ใช้เทมเพลตการติดตามสินทรัพย์ Access

เตรียมฐานข้อมูลสําหรับการใช้งาน

• เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก Access จะแสดงฟอร์ม ยินดีต้อนรับ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ฟอร์มนี้แสดงในครั้งถัดไปที่คุณเปิดฐานข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงยินดีต้อนรับเมื่อเปิดฐานข้อมูลนี้

  ปิดฟอร์มยินดีต้อนรับเพื่อเริ่มใช้ฐานข้อมูล

• เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ในแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้

  สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูล ให้ดูบทความ การตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่

แสดงหรือซ่อนสินทรัพย์ที่เลิกใช้แล้ว

สินทรัพย์ที่เลิกใช้คือรายการที่มีวันที่เกษียณอายุในวันที่หรือก่อนวันที่ปัจจุบัน สินทรัพย์อาจถูกปลดจําหน่ายเมื่อล้าสมัย หัก หรือไม่ได้ใช้ คุณสามารถแสดงหรือซ่อนสินทรัพย์ที่เลิกใช้บนฟอร์มรายการสินทรัพย์ได้

• บนฟอร์ม รายการสินทรัพย์ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงรายการที่เลิกใช้ แล้ว

ค้นหาแอสเซทหรือผู้ติดต่อ

กล่อง การค้นหาด่วน ช่วยให้คุณค้นหาสินทรัพย์บนฟอร์ม รายการสินทรัพย์ และที่ติดต่อบนฟอร์ม รายการที่ติดต่อ ได้อย่างรวดเร็ว

• พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการค้นหาในกล่อง ค้นหาด่วน แล้วกด ENTER

  Access จะกรองรายการเพื่อแสดงเฉพาะระเบียนที่มีข้อความที่คุณค้นหา เมื่อต้องการกลับไปยังรายการทั้งหมด ให้คลิก ล้างการค้นหาปัจจุบัน (เป็น X ในกล่องค้นหา)

กรองรายการแอสเซท

บนฟอร์ม รายการสินทรัพย์ คุณสามารถกรองรายการของสินทรัพย์ และบันทึกตัวกรองที่คุณชื่นชอบเพื่อใช้ในอนาคต

1. ใช้ตัวกรองโดยการคลิกขวาที่ฟอร์ม และเลือกตัวกรองที่คุณต้องการ

2. คลิก บันทึกตัวกรอง

3. บนฟอร์ม รายละเอียดตัวกรอง ให้ใส่ชื่อตัวกรองและคําอธิบาย แล้วคลิก ปิด

4. ใช้กล่อง กรองรายการโปรด เพื่อนําตัวกรองที่บันทึกไว้ไปใช้ หรือคลิก (ล้างตัวกรอง) เพื่อนําตัวกรองออก

การแสดงหรือซ่อนคอลัมน์

บนฟอร์ม รายการสินทรัพย์ และฟอร์ม รายการที่ติดต่อ บางเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะถูกซ่อนตามค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการเปลี่ยนเขตข้อมูลที่จะแสดง:

1. คลิก แสดง/ซ่อนเขตข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ด้านข้างของแต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดง ล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อซ่อนคอลัมน์

แสดงแอสเซทหรือรายละเอียดผู้ติดต่อ

ฟอร์ม รายละเอียดสินทรัพย์ และฟอร์ม รายละเอียดผู้ติดต่อ ช่วยให้คุณสามารถดูและป้อนข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการได้ เมื่อต้องการแสดงฟอร์ม รายละเอียดสินทรัพย์ หรือ รายละเอียดที่ติดต่อ ให้ทําดังนี้

• บนฟอร์ม รายการสินทรัพย์ หรือฟอร์ม รายการที่ติดต่อ ให้คลิก เปิด ถัดจากรายการที่คุณต้องการดู

การเพิ่มรูปภาพ

บนฟอร์ม รายละเอียดสินทรัพย์ และฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ คุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่นๆ ได้

• ภายใต้เฟรมรูปภาพบนฟอร์ม รายละเอียดสินทรัพย์ ให้คลิก เพิ่มหรือเอาสิ่งที่แนบมาออก

  ภายใต้เฟรมรูปภาพบนฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ให้คลิก แก้ไขรูปภาพ

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก เพิ่ม

• ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ ให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์

• เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เปิด

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง

เพิ่มที่ติดต่อจาก Microsoft Outlook

ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อหรือเจ้าของแอสเซทจากโปรแกรมนั้นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลนั้นอีกครั้ง

1. บนฟอร์ม รายการที่ติดต่อ ให้คลิก เพิ่มจาก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล

3. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

แสดงแผนที่ของที่อยู่ของที่ติดต่อ

บนฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ถ้าคุณได้ใส่ที่อยู่สําหรับที่ติดต่อ คุณสามารถแสดงแผนที่ของตําแหน่งที่ตั้งนั้นได้

• คลิก แมปที่อยู่นี้

แสดงรายงาน

การติดตามสินทรัพย์รวมรายงานหลายรายงาน รวมถึง สินทรัพย์ทั้งหมดรายละเอียดสินทรัพย์สินทรัพย์ที่เลิกใช้แล้ว สมุดรายชื่อที่ติดต่อ และอื่นๆ เมื่อต้องการแสดงรายงาน ให้ทําดังนี้

• ในบานหน้าต่างนําทาง ภายใต้ รายงาน ให้ดับเบิลคลิกที่รายงานที่คุณต้องการแสดง

คุณสามารถสร้างรายงานแบบกําหนดเองของคุณเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ Create รายงานอย่างง่าย

เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางสินทรัพย์

1. ปิดแท็บที่เปิดอยู่ทั้งหมด

2. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง สินทรัพย์

3. เลื่อนไปทางขวาจนกว่าคุณจะเห็นคอลัมน์ที่ชื่อ ว่า เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูล

ในครั้งแรกที่คุณใส่ข้อมูลในคอลัมน์ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้คุณ

การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน

เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางแล้ว คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลนั้นลงในฟอร์มหรือรายงานได้

1. คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

3. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการจากรายการเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหรือรายงาน