
Інший спосіб приєднання поля до елемента керування – ввести ім’я поля в самому елементі керування або в полі значення Джерело елемента керування (ControlSource) на аркуші властивостей елемента керування. На аркуші властивостей визначаються характеристики елемента керування, зокрема ім’я, джерело даних і формат.
Щоб створити елемент керування, краще використовувати область Список полів із двох причин:
-
Зв’язаний елемент керування має приєднаний надпис, який за замовчуванням приймає ім’я поля (або підпис, визначений для поля в базовій таблиці чи базовому запиті), тому вам не потрібно вводити підпис власноруч.
-
Зв’язаний елемент керування успадковує багато параметрів поля з базової таблиці або базового запиту (зокрема значення властивостей Формат (Format), Кількість знаків після коми (DecimalPlaces) і Маска вводу (InputMask)). Тому ви можете бути певні, що ці властивості поля залишатимуться однаковими для кожного створеного елемента керування, зв’язаного з цим полем.
Якщо ви вже створили вільний елемент керування та хочете зв’язати його з полем, у полі властивості Джерело елемента керування (ControlSource) для цього елемента керування слід указати ім’я поля. Щоб отримати докладні відомості про властивість Джерело елемента керування (ControlSource), виконайте пошук у довідці за запитом "Джерело елемента керування" (ControlSource).
Налаштування звіту в режимі розмітки
Створивши звіт, ви можете легко налаштувати його структуру в режимі розмітки. Використовуючи фактичні дані зі звіту як орієнтир, ви можете змінити ширину стовпців, перевпорядкувати рядки, а також додати рівні групування та підсумки. У звіті можна розмістити нові поля, а також визначити властивості звіту та його елементів керування.
Щоб перейти в режим розмітки, клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.
Звіт відобразиться в режимі розмітки.
Ви можете змінити властивості звіту, його елементів керування та розділів, скориставшись аркушем властивостей. Щоб відобразити аркуш властивостей, натисніть клавішу F4.
Ви можете додати поля з базової таблиці або базового запиту до макету звіту, скориставшись областю Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте одну з таких дій:
-
На вкладці Макет звіту – Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.
Після цього можна додавати поля, перетягуючи їх з області Список полів до звіту.
Налаштування звіту в поданні конструктора
Ви також можете налаштувати макет звіту в поданні конструктора. Ви можете додати до звіту нові елементи керування та поля, додавши їх до бланка. Аркуш властивостей надає доступ до великої кількості властивостей, за допомогою яких можна налаштувати звіт.
Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім’я звіту в області переходів і виберіть пункт Конструктор.
Звіт відобразиться в поданні конструктора.
Ви можете змінити властивості звіту, його елементів керування та розділів, скориставшись аркушем властивостей. Щоб відобразити аркуш властивостей, натисніть клавішу F4.
Ви можете додати поля з базової таблиці або базового запиту до макету звіту, скориставшись областю Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте одну з таких дій:
-
На вкладці Конструктор звіту в групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.
Після цього можна додавати поля, перетягуючи їх з області Список полів до звіту.
Додавання полів з області "Список полів"
-
Щоб додати окреме поле, перетягніть його з області Список полів до розділу звіту, де його потрібно відображати.
-
Щоб одночасно додати кілька полів, виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Потім перетягніть вибрані поля до звіту.
Коли ви перетягуєте поля до розділу звіту, Access створює зв’язаний елемент керування "текстове поле" для кожного з полів і автоматично розміщує надпис поруч із кожним полем.
Додавання до звіту елементів керування
Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, зв’язане текстове поле, яке створюється під час додавання до звіту поля з області Список полів. Багато інших елементів керування можна створити в режимі конструктора за допомогою засобів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор звіту .
Визначення назви інструмента
-
Наведіть вказівник миші на інструмент.
Відобразиться назва інструмента.
Створення елемента керування за допомогою інструментів із групи "Елементи керування"
-
Виберіть інструмент відповідно до типу елемента керування, який потрібно додати. Наприклад, щоб створити прапорець, клацніть засіб
-
На бланку звіту клацніть місце, де потрібно розташувати верхній лівий кут елемента керування. Клацніть один раз, щоб створити елемент керування стандартного розміру, або клацніть інструмент і протягніть його по бланку звіту, щоб створити елемент потрібного розміру.
-
Якщо не вдалося відразу розташувати елемент керування належним чином, його можна перемістити, виконавши такі дії:
-
Виберіть елемент керування, клацнувши його.
-
Розташуйте вказівник над краєм елемента керування таким чином, щоб вказівник набув форми чотирибічної стрілки
-
Перетягніть елемент керування до потрібного місця.
-
Ця процедура створює "незв'язаний" елемент керування. Якщо елемент керування – це тип, який може відображати дані (наприклад, текстове поле або прапорець), потрібно ввести ім'я поля або вираз у властивість ControlSource елемента керування, щоб відобразити всі дані. Докладні відомості див. в розділі Загальні елементи керування в цій статті.
Відображення аркуша властивостей
Щоб відобразити аркуш властивостей у поданні конструктора, виконайте одну з таких дій:
-
На вкладці Депортувати конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Аркуш властивостей.
-
Натисніть клавішу F4.
Збереження результатів роботи
Зберігши макет звіту, ви можете запускати звіт скільки завгодно разів. Макет звіту не змінюється, але коли ви переглядаєте чи друкуєте звіт, використовуються поточні дані. За потреби ви можете змінити макет звіту або створити новий звіт на основі наявного.
Збереження макета звіту
-
Клацніть Файл > Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.
Крім того, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
-
Якщо звіт не має імені, введіть ім’я в полі Ім’я звіту та натисніть кнопку OK.
Збереження макета звіту під новим іменем
-
Натисніть кнопку Файл > Зберегти як > Зберегти об'єкт як.
-
У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я для нового звіту в полі Зберегти звіт до та натисніть кнопку OK.
Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою
Зберігши макет звіту, ви можете використовувати його знову й знову. Макет звіту не змінюється, але щоразу, коли ви переглядаєте чи друкуєте звіт, використовуються поточні дані. За потреби ви можете змінити макет звіту або створити новий звіт на основі наявного.
Перегляд звіту
Переглянути звіт можна кількома способами. Вибраний метод залежить від того, що потрібно зробити зі звітом і його даними:
-
Якщо ви хочете внести тимчасові зміни до відображених даних у звіті, перш ніж надрукувати його, або якщо ви хочете скопіювати дані до буфера обміну, скористайтеся поданням звіту.
-
Якщо ви хочете мати змогу змінити макет звіту, переглядаючи дані, скористайтеся режимом розмітки.
-
Якщо ви хочете просто поглянути, який вигляд матиме надрукований звіт, скористайтеся режимом попереднього перегляду.
Примітка.: Якщо у звіті використовується кілька стовпців, розташування стовпців можна побачити лише в режимі попереднього перегляду. У режимі розмітки та поданні звіту відображається лише один стовпець.
Перегляд звіту в поданні звіту
Якщо двічі клацнути звіт в області переходів, за замовчуванням він відкриється в поданні звіту. Якщо звіт не відкрито, двічі клацніть його в області переходів, щоб він відобразився в поданні звіту.
Якщо звіт уже відкрито, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім’я звіту та виберіть пункт Подання звіту.
Робота з даними в поданні звіту
У поданні звіту можна виділити текст і скопіювати його до буфера обміну. Щоб виділити цілі рядки, клацніть і перетягніть вказівник по межі поруч із рядками, які потрібно виділити. Ці рядки потім можна скопіювати до буфера обміну, виконавши одну з таких дій:
-
На вкладці Основне в групі Буфер обміну натисніть кнопку Копіювати.
-
Клацніть правою кнопкою миші виділені рядки й виберіть команду Копіювати.
-
Натисніть клавіші Ctrl+C.
Відображення лише потрібних рядків за допомогою фільтрів
Ви можете застосувати фільтри до даних звіту безпосередньо в поданні звіту. Наприклад, якщо у звіті є стовпець "Країна або регіон" і вам потрібно вибрати лише ті рядки, у яких цей стовпець має значення "Канада", виконайте такі дії:
-
Знайдіть у звіті слово "Канада" та клацніть його правою кнопкою миші.
-
Клацніть Дорівнює "Канада".
Програма Access створить і застосує фільтр.
Увімкнення й вимкнення фільтрів
Ви можете переключатися між відображенням фільтрованих і нефільтрованих даних, натискаючи на вкладці Основне в групі Сортування й фільтр кнопку Застосувати фільтр. Ці дії не призводять до видалення фільтра – він лише вмикається та вимикається.
Видалення фільтра
-
Правою кнопкою миші клацніть поле, з якого потрібно видалити фільтр.
-
Натисніть кнопку Очистити фільтр із імені поля. (Фактичне поле вказано для поля ім'я_поля).)
Якщо видалити фільтр, ви не зможете знову ввімкнути його за допомогою команди Застосувати фільтр. Спершу знадобиться створити новий фільтр.
Примітка.: Якщо застосувати фільтр до звіту, а потім зберегти й закрити звіт, фільтр буде збережено. Але коли ви наступного разу відкриєте звіт, Access не застосує цей фільтр. Щоб повторно застосувати фільтр, на вкладці Основне в групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Застосувати фільтр.
Попередній перегляд звіту
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Попередній перегляд.
Для послідовного перегляду сторінок або для переходу до потрібної сторінки можна користуватися кнопками переходу.
1. Клацніть, щоб відобразити першу сторінку.
2. Клацніть, щоб відобразити попередню сторінку.
3. Клацніть, щоб відобразити наступну сторінку.
4. Клацніть, щоб відобразити останню сторінку.
5. Введіть у полі номер сторінки та натисніть клавішу Enter, щоб перейти до потрібної сторінки.
У режимі попереднього перегляду можна збільшити масштаб, щоб відобразити деталі, або зменшити його, щоб переглянути розташування даних на сторінці. Установивши вказівник на звіті, клацніть один раз. Щоб скасувати ефект масштабування, клацніть ще раз. Ви також можете скористатись елементом керування масштабом у рядку стану Access, щоб ще трохи збільшити або зменшити зображення.
Щоб вийти з режиму попереднього перегляду, виконайте одну з таких дій:
-
На вкладці Попередній перегляд натисніть кнопку Закрити вікно.
-
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим розмітки або Режим конструктора .
Порада.: Переглянувши звіт, ви можете експортувати його результати до Microsoft Word, Microsoft Excel, а також до кількох інших програм Office. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку, що відповідає потрібному формату, і дотримуйтеся вказівок.
Друк звіту
Ви можете надрукувати звіт, коли його відкрито в будь-якому поданні або навіть коли його закрито. Перед друком ретельно перевірте параметри сторінки, зокрема поля й орієнтацію сторінки. Access зберігає параметри сторінки разом зі звітом, тому їх потрібно налаштувати лише раз. Ви зможете змінити їх згодом відповідно до своїх потреб.
Змінення параметрів сторінки
-
Відкрийте звіт у режимі Попередній перегляд. Параметри сторінки можна змінити в будь-якому поданні, але найкраще це робити в режимі попереднього перегляду, оскільки внесені зміни негайно відбиваються на зображенні.
-
На вкладці Попередній перегляд у групах Розмітка сторінки та Розмір сторінки натисніть кнопку Книжкова
-
Внісши потрібні зміни, за допомогою кнопок переходу перегляньте кілька сторінок, щоб упевнитись у відсутності проблем із форматуванням на наступних сторінках.
Передавання звіту на принтер
-
Відкрийте звіт у будь-якому поданні або виберіть його в області переходів.
-
Клацніть Файл > Друк > Друк.
Відкриється діалогове вікно Друк.
-
Налаштуйте запропоновані параметри, зокрема принтер, діапазон друку та кількість копій.
-
Натисніть кнопку OK.
Надсилання звіту як повідомлення електронної пошти
Щоб не друкувати паперові копії, ви можете надіслати звіт одержувачам як повідомлення електронної пошти.
-
В області переходів виберіть звіт, клацнувши його. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Електронна пошта.
-
У діалоговому вікні Надіслати об’єкт як виберіть потрібний формат у списку Виберіть формат виводу.
-
Виконайте вказівки в решті діалогових вікон.
-
У програмі електронної пошти введіть відомості про повідомлення та надішліть його.
