OneDrive ve SharePoint'te dosya oluşturmaya, yönetmeye ve paylaşmaya başlama

İzleyin: OneDrive ve SharePoint ne zaman kullanılır?

OneDrive , bireysel veya kişisel dosyalarınızı depolayabileceğiniz bir bulut depolama platformudur. OneDrive, Word, Excel ve PowerPoint gibi uygulamalarla sıkı bir şekilde tümleştirilmiştir ve hassas belgelerinizi güvenli bir şekilde depolamak ve bu belgelere erişmek için kullanışlı bir yerdir.

OneDrive'ı yalnızca size ait bir belge oluşturmak istediğinizde (örneğin, son derece hassas veya özel bilgiler üzerinde çalışırken) kullanın.

One Drive'ı kullanmaya başlamak için Microsoft hesabınızda oturum açın veya bir sürücüye kaydolun, OneDrive masaüstü uygulamasını indirip yükleyin, ardından oturum açmak için istemleri izleyin ve buluta eşitlemek istediğiniz klasörleri seçin. 

• OneDrive'da yeni bir dosya oluşturmak için Yeni düğmesine tıklamanız ve Word belgesi veya Excel elektronik tablosu gibi oluşturmak istediğiniz dosya türünü seçmeniz yeterlidir.

• OneDrive'daki dosyaları yönetmek için bir dosyaya sağ tıklayın ve yeniden adlandır'ı seçerek dosyaya daha açıklayıcı bir ad verin veya dosyaları daha iyi bir kuruluş için farklı klasörlere sürükleyip bırakın.

• OneDrive ile dosya paylaşmak için Paylaş düğmesine tıklayın ve dosyayı paylaşmak istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini girin. OneDrive'da dosyaları yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.

SharePoint , kuruluş genelinde dosya ve bilgileri yönetmek ve paylaşmak için kullanılan bir işbirliği aracıdır. SharePoint, birden çok kullanıcının tek bir merkezi konumda işbirliği yapmasına olanak tanır.

Bir kişi ekibi tarafından yazılacak ve yönetilecek bir belge oluşturmanız gerektiğinde veya geniş bir şekilde paylaşılması gerektiğinde SharePoint'i kullanın. Örneğin, ekip üyelerinin proje zaman çizelgelerini, görevlerini ve kilometre taşlarını görüntülemesi için merkezi bir konum olarak kullanın. Bu, ekiplerin ilerleme durumunu izlemesine, zamanlamaya devam etmesine ve daha verimli işbirliği yapmasına olanak tanır.

• SharePoint'te yeni bir dosya oluşturmak için, dosyayı oluşturmak istediğiniz belge kitaplığına gidin ve Yeni düğmesine tıklayın.

• Dosyaları yönetmek için, dosyada değişiklik yapmak için bir dosyayı kullanıma alıp işiniz bittiğinde dosyayı yeniden iade edin.

• Dosyaları paylaşmak için dosyaya tıklayın ve Paylaş'ı seçin. Dosyayı Word veya Excel gibi uygun uygulamada açarak ve birlikte yazmayı etkinleştirerek de gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilirsiniz. Dosyanın önceki sürümlerini görüntülemek için dosyaya tıklayın ve Sürüm Geçmişi'ni seçin. SharePoint'te dosyaları yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.

İç, satıcı, yüklenici ve dış tarafların erişimini düzenleme  

OneDrive ve SharePoint'te hassas dosyalara ve verilere yalnızca yetkili kullanıcıların erişebildiğinden emin olmak için:

• şirket içi, satıcılar, yükleniciler ve dış taraflar gibi farklı kullanıcı türleri için erişim ilkeleri tanımlayın. Örneğin, yalnızca belirli çalışanların finansal veriler veya müşteri bilgileri gibi gizli bilgilere erişmesine izin veren bir erişim ilkesi oluşturabilirsiniz. Ayrıca erişebilecekleri verilerin türünü, bunlara nasıl erişebileceklerini ve ne kadar süreyle erişebileceklerini de belirtebilirsiniz. Bu, yalnızca yetkili kullanıcıların hassas dosyalara ve verilere erişmesini sağlar.

• Belirli dosya veya klasörlere erişimi denetlemek için izinleri ve rolleri kullanın. Örneğin, dosyaları görüntülemesi gereken ancak projeye doğrudan dahil olmayan ancak haberdar olması gereken biri gibi değişiklik yapmayan bir ekip üyesine salt okunur erişim izni verin. Bu izinleri ve rolleri tanımlayarak, yalnızca yetkili kullanıcıların hassas bilgilere erişimi olduğundan ve yalnızca erişim izni verilen dosyaları görüntüleyebilmesini ve düzenleyebilmesini sağlayabilirsiniz.

• Hassas verilere yalnızca yetkili kullanıcıların erişebildiğinden emin olmak için çok faktörlü kimlik doğrulamasını kullanın. Bu, kullanıcıların mobil cihazlarına veya e-postalarına bir parola ve kod göndermesini zorunlu kılabilir.

• Yetkisiz erişimi veya kullanımı algılamak ve önlemek için OneDrive ve SharePoint ortamınızın erişimini ve kullanımını izleyin. Örneğin, kullanıcı etkinlik günlüklerini gözden geçirerek yetkisiz erişim denemeleri gibi olağan dışı etkinlikleri tanımlayabilir ve veri ihlallerini önlemek için eylem gerçekleştirebilirsiniz.

• Birisi verilere yetkisiz erişim kazansa bile şifre çözme anahtarı olmadan okuyamayacaklarından emin olmak için hassas veriler için şifreleme uygulayın. Bu, veri ihlallerini önlemeye, müşteri verilerini korumaya ve veri gizliliği düzenlemelerine uyumluluğu sağlamaya yardımcı olabilir.

• Erişimin belirli bir süre sonra otomatik olarak iptal edilmesini sağlamak için paylaşılan bağlantılar için son kullanma tarihleri ayarlayın. Örneğin, bir satıcı veya yükleniciyle bir sözleşme paylaşırsanız ve satıcının veya yüklenicinin belgeye yalnızca sınırlı bir süre için erişimi olduğundan emin olmak istiyorsanız, bir son kullanma tarihi ayarlayabilirsiniz ve belgeye erişim, belirlenen süreden sonra otomatik olarak iptal edilir. Bu, belgenin yetkisiz taraflar tarafından erişilmesi riskini azaltır.

Bu önlemleri uygulayarak, OneDrive ve SharePoint'te şirket içi, satıcı, yüklenici ve dış tarafların erişimini düzenleyebilir ve verilerinizin güvenliğini sağlayabilirsiniz. Verilerinizi koruma hakkında daha fazla bilgi edinin.

OneDrive ve SharePoint güvenlik açıklarını azaltma  

OneDrive ve SharePoint, veri ihlallerine karşı koruma sağlamak için birçok güvenlik özelliği sunarken, bu varlıkların güvenliğini etkileyebilecek birkaç önemli güvenlik açığı da vardır:

• Kimlik avı saldırıları, kullanıcıları oturum açma kimlik bilgilerini vermeleri için kandırabilir ve bu kimlik bilgileri OneDrive veya SharePoint'e erişmek için kullanılabilir.

• Zayıf parolalar kolayca tahmin edilebilir veya kırılabilir ve yetkisiz erişime yol açabilir.

• Kötü amaçlı yazılım, oturum açma kimlik bilgilerini çalmak, hassas verileri yakalamak veya kullanıcının cihazının denetimini ele geçirmek için kullanılabilir ve bu da OneDrive veya SharePoint'in güvenliğini tehlikeye atabilir.

• Çalışanlar kasıtlı olarak veya yanlışlıkla hassas verileri yetkisiz taraflarla paylaşma gibi insider tehditleri, OneDrive veya SharePoint için de risk oluşturabilir. Insider riskini yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bu güvenlik açıklarını azaltmak için en iyi güvenlik yöntemlerini uygulamak, kullanıcıları eğitmek ve kullanıcı izinlerini düzenli olarak gözden geçirmek ve denetlemek önemlidir. Oluşabilecek güvenlik olaylarına hızlı bir şekilde yanıt vermek için kapsamlı bir olay yanıt planının olması da çok önemlidir.