Verme Sihirbazı'nı kullanarak Access veritabanındaki verileri Excel tarafından okunabilecek bir dosya biçimine aktarabilirsiniz. Bu makalede verilerinizi Excel'e aktarmak için nasıl hazırlayacağınız ve vereceğiniz gösterilmekte, oluşabilecek genel sorunlarla ilgili bazı sorun giderme ipuçları açıklanmaktadır.
Bu makalede
Verileri Excel ortamına aktarma: temel konular
Verileri Excel'e aktardığınızda, Access seçilen verilerin bir kopyasını oluşturur ve sonra kopyalanmış verileri Excel'de açılabilecek bir dosyada depolar. Access'ten Excel'e sık sık veri kopyalıyorsanız, dışarı aktarma işleminin ayrıntılarını daha sonra kullanmak üzere kaydedebilir ve hatta dışarı aktarma işlemini belirlediğiniz zaman aralıklarında otomatik olarak çalışacak şekilde zamanlayabilirsiniz.
Excel'e veri aktarmaya yönelik sık rastlanan senaryolar
-
Bölümünüz veya çalışma grubunuz verilerle çalışmak için hem Access, hem de Excel kullanıyor. Verileri Access veritabanında depoluyorsunuz, ancak veri çözümlemek ve çözümlemelerinizin sonuçlarını dağıtmak için Excel'i kullanıyorsunuz. Ekibiniz gerektiğinde verileri Excel'e veriyor olsa da, bu işlemi daha verimli bir hale getirmek istiyorsunuz.
-
Uzun süredir Access kullanıyorsunuz, ancak yöneticiniz verilerle Excel'de çalışmayı tercih ediyor. Belirli aralıklarda verileri Excel'e kopyalama işini yapmanıza karşın, zamandan kazanmak için bu işlemi otomatikleştirmek istiyorsunuz.
Verileri Excel'e aktarma hakkında
-
Access'te Excel biçimi için “Farklı Kaydet” komutu yoktur. Verileri Excel'e kopyalamak için bu makalede açıklanan Dışarı Aktarma özelliğini kullanmanız gerekir veya Access verilerini panoya kopyalayabilir ve sonra bir Excel elektronik tablosuna yapıştırabilirsiniz.
-
Tablo, sorgu, form veya rapor dışarı aktarabilirsiniz. Ayrıca veri sayfası gibi birden çok kayıt içeren görünümde seçilen kayıtları da dışarı aktarabilirsiniz.
-
Microsoft Excel'de Access veritabanından veri aktarmak için bir komut bulunur. Access'teki verme komutu yerine bu komutu kullanabilirsiniz; ancak Excel'deki içeri aktarma komutu yalnızca tabloları veya sorguları içeri aktarmaya olanak verir. Daha fazla bilgi için Dış verilere bağlanma (içeri aktarma) Excel Yardım makalesine bakın.
-
Excel'e makro veya modül aktaramazsınız. Alt formlar, alt raporlar veya alt veri sayfaları içeren bir form, rapor veya veri sayfasını dışarı aktarırken yalnızca ana form, rapor veya veri sayfası dışarı aktarılır. Dışarı aktarma işlemini, Excel'e aktarmak istediğiniz her alt form, alt rapor ve alt veri sayfası için yinelemeniz gerekir.
-
Tek bir dışarı aktarma işleminde yalnızca bir veritabanı nesnesi dışarı aktarabilirsiniz. Bununla birlikte, tek tek dışarı aktarma işlemlerini tamamladıktan sonra Excel'de birden fazla çalışma sayfasını birleştirebilirsiniz.
Dışarı aktarma işlemine hazırlanma
Bir dışarı aktarma yordamı gerçekleştirmeden önce, dışarı aktarmak istediğiniz verileri gözden geçirerek herhangi bir hata göstergesi veya hata değeri içermediklerinden emin olmak iyi bir yöntemdir. Hata varsa, verileri Excel'e aktarmadan önce bu hataları çözmeye çalışın. Aksi takdirde dışarı aktarma işlemi sırasında sorunlar oluşabilir ve Excel çalışma sayfasındaki hücrelere boş değerler eklenebilir. Excel'e aktarma işlemi yaparken oluşabilecek sorunlarla ilgili daha fazla bilgi için Eksik ve yanlış değerlerle ilgili sorunları giderme bölümüne bakın.
Kaynak nesne tablo veya sorguysa verileri biçimlendirmeleriyle mi, yoksa biçimlendirmeleri olmadan mı dışarı aktarmak istediğinize karar verin. Bu karar ortaya çıkan çalışma kitabını iki yönden, (dışarı aktarılan veri miktarı ve verilerin görüntü biçimi) etkiler. Aşağıdaki tabloda, biçimlendirilmiş ve biçimlendirilmemiş veri dışarı aktarmanın sonuçları açıklanmaktadır.
|
Dışarı Aktar |
Kaynak Nesne |
Alanlar ve kayıtlar |
Biçimlendirme |
|---|---|---|---|
|
Biçimlendirme olmadan |
Tablo veya sorgu Not: Formlar ve raporlar biçimlendirme özellikleri olmadan dışarı aktarılamaz. |
Temel alınan nesnedeki tüm alanlar ve kayıtlar dışarı aktarılır. |
Biçim özellik ayarları işlem sırasında dikkate alınmaz. Arama alanları için, yalnızca arama kimliği değerleri dışarı aktarılır. Köprü alanları için içerikler, bağlantıları görüntülememetni# adres# biçiminde görüntüleyen metin sütunu olarak dışarı aktarılır. |
|
Biçimlendirme ile |
Tablo, sorgu, form veya rapor |
Yalnızca geçerli görünüm veya nesnede görüntülenen alan veya kayıtlar dışarı aktarılır. Filtre uygulanmış kayıtlar, veri sayfasındaki gizli sütunlar, formda veya raporda görüntülenmeyen alanlar dışarı aktarılmaz. |
Sihirbaz Biçim özelliği ayarlarına uyar. Arama alanları söz konusu olduğunda, arama değerleri dışarı aktarılır. Köprü alanları için değerler köprü olarak dışarı aktarılır. Zengin metin alanları için metin dışarı aktarılsa da biçimlendirme dışarı aktarılmaz. |
Hedef çalışma kitabını ve dosya biçimini seçin. Raporlar yalnızca eski *.xls dosya biçiminde dışarı aktarılabilir, daha yeni olan *.xlsx dosya biçiminde dışarı aktarılamaz.
Dışarı aktarma işlemi sırasında Access hedef çalışma kitabının adını belirtmenizi ister. Aşağıdaki tabloda çalışma kitabının oluşturulma (henüz yoksa) ve üzerine yazılma (zaten varsa) süreci özetlenmektedir.
|
Hedef çalışma kitabı |
Kaynak nesne |
Dışarı aktarmak istediğiniz |
Bu durumda |
|---|---|---|---|
|
Yoksa |
Tablo, sorgu, form veya rapor |
Biçimlendirmeli veya biçimlendirmesiz veriler |
Çalışma kitabı, dışarı aktarma işlemi sırasında oluşturulur. |
|
Zaten var |
Tablo veya sorgu |
Biçimlendirmesiz veri |
Çalışma kitabı üzerine yazılmamıştır. Çalışma kitabına yeni bir çalışma sayfası eklenir ve buna verilerin dışarı aktarıldığı nesnenin adı verilir. Çalışma kitabında bu adda bir çalışma sayfası zaten varsa Access ilgili çalışma sayfasının içeriğini değiştirmenizi veya yeni sayfa için yeni bir ad belirtmenizi ister. |
|
Zaten var |
Tablo, sorgu, form veya rapor |
Biçimlendirmeli veri |
Dışarı aktarılan veriler çalışma kitabının üzerine yazılır. Var olan tüm çalışma sayfaları kaldırılır ve dışarı aktarılan nesneyle aynı ada sahip yeni çalışma sayfası oluşturulur. Excel çalışma sayfasındaki veriler kaynak nesnenin biçim ayarlarını alır. |
Veriler her zaman yeni çalışma sayfasına eklenir. Verileri var olan çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa ekleyemezsiniz.
Dışarı aktarma işlemini çalıştırma
-
Hedef Excel çalışma kitabı açıksa, devam etmeden önce kapatın.
-
Kaynak veritabanının Gezinti Bölmesi'nde, dışarı aktarmak istediğiniz nesneyi seçin.
Verilerin yalnızca bir kısmını dışarı aktarma
Nesne bir tablo, sorgu veya form ise ve verilerin yalnızca bir bölümünü dışarı aktarmak istiyorsanız, nesneyi Veri Sayfası görünümünde açıp istediğiniz kayıtları seçin.
Formu Veri Sayfası görünümünde açmak için:
-
Formu çift tıklatıp açın.
-
Formu sağ tıklatın ve Veri Sayfası Görünümü'nü tıklatın. Bu seçenek kullanılamıyorsa:
-
Tasarım Görünümü'nü tıklatın.
-
Özellik Sayfası görev bölmesini görüntülemek için F4 tuşuna basın.
-
Özellik Sayfası'nın en üstündeki açılan listeden Form'u seçin.
-
Özellik Sayfası'nın Biçim sekmesinde, Veri Sayfası Görünümüne İzin Ver özelliğini Evet olarak ayarlayın.
-
Tasarım sekmesinin Görünümler grubunda Veri Sayfası Görünümü'nü tıklatın.
Not: Raporun belirli bir bölümünü dışarı aktaramazsınız. Ancak, raporun temel aldığı tablo veya sorguyu seçebilir veya açabilir ve sonra bu nesnedeki verilerin bir kısmını dışarı aktarabilirsiniz.
-
-
-
Dış Veri sekmesinin Dışarı Aktar grubunda Excel'e tıklayın.
-
Dışarı Aktar - Excel Elektronik Tablosu iletişim kutusunda, Excel çalışma kitabı için önerilen dosya adını gözden geçirin (Access kaynak nesnenin adını kullanır). İsterseniz dosya adını değiştirebilirsiniz.
-
Dosya Biçimi kutusunda istediğiniz dosya biçimini seçin.
-
Tablo veya sorgu dışarı aktarıyorsanız ve biçimlendirilmiş veriler dışarı aktarmak istiyorsanız Verileri biçim ve düzeniyle dışarı aktar seçeneğini belirleyin. Daha fazla bilgi için, Dışarı aktarma işlemine hazırlanma bölümüne bakın.
Not: Form veya rapor dışarı aktarıyorsanız bu seçenek her zaman seçilidir, ancak kullanılamaz durumdadır (soluk görüntülenir).
-
Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra hedef Excel çalışma kitabını görüntülemek için Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.
Kaynak nesne açıksa ve dışarı aktarma işlemine başlamadan önce görünümde bir veya daha fazla kayıt seçtiyseniz Yalnızca seçili kayıtları dışarı aktar öğesini seçebilirsiniz. Görünümde görüntülenen kayıtların tümünü dışarı aktarmak isterseniz bu onay kutusunu boş bırakın.
Not: Hiç kayıt seçilmemişse bu onay kutusu kullanılamaz durumda (soluk) kalır.
-
Tamam'ı tıklatın.
Dışarı aktarma işlemi hata nedeniyle başarısız olursa, Access hatanın nedenini açıklayan bir ileti görüntüler. Aksi takdirde, Access verileri dışarı aktarır ve 7. adımdaki seçiminize bağlı olarak hedef çalışma kitabını Excel'de açar. Ardından Access, dışarı aktarma işleminden gelen ayrıntıların kullanıldığı bir belirtim oluşturabileceğiniz bir iletişim kutusu görüntüler.
Dışarı aktarma hakkında başka ne bilmem gerekiyor?
-
Dışarı aktarma işleminizin ayrıntılarını daha sonra yeniden kullanabileceğiniz bir bildirime kaydetme hakkında bilgi için, İçeri veya dışarı aktarma işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme makalesine bakın.
-
Kaydedilmiş dışarı aktarma belirtimlerini çalıştırma hakkında bilgi için, Kaydedilmiş içeri veya dışarı aktarma işlemini çalıştırma makalesine bakın.
-
Belirtimleri belirli zamanlarda çalıştırılacak şekilde zamanlama hakkında bilgi için, İçeri veya dışarı aktarma işlemini zamanlama makalesine bakın.
-
Belirtimin adını değiştirme, belirtimleri silme ve belirtimlerdeki kaynak dosyaların adlarını güncelleştirme hakkında bilgi için, Veri Görevlerini Yönetme makalesine bakın.
Eksik ve yanlış değerlerle ilgili sorunları giderme
Aşağıdaki tabloda genel hatalarla ilgili çeşitli sorun giderme yolları anlatılmaktadır.
İpucu: Yalnızca birkaç değerin eksik olduğunu görürseniz, bunları Excel çalışma kitabında düzeltin. Tersi durumda, Access veritabanındaki kaynak nesneyi düzeltip dışarı aktarma işlemini yineleyin.
|
Sorun |
Açıklama ve çözüm |
|---|---|
|
Hesaplanan alanlar |
Hesaplanan alanların sonuçları dışarı aktarılır; hesaplamaları gerçekleştirmek için kullanılan ifadeler dışarı aktarılmaz. |
|
Birden çok değerli alanlar |
Birden fazla değeri destekleyen alanlar noktalı virgülle (;) ayrılmış değerler listesi olarak dışarı aktarılır. |
|
Resimler, nesneler ve ekler |
Grafik öğeler (logo, OLE Nesnesi alanları içeriği, kaynak verilerin parçası olan ekler gibi) dışarı aktarılmaz. Dışarı aktarma işlemini tamamladıktan sonra bunları el ile çalışma sayfasına ekleyin. |
|
Grafik |
Microsoft Graph nesnesi içeren bir form veya raporu dışarı aktardığınızda, grafik nesnesi dışarı aktarılmaz. |
|
Yanlış sütundaki veriler |
Ortaya çıkan çalışma sayfasındaki boş değerler bazen bir sonraki sütunda olması gereken verilerle değiştirilir. |
|
Eksik tarih değerleri |
1 Ocak 1900 tarihinden önceki tarih değerleri dışarı aktarılmaz. Çalışma sayfasındaki ilgili hücreler boş değer içerecektir. |
|
Eksik ifadeler |
Değerleri hesaplamakta kullanılan ifadeler Excel'e aktarılmaz. Yalnızca hesaplamaların sonuçları dışarı aktarılır. Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra formülü Excel çalışma sayfasına el ile ekleyin. |
|
Eksik alt formlar, alt raporlar ve alt veri sayfaları |
Form, rapor veya veri sayfası dışarı aktarırken yalnızca ana form, rapor veya veri sayfası dışarı aktarılabilir. Dışarı aktarmak istediğiniz her alt form, alt rapor ve alt veri sayfası için dışarı aktarma işlemini yinelemeniz gerekir. |
|
Eksik veya yanlış biçimlendirilmiş sütunlar |
Son çalışma sayfasında sütunların hiçbiri biçimlendirilmiş olarak görüntülenmezse dışarı aktarma işlemini yineleyin; bu işlemi yaparken sihirbazdaki Verileri biçim ve düzeniyle dışarı aktar onay kutusunun seçili olduğundan emin olun. Diğer taraftan, bazı sütunlar kaynak nesnedekinden farklı biçimlendirilmiş olarak görüntülenirse istediğiniz biçimlendirmeyi Excel'de el ile uygulayın. Excel'de sütun biçimlendirme
|
|
Sütundaki "#" değeri |
Formun Evet/Hayır alanıyla ilişkili sütunda # değerini görebilirsiniz. Dışarı aktarma işlemini Gezinti Bölmesi'nden veya Form görünümünden başlatırsanız bu durum oluşabilir. Bu sorunu çözmek için, verileri dışarı aktarmadan önce formu Veri Sayfası görünümünde açın. |
|
Hata göstergeleri veya hata değerleri |
Hata göstergeleri (köşelerdeki yeşil üçgenler) veya hata değerleri (uygun veri yerine # karakteriyle başlayan dizeler) için hücreleri denetleyin. |
