Спільний доступ у програмі Outlook залежить від того, до чого потрібно надати спільний доступ, а також від типу доступу, який ви хочете надати користувачам, яким надано спільний доступ.
Наприклад, можна надати спільний доступ до однієї поштової скриньки кільком особам, де вся вхідна та вихідна пошта надходять із цієї поштової скриньки. Крім того, можна надати спільний доступ до однієї або кількох папок або всієї поштової скриньки іншим користувачам. Ви навіть можете дозволити іншим користувачам керувати вашим календарем або поштовою скринькою.
Якщо надати користувачу дозвіл на керування поштовою скринькою, ви надаєте їм дозволи представника. Це не стосується прав на редагування та дає змогу надсилати повідомлення або елементи календаря або відповідати на них від вашого імені. У особливих випадках можна навіть дозволити повне керування поштовою скринькою та календарем, коли представник має дозволи діяти так само, як ви під час створення повідомлень або подій або відповіді на них. Докладні відомості про представників див. в статті Про представників. Надання дозволу іншому користувачу керувати вашою поштою та календарем у програмі Outlook.
Якщо та як можна отримати доступ до цих різноманітних параметрів спільного доступу в Outlook, також залежить від типу облікового запису, який ви використовуєте. Наприклад, деякі параметри спільного доступу обмежені робочими або навчальними обліковими записами, які використовуються в організації. Інші параметри, наприклад надання спільного доступу до календаря, мають ширший доступ і також можуть виконуватися з особистим обліковим записом, наприклад Outlook.com або обліковим записом Hotmail.com.
Порада.: Докладні відомості про облікові записи див. в статті Різниця між обліковим записом Microsoft і робочим або навчальним обліковим записом.
Різні способи надання спільного доступу в Outlook
У таблиці нижче описано різні способи надання спільного доступу в Outlook, потрібний тип облікового запису та те, чи потрібен ІТ-адміністратор вашої організації, щоб налаштувати це для вас.
|
Тип спільного доступу |
Опис |
Приклади ситуацій |
Тип облікового запису |
Потрібне настроювання ІТ-адміністратора |
|
Спільна поштова скринька |
Спільна поштова скринька забезпечує груповий або індивідуальний доступ до всієї поштової скриньки. Сюди входить вміст поштової скриньки, наприклад папки, календарі та контакти. Коли користувач у групі відповідає на повідомлення, надіслане до спільної поштової скриньки, повідомлення електронної пошти відображається зі спільної адреси, а не від окремого користувача. Дозволи в спільних поштових скриньках можуть відрізнятися між учасниками. |
Команда служби підтримки клієнтів хоче отримати одну поштову скриньку, до якої всі вхідні та вихідні повідомлення електронної пошти надходять до info@contoso.com. Будь-який учасник команди підтримки клієнтів із доступом до спільної поштової скриньки може отримувати повідомлення та відповідати на них. Відповіді завжди надсилаються з info@contoso.com незалежно від того, хто з групи відповідає на повідомлення. |
Робочі або навчальні облікові записи |
Так, потрібно налаштувати адміністратора.Адміністратор призначить дозволи всім користувачам, яким потрібен доступ до спільної поштової скриньки. |
|
Календарі із спільним доступом |
Спільні календарі обмежені папкою календарів у поштовій скриньці. Ви можете надати спільний доступ до календаря одному або кільком користувачам. Дозволи можуть відрізнятися між користувачами, яким ви надаєте спільний доступ до календаря, а також залежать від облікового запису, який використовується для надання спільного доступу до календаря. Деякі аспекти спільного доступу до календарів обмежено лише робочими або навчальними обліковими записами. |
Ви можете надати спільний доступ до календарів планувальникам, адміністраторам, колегам, друзям, родині або іншим довіреним особам. |
Робочі або навчальні та особисті облікові записи |
Настроювання адміністратора не потрібне. У більшості випадків у програмі Outlook можна вибрати календар, до якого потрібно надати спільний доступ, і призначити дозволи. Якщо використовується робочий або навчальний обліковий запис, можна надати права представника, які дають змогу представнику надсилати запрошення на наради та відповідати на них від вашого імені. |
|
Спільні папки |
Надайте спільний доступ до однієї або кількох папок у поштовій скриньці іншим користувачам в організації. Ви можете встановити рівень доступу до кожної особи, якій ви надаєте спільний доступ, надаючи права лише для перегляду, редагування або делегування.Є два типи прав делегування. Ви можете дозволити користувачам надсилати повідомлення від вашого імені або надсилати повідомлення від вашого імені. |
Сценарій 1. Ви хочете надати спільний доступ до папки з лише правами перегляду. Наприклад, ви керуєте проектом і хочете надати їй доступ до всіх електронних листів у цій папці. Ви можете дозволити цій особі відповідати на повідомлення, але вони можуть відповідати лише як самі, а не від вашого імені.Сценарій 2. Керівник призначає права представника своєму помічнику, щоб помічник міг відстежувати повідомлення електронної пошти та відповідати на них від його імені. Або він хоче, щоб помічник мав повне керування своєю поштовою скринькою та надав їм дозволи "Надіслати як". В обох випадках керівник може надати спільний доступ до всієї поштової скриньки (включно зі своїм календарем) або надати спільний доступ лише до вибраних папок. |
Робочі або навчальні облікові записи |
Залежно від того, як потрібно, щоб інші користувачі могли отримати доступ, може знадобитися настроювання адміністратора. Ви можете надати спільний доступ до папок іншим користувачам в організації. Це стосується додавання учасника як представника та надання йому дозволу надсилати від імені прав. Однак, щоб надати комусь можливість надсилати повідомлення як право, потрібно звернутися до ІТ-адміністратора, відповідального за керування Outlook в організації, щоб налаштувати цю функцію для вас. |
Готові почати надавати спільний доступ?
Виберіть статтю нижче, щоб дізнатися, як почати надавати спільний доступ.
