Applies ToExcel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Word for Microsoft 365 for Mac Excel 2024 Word 2024 Excel 2024 for Mac Word 2024 for Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 for Mac Word 2021 for Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 for Mac Word 2019 for Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013

คุณได้สร้างรายการที่ติดต่อและข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้สำหรับ Word จดหมายเวียน ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็น Excel สเปรดชีตที่มีอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน แต่ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ที่ใช้แท็บเป็นตัวคั่น (.txt) หรือใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าข้อมูลลงใน Excel แล้วเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้ Excel สเปรดชีตเป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ข้ามขั้นตอนนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ให้ใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

หลังจากที่คุณนำเข้าไฟล์ .txt หรือ .csv เสร็จแล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2

  1. เปิด Excel

  2. ไปที่ ข้อมูล > จากข้อความ/CSV

    การเลือกข้อความ/CSV จากแท็บข้อมูล

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกนำเข้า

  4. ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ให้เลือก แปลงข้อมูล

  5. เลือกรหัสไปรษณีย์หรือคอลัมน์อื่นๆ ในการจัดรูปแบบ

  6. ไปที่ การแปลง > ชนิดข้อมูล: แล้วเลือก ข้อความ

    หน้าต่าง Power Query ที่มีข้อความที่เลือก

  7. เลือก แทนที่ปัจจุบัน

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 - 7 ตามต้องการ

  9. เลือก ปิด & โหลด

  10. ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น และบันทึกเป็นด้วยชื่ออื่น

  1. เปิด Excel

  2. Excel 2016    ไปที่ ข้อมูล > รับข้อมูลจากภายนอก > จากข้อความ

    ตัวเลือก จากข้อความ ถูกเน้นบนแท็บ ข้อมูล

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกนำเข้า

  4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

    Excel จะรับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความ ขั้นจากที่ 1 จาก 3

  5. เลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์มีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

  6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่นที่ข้อมูลใช้ (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

  7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูล ไม่ว่าจะแบบทั่วไป ข้อความ หรือวันที่ก็ตาม ไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกป้อนข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น หรือในเวิร์กชีตใหม่

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะได้รับการนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อ

  11. บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ

ใน Excel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการผู้รับจดหมายใน Word จดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลขเพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

ถ้าคุณเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นประเภท โปรดทราบว่ารูปแบบเปอร์เซ็นต์จะคูณค่าในเซลล์ด้วย 100 ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงตัวคูณนั้น ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ของเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความ

นอกจากนี้ รหัสไปรษณีย์ต้องถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อรักษาข้อมูลในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่เสร็จสิ้นเมื่อนำเข้า ให้จัดรูปแบบเดี๋ยวนี้ เลขศูนย์นำหน้าในรหัส—ตัวอย่างเช่น 00399—จะถูกละทิ้งไปในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นข้อความ

  1. เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะจัดรูปแบบ

  2. ไปที่ หน้าแรก และในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข จากนั้นเลือกตัวเลือกในรายการ (เช่น ข้อความ)

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มหมายเลข ให้เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปเพื่อเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มสัญลักษณ์ที่เหมาะสมทั้งก่อนและหลังเขตข้อมูลผสาน ตัวอย่างเช่น ค่าสกุลเงินและเปอร์เซ็นต์จะแสดงในลักษณะนี้ถ้าคุณละเว้นสัญลักษณ์

เอกสารจดหมายเวียนที่อ่านว่า “การบริจาค 50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20 ให้คุณ”

ถ้าคุณใส่สัญลักษณ์ จะทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เอกสารผลลัพธ์จดหมายเวียนจะอ่าน “การบริจาค $50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20% ให้คุณ”

ในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ ให้คุณเพิ่มสัญลักษณ์ก่อนหรือหลังเขตข้อมูลผสานดังนี้:

เอกสารจดหมายเวียนตัวอย่างที่มีเขตข้อมูลการบริการ จะถูกนำหน้าด้วยเครื่องหมายดอลลาร์ และเขตข้อมูลเปอร์เซ็นต์จะตามด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์

ดูเพิ่มเติม

ถ้าคุณได้สร้างรายการที่ติดต่อไว้ใน Excelสเปรดชีต การจัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์ให้เป็นข้อความเป็นสิ่งสำคัญในการหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล ถ้าคุณกำลังนำเข้าผู้ติดต่อใดก็ตามลงในสเปรดชีตใหม่ ไม่ว่าจากไฟล์ข้อความ (.txt) หรือไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะช่วยให้คุณนำเข้าและจัดรูปแบบข้อมูลของคุณได้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ไปยังขั้นตอนที่ 2 ในหัวข้อนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ที่มีที่ติดต่อ Gmail ของคุณ ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณExcel

  1. เปิด Excel และบนแท็บ ข้อมูล แล้วเลือก จากข้อความ

    บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก จากข้อความ

  2. เลือกไฟล์ .csv หรือ .txt ที่คุณต้องการ แล้วเลือก รับข้อมูล

  3. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก ถัดไป

  4. ใน ตัวคั่น ตรวจสอบกล่องที่ตรงกับตัวคั่นที่แยกแต่ละองค์ประกอบของข้อมูลของคุณ (เช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก จะแสดงให้คุณเห็นผลลัพธ์ในลักษณะรูปแบบตาราง

    ขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ  

  5. ในแสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ จากนั้น ในรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ เลือกข้อความ

    ขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ  

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

    หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

  7. คลิก เสร็จสิ้น

  8. ในกล่องตอบโต้ นำเข้าข้อมูล เลือกตำแหน่งที่คุณต้องExcel เพื่อใส่ข้อมูลของคุณ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบข้อมูลที่เป็นตัวเลขในสเปรดชีต Excel

วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสไปรษณีย์ที่อยู่ในจดหมายเวียนไม่มีหมายเลขศูนย์หายไป ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ

  1. เปิดสเปรดชีตของคุณ แล้วเลือกคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรหัสไปรษณีย์

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกล่อง รูปแบบ ให้เลือก ข้อความ

    บนแท็บ หน้าแรก ในกล่อง รูปแบบ ให้เลือก ข้อความ

ขณะนี้ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในจดหมายเวียนได้

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย