Applies ToAccess for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

คุณสามารถสร้างรายงานที่หลากหลายใน Access ตั้งแต่รายงานแบบง่ายไปจนถึงรายงานที่ซับซ้อน เริ่มต้นด้วยการคิดเกี่ยวกับแหล่งระเบียนของรายงานของคุณ ไม่ว่ารายงานของคุณจะเป็นรายการอย่างง่ายของระเบียนหรือสรุปยอดขายที่ถูกจัดกลุ่มตามภูมิภาค คุณต้องกําหนดว่าเขตข้อมูลใดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดูในรายงานของคุณ และตารางหรือคิวรีใดที่มีอยู่

หลังจากที่คุณเลือกแหล่งระเบียนของคุณ แล้ว คุณจะพบว่าการสร้างรายงานของคุณโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นฟีเจอร์ใน Access ที่จะแนะนําคุณตลอดชุดคําถาม แล้วสร้างรายงานที่ยึดตามคําตอบของคุณ

คุณต้องการทำอะไร

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ดึงมาจากตารางหรือคิวรี ตลอดจนข้อมูลที่จัดเก็บด้วยการออกแบบรายงาน เช่น ป้ายชื่อ ส่วนหัว และกราฟิก ตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลต้นแบบเรียกอีกอย่างว่าแหล่งระเบียนของรายงาน ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมทั้งหมดมีอยู่ในตารางเดียว ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณจําเป็นต้องใช้คิวรีอย่างน้อยหนึ่งคิวรีเป็นแหล่งระเบียน คิวรีเหล่านั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจจําเป็นต้องสร้างคิวรีใหม่โดยเฉพาะเพื่อให้ตรงกับความต้องการของรายงานของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสําหรับคุณในการสร้างรายงาน เนื่องจากจะสร้างรายงานทันทีโดยไม่มีการพร้อมท์ให้คุณใส่ข้อมูล รายงานนี้จะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือคิวรีต้นแบบ เครื่องมือรายงานอาจไม่สร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ขัดเงาที่คุณต้องการในที่สุด แต่จะมีประโยชน์มากในฐานะวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณสามารถบันทึกรายงานและปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นฐานของรายงาน

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน

    Access จะสร้างรายงานและแสดงในมุมมองเค้าโครง

  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกแล้วปิดทั้งรายงานและตารางหรือคิวรีต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียน ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ปรากฏในรายงานของคุณได้มากขึ้น คุณยังสามารถระบุวิธีการจัดกลุ่มและเรียงลําดับข้อมูล และคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งรายการ โดยที่คุณได้ระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและคิวรีไว้ล่วงหน้าแล้ว

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

  • ทําตามคําแนะนําบนหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

    เมื่อคุณแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นรายงานตามที่จะปรากฏในการพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มการขยายเพื่อขยายรายละเอียดได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการรวมเขตข้อมูลจากหลายตารางและหลายคิวรีในรายงานของคุณ อย่าคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น หลังจากที่คุณเลือกเขตข้อมูลจากตารางแรกหรือคิวรีแรกในหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงาน แต่ให้ทําซ้ําขั้นตอนเพื่อเลือกตารางหรือคิวรี แล้วคลิกเขตข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงาน จากนั้นคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น เพื่อดําเนินการต่อ

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเพื่อสร้างป้ายชื่อสำหรับขนาดป้ายชื่อมาตรฐานต่างๆ อย่างง่ายดาย

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เปิดตารางหรือคิวรีที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับป้ายชื่อของคุณโดยการดับเบิลคลิก

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ

  3. ทําตามคําแนะนําบนหน้าของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

Access จะแสดงป้ายชื่อของคุณใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อให้คุณสามารถดูป้ายผนึกได้ตามที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมแถบเลื่อนบนแถบสถานะ Access เพื่อขยายรายละเอียดได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูที่ส่วน ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หมายเหตุ: การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นเพียงมุมมองเดียวที่คุณสามารถใช้เพื่อดูหลายคอลัมน์ ซึ่งมุมมองอื่นๆ จะแสดงเพียงคอลัมน์เดียว

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เครื่องมือรายงานหรือตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือรายงานเปล่าเพื่อสร้างรายงานตั้งแต่เริ่มต้น วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วมากในการสร้างรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณวางแผนที่จะใส่เฉพาะบางเขตข้อมูลในรายงานของคุณ ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้เครื่องมือ รายงานเปล่า

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานว่าง

    รายงานเปล่าจะแสดงในมุมมองเค้าโครง และบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูลจะแสดงทางด้านขวาของหน้าต่าง Access

  • ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฎบนรายงาน

  • ลากแต่ละเขตข้อมูลลงในรายงานทีละหนึ่งรายการ หรือกด CTRL ค้างไว้ แล้วเลือกหลายเขตข้อมูล แล้วลากลงในรายงานพร้อมกัน

  • ใช้เครื่องมือในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบรายงาน เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง หมายเลขหน้า หรือวันที่และเวลาลงในรายงาน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

ใน Access การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งเป็นส่วนๆ คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมองออกแบบเพื่อดูส่วนต่างๆ ของรายงานได้ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่มีประโยชน์ คุณต้องเข้าใจวิธีการทํางานของแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกที่จะวางตัวควบคุมจากการคํานวณจะกําหนดวิธีที่ Access คํานวณผลลัพธ์ รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปของชนิดส่วนและการใช้งาน:

  • ส่วนหัวรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวของรายงานสําหรับข้อมูลที่โดยปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวของรายงาน ผลรวมที่คํานวณจะเป็นของทั้งรายงาน ส่วนหัวรายงานจะถูกพิมพ์ก่อนส่วนหัวของหน้า

  • ส่วนหัวของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ด้านบนของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อทําซ้ําชื่อรายงานบนทุกหน้า

  • ส่วนหัวของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มระเบียนใหม่แต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่มีการจัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม Sum ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมจะเป็นค่าสําหรับกลุ่มปัจจุบัน

  • รายละเอียด     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์หนึ่งครั้งสําหรับทุกแถวในแหล่งระเบียน ส่วนนี้เป็นตำแหน่งที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งสร้างเนื้อความหลักของรายงาน

  • ส่วนท้ายของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสําหรับกลุ่ม

  • ส่วนท้ายของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า

  • ส่วนท้ายของรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมของรายงาน หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ สำหรับรายงานทั้งหมด

    หมายเหตุ: ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม เมื่อพิมพ์หรือแสดงตัวอย่างรายงาน ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏ เหนือ ส่วนท้ายของหน้า หลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้ายหรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจตัวควบคุม

ตัวควบคุมคือวัตถุที่แสดงข้อมูล ดําเนินการ และช่วยให้คุณสามารถดูและทํางานกับข้อมูลที่ปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายชื่อและรูป Access สนับสนุนตัวควบคุมสามชนิด ได้แก่ ผูก ไม่ถูกผูก และคํานวณ:

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าสามารถเป็นได้ทั้งข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพ หรือกราฟ กล่องข้อความเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ชนิดที่ใช้กันทั่วไป ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความบนฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานอาจได้รับข้อมูลนี้จากเขตข้อมูล นามสกุล ในตาราง พนักงาน

  • ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล (เขตข้อมูลหรือนิพจน์) เป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปภาพได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานเป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้

  • ตัวควบคุมจากการคํานวณ     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นนิพจน์แทนที่จะเป็นตัวควบคุมจากการคํานวณ คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมด้วยการกําหนด นิพจน์ เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับตัวควบคุม นิพจน์คือการผสมผสานของตัวดําเนินการ (เช่น = และ + ) ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่ส่งกลับค่าเดียว และค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้จะคํานวณราคาของสินค้าที่มีส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ ด้วยการคูณค่าในเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย ด้วยค่าคงที่ (0.75)

    = [ราคาต่อหน่วย] * 0.75

    นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าของรายงาน หรือจากตัวควบคุมในรายงาน

เมื่อคุณสร้างรายงาน การเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อนอาจมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าตัวควบคุมเหล่านั้นเป็นส่วนใหญ่ของตัวควบคุมในรายงาน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้และตัวควบคุมจากการคํานวณที่ดําเนินการออกแบบให้เสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

คุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลด้วยการระบุเขตข้อมูลที่ตัวควบคุมได้รับข้อมูล คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ผูกอยู่กับเขตข้อมูลที่เลือกได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเขตข้อมูลของตารางหรือคิวรีต้นแบบของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถผูกเขตข้อมูลกับตัวควบคุมโดยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุมหรือในกล่องสําหรับค่า แหล่งตัวควบคุม ในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติจะกําหนดคุณลักษณะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งของข้อมูล และรูปแบบของตัวควบคุม

การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุมด้วยเหตุผลสองประการ:

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะมีป้ายชื่อที่แนบ และป้ายชื่อจะใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือคำอธิบายที่ระบุไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่า) เป็นคำอธิบายตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องพิมพ์คำอธิบายด้วยตนเอง

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะสืบทอดการตั้งค่าต่างๆ ที่เหมือนกับเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีย่อย (เช่น สําหรับคุณสมบัติ รูปแบบ, ตําแหน่งทศนิยม และ รูปแบบการป้อนข้อมูล) ดังนั้น คุณจึงสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติเหล่านี้สําหรับเขตข้อมูลยังคงเหมือนเดิมเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณสร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้แล้ว และต้องการผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมเป็นชื่อของเขตข้อมูล สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ ControlSource ให้ค้นหาวิธีใช้สําหรับ "แหล่งตัวควบคุม"

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากที่คุณสร้างรายงาน คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทํางานในมุมมองเค้าโครง การใช้ข้อมูลรายงานจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ จัดเรียงคอลัมน์ใหม่ และเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและผลรวมได้ คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่ในการออกแบบรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมของรายงานได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

Access จะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนของรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ 

  • กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบรายงานของคุณได้ด้วยการทํางานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ลงในรายงานได้โดยการเพิ่มลงในตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติทําให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติจํานวนมากที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกําหนดรายงานของคุณเองได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนที่อยู่ในรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ 

  • กด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนที่คุณต้องให้แสดงบนรายงาน

  • เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในรายงาน

เมื่อคุณวางเขตข้อมูลบนส่วนรายงาน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้และวางตัวควบคุมป้ายชื่อไว้ทางด้านข้างของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

ตัวควบคุมบางตัวจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกซึ่งถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในรายงานของคุณ ตัวควบคุมอื่นๆ จํานวนมากสามารถสร้างในมุมมองออกแบบได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

กำหนดชื่อของเครื่องมือ

  • วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเครื่องมือ

    Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ

สร้างตัวควบคุมโดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม

  1. คลิกเครื่องมือสําหรับชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกเครื่องมือ รูปปุ่มกล่องกาเครื่องหมาย

  2. คลิกในตารางออกแบบรายงานที่คุณต้องการวางตําแหน่งที่มุมบนซ้ายของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดเริ่มต้น หรือคลิกเครื่องมือ แล้วลากในตารางออกแบบรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดที่คุณต้องการ

  3. ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมอย่างถูกต้องในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

    1. คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก

    2. วางตัวชี้เมาส์บนขอบของตัวควบคุมจนกว่าตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสี่หัว ตัวชี้การย้าย

    3. ลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

กระบวนงานนี้จะสร้างตัวควบคุม "ไม่ถูกผูกไว้" ถ้าตัวควบคุมเป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูลได้ (ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย) คุณจะต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม สําหรับตัวควบคุมก่อนที่จะแสดงข้อมูลใดๆ ดูส่วน ทําความเข้าใจเกี่ยวกับตัวควบคุม ในหัวข้อนี้สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แสดงแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติในมุมมองออกแบบ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ ออกแบบการรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ 

  • กด F4

ด้านบนของหน้า

บันทึกงานของคุณ

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์หรือดูรายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณ

  • คลิก ไฟล์ > บันทึก หรือกด CTRL + S 

    หรือคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

  • ถ้ารายงานไม่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อรายงาน แล้วคลิก ตกลง

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณโดยใช้ชื่อใหม่

  • คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น > บันทึกวัตถุเป็น

  • ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง บันทึกรายงานไปยัง สำหรับรายงานใหม่ แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ซ้ําแล้วซ้ําอีกได้ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณดูหรือพิมพ์รายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

การดูรายงานของคุณ

มีหลายวิธีในการดูรายงานของคุณ วิธีที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทํากับรายงานและข้อมูล:

  • ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวไปยังข้อมูลที่ปรากฎบนรายงานก่อนที่จะพิมพ์ หรือถ้าคุณต้องการคัดลอกข้อมูลจากรายงานไปยังคลิปบอร์ด ให้ใช้มุมมองรายงาน

  • ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงไปยังการออกแบบของรายงานในขณะที่กำลังดูข้อมูล ให้ใช้มุมมองเค้าโครง

  • ถ้าคุณเพียงต้องการดูลักษณะของรายงานเมื่อพิมพ์ ให้ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

หมายเหตุ: ถ้ารายงานของคุณถูกจัดรูปแบบด้วยหลายคอลัมน์ คุณจะเห็นเค้าโครงคอลัมน์ในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เท่านั้น มุมมองเค้าโครงและมุมมองรายงานจะแสดงรายงานเป็นคอลัมน์เดียว

ดูรายงานของคุณในมุมมองรายงาน

มุมมองรายงานเป็นมุมมองเริ่มต้นที่ใช้เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ให้ดับเบิลคลิกรายงานในบานหน้าต่างนําทางเพื่อดูรายงานในมุมมองรายงาน

ถ้าเปิดรายงานไว้แล้ว ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน

ทำงานกับข้อมูลของคุณในมุมมองรายงาน

ในมุมมองรายงาน คุณสามารถเลือกข้อความและคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดได้ เมื่อต้องการเลือกทั้งแถว ให้คลิกและลากในระยะขอบถัดจากแถวที่คุณต้องการเลือก จากนั้นคุณสามารถคัดลอกแถวเหล่านี้ไปยังคลิปบอร์ดได้โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก

  2. คลิกขวาที่แถวที่เลือก แล้วคลิก คัดลอก

  3. ใช้แป้นพิมพ์ลัด - กด CTRL+C

แสดงเฉพาะแถวที่คุณต้องการโดยใช้ตัวกรอง

คุณสามารถนําตัวกรองไปใช้กับรายงานของคุณโดยตรงโดยไม่ต้องออกจากมุมมองรายงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ "ประเทศ/ภูมิภาค" และคุณต้องการดูเฉพาะแถวที่ประเทศ/ภูมิภาคเป็น "แคนาดา" ให้ทําดังต่อไปนี้:

  1. ค้นหาคำว่า “แคนาดา” ในรายงาน แล้วคลิกขวา

  2. คลิก เท่ากับ "แคนาดา"

Access จะสร้างและนำตัวกรองไปใช้

เปิดและปิดตัวกรอง

คุณสามารถสลับระหว่างการแสดงที่ถูกกรองและที่ไม่ได้กรองได้โดยการคลิก สลับตัวกรอง ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ของแท็บ หน้าแรก การดําเนินการนี้ไม่ได้เป็นการเอาตัวกรองออก แต่จะเป็นการเปิดและปิดตัวกรอง

เอาตัวกรองออก

  1. คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการนำตัวกรองออก

  2. คลิก ล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล (เขตข้อมูลจริงของคุณจะแสดงเป็น ชื่อเขตข้อมูล)

เมื่อนําตัวกรองออกแล้ว คุณจะไม่สามารถสลับกลับมาได้โดยใช้คําสั่ง สลับตัวกรอง คุณต้องสร้างตัวกรองใหม่ก่อน

หมายเหตุ: ถ้าคุณนําตัวกรองไปใช้กับรายงาน แล้วบันทึกและปิดรายงาน นั้นตัวกรองจะถูกบันทึก อย่างไรก็ตาม ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะไม่นําตัวกรองไปใช้ เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้ใหม่ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง

แสดงตัวอย่างรายงานของคุณโดยใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์

คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด

คุณสามารถใช้ปุ่มการนำทางเพื่อดูหน้าของรายงานตามลำดับหรือข้ามไปยังหน้าใดก็ได้ในรายงาน

ปุ่มนำทาง

1. คลิกเพื่อแสดงหน้าแรก

2. คลิกเพื่อแสดงหน้าก่อนหน้า

3. คลิกเพื่อแสดงหน้าถัดไป

4. คลิกเพื่อแสดงหน้าสุดท้าย

5. พิมพ์หมายเลขหน้าในกล่องนี้ แล้วกด ENTER เพื่อข้ามไปยังหน้าที่ระบุ

ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูว่าข้อมูลถูกวางบนหน้าได้ดีเพียงใด เมื่อเคอร์เซอร์วางอยู่เหนือรายงาน ให้คลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับเอฟเฟ็กต์การย่อ/ขยาย ให้คลิก อีกครั้ง คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะ Access เพื่อย่อหรือขยายได้

เมื่อต้องการปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิก ปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

เคล็ดลับ: หลังจากแสดงตัวอย่างรายงานแล้ว คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ไปยัง Microsoft Word, Microsoft Excel หรือโปรแกรม Office อื่นๆ อีกหลายโปรแกรมได้ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกปุ่มสําหรับรูปแบบที่คุณต้องการ แล้วทําตามคําแนะนํา

ด้านบนของหน้า

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานในขณะที่รายงานนั้นเปิดอยู่ในมุมมองใดก็ได้ หรือแม้แต่ในขณะที่รายงานปิดอยู่ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษอีกครั้ง เช่น ระยะขอบหรือการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษกับรายงาน ดังนั้นคุณจึงต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว คุณสามารถตั้งค่าได้อีกครั้งในภายหลัง ถ้าความต้องการในการพิมพ์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษในมุมมองใดก็ได้ แต่การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์จะดีที่สุดเนื่องจากคุณสามารถดูเอฟเฟ็กต์ของการเปลี่ยนแปลงได้ทันที

  2. บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ และ ขนาดหน้า กระดาษ ให้คลิก รายการย่อ/ขยายแนวตั้ง หรือ รูปปุ่มแนวนอน เพื่อตั้งค่าการวางแนวหน้ากระดาษ ขนาด รูปปุ่ม เพื่อตั้งค่าขนาดกระดาษ ระยะขอบ รูปปุ่ม เพื่อปรับระยะขอบ และอื่นๆ

  3. หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ใช้ปุ่มการนำทางเพื่อแสดงหลายหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำให้เกิดปัญหาการจัดรูปแบบบนหน้าอื่นๆ

ส่งรายงานของคุณไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็ได้ หรือเลือกรายงานบานหน้าต่างการนำทาง

  2. คลิก ไฟล์ > พิมพ์ > พิมพ์ 

    Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์

  3. ใส่ตัวเลือกของคุณ เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณถึงผู้รับเป็นข้อความอีเมลแทนที่จะพิมพ์สำเนาเอกสาร:

  1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกรายงานเพื่อเลือก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก อีเมล 

  2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งวัตถุเป็น ในรายการ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ ให้คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้

  3. ทำให้กล่องโต้ตอบที่เหลือเสร็จสมบูรณ์

  4. ในแอปพลิเคชันอีเมล ให้พิมพ์รายละเอียดข้อความแล้วส่งข้อความ

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย